Deux écrans, un seul sujet : l’aspect d’une facture. La configuration du folio détermine la manière dont les frais d’un séjour sont regroupés tant que le client est encore dans l’établissement. La facturation détermine l’apparence du document au moment de son départ, ainsi que le montant qui lui a été demandé à l’avance. Ces éléments figurent sous des rubriques de menu différentes et sont enregistrés séparément, mais vous ne pouvez pas les considérer l’un sans l’autre.
Qu’est-ce qu’une configuration de folio ?
Un folio est une facture. La plupart des séjours en nécessitent un. Certains en nécessitent deux, car une autre personne prend en charge une partie des frais : une agence de voyage qui a convenu du tarif de la chambre mais pas du minibar, une entreprise prenant en charge l’hébergement tandis que le client règle les suppléments. Une configuration de folio est la règle qui détermine laquelle de ces options s’applique à une réservation.
- Le badge « Par défaut ». La configuration utilisée pour toute réservation dont la source n’est pas revendiquée par une autre configuration.
- Une deuxième configuration. Elle ne s’applique qu’aux sources qu’elle répertorie et prévaut sur la configuration par défaut pour celles-ci.
La configuration par défaut est définie depuis le tiroir, et le changement est à sens unique : sur la configuration qui est déjà par défaut, le bouton est grisé, avec une indication précisant que la seule façon de la modifier est de définir une autre configuration comme par défaut. Vous modifiez la configuration par défaut en désignant une autre configuration comme telle, et non en désignant celle-ci comme non par défaut, ce qui signifie que vous ne pouvez jamais vous retrouver accidentellement sans aucune configuration par défaut.
Si les actions «Create Configuration» et «Edit» sur une ligne n’apparaissent pas à l’écran, cela signifie que votre rôle ne comprend pas l’autorisation correspondante et que vous consultez les configurations en tant que lecteur plutôt qu’en tant qu’ éditeur. Un administrateur peut l’ajouter depuis Users dans les Paramètres système , sous «Integrations» › «Folio configuration».
Les sources constituent la règle de correspondance
C’est la partie sur laquelle il convient de s’attarder. Une configuration ne s’applique pas à un tarif, à un type de chambre ou à un client. Elle s’applique à une source de réservation , et la liste de contrôle dans le menu déroulant constitue l’ensemble de la logique.
La liste de contrôle constitue une zone défilante à part entière ; ainsi, pour un établissement dont la liste de sources est longue, vous ne verrez pas toutes les cases cochées d’un seul coup d’œil. Le moyen le plus rapide de vérifier à quoi une configuration correspond est de cliquer sur «View Details» depuis sa ligne, ce qui affiche les sources et les types de transaction sous forme de jetons.
Dans l’Établissement de démonstration, le « Master Folio » revendique les réservations directes et les clients de passage, tandis que le « Extras Folio » revendique Booking.com, Expedia et les agences de voyage. Tout le reste est attribué par défaut. C’est le fonctionnement souhaité par la plupart des établissements : vos propres réservations font l’objet d’une facture unique et claire, tandis que les Canaux par lesquels un tiers prend en charge une partie du séjour font l’objet d’un partage.
Répartition des revenus par chambre
Un menu déroulant proposant deux options, qui modifie la manière dont le prix de la chambre est inscrit sur la facture plutôt que son montant total.
| Option | Ce qui apparaît sur la facture |
|---|---|
| Total | Une seule ligne d'hébergement pour l'ensemble du séjour. Compact, et le choix habituel lorsque le client règle lui-même sa facture. |
| Breakdown per room per night | Une ligne par chambre et par nuit. Plus longue, c’est l’option à privilégier en cas d’audit : par exemple, lorsqu’un agent rapproche un tarif ou qu’une Entreprise contrôle les nuits dont elle s’est engagée à prendre en charge les frais. |
D'où provient le numéro de facture
Sur Invoicing, le premier onglet correspond au document lui-même.
Prefix ,Starting Index Number et Suffix sont combinés pour former la référence figurant sur chaque facture ; ainsi, la prochaine facture de l’Établissement de démonstration estMRL-1042 et celle qui suit estMRL-1043 . L’index est un point de départ plutôt qu’un compteur que vous pouvez réinitialiser sans risque : le réduire après l’émission des factures vous donne deux documents portant le même numéro, ce qui est le genre de détail qu’un auditeur remarque.
