Le impostazioni di Prostay sono suddivise in due menu. Uno si chiama « Settings » e l’altro « System Settings »; si accede a entrambi in modi completamente diversi e nessuno dei due contiene ciò che il nome potrebbe suggerire. Se vi è mai capitato di essere certi dell’esistenza di una schermata e di non essere riusciti a trovarla, ecco il motivo, e questa pagina funge da guida.
Due alberi, due porte
Il sottomenu “Impostazioni” si trova nella barra di navigazione a sinistra, verso il fondo, sotto l’icona a forma di ingranaggio. La barra di navigazione a sinistra è una serie di icone che si allarga quando ci si posiziona sopra con il puntatore; cliccando su “Settings ” (Impostazioni di sistema) si aprono le dodici voci sottostanti.
Il modulo “Impostazioni di sistema” non si trova affatto nella barra di navigazione a sinistra. Si trova dietro il pulsante a forma di ingranaggio nella barra superiore , a destra, accanto ai pulsanti “Aiuto” e “Account”. Premendolo, l’intera barra di navigazione a sinistra viene sostituita da un’altra. Ecco perché sembra di uscire dal prodotto: ha cambiato modulo, proprio come il Gestore Canale è un modulo. Per tornare indietro, utilizzate il selettore di moduli in alto a sinistra.
Il sottomenu “Impostazioni”
Dodici voci, nell’ordine in cui appaiono. La colonna centrale indica il nome che la pagina attribuisce a se stessa una volta che vi si accede, che non sempre corrisponde a quello utilizzato dal menu stesso.
| Voce di menu | Page title | Trattata in |
|---|---|---|
| Opzioni di pagamento | Opzioni di pagamento | Opzioni di pagamento |
| Fatturazione | Fatturazione | Configurazione del folio e fatturazione |
| Folio Settings | Configurazione del folio | Configurazione del folio e fatturazione |
| Tax & Fees Settings | Tax and Fees | Imposte e commissioni |
| Import Reservations | Import Reservations | Non si tratta di una schermata di impostazioni. Si tratta di un caricamento una tantum dei dati, utilizzato al momento dell’entrata in funzione del sistema. |
| Tipi di prenotazione | Tipi di prenotazione | Tipi di prenotazione e campi personalizzati |
| Add-on Settings | Servizi aggiuntivi | Articoli, servizi e servizi aggiuntivi |
| Items and Services | Items and Services | Articoli, servizi e supplementi |
| Accommodation Types | Accommodation Types | Tipologie di alloggio, camere e servizi |
| Servizi | Property Amenities | Tipologie di alloggio, camere e servizi |
| Campi personalizzati delle prenotazioni | Campi personalizzati delle prenotazioni | Tipi di prenotazione e campi personalizzati |
| Politiche | Politiche | Politiche |
Il modulo Impostazioni di sistema
Sette voci, tre delle quali aprono dei sottomenu.
| Voce di menu | Contenuto | Argomenti trattati |
|---|---|---|
| System Settings | Lingua, date e formati numerici, valute multiple, automazione e preferenze varie | Impostazioni di sistema generali |
| Notifiche | Email Notifications, Email Scheduling, Email Delivery Log | Non presenti in questa sezione |
| Property Settings | Nome della struttura, indirizzo, recapiti, foto e descrizione | Dettagli della struttura, indirizzo e foto |
| Reservation Settings | Quali azioni di riorganizzazione e determinazione dei prezzi sono offerte dal desk | Impostazioni di prenotazione e funzionalità di fatturazione |
| Funzionalità di fatturazione | Impostazioni generali per i nuovi strumenti di fatturazione e di gestione del conto | Impostazioni di prenotazione e funzionalità di fatturazione |
| Email Settings | Email Signature, account e-mail | Non in questa sezione |
| Utenti | Active Users, User Roles | Utenti, ruoli e autorizzazioni |
Quale albero contiene cosa
La suddivisione non è arbitraria e, una volta compresa, di solito si riesce a indovinare correttamente. Il sottomenu Impostazioni contiene gli elementi che finiscono in una Prenotazione. Ogni voce in esso contenuta rappresenta un elemento su cui è possibile effettuare una prenotazione, addebitare un costo o applicare regole: una tipologia di camera, un'imposta, un articolo, una politica, un metodo di pagamento, un tipo di prenotazione. Si tratta degli elementi commerciali della Struttura.
