La configuración de Prostay se divide en dos menús. Uno se denomina « Settings » y el otro, «System Settings »; se accede a ellos de formas completamente diferentes, y ninguno contiene lo que su nombre podría sugerir. Si alguna vez ha estado seguro de que existía una pantalla y no ha podido encontrarla, este es el motivo, y esta página es la guía.
Dos árboles, dos puertas
El submenú «Configuración» se encuentra en la barra de navegación de la izquierda, cerca de la parte inferior, debajo de un icono con forma de engranaje. La barra de navegación de la izquierda es una fila de iconos que se amplía cuando se pasa el puntero por encima; haga clic en «Settings » y las doce entradas que hay debajo se despliegan.
El módulo «Configuraciones del Sistema» no aparece en absoluto en la barra de navegación de la izquierda. Se encuentra detrás del botón con forma de engranaje de la barra superior , a la derecha, junto a los botones de ayuda y de cuenta. Al pulsarlo, se sustituye toda la barra de navegación izquierda por otra diferente. Por eso da la sensación de estar saliendo del producto: ha cambiado de módulo, del mismo modo que el Administrador de canales es un módulo. Para volver, utilice el selector de módulos situado en la esquina superior izquierda.
El submenú «Configuración»
Doce entradas, en el orden en que aparecen. La columna central es el nombre con el que la página se identifica una vez que se encuentra en ella, lo cual no siempre coincide con el nombre que le da el menú .
| Entrada del menú | Page title | Tratado en |
|---|---|---|
| Opciones de Pago | Opciones de Pago | Opciones de Pago |
| Facturación | Facturación | Configuración de Folio y Facturación |
| Folio Settings | Configuración de folios | Configuración de folios y Facturación |
| Tax & Fees Settings | Tax and Fees | Impuestos y tasas |
| Import Reservations | Import Reservations | No se trata de una pantalla de configuración. Se trata de una carga de datos puntual, que se utiliza en el momento de la puesta en marcha. |
| Tipos de reserva | Tipos de reserva | Tipos de reserva y campos personalizados |
| Add-on Settings | Complementos | Artículos, servicios y complementos |
| Items and Services | Items and Services | Artículos, servicios y complementos |
| Accommodation Types | Accommodation Types | Tipos de alojamiento, habitaciones y servicios |
| Servicios | Property Amenities | Tipos de alojamiento, habitaciones y servicios |
| Campos personalizados de reservas | Campos personalizados de reservas | Tipos de reserva y campos personalizados |
| Políticas | Políticas | Políticas |
El módulo «Configuraciones del Sistema»
Siete entradas, tres de las cuales abren sublistas.
| Entrada del menú | Contenido | Se trata en |
|---|---|---|
| System Settings | Idioma, formatos de fecha y números, multidivisa, automatización y preferencias diversas | Configuraciones del Sistema |
| Notificaciones | Email Notifications, Email Scheduling, Email Delivery Log | No se incluye en esta sección |
| Property Settings | Nombre de la propiedad, dirección, datos de contacto, fotografías y descripción | Detalles de la propiedad, dirección y fotografías |
| Reservation Settings | Qué acciones de reestructuración y fijación de precios se ofrecen a la central de reservas | Configuración de reservas y funciones de facturación |
| Funciones de facturación | Opciones principales para las nuevas herramientas de facturación y de folio | Configuración de reservas y funciones de facturación |
| Email Settings | Email Signature y cuentas de correo electrónico | No se incluye en esta sección |
| Usuarios | Active Users, User Roles | Usuarios, roles y permisos |
Qué árbol contiene qué
La división no es arbitraria y, una vez que la vea, normalmente podrá adivinarlo correctamente. El submenú «Configuración» contiene elementos que acaban formando parte de una reserva. Cada entrada de este submenú corresponde a un elemento sobre el que se puede realizar una reserva, al que se puede aplicar un cargo o por el que se rige: un tipo de habitación, un impuesto, un artículo, una política, una forma de pago, un tipo de reserva. Constituyen el marco comercial de la Propiedad.