Title Le mot imprimé en haut de la page revêt une importance plus grande qu’il n’y paraît dans les juridictions qui font la distinction entre une facture, un reçu ou un pro forma. Le logo et l’Show company details e déterminent l’ en-tête. Le bouton «Preview invoice » en haut à droite affiche un aperçu avec vos paramètres actuels, ce qui est bien plus rapide que d’enregistrer et de générer un document réel.
Calendrier, mise en page et langue
| Paramètre | Ce que cela modifie |
|---|---|
| Default due date | Nombre de jours après la date de facturation à compter desquels le paiement est dû. Détermine la date d'échéance imprimée sur le document et l'ancienneté des créances sur tout rapport de créances. |
| At reservation creation | Une facture existe dès la réservation. Idéal pour les paiements anticipés et pour les agents qui ont besoin d’un document pour effectuer un paiement. |
| At check-out | La facture est établie au moment du départ du client, elle reflète donc l’ensemble de ses dépenses réelles. C’est le choix le plus courant. |
| Manually | Aucun document n’est généré tant que personne n’en fait la demande. Moins de surprises, mais davantage de factures oubliées. |
| Invoice Layout Settings | Un choix, pas deux options. Vous disposez soit de la colonne « Numéro de chambre », soit du détail des Taxes et frais, mais pas des deux. |
| Use the guest language when available | La facture s’affiche dans la langue indiquée dans le profil du client ; si aucune langue n’est spécifiée, elle s’affiche dans la langue de l’Établissement. |
Politique d’acompte
Située dans l’onglet « Paramètres de facturation », il s’agit du seul paramètre sur l’un ou l’autre de ces deux écrans qui modifie le montant demandé au client au moment de la réservation.
Lorsque cette politique est activée, vous choisissez un pourcentage ou un montant fixe et indiquez le chiffre. Un pourcentage est appliqué au montant total de la réservation ; un montant fixe correspond à ce montant, quelle que soit la durée du séjour. Le bouton situé en dessous est celui que l’on a tendance à oublier : «Include taxes and fees specified as part of the deposit» (Appliquer le pourcentage au sous-total de la chambre ou au total général) détermine si le pourcentage est calculé sur le sous-total de la chambre ou sur le total général, Taxes comprises. Dans l’Établissement de démonstration, 30 % TTC sur un séjour de 720,00 soumis à une TVA de 9 % correspondent à 235,44 plutôt qu’à 216,00.
L'acompte ne s'applique qu’aux types de réservation qui en exigent un, et il est ignoré pour les réservations provisoires. C’est le type de réservation qui détermine si une réservation donnée en nécessite un ; ainsi, une politique définie ici sans aucun type de réservation exigeant un acompte ne génère aucun prélèvement.
Pièges courants
| Symptôme | Cause |
|---|---|
| Une réservation présente une configuration de folio erronée | Sa source est attribuée à une configuration à laquelle vous ne vous attendiez pas, ou à aucune configuration, auquel cas elle a été réexécutée selon la valeur par défaut. |
| L'option « Enregistrer les modifications » ne s'active pas sur une nouvelle configuration | Le nom, la description et au moins une source sont tous obligatoires. C’est souvent la description que les utilisateurs laissent vide. |
| Impossible de désactiver la configuration par défaut | C'est prévu ainsi. Définissez une autre configuration comme configuration par défaut : celle-ci sera alors désactivée. |
| Deux factures partagent le même numéro | L’index de départ a été réduit après l’émission des factures. Il s’agit d’un point de départ, et non d’un compteur. |
| La TVA n’est pas détaillée sur la facture | La mise en page est configurée pour afficher la colonne « numéro de chambre » à la place. Ces deux éléments sont mutuellement exclusifs. |
| Le montant de l'acompte demandé est supérieur à celui prévu | Les taxes et frais sont inclus dans la base de calcul de l’acompte. Désactivez l’option pour ne prendre en compte que le pourcentage du sous-total de la chambre. |
| Aucun acompte n'est demandé malgré la politique en vigueur | Soit le type de réservation n’en exige pas, soit la réservation est provisoire. |