Comptes d'établissement : facturation des personnes qui ne séjournent pas à l'hôtel

Qu'est-ce qu'un compte de maison ?

Une personne dépense de l’argent dans votre établissement sans y disposer de chambre. Une école de plongée organisant un stage pour des personnes logeant un peu plus loin. Une agence qui effectue ses règlements une fois par mois. Une fête de mariage utilisant la salle de réception. Un client de passage qui ouvre un compte au bar le samedi après-midi.

C’est sur ce « house account » que ces frais sont enregistrés. Il fonctionne comme une facture : les frais y sont portés, les paiements en sont déduits, et à la fin, quelqu’un le règle et reçoit une facture. Ce qu’il ne fait pas, c’est occuper une chambre. Il ne consomme aucun stock, n’apparaît dans aucun chiffre d’occupation et ne change rien à ce qu’il vous reste à vendre.

C’est justement ce dernier point qui est essentiel. L’ancienne méthode pour gérer un client non résident consistait à lui attribuer une chambre fictive afin de disposer d’un compte sur lequel imputer les dépenses, et chaque chambre fictive fausse discrètement votre taux d’occupation, votre disponibilité et tous les Rapports établis à partir de ces données. Un compte d’établissement correspond à la même facture, mais sans la chambre fictive.

Compte interne ou dossier de réservation

La réponse va de soi : si la personne dispose d’une réservation, utilisez son dossier de réservation. Les frais doivent être rattachés au séjour au cours duquel ils ont été engagés, et le dossier de réservation permet de faire ce qu’un compte d’établissement ne permet pas, comme répartir une facture entre le client et une Entreprise, ou affecter des frais à une autre chambre.

Ouvrez un compte maison lorsqu’il n’y a pas de réservation à laquelle l’imputer, et lorsqu’il n’y en aura pas. Tout ce qui concerne ce compte, y compris son affichage à l’écran, part du principe qu’il n’y a ni arrivée, ni départ, ni chambre, et rien qui ne puisse le transformer ultérieurement en réservation.

Activation de la fonctionnalité et personnes autorisées à la consulter

Deux conditions doivent être remplies pour que l’option «House Accounts» apparaisse sous «Reservations» dans le menu.

La première concerne le commutateur d’Établissement. « House accounts » est l’un des quatre commutateurs de la section « Billing Features » ; s’il est désactivé, l’ensemble de la fonctionnalité est masqué pour tout le monde.

La seconde condition concerne les autorisations. Les « House accounts » disposent de leur propre groupe de six autorisations sous « Reservations » dans la section « Utilisateurs, rôles et autorisations », et il est préférable de les attribuer séparément plutôt que globalement :

L’encaissement ne figure pas dans cette liste. L’enregistrement d’un paiement sur un compte « maison » nécessite la même autorisation que l’enregistrement d’un paiement sur un compte client, car il s’agit du même acte : un caissier qui encaisse de l’argent est un caissier qui encaisse de l’argent, quelle que soit la personne qui le lui remet.

La liste

Reservations s’ouvre alorsHouse Accounts sur le registre. Tous les comptes de votre Établissement, avec le montant dû par chacun d’entre eux.

Ces trois vignettes constituent le résumé dont a besoin un responsable de service : Open accounts indique le nombre de comptes encore ouverts, Outstanding précise le montant total que ces comptes vous doivent à eux tous, etPast due indique le nombre de comptes dont la date de paiement que vous aviez fixée est dépassée. Cette dernière vignette passe à l’orange lorsqu’elle n’est pas à zéro, et c’est celle qu’il faut consulter en premier.

En dessous, chaque ligne correspond à un compte. Les deux colonnes méritent un examen plus attentif.

Status comporte trois valeurs, et non deux. «Open » signifie que le compte est actif. Settled signifie qu’il a été clôturé et qu’un numéro de facture lui a été attribué. «Overdue » n’est pas un statut que l’on définit : il s’agit d’un compte ouvert qui présente encore un solde débiteur à une date postérieure à sa date d’Due , calculée à chaque fois que l’écran se charge. Réglez-le ou modifiez la date d’échéance, et il repassera automatiquement à «Open ».

