La page « Compte »
L'ouverture d'un compte à partir de la liste des comptes de l'établissement vous donne accès à la facture : un résumé en haut de la page et le grand livre en dessous.
Charges et «Paid » correspondent exactement à ce qu’ elles indiquent, tandis que «Balance due » représente la différence. Lorsque le compte est créditeur, cette troisième vignette change de nom pour devenir «In credit » et affiche le montant sans signe moins ; c’est donc le libellé, et non le chiffre, qui vous indique le sens du solde. La mention «Payment due » n’apparaît que si le compte comporte une date d’échéance.
Si une somme a été prélevée à titre de dépôt, la vignette « Paid » l'indique en dessous : « comprend un dépôt de 300,00 USD ». Le dépôt est déjà pris en compte dans le total situé au-dessus, il n’y est pas ajouté.
Le grand livre regroupe toutes les lignes jamais enregistrées, les plus récentes en premier. Les prélèvements apparaissent dans la colonne « Charge » et les Paiements dans «Payment », en vert, ce qui vous permet de suivre une colonne pour voir les dépenses et l’ autre pour voir les rentrées d’argent. Il est utile de connaître deux particularités de la colonne de description :
- Un paiement est décrit selon le mode de paiement utilisé plutôt que par le mot « paiement » : Espèces, Carte (Mastercard) et toute remarque laissée par le caissier, après un tiret. C’est la ligne que la personne chargée de rapprocher la caisse ou le relevé de carte doit faire correspondre.
- Sous le nom, en caractères plus petits, figurent toutes les informations que la ligne contient outre son prix : «Ref » (référence de l’article) et le numéro de bon ou de réservation sous lequel elle a été enregistrée, «Part of » (référence de l’article) et le colis dont elle provient, et, sur une ligne annulée, «Voided » (motif de l’annulation) et la raison invoquée.
Comptabilisation des frais
Post charges ouvre le même catalogue de produits que celui d’où proviennent les écritures de folio ; ainsi, une plongée enregistrée ici et une plongée enregistrée sur une chambre correspondent au même article au même prix, et elles s’additionnent dans vos Rapports de chiffre d’affaires.
Appuyez sur un article pour l’ajouter, appuyez à nouveau pour augmenter la quantité, ou saisissez la quantité et le prix directement dans la ligne si ceux-ci sont différents. Les onglets au-dessus de la grille permettent de filtrer par catégorie, et le champ de recherche parcourt l’ensemble des données.
Reference Les mentions «Note » en haut se rapportent à l’ensemble de l’écriture, et non à une ligne en particulier. Tout ce que vous indiquez dans «Reference » est repris sur chaque ligne de ce lot et apparaît ensuite dans le grand livre sous la référence DIVE-4482 . C’est la chose la moins coûteuse que vous puissiez faire pour la personne qui devra déterminer, cinq semaines plus tard, à quelle excursion en bateau correspondait un montant donné.
Le total en bas de page distingue les taxes : 109,00 USD, dont 9,00 USD de taxe. Si vos prix s’entendent TTC, la taxe est incluse dans le montant ; dans le cas contraire, elle a été ajoutée. Dans tous les cas, le montant indiqué à côté de «Total» est celui qui figure sur le compte.
L'enregistrement d'un colis entraîne l'enregistrement de ses composants. Un simple clic sur un colis fait apparaître chaque composant dans le grand livre sur une ligne distincte, chacun étant identifié par la mention « Part of » du colis dont il provient ; c'est pourquoi un seul clic peut générer trois lignes. C'est toujours le prix du colis qui est facturé ; les composants sont indiqués afin que la facture soit claire.
Encaissement d’un acompte ou d’un paiement
Take payment permet d’enregistrer les entrées d’argent.
Le premier champ est celui que les gens ont tendance à ignorer, à tort. « Payment against charges » correspond à l’argent versé pour des éléments déjà figurant sur le compte. «Deposit taken up front » correspond à l’argent perçu avant que ces frais n’existent, qui reste sur le compte sous forme de crédit jusqu’à leur apparition. Les deux réduisent le solde du même montant ; la différence réside dans le fait qu’un dépôt est identifié comme tel dans le grand livre, dans la rubrique «Paid » et sur la facture, et c’est ce que quelqu’un voudra savoir lorsqu’il demandera pourquoi un compte était créditeur en juin.
Method répertorie les modes de paiement effectivement acceptés par votre établissement, qui proviennent de la rubrique « Options de paiement ». «Cash » y figure systématiquement. «Card » n’apparaît que si un type de carte a été coché pour les paiements effectués à la réception ; le virement bancaire n’apparaît que s’il est activé, et tout mode de paiement personnalisé que vous avez configuré apparaît par son nom.
