Les paramètres de Prostay sont répartis dans deux menus. L’un s’intitule « Settings » et l’autre « System Settings » ; on y accède de manière totalement différente, et aucun des deux ne contient ce que son nom laisse supposer. Si vous avez déjà été certain de l’existence d’un écran sans parvenir à le trouver, voici pourquoi, et cette page vous sert de guide.
Deux arborescences, deux portes
Le sous-menu « Paramètres » se trouve dans la barre de navigation de gauche, vers le bas, sous une icône en forme de rouage. La barre de navigation de gauche est une rangée d’icônes qui s’élargit lorsque vous y placez le pointeur ; cliquez sur «Settings » et les douze entrées situées en dessous s’affichent.
Le module « Paramètres système » ne figure pas du tout dans la barre de navigation de gauche. Il se trouve derrière le bouton en forme de roue dentée dans la barre supérieure , à droite, à côté des boutons « Aide » et « Compte ». En cliquant dessus, vous remplacez l’ensemble de la barre de navigation de gauche par une autre. C’est pourquoi vous avez l’impression de quitter le produit : vous avez changé de module, de la même manière que le Gestionnaire de canal est un module. Pour revenir en arrière, utilisez le sélecteur de modules situé tout en haut à gauche.
Le sous-menu « Paramètres »
Douze entrées, dans l’ordre où elles apparaissent. La colonne du milieu correspond au nom que la page se donne une fois que vous y êtes, ce qui ne correspond pas toujours à la désignation utilisée dans le menu .
| Élément de menu | Page title | Abordée dans |
|---|---|---|
| Options de paiement | Options de paiement | Options de paiement |
| Facturation | Facturation | Configuration du compte et facturation |
| Folio Settings | Configuration du folio | Configuration du folio et facturation |
| Tax & Fees Settings | Tax and Fees | Taxes et frais |
| Import Reservations | Import Reservations | Il ne s'agit pas d'un écran de paramètres. Il s'agit d'un chargement de données ponctuel, utilisé lors de la mise en service. |
| Types de réservation | Types de réservation | Types de réservations et champs personnalisés |
| Add-on Settings | Options supplémentaires | Articles, services et options |
| Items and Services | Items and Services | Articles, services et options |
| Accommodation Types | Accommodation Types | Types d’hébergement, chambres et commodités |
| Commodités | Property Amenities | Types d'hébergement, chambres et commodités |
| Champs personnalisés de réservation | Champs personnalisés de réservation | Types de réservations et champs personnalisés |
| Politiques | Politiques | Politiques |
Le module « Paramètres système »
Sept entrées, dont trois ouvrent des sous-listes.
| Élément de menu | Contenu | Abordé dans |
|---|---|---|
| System Settings | Langue, formats de date et de nombre, gestion des monnaies, automatisation et préférences diverses | Paramètres système |
| Notifications | Email Notifications, Email Scheduling, Email Delivery Log | Hors de cette section |
| Property Settings | Nom de l'établissement, adresse, coordonnées, photos et description | Détails de l'établissement, adresse et photos |
| Reservation Settings | Les actions de restructuration et de tarification proposées au service | Paramètres de réservations et fonctionnalités de facturation |
| Fonctionnalités de facturation | Commutateurs principaux pour les nouveaux outils de facturation et de gestion des comptes clients | Paramètres de réservations et fonctionnalités de facturation |
| Email Settings | Email Signature et comptes de messagerie | Hors de cette section |
| Utilisateurs | Active Users, User Roles | Utilisateurs, rôles et autorisations |
Quelle arborescence contient quoi
Cette répartition n’est pas arbitraire, et une fois que vous l’avez comprise, vous pouvez généralement deviner juste. Le sous-menu « Paramètres » contient les éléments qui se retrouvent dans une Réservation. Chaque élément qu’il contient correspond à un élément pouvant faire l’objet d’une réservation, d’une facturation ou d’une règle : un type de chambre, une taxe, un article, une politique, un mode de paiement, un type de réservation. Ce sont les éléments commerciaux de l’Établissement.
