Une réservation est un contrat portant sur une ou plusieurs chambres. L’onglet « Rooms » répertorie ces chambres, à raison d’une par ligne, et c’est le seul endroit où vous pouvez modifier la chambre physique dans laquelle un client va s’installer sans avoir à recréer la réservation.
Le nombre indiqué sur l’onglet correspond au nombre de lignes. Une réservation familiale de deux chambres apparaît sous la rubrique « Rooms 2 » et reste une seule réservation, avec un seul folio et un seul solde.
L’onglet
- Ce qui a été réservé. Type de chambre, plan tarifaire et formule de restauration.
- La chambre dans laquelle le client se trouve réellement. Modifiable ici, sur place.
- Au nom de qui la chambre est réservée. Également modifiable directement sur place.
- Les dates pour cette chambre. Pas nécessairement les dates de la réservation.
- Combien de personnes y séjournent. Adultes et enfants.
- Le prix de cette chambre. Pour l’ensemble du séjour et par nuit.
Notez que les deux lignes de la capture d’écran comportent des dates différentes. Une même réservation peut inclure des chambres dont les jours d’arrivée et de départ diffèrent ; une famille dont les grands-parents arrivent un jour plus tard constitue une seule réservation, et non deux. Les dates figurant dans l’en-tête de la page de réservation correspondent aux dates globales de l’ensemble des chambres ; ce sont celles qui font foi.
Les colonnes
| Colonne | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| ROOM TYPE(s) | Le type de chambre vendu, avec le plan tarifaire et le régime de pension indiqués en dessous. En lecture seule : modifier le type revient à restructurer la réservation, ce à quoi sert la fonction « Split Stay / Room Move ». |
| ASSIGNMENT(s) | La chambre physique. Un menu déroulant, et non une étiquette ; voir « Attribution d'une chambre ». Si le champ est vide et indique « Auto-assign », cela signifie qu'aucune chambre n'a encore été sélectionnée. |
| LEAD GUEST | Le nom du client de la réservation auquel cette chambre est attribuée. Il s’agit également d’un menu déroulant. |
| STAY | Les dates d’arrivée et de départ de cette chambre, avec le nombre de nuits indiqué en dessous. Affichées selon le format de date de votre établissement ; ainsi, un établissement configuré sur « DD/MM/YYYY » affiche d’abord le jour. |
| # GUESTS | Composition du groupe selon le format «2A / 1C » : deux adultes et un enfant. C’est sur cette base que le tarif a été calculé ; il ne s’agit donc pas du même nombre que celui figurant dans l’onglet « Clients ». |
| TOTAL | Coût total de cette chambre pour l’ensemble du séjour, avec le prix moyen par nuit indiqué en dessous. Chambre seule : les prestations, Taxes et frais figurent sur la facture, et non ici. |
La deuxième ligne est plus importante qu'il n'y paraît. Deux chambres d'une même réservation peuvent relever de formules tarifaires et de régimes de restauration différents, ce qui est normal dans le cadre d'une réservation via un canal de distribution, où chaque chambre est vendue séparément ; c'est pourquoi un client qui demande « le petit-déjeuner est-il inclus ? » peut obtenir une réponse différente pour chacune des chambres qu’il occupe.
Attribution d’une chambre
La réservation d’un type de chambre et l’attribution d’un numéro de chambre sont deux opérations distinctes. Un client réserve une chambre « Deluxe King » ; le choix de la chambre « Deluxe King » qui lui sera attribuée est décidé ultérieurement, parfois seulement lorsqu’il se présente à la réception. C’est dans le menu déroulant « ASSIGNMENT(s) » que cette décision est enregistrée.
Deux éléments sont valables pour chaque chambre de cette liste, et ce sont les raisons pour lesquelles vous pouvez y faire votre choix sans vérifier quoi que ce soit d’autre :
- Il s’agit du type de chambre qui a été réservé. La liste ne vous propose jamais de chambre à deux lits lorsqu’une chambre Deluxe King a été vendue. Héberger le client dans un type de chambre différent constitue un changement de chambre, et non une simple attribution ; cette opération passe par la fonctionnalité « Séjour fractionné / Changement de chambre » afin que le tarif s’adapte à ce changement.
- Elle est disponible gratuitement pour ces dates. Les chambres déjà vendues pour n’importe quelle nuit de ce séjour ne sont pas proposées.
La ligne grise sous chaque numéro correspond au statut du Service de chambre : «Clean », « Inspected », « Dirty», « Pick-up ». Il s’agit d’une information en temps réel, et non d’un instantané datant de ce matin. En cas d’arrivée le jour même, cela fait la différence entre une chambre dans laquelle le client peut entrer directement et une chambre qui doit d’abord être nettoyée ; il est donc utile de consulter ces informations avant de choisir le chiffre le plus bas de la liste.
Choisissez une chambre et votre sélection est enregistrée immédiatement. Il n'y a pas de bouton « Enregistrer » sur cet onglet ; la modification est enregistrée lorsque le menu déroulant se referme et que la page se recharge en arrière-plan. En cas d'échec, le menu déroulant revient à la chambre qui y figurait auparavant et un message d'erreur s'affiche ; l'affectation n'est jamais laissée dans un état où l'écran et la base de données ne concordent pas.
Modification du client principal
Le client principal est la personne au nom de laquelle la chambre est réservée : le nom figurant sur la carte-clé, le nom que le Service de chambre et la réception voient associé à cette chambre, et le nom qui s’affiche lorsqu’un appel est passé depuis celle-ci. Ce paramètre s’applique par chambre, et non par réservation. C’est là tout l’intérêt : dans le cas d’une réservation familiale comprenant deux chambres, chaque chambre peut être enregistrée au nom de l’adulte qui y dort effectivement.
