Rapports financiers : soldes, frais et remboursements

Sept des rapports de la rubrique « Finance » sont des tableaux simples portant sur les mêmes folios sous-jacents. Ils se distinguent par les données qu’ils filtrent et ce qu’ils ils indiquent à leur sujet : l’un classe les créances impayées par tranches d’ancienneté, l’autre répertorie les clients ayant quitté l’établissement avec une dette, un autre affiche chaque compte client avec son solde, un autre décompose les comptes clients en écritures individuelles, un autre indique ce qui a été payé, un autre répertorie chaque paiement tel qu’il a été enregistré, et un autre indique ce qui a été contre-passé. Faites votre choix en fonction de la question à laquelle vous répondez plutôt qu’ en fonction du nom, car plusieurs noms se recoupent.

Lequel des sept faut-il ouvrir ?

Le centre des rapports financiers

Quatorze rapports se trouvent dans la rubrique « Finances ». Trois d’entre eux correspondent aux écrans de revenus des chambres : Room Revenue by Rate Plan, Room Revenue by Room Typeet Room Revenue by Source, qui s’ouvrent en dehors de la rubrique « Finances » et sont présentés dans la section « Revenus des chambres » par type de source, type de type et plan tarifaire. L’étoile située sur chaque ligne permet de l’ajouter à la rubrique «Favorites» (Rapports de chambre) de la page «Reports Dashboard» (Aperçu des rapports), ce qui constitue le moyen le plus rapide de regrouper les deux ou trois rapports que vous générez quotidiennement .

Filtres de recherche, impression et exportation

Les sept rapports disposent de la même barre d’outils. Le bouton de filtrage est intitulé « Search filters » ici, alors que les rapports de production et d’occupation indiquent «Filter Report » ; ils fonctionnent de la même manière, en ouvrant un panneau à droite qui n’applique aucun filtre tant que vous n’avez pas cliqué sur «Save Changes ». Chaque panneau mémorise ses propres paramètres d’une session à l’autre ; ainsi, un rapport qui semble incorrect lorsque vous y revenez est généralement toujours filtré selon les paramètres de la dernière session.

Chaque panneau dispose d’une plage de dates, et chaque panneau lui attribue une signification différente. Les filtres « Ancienneté » et « Registre des dépôts » se basent sur la date de départ , les filtres « Paiements » et « Soldes » sur la date d’arrivée , et le filtre « Frais journaliers » sur la date de comptabilisation . Définir la même quinzaine sur trois d’entre eux ne vous donnera pas trois vues différentes des mêmes Réservations.

Sommes qui vous sont dues

Le rapport d'ancienneté correspond à la liste des recouvrements. Le paiement est dû au moment du départ ; ainsi, l’Days Outstandinge le délai à compter du jour où le client a quitté l’Établissement et Aging attribue à ce délai l’un des cinq indicateurs suivants : Current, 1-30 days, 31-60 days, 61-90 dayset 90+ days. Les lignes sont triées de la plus ancienne à la plus récente, et le total indiqué à côté de l’en-tête correspond au montant dû à l’Établissement pour l’ensemble des éléments affichés à l’écran.

Le rapport s’ouvre sur les douze derniers mois plutôt que sur le mois en cours, ce qui est délibéré : un rapport ne couvrant qu’un mois ne peut pas afficher de tranche « 61-90 » ni « 90+ » ; ainsi, en réduisant la plage, on masque précisément la dette que vous cherchiez en ouvrant le rapport. Outstanding Status restreint la recherche aux tranches « Outstanding only », « Fully Paid» ou « Credit Balance », et Include Zero Balancesaffiche les dossiers réglés afin que vous puissiez prouver qu’une dette a été apurée plutôt que de démontrer qu’elle n’a jamais existé.

Checked-out Reservations with Outstanding Balance Il s’agit de la même dette du point de vue de la réception. Il supprime le calcul de l’ancienneté et ajoute la ventilation dont vous avez besoin pour une conversation avec le client :Room Revenue Total , Items / Services ,Grand Total et Reservation Balance Due , afin que vous puissiez voir si la partie impayée concerne la chambre ou les suppléments. Son panneau de filtrage ne propose qu’une plage de dates et le nom d’un client, et il s’appuie sur le statut de la réservation plutôt que sur le Calendrier ; ainsi, un client dont le départ est prévu aujourd’hui mais qui n’a pas encore effectué son départ n’y apparaît pas.

L’ensemble du registre : paiements et soldes dus

C’est le plus complet d’entre eux. Il répertorie toutes les réservations arrivant dans la période, quel que soit leur statut ; ainsi, un dossier entièrement réglé figure à côté d’un autre qui n’a rien été payé, et le badge « Status » permet de les distinguer. « Grand Total » moins « Paid Amount » donne « Balance Due » sur chaque ligne, et le chiffre à côté de l’en-tête correspond à la somme de cette colonne.

Utilisez-le avant les arrivées plutôt qu’après les départs. En filtrant les réservations « Arrival » et «Confirmed » pour les prochains jours, vous fournissez à la réception une liste des clients qui se présentent avec un solde impayé, ce qui facilite grandement la discussion lors de l’enregistrement plutôt qu’au moment du départ. Le panneau prend également en charge un numéro de réservation, le nom d’un client et une source de réservation, et la liste des statuts répertorie l’ensemble des onze statuts de réservation.

Chaque enregistrement : les frais quotidiens par poste

Alors que les cinq autres rapports portent sur les factures, celui-ci porte sur les écritures : une ligne par frais, horodatée à la minute près, avec le poste, sa catégorie, la quantité et le prix unitaire indiqués derrière le montant, une « Posting # » et le membre du personnel qui l’a ajouté à la facture. C’est le rapport à ouvrir lorsqu’un client conteste une ligne, et celui à générer lors de la passation de service si la recette d’une nuit semble erronée.