La section « Paramètres système » regroupe les éléments qui s’appliquent à l’ensemble du système : le formatage des dates, les personnes autorisées à se connecter, le nom de l’Établissement, les outils disponibles. Aucun élément de cette section n’est spécifique à une réservation en particulier.
Cette même distinction apparaît dans l’écran des autorisations, ce qu’il est utile de savoir car c’est là que les utilisateurs se retrouvent souvent bloqués : les autorisations pour presque tous les éléments du sous-menu « Paramètres » se trouvent dans le bloc « Réservations » d’un rôle, et non dans le bloc «System Settings ». Les utilisateurs, les rôles et les autorisations sont répertoriés ligne par ligne.
Quatre noms qui prêtent à confusion
- « Paramètres » et « Paramètres système » sont des menus distincts. Demander à un collègue de « vérifier les paramètres » prête à confusion. Précisez lesquels.
- « Paramètres de l'établissement » ne correspond pas aux paramètres de l'établissement. Il s’agit de l’ identité de l'établissement : nom, adresse, photos, description. Les éléments qui s’apparentent à des paramètres se trouvent dans «General System Settings », une entrée plus haut dans le même menu.
- Les « Paramètres de réservation » et les « Types de réservation » n’ont aucun lien entre eux. Les « Types de réservation », dans le sous-menu « Paramètres », correspondent à la liste des types de réservations que vous proposez. Les «Reservation Settings », dans «System Settings », constituent un ensemble de commutateurs permettant de fractionner et de réévaluer les réservations existantes. Ils semblent former une paire, mais ce n’est pas le cas.
- Les « Paramètres du folio » ouvrent une page intitulée « Configuration du folio ». Il en va de même pour deux autres : «Tax & Fees Settings » ouvre «Tax and Fees », et « Paramètres des suppléments » ouvre « Suppléments ». Effectuez une recherche dans le centre d’aide en utilisant le nom de la page elle-même si le libellé du menu ne donne aucun résultat.
Paramètres qui ne figurent dans aucune des deux arborescences
Trois d'entre eux sont souvent recherchés au mauvais endroit :
- Guest custom fields se trouvent sous «Guests » dans le menu de navigation de gauche, et non sous « Paramètres », même si les champs personnalisés de réservation se trouvent sous « Paramètres ». Les deux sont décrits dans la section « Types de réservation et champs personnalisés ».
- Les tarifs, les saisons et les plans tarifaires constituent une section distincte, «Rates & Availability », et ne relèvent en aucun cas des paramètres. Ils changent fréquemment, ce qui explique précisément pourquoi ils ne sont pas classés avec les éléments que vous configurez une seule fois.
- Item categories n’ont pas d’entrée de menu. Ils constituent le deuxième onglet de «Items and Services ».
Un ordre judicieux pour configurer un établissement
Si vous configurez un Établissement à partir de zéro, les étapes se déroulent grosso modo dans cet ordre, et ne pas respecter cet ordre vous obligera à revenir en arrière :
- Commencez par les paramètres généraux du système, car la monnaie et le format de date sont à la base de tout le reste et, en particulier, la gestion multidevise ne peut pas être annulée.
- Les détails de l’Établissement, sur lesquels s’appuient le Moteur de réservation et tous les e-mails envoyés aux clients.
- Les types d’hébergement et les chambres, car rien ne peut être vendu tant qu’il n’y a pas de produit à vendre.
- Les taxes et les frais, avant même qu’il n’y ait de prix auquel les appliquer.
- Les politiques et les types de réservation, qui se réfèrent les uns aux autres ; prévoyez donc de les consulter deux fois chacun.
- Les options de paiement, la configuration du relevé de compte et la facturation, qui déterminent comment l’argent est prélevé et comment la facture est établie.
- Les articles, services et options supplémentaires, une fois que les taxes auxquelles ils sont soumis ont été définies.
- Paramètres de réservation et fonctionnalités de facturation, pour activer les outils dont l’Établissement a réellement besoin.
- Les utilisateurs, les rôles et les autorisations viennent en dernier, afin que les rôles que vous définissez reflètent le produit que vous venez de créer plutôt que la configuration par défaut.