La liste regroupe tous les clients de la réservation. Si la personne que vous recherchez n’y figure pas, ajoutez-la d’abord dans l’ onglet « Clients » ; ce menu déroulant ne permet pas de créer de nouveau client.
Tout comme l’affectation, la modification est enregistrée dès que vous faites votre choix. La modifier n’entraîne aucun transfert de frais : une ligne déjà comptabilisée au nom d’un client reste associée à ce client jusqu’à ce que quelqu’un la réaffecte sur le relevé.
Dates, occupation et montant
- Les dates pour cette chambre. Les nuits sont comptées entre les deux dates ; ainsi, du 16 au 19 août, cela correspond à trois nuits, et non à quatre. Pour les modifier, rendez-vous dans «Edit » (Détails de la réservation) dans l’en-tête de la réservation, et non ici.
- Adultes et enfants. Le tarif appliqué pour cette chambre. Un enfant est pris en compte dans les limites d’occupation et souvent dans le calcul du tarif, ce qui explique pourquoi il est enregistré séparément plutôt que comme un simple nombre de personnes.
- Le total propre à la chambre. Tout ce qui figure en dessous dans la ligne, les Taxes, les frais, le solde, correspond à l’ensemble de la réservation ; ce chiffre concerne cette chambre.
Le menu de la ligne
Les trois points à la fin de chaque ligne regroupent tous les éléments qui modifient la structure de la réservation plutôt que sa valeur. Le contenu du menu dépend de la provenance de la réservation.
| Élément | Fonction | Quand il apparaît |
|---|---|---|
| Split Stay / Room Move | Divise le séjour en plusieurs parties afin que le client puisse changer de chambre, de catégorie de chambre ou de tarif en cours de séjour. Ce sujet est abordé dans la section « Fractionner un séjour et changer de chambre ». | Séjours de deux nuits ou plus, pour les réservations ne provenant pas d’un canal de distribution, dans les Établissements où l’option « Séjour fractionné » est activée. |
| Undo Split Stay | Regroupe les différentes parties en un seul séjour, dans la chambre de la première partie, au prix correspondant à la somme des tarifs des différentes parties. | Uniquement sur une ligne faisant déjà partie d’une division. |
| Delete Room | Supprime complètement la chambre de la réservation. | Toujours. |
Il ne s’agit ni d’un problème d’autorisation ni d’un bug. Une réservation provenant de Booking.com, d’Expedia ou d’un GDS appartient à ce canal : sa structure y est définie, et toute modification effectuée ici ne serait pas répercutée. Prostay masque les actions de réorganisation plutôt que de vous laisser effectuer une modification qui entrerait discrètement en conflit avec le canal. Pour transférer un client provenant d’un canal vers un autre type de chambre, modifiez la réservation sur le canal, ou annulez-la et effectuez une nouvelle réservation en direct.
Suppression d’une chambre
La suppression d’une chambre supprime la ligne correspondante, libère la chambre sur le Calendrier et retire les frais liés à cette chambre du relevé de compte. Le montant total et le solde de la réservation diminuent en conséquence. La boîte de dialogue indique que l’action est irréversible et c’est bien le cas : il n’y a pas de restauration possible, et la réintégration de la chambre se fait sous la forme d’une nouvelle chambre ajoutée à la réservation, au tarif en vigueur ce jour-là.
Deux points à retenir avant de cliquer sur «Confirm » :
- Les paiements ne sont pas supprimés. Seuls les frais liés à la chambre disparaissent. Si le client avait déjà payé la chambre que vous venez de supprimer, la réservation présente désormais un crédit, qui s’affiche sous forme de solde négatif jusqu’à ce que quelqu’un procède au remboursement.
- La suppression de la dernière chambre n’annule pas la réservation. Vous vous retrouvez avec une réservation ne comportant plus aucune chambre. Si le client ne vient pas, annulez plutôt la réservation depuis l’en-tête, ce qui permet d’enregistrer un motif et de conserver une trace vérifiable. Pour une réservation provenant d’un canal de distribution, annulez-la dans l’extranet de ce canal plutôt qu’ici : une annulation effectuée dans Prostay n’est pas transmise au canal ; le client conserve donc une confirmation active et la commission reste due.
Pièges courants
| Ce que vous voyez | Pourquoi |
|---|---|
| La chambre que vous souhaitez n’apparaît pas dans la liste d’attribution | Soit il s’agit d’un type de chambre différent de celui qui a été réservé, soit elle est déjà vendue pour au moins une nuit de ce séjour. Ces deux cas sont intentionnels. Le calendrier est le moyen le plus rapide de déterminer de quel cas il s’agit. |
| Pas de menus déroulants ni de menus à trois points | Votre utilisateur figure sur la liste des utilisateurs restreints de la réservation. Les utilisateurs restreints peuvent consulter cet onglet, mais ne peuvent rien y modifier. Un administrateur gère cette liste depuis la boîte de dialogue «Actionss » de la réservation. |
| Split Stay / Room Move manque | Le plus souvent, la réservation provient d’un canal. Sinon : le séjour ne porte que sur une seule nuit, la ligne fait déjà partie d’un séjour fractionné, ou les séjours fractionnés sont désactivés pour l’Établissement dans les Paramètres système. |
| Les totaux des lignes ne correspondent pas au solde | Ce n’est pas le but. Il s’agit uniquement des frais de chambre. Les Taxes, les frais et tout ce qui figure dans le catalogue apparaissent sur le relevé, et le solde correspond au montant restant après les paiements. |
| Deux lignes pour ce que le client appelle une seule chambre | Le séjour a été fractionné. Chaque partie constitue une ligne distincte, intitulée «Segment 1», «Segment 2», etc., accompagnée d’une note indiquant la chambre vers laquelle elle est transférée. |