Le «Impostazioni di sistema» contengono elementi che valgono per l’intero sistema: il formato delle date, chi può effettuare l’accesso, il nome della struttura, gli strumenti disponibili. Nulla al suo interno è specifico di una singola prenotazione.
La stessa suddivisione è presente nella schermata delle autorizzazioni, cosa che vale la pena sapere poiché è proprio qui che gli utenti spesso incontrano difficoltà: le autorizzazioni per quasi tutte le voci del sottomenu «Impostazioni» si trovano nel blocco «Prenotazioni» di un ruolo, non nel blocco «System Settings ». La sezione «Utenti, ruoli e autorizzazioni» le elenca riga per riga.
Quattro nomi che creano confusione
- «Impostazioni» e «Impostazioni di sistema» sono menu diversi. Chiedere a un collega di «controllare le impostazioni» è ambiguo. Specifichi quale.
- «Impostazioni della struttura» non corrisponde alle impostazioni della struttura ricettiva. Si tratta dell’ identità della struttura: nome, indirizzo, foto, descrizione. Le voci che si presentano come impostazioni si trovano in «General System Settings », una voce più in alto nello stesso menu.
- «Reservation Settings» e «Reservation Types» non sono correlati. «Reservation Types», nel sottomenu «Settings», è l’elenco dei tipi di prenotazione che offrite. «Reservation Settings », in «System Settings », è una serie di opzioni relative alla suddivisione e alla ridefinizione dei prezzi delle prenotazioni esistenti. Sembrano due elementi correlati, ma non lo sono.
- Le «Impostazioni Folio» aprono una pagina denominata «Configurazione del folio». Lo stesso vale per altre due voci: «Tax & Fees Settings » apre «Tax and Fees », mentre «Impostazioni supplemento» apre «Componenti aggiuntivi». Effettui una ricerca nel Centro assistenza utilizzando il nome con cui la pagina si denomina, qualora la dicitura del menu non fornisse alcun risultato.
Impostazioni che non si trovano in nessuna delle due strutture
Tre che vengono comunemente cercate nel posto sbagliato:
- Guest custom fields si trovano alla voce “Guests ” nella barra di navigazione a sinistra, non in “Impostazioni”, anche se i campi personalizzati delle prenotazioni si trovano in “Impostazioni”. Entrambe le voci sono descritte in “Tipi di prenotazione e campi personalizzati ”.
- Tariffe, stagioni e piani tariffari costituiscono un’area a sé stante, «Rates & Availability », e non sono affatto un’impostazione. Cambiano spesso, ed è proprio per questo che non sono archiviati insieme alle voci che si configurano una sola volta.
- Item categories Non dispongono di una voce di menu. Si trovano nella seconda scheda di Items and Services .
Un ordine ragionevole per configurare una struttura
Se state configurando una struttura da zero, le dipendenze si susseguono all’incirca in questo ordine, e procedere in ordine inverso comporta dover tornare indietro:
- Innanzitutto le impostazioni generali di sistema, poiché la valuta e il formato della data sono alla base di tutto il resto e, in particolare, l’impostazione multivaluta non può essere annullata.
- I dettagli della struttura, da cui attingono il Motore di prenotazione e tutte le e-mail inviate agli ospiti.
- Tipologie di alloggio e camere, poiché non è possibile vendere nulla finché non vi sia qualcosa da vendere.
- Imposte e commissioni, prima che esista un prezzo a cui applicarle.
- Le politiche e i tipi di prenotazione, che si riferiscono l’uno all’altro; si prevede quindi di doverli consultare entrambi due volte.
- Opzioni di pagamento, configurazione del folio e fatturazione, che determinano le modalità di incasso e la struttura della fattura.
- Articoli, servizi e supplementi, una volta che esistono le imposte a cui sono soggetti.
- Impostazioni di prenotazione e funzionalità di fatturazione, per attivare gli strumenti effettivamente desiderati dalla struttura.
- Utenti, ruoli e autorizzazioni vanno definiti per ultimi, in modo che i ruoli che si definiscono riflettano il prodotto appena realizzato anziché quello predefinito.