House Status Il s'agit de l'écran de passation de service. Il rassemble sur une seule page le taux d'occupation de ce soir, les mouvements qui y ont conduit, le nombre de chambres disponibles à la vente, le chiffre d'affaires de la nuit et l'état des chambres, afin qu'un responsable de service puisse avoir une vue d'ensemble de l'établissement en une minute sans avoir à ouvrir six rapports. Chaque chiffre qui y figure concerne la même nuit.
- Today’s Activity : les mouvements, en chambres, en personnes et en VIP.
- Complimentary and House Use : les chambres pour lesquelles personne ne paie.
- Room Summary : combien de chambres existent et combien peuvent être vendues.
- End of Day Projection : où la nuit se termine, et ce qu’elle rapporte.
- Housekeeping Status : état des lieux par rapport au taux d'occupation.
- Turndown Service : la liste des services du soir.
- Country Statistics : la clientèle de ce soir par nationalité.
Sept cartes, une nuit
L’écran affiche six appels derrière un indicateur tournant, et les cartes ne sont complètes que lorsqu’il s’efface. Quatre d’entre elles comptent à Rooms ,Persons et VIP , et cette distinction a son importance : une chambre est une clé, une personne est un corps dans un lit. Les tableaux de service de chambre et les listes de préparation pour la nuit sont établis à partir des chambres ; les couverts de petit-déjeuner, les canots de sauvetage et les notes relatives aux allergies sont établis à partir des personnes.
Activité du jour
Sept lignes, dont les trois premières définissent la situation du jour. Les quatre suivantes correspondent aux exceptions qu’il convient de connaître avant qu’elles n’arrivent à la réception.
| Ligne | Ce qu’elle recense |
|---|---|
| Stayovers | Chambres occupées ce soir par des clients qui y étaient déjà hier soir. Celles-ci doivent être nettoyées, mais ne nécessitent pas de remise de clé. |
| Expected Departures | Chambres dont le départ est prévu aujourd’hui. Chacune devient une chambre vacante et sale, et chacune d’entre elles doit être remise en état par le Service de chambre avant de pouvoir être attribuée à un nouveau client. |
| Expected Arrivals | Chambres réservées pour des clients dont l’arrivée est prévue aujourd’hui, qu’ils se soient déjà présentés ou non. |
| Extended Stays | Les clients qui devaient partir aujourd’hui et qui prolongent leur séjour. La chambre n’est alors plus disponible pour la personne à qui elle avait été promise. |
| Early Departures | Clients partant avant la date de départ indiquée sur la réservation. Les nuitées sont retirées du relevé comptable, de sorte que le montant prévu dans les prévisions évolue en conséquence. |
| Walk Ins | Les arrivées réservées aujourd’hui plutôt qu’à l’avance. Il s’agit d’un sous-ensemble des arrivées prévues, et non d’un ajout à celles-ci. |
| Day of Arrival Cancellations | Les réservations pour ce soir qui ont été annulées aujourd’hui. Ces chambres sont de nouveau disponibles à la vente et il reste quelques heures pour les revendre. |
Chambres offertes et à usage interne
Il existe deux types de chambres non payées, réparties dans les mêmes catégories : arrivées, nuitées et départs. « Complimentary » désigne un client hébergé gratuitement : une mesure de réparation du service, la visite d’un agent, un ami du propriétaire. « House Use » désigne l’Établissement utilisant sa propre chambre : un responsable de service passant la nuit sur place, une chambre transformée en bureau, un logement réservé pour un prestataire.
Dans les deux cas, une chambre est occupée et un lit est utilisé ; ces cas sont donc pris en compte dans les chiffres d’occupation et dans la charge de travail du Service de chambre, sans générer de revenus. C’est pourquoi ils figurent sur une fiche distincte : lorsque le taux d’occupation augmente et que le prix moyen par chambre (ADR) diminue, c’est la première fiche à examiner.
Résumé des chambres et prévisions
Room Summary C’est l’inventaire. Le nombre total de chambres moins les chambres hors service et indisponibles donne le «Total Rooms to Sell », c’est-à-dire le nombre de chambres que la réception peut réellement vendre ce soir. «Out of order » signifie que la chambre ne peut pas être occupée du tout ; « hors service » signifie qu’elle n’est pas mise en vente mais qu’elle est habitable. Cette distinction a son importance à la réception lorsque l’établissement affiche complet, et elle s’applique aux chambres elles-mêmes plutôt qu’ici.
End of Day Projection C’est là que la nuit est comptabilisée. «Occupied Tonight » correspond au nombre de nuitées plus les arrivées prévues : 75 et 9 donnent 84 dans l’exemple, et les colonnes « personnes » et « VIP » s’additionnent de la même manière. Les trois lignes situées en dessous découlent de ce décompte.
| Ligne | Comment cela est calculé |
|---|---|
| Occupancy Rate % | Chambres occupées ce soir par rapport au nombre total de chambres, et non par rapport aux chambres disponibles à la vente. Une chambre hors service reste dans le dénominateur et fait baisser le chiffre, ce qui est voulu : cette chambre vous coûte quand même de l’argent. |
| Total Room Revenue | Valeur des chambres occupées ce soir en frais d’hébergement. Les articles, services et tout autre élément comptabilisé sur un compte client n’y sont pas inclus. |
| RevPAR | Ce chiffre d’affaires est réparti sur toutes les chambres de l’Établissement, qu’elles soient vendues ou non. Il est toujours inférieur à votre tarif moyen, et la différence entre les deux correspond aux chambres inoccupées. |
Service de chambre et service de préparation à la nuit
Voici le tableau du Service de chambre réduit à dix chiffres : chaque état est coché en fonction de la présence ou non d’un client dans la chambre. La colonne à partir de laquelle vous effectuez vos ventes correspond à « Vacant » (chambres disponibles), et parmi celles-ci, les chambres pouvant être attribuées immédiatement à un client à son arrivée sont celles qui ont été inspectées et nettoyées. Les chambres « vacantes et sales » constituent la file d’attente de rotation, et c’est ce chiffre qu’il faut comparer aux arrivées prévues : neuf chambres à attribuer contre neuf chambres vacantes et sales correspond à un service sans aucune marge de manœuvre.