Les filtres suivent cette structure. L’Charge Category provient des catégories d’articles propres à l’Établissement, Processed by de sa liste d’utilisateurs, et il existe des champs de texte libre pour le nom de l’article, le numéro de réservation et le numéro d’écriture comptable. Le filtrage par catégorie est le moyen le plus rapide de savoir ce que le restaurant a encaissé hier sans quitter le rapport.

Le registre des acomptes

Deposits Ledger Report répertorie les folios pour lesquels des versements ont été enregistrés, triés par date de départ, avec les Room Nights ,Room # , Reservation Status , Reservation Paid Amount , Reservation Balance Due et Grand Total . Filtrez-le par statut pour répondre à la question à laquelle il est réellement destiné : quel montant est bloqué au titre des Réservations dont les clients ne se sont pas encore présentés.

Ne vous fiez pas trop au nom. La plateforme décrit cette fonction comme permettant de suivre les acomptes reçus, imputés et remboursés, mais le tableau ne comporte ni colonne « imputé » ni « remboursé », ni montant distinct pour les acomptes : il indique le montant total versé sur le dossier. Un acompte qui a depuis été affecté au séjour apparaît ici de la même manière qu'un paiement effectué au moment du départ.

Annulations et remboursements

Une annulation (void) annule une écriture qui n’aurait pas dû être effectuée ; un remboursement restitue l’argent qui avait été prélevé. Le badge « Type » indique de quel type il s’agit, « Transaction Type » précise ce qui a été annulé (« Payment », « Room » ou « Item/Service »), et « Notes » contient la raison saisie par l’utilisateur à ce moment-là. Le panneau effectue un filtrage sur ces deux critères, en utilisant « Voided » et « Refunded » comme libellés.

La colonne « Notes » est tronquée à 40 caractères dans le tableau, et le texte complet figure dans l'info-bulle de la cellule. Étant donné que la raison est l'élément central du rapport, passez la souris sur une ligne avant d'en tirer des conclusions.

Tous les paiements encaissés : le rapport des transactions

Les six autres rapports s’articulent autour des folios. Celui-ci s’articule autour des entrées d’argent. Chaque paiement encaissé au cours de la période fait l’objet d’une ligne, quelle que soit la personne qui l’a encaissé et l’endroit où il a été encaissé, ce qui en fait le rapport sur lequel vous effectuez le rapprochement bancaire quotidien.

Source C'est cette colonne qui le rend unique. «Reservation » signifie que le paiement a été enregistré sur un folio à la réception ; «Tableview » signifie qu'il a été enregistré dans un point de vente ; ainsi, les lignes « Terrace Restaurant » et « Lobby Bar » correspondent aux recettes des restaurants et des bars figurant dans la même liste que les paiements des chambres. Aucun autre rapport financier ne vous présente ces deux éléments.

Folio Name et «Room No. » s’interprète différemment selon les deux types de ligne. Un paiement de réservation mentionne la chambre ; un paiement de point de vente mentionne le point de vente dans «Folio Name » et indique la chambre du client dans «Room No. », ce qui correspond à la manière dont apparaît une note de bar facturée sur une chambre . «Posted By » désigne le membre du personnel qui a effectué l’opération, ce qui vous permet de vous adresser à la personne concernée en cas de question sur un montant.

L’TOTALe épinglée en bas de page correspond au chiffre que le rapport est censé fournir : l’ensemble des montants encaissés au cours de la période, toutes sources et tous modes de paiement confondus. Elle suit les filtres ; ainsi, en filtrant sur « Cash », vous obtenez ce qui devrait physiquement se trouver dans les tiroirs.

Le volet de filtrage est celui utilisé par les six autres rapports, avec deux ajouts. Les champs « Payment Method » et «Source » acceptent tous deux plusieurs valeurs à la fois ; vous pouvez ainsi demander les paiements par carte enregistrés dans les points de vente et obtenir exactement ces données. La plage de dates s’étend du premier du mois à aujourd’hui.

Faire coïncider les chiffres

Les rapports partagent un même ensemble de numéros de compte, de sorte que les chiffres correspondant à un même numéro de compte concordent quel que soit l’endroit où il apparaît, à condition que les plages correspondent. Trois correspondances s’appliquent à chaque ligne :

• Paid Amount plusBalance Due est Grand Total .
• Room Revenue Total plus Items / Services est Grand Total .
• Les écritures relatives à un folio sur Daily Charges by Item correspondent au montant de l’Items / Services figurant dans le rapport consulté.

Lorsque deux rapports ne concordent pas, vérifiez avant toute chose le champ « date », car ils n’appliquent pas le même filtre. Un folio arrivant le 30 et partant le 2 figure en juillet sur un rapport et en août sur l’autre.

Ce que ces rapports ne permettent pas de faire

• No sorting and no paging. Les en-têtes de colonnes ne sont pas cliquables, et toutes les lignes correspondantes s’affichent simultanément. Affinez votre recherche à l’aide du panneau de filtrage plutôt que de faire défiler la page.
• No totals row. Chaque rapport affiche un résumé à côté de l'en-tête de section et rien d'autre : encours par ancienneté, solde dû sur les Paiements et, dans le rapport « Prêts », le montant comptabilisé au titre des frais et celui annulé lors des annulations.
• No aged credit. Les tranches d’ancienneté ne s’étendent que vers l’avant à partir de la date d’échéance. Un folio créditeur apparaît comme un solde négatif sous «Credit Balance », et non comme une tranche d’ancienneté.
• Nothing here posts or takes money. Il s’agit là de rapports. L’imputation d’un folio, l’enregistrement d’un paiement et l’émission d’un remboursement s’effectuent tous sur le folio de la réservation.