Balance Il s'affiche en gras lorsqu'une somme est due et peut devenir négatif. Un solde négatif n'est pas une erreur, c'est un crédit : vous détenez plus d'argent que ce que le client a dépensé, ce qui correspond à l'état normal d'un compte ayant reçu un versement avant l'arrivée des prélèvements.

Le champ de recherche porte sur le nom du compte, le contact, l’Entreprise, l’ adresse e-mail et le numéro de compte ; ainsi, «HA-1004 » permet de trouver un compte aussi facilement qu’un nom de famille. Le contrôle Open /Settled /All situé à côté permet de déterminer sur quels comptes la recherche s’applique ; la liste s’ouvre surOpen , ce qui explique pourquoi un compte que quelqu’un a réglé la semaine dernière semble avoir disparu.

L'ouverture d'un compte

New account fait apparaître un panneau comportant huit champs, dont un seul est obligatoire.

Account name C’est le champ obligatoire, et cela vaut la peine d’y consacrer dix secondes. C’est ainsi que le compte sera désigné partout par la suite : sur cette liste, sur le rapport des écritures, sur la facture. Nommez-le d’après ce qui est facturé plutôt que d’après la personne qui se tient devant vous, car la personne change et ce qui est facturé, non. Le numéro de compte,HA-1001 et plus, vous est attribué lorsque vous enregistrez.

Credit limit Il s’agit d’un conseil, pas d’une barrière. Rien n’empêche une prélèvement qui ferait dépasser la limite du compte. Ce qui se produit à la place, c’est qu’une bannière d’avertissement s’affiche sur la page du compte, indiquant que le solde est supérieur à la limite, à l’intention de la prochaine personne qui consultera le compte. Si vous avez besoin d’un blocage définitif, ce n’est pas cette option-là.

Payment due C’est le champ qui rend le registre intéressant à consulter. Il alimente le badge «Overdue », la tuile «Past due » et chaque compartiment du panneau des soldes échus du rapport des écritures . Un compte sans date d’échéance n’est jamais en retard et ne vieillit jamais, peu importe depuis combien de temps il y figure.

Notes Il s’agit d’un texte libre associé au compte, affiché au bas de la page du compte. C’est l’endroit idéal pour préciser les détails : qui sont ces personnes, ce qu’elles font et comment elles comptent payer. La personne qui se chargera de ce compte dans trois semaines vous en sera reconnaissante.

En cliquant sur « Enregistrer », vous accédez directement au nouveau compte, prêt à enregistrer des frais et à encaisser de l’argent . Tous les éléments du panneau, à l’exception du numéro de compte, peuvent être modifiés ultérieurement.

Ce qui peut prêter à confusion

Un compte clôturé n’a pas disparu. La liste s’ouvre sur Open . Accédez àSettled ou All pour le retrouver ; il peut être rouvert s’il a été clôturé trop tôt.

La limite de crédit n’empêchera personne d’utiliser le compte. Elle affiche simplement un avertissement sur le compte, sans autre conséquence. Considérez-la comme une remarque à l’attention de vos collègues plutôt que comme un moyen de contrôle.

L’absence de date d’échéance signifie qu’il n’y a jamais de retard. Laisser ce champ vide est raisonnable pour une note qui sera réglée dans l’heure, mais c’est une mauvaise idée pour une agence, car le compte n’apparaîtra jamais dans la rubrique «Past due » ni dans aucun relevé d’ancienneté, quelle que soit la durée de la note.

Personne ne surveille ces comptes à votre place. Il n’y a ni rappel, ni e-mail automatique, ni escalade. Un compte interne est une note indiquant que quelqu’un vous doit de l’argent, et il est judicieux de décider qui ouvre cet écran et à quelle fréquence avant que vous n’en ayez une trentaine.