« Occupées et sales » correspond à la liste des chambres à nettoyer, et celle-ci diminue au fil de la matinée. La signification de chaque statut, qui le définit et comment il évolue se trouve dans le tableau comparatif « statut de la chambre » et « statut des Réservations » , et le tableau lui-même est détaillé dans le tableau du Service de chambre .
Turndown Service C'est la tournée du soir. Les colonnes «Required » et «Not Required » couvrent toutes les chambres de l'Établissement ; la colonne «not required» inclut donc toutes les chambres inoccupées ainsi que celles occupées dont les clients ont refusé le service. La colonne «Completed » comptabilise les chambres déjà nettoyées et affiche 0 jusqu'à ce que l'équipe du soir commence à traiter la liste ; la différence entre «required» et «completed» correspond au nombre de chambres restant à nettoyer.
Statistiques par pays
Encore le même établissement, cette fois-ci par nationalité : chambres, adultes, enfants et part de chaque pays dans les chambres occupées. La colonne « Chambres » correspond au total des chambres occupées ce soir et les deux colonnes « Personnes » correspondent au nombre de personnes indiqué à côté ; ainsi, les 22 chambres en haut de l’image représentent 22 des 84, et les 39 adultes et 5 enfants qui s’y trouvent font partie des 177.
Elle joue un rôle essentiel lors de la passation de service pour tout ce qui dépend de la nationalité : quels journaux commander, quel petit-déjeuner préparer, quelle langue mettre sur le bureau ce soir, et si un groupe est arrivé qui a besoin d’un interprète. Si personne ne séjourne dans l’établissement à la date que vous avez choisie, la fiche affiche « No in-house guests for the selected date. » (Chambre libre) au lieu d’ une table vide.
Le champ « date »
Un seul filtre est disponible : il s’agit d’une date unique et non d’une plage de dates. Laissez ce champ vide et l’écran affiche « Today ». Sélectionnez une date et tout le contenu de la page s’affiche pour cette soirée ; si vous en choisissez une puis changez d’avis, la mention « Reset to today» apparaît à côté du champ pour vous permettre de revenir en arrière.
Choisissez une date future et les cartes «Housekeeping Status» et «Turndown Service» disparaissent, n’en laissant que cinq. Ce n’est pas un dysfonctionnement, mais une conception volée : l’état d’une chambre pour une nuit qui n’a pas encore eu lieu est inconnu, et afficher l’état de nettoyage d’aujourd’hui par rapport aux arrivées de mardi prochain serait pire que de ne rien afficher du tout. Les cinq autres cartes restent affichées et, à une date ultérieure, elles s’interprètent comme une prévision établie à partir des Réservations enregistrées, qui évolue chaque fois qu’une personne effectue une réservation ou annule celle-ci.
Il convient de les recouper avec les autres écrans
House Status permet de vérifier la cohérence des autres ; il est donc utile de savoir quels chiffres doivent correspondre à quoi.
| Les chiffres indiqués ici | devrait correspondre à |
|---|---|
| Occupied Tonight et Occupancy Rate % | la fiche d’état des salles sur le Tableau de bord, qui recense le même nombre de salles occupées et attribuées. |
| Expected Arrivals et Expected Departures | Les onglets « Arrivées » et « Départs » des rapports quotidiens de réservation, exprimés en chambres plutôt qu’en réservations. |
| Housekeeping Status | Le tableau du service de chambre filtré selon les mêmes critères. Les dix cellules présentées ici correspondent au nombre de chambres comptabilisées par ce tableau. |
| Total Rooms et Total Rooms to Sell | Les chambres répertoriées sous les rubriques « Types d'hébergement » et « Chambres », à l'exclusion de celles hors service ou indisponibles. |
| RevPAR | Les chiffres relatifs au taux d’occupation, au prix moyen par chambre (ADR) et au RevPAR pour la même nuit, qui indiquent le tarif et le chiffre d’affaires d’où proviennent ces données. |
Trois totaux apparaissent à l’écran même, et ils constituent le moyen le plus rapide de savoir si vous interprétez mal une fiche. Les nuitées plus les arrivées prévues correspondent aux chambres occupées ce soir, dans les trois colonnes. Le nombre total de chambres, moins celles hors service et hors utilisation, correspond aux chambres à vendre, ce qui correspond également au total des dix cellules de Service de chambre. Les chambres et les personnes du tableau « pays » correspondent aux chambres et aux personnes de la projection, réparties par passeport.
Ce que cet écran ne permet pas de faire
- No export, no print. Contrairement au reste des Rapports, «House Status » ne dispose ni de menu d’exportation ni de bouton d’impression. Les chiffres qui y figurent proviennent de rapports qui permettent l’exportation.
- No past dates. Uniquement pour aujourd’hui et les jours suivants.
- No room type filter. Tout concerne l’ensemble de l’ Établissement. Pour un type d’hébergement spécifique, utilisez les écrans d’occupation ou de disponibilité.
- Nothing drills down. Aucune ligne n’ouvre de liste ; ainsi, si vous souhaitez obtenir les noms correspondant à un nombre donné, vous devez consulter les Rapports quotidiens.
- No VIP list. La colonne « VIP » indique le nombre, mais ne mentionne pas les noms. Vous trouverez l’identité des clients dans le rapport des arrivées et dans les profils des clients.