«Configuraciones del Sistema» contiene elementos que se aplican a todo el sistema: cómo se formatean las fechas, quién puede iniciar sesión, cómo se denomina la Propiedad, qué herramientas existen. Nada de lo que contiene es específico de una reserva concreta.
Esta misma distinción se refleja en la pantalla de permisos, lo cual conviene saber, ya que es donde los usuarios suelen tener dificultades: los permisos para casi todo lo que aparece en el submenú «Configuración» se encuentran en el bloque «Reservas» de un rol, no en el bloque «System Settings ». Las listas de usuarios, roles y permisos se muestran fila por fila.
Cuatro nombres que suelen confundir a los usuarios
- «Configuración» y «Configuraciones del Sistema» son menús distintos. Pedir a un compañero que «compruebe la configuración» resulta ambiguo. Especifique cuál.
- «Configuración de la propiedad» no se refiere a los ajustes de la propiedad. Se trata de la identidad de la propiedad: nombre, dirección, fotos, descripción. Los elementos que se comportan como ajustes se encuentran en «General System Settings », una entrada por encima de ella en el mismo menú.
- «Configuración de reservas» y «Tipos de reserva» no guardan relación alguna. «Tipos de reserva», en el submenú «Configuración», es la lista de los tipos de reservas que ofrece. «Reservation Settings », enSystem Settings , es un conjunto de opciones relacionadas con la división y el reajuste de precios de las reservas existentes. Aunque suenen como un par, no lo son.
- La opción «Configuración de Folios» abre una página denominada «Configuración de folio». Lo mismo ocurre con otras dos: «Tax & Fees Settings » abre «Tax and Fees », y «Configuración de complementos» abre «Complementos». Realice una búsqueda en el centro de ayuda utilizando el nombre con el que se denomina la propia página si la búsqueda por el texto del menú no arroja ningún resultado.
Ajustes que no se encuentran en ninguno de los dos árboles
Tres que suelen buscarse en el lugar equivocado:
- Guest custom fields se encuentran en «Guests » en el menú de navegación de la izquierda, y no en «Configuración», aunque los campos personalizados de reserva sí se encuentren en «Configuración». Ambos se describen en «Tipos de reserva y campos personalizados ».
- Las tarifas, las temporadas y los planes de tarifas constituyen un área independiente, «Rates & Availability », y no son en absoluto una configuración. Cambian con frecuencia, y precisamente por eso no se incluyen entre los elementos que se configuran una sola vez.
- Item categories no tienen entrada en el menú. Se encuentran en la segunda pestaña de Items and Services .
Un orden lógico para configurar una propiedad
Si está configurando una propiedad desde cero, las dependencias se ejecutan más o menos en este orden, y hacerlo fuera de orden implica tener que volver atrás:
- Primero, las configuraciones generales del Sistema, ya que la moneda y el formato de fecha están por encima de todo lo demás y, en particular, la configuración de múltiples monedas no se puede deshacer.
- Los detalles de la Propiedad, de los que se nutren el Motor de Reservas y todos los correos electrónicos a los huéspedes.
- Tipos de alojamiento y habitaciones, ya que no se puede vender nada hasta que haya algo que vender.
- Impuestos y tasas, antes de que exista ningún precio al que aplicarlos.
- Políticas y tipos de reserva, que se remiten entre sí, por lo que deberá revisar ambas secciones dos veces.
- Opciones de Pago, configuración del folio y Facturación, que determinan cómo se cobra el importe y cómo se presenta la factura.
- Artículos, servicios y complementos, una vez que existan los Impuestos que se aplican sobre ellos.
- Configuración de reservas y funciones de facturación, para activar las herramientas que la Propiedad realmente desea.
- Por último, los usuarios, los roles y los permisos, de modo que los roles que defina reflejen el producto que acaba de crear, en lugar del predeterminado.