Choisir « Espèces » ou « Carte » ajoute une deuxième étape avant toute comptabilisation : pour les espèces, le système vous demande le montant remis et calcule la monnaie, tandis que pour la carte, il enregistre le reçu. Il s’agit de la même étape que celle utilisée à la réception pour un compte d’hôtel ; elle ne nécessite donc aucune formation spécifique. Tous les autres modes de paiement sont enregistrés immédiatement, ce qui explique pourquoi le bouton indique « Continue » pour certains modes et « Record payment » pour d’autres.
Use the full balance La case située sous le montant indique le montant total dû. C’est la réponse correcte la plus rapide lorsque quelqu’un effectue un paiement, et il est préférable de l’utiliser plutôt que de saisir le chiffre, car un solde présentant un écart d’un cent ne peut pas être clôturé.
Annulation d’une ligne
Rien n’est supprimé d’un compte de maison. La commande « Void » à la fin d’une ligne du grand livre la retire des totaux tout en la laissant sur le compte, barrée, avec une mention « Voided » et la raison que vous avez indiquée à côté.
La mention de motif est obligatoire, tant au niveau de l’écran que du serveur en arrière-plan. C’est ce qui fait la différence entre un grand livre qui s’explique de lui-même au bout de six semaines et un grand livre présentant une lacune. « Comptabilisé sur le mauvais compte » ne prend que quatre secondes et répond à la question que personne ne sera là pour poser.
L’annulation est une autorisation distincte de la comptabilisation, et ce de manière délibérée : la comptabilisation d’un article du minibar relève d’une tâche administrative, tandis que la suppression d’un revenu nécessite la signature d’un superviseur. Elle utilise la même autorisation que l’annulation d’une ligne sur un folio.
Le règlement et la clôture
Settle and close au-dessus du grand livre clôt le compte. La première action à effectuer dépend du solde.
S’il reste une somme à payer, cela ouvre le panneau de paiement avec le montant dû déjà renseigné et le bouton «Take payment and close». Encaisser la somme et le compte se clôture automatiquement, en une seule étape.
Si aucun montant n'est dû, le bouton indique «Close account » et vous demande de confirmer.
Un compte ne peut être clôturé que si son solde est nul, et cette règle est appliquée aussi bien sur le serveur qu’à l’écran : clôturer un compte qui présente encore un solde débiteur reviendrait à attribuer un numéro de facture correspondant à une dette que personne n’a encore recouvrée. Un compte créditeur se clôture sans problème, car c’est vous qui leur êtes redevable, et non l’inverse.
La clôture génère un numéro de facture, INV- suivi du numéro de compte, et met fin à toutes les opérations : plus de prélèvements, plus de Paiements, plus d’annulations.
Reopen account C’est la solution de secours. Elle remet le compte en état d’ouverture afin que vous puissiez y enregistrer à nouveau des opérations, et elle conserve délibérément le numéro de facture qu’il portait déjà. Si ce numéro figurait déjà sur un document, en émettre un nouveau lors de la deuxième clôture entraînerait deux factures différentes partageant le même numéro, ce qui constituerait un problème plus grave que celui que vous cherchiez à résoudre.
Les deux boutons de téléchargement génèrent le même type de document à partir du même rendu qu’une facture de réservation ; ainsi, un client ne reçoit jamais deux factures d’aspect différent de votre part. Avant la clôture, il s’agit de Download bill et le document s’affiche sous forme de facture pro forma ; après la clôture, il s’agit deDownload invoice et il porte le numéro de facture.
Ce qui peut prêter à confusion
Un compte soldé rejette tout. Les frais, les Paiements et les annulations sont tous bloqués jusqu’à sa réouverture, et le message d’erreur l’indique. Si vous souhaitiez ajouter un élément supplémentaire, rouvrez le compte, enregistrez-le, puis clôturez-le à nouveau.
Un centime vous empêchera de clôturer. La clôture nécessite un solde nul, ainsi, un paiement saisi à 1 547,50 pour un solde de 1 547,55 laisse cinq centimes et le bouton «Close account » (Clôturer le compte) n’apparaît pas. Use the full balance évite complètement ce problème.
Les lignes annulées restent visibles, et c’est très bien ainsi. Elles sont immédiatement retirées des totaux, mais la ligne reste affichée avec son motif. Un compte dont le grand livre a été « nettoyé » est un compte que personne ne peut auditer.
La référence s’applique par écriture, et non par élément. Tout ce qui se trouve dans un lot reçoit la même référence. Deux bordereaux correspondent à deux écritures.
Une écriture sur un lot enregistre ses composants. Attendez-vous à plusieurs lignes à la suite d’ un seul clic, chacune identifiée par le lot dont elle provient. Le prix ne double pas ; il s’agit du même montant, détaillé.