La majeure partie du calendrier concerne les réservations pour lesquelles une chambre a déjà été attribuée. Deux compteurs situés en haut de l'écran indiquent celles pour lesquelles ce n'est pas le cas. « Unallocated Bookings » désigne un séjour que vous avez vendu et pour lequel personne n'a encore choisi de chambre. «Waitinglist » désigne une personne qui a demandé une chambre que vous n'aviez pas de disponible. Ils sont placés l’un à côté de l’ autre et se ressemblent presque à s’y méprendre, ce qui est regrettable, car l’un correspond à un engagement que vous avez déjà pris et l’autre à un engagement que vous n’avez pas encore pris.
Les deux compteurs
Aucun des deux compteurs n’est affiché lorsqu’il indiquerait zéro ; une barre d’outils vide est donc une bonne nouvelle plutôt que le signe d’une fonctionnalité désactivée. Si vous n’avez jamais vu le compteur de liste d’attente, il se peut également que votre rôle ne donne pas accès à la liste d’attente ; dans ce cas, Prostay ne charge pas du tout la liste, et les petits points qui indiquent les nuits en liste d’attente sous l’en-tête de date n’apparaissent pas non plus.
Réservations non attribuées
Une réservation devient « non attribuée » lorsqu’elle est créée sans numéro de chambre. L’assistant de réservations autorise cette option à dessein : à l’étape « chambre », vous pouvez laisser la ligne sur « attribution automatique » plutôt que de sélectionner la chambre 214, ce qui est la chose la plus raisonnable à faire un mois à l’avance, lorsque vous ne savez pas encore comment l’étage sera agencé. Les réservations provenant des canaux de distribution arrivent de la même manière. La réservation est bien réelle, le client s’attend à arriver, et la seule chose qui manque, c’est de savoir par quelle porte il entrera.
Cliquez sur le compteur pour ouvrir la liste.
| Colonne | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| Booking No | Le numéro de confirmation, le même que celui figurant dans l’e-mail du client et sur la page de réservation. |
| Guest Name | Le client principal uniquement. Une réservation comprenant quatre chambres et quatre noms différents indique le nom de la personne qui l’a effectuée. |
| Reserved Rooms | Les types de chambres vendus, et non les numéros de chambre, car il n’y a pas encore de numéros de chambre. La ligne de Sofia Nguyen indique « Twin Room, Family Room » : il s’agit d’une réservation nécessitant deux chambres de types différents. |
| Checkin - Checkout | Dates d’arrivée et de départ, au format de date de votre établissement. L’ établissement présenté sur ces captures d’écran affiche le mois en premier ; le séjour de Sofia Nguyen s’affiche donc comme suit : 09/24/2026 - 09/27/2026 . |
| Action | Le lien « Allocate » qui lance la recherche de chambres pour cette réservation. |
L’attribution d’une réservation
Allocate ne se résume pas à l’affichage d’une liste de chambres parmi lesquelles vous pouvez choisir. Prostay détermine d’abord quelles chambres pourraient effectivement accueillir ce séjour, et ses résultats déterminent ce que vous voyez ensuite.
- Le système recherche parmi vos chambres du type approprié celles disponibles pour l’ensemble du séjour, et considère qu’une chambre est occupée dès lors qu’un élément quelconque est enregistré pour ces nuits : une autre réservation, une réservation de courtoisie, des dates bloquées, une chambre hors service ou en panne. Une chambre disponible pendant quatre nuits sur cinq n’est pas considérée comme libre.
- Si aucune chambre du type approprié n’est disponible, le système examine les chambres plus spacieuses pouvant tout de même accueillir le groupe. C’est pourquoi une proposition d’attribution peut parfois suggérer un type de chambre que le client n’a pas réservé.
- Si la réservation nécessite plusieurs chambres et qu’il existe plusieurs façons de les attribuer, Prostay vous présente d’abord les combinaisons possibles et vous demande laquelle vous préférez.
- Il vous présente ensuite la proposition dans un panneau intitulé «Allocate reservation », avec la réservation initiale d’un côté et les chambres suggérées de l’autre. Le Calendrier situé en arrière-plan défile jusqu’aux chambres en question et les met en surbrillance, afin que vous puissiez voir le quartier dans lequel vous placez le client avant de donner votre accord.
Le bouton sur lequel vous cliquez à la fin dépend du fait que la proposition coûte le même prix que ce qui a été vendu :
| Bouton | Quand il apparaît | Fonction |
|---|---|---|
| Confirm | Même type de chambre et même tarif. | Attribue les chambres. Aucun changement au niveau du montant. |
| Adjust Charge | Un type de chambre différent ou un tarif différent. | Attribue les chambres et recalcule le montant total de la réservation pour qu’il corresponde au nouveau tarif. Utilisez cette option lorsque le client prend en charge le coût de la modification. |
| Keep Original | Changement de catégorie ou de tarif. | Attribue les chambres et ne modifie pas le montant total. C'est l'option à utiliser pour un surclassement gratuit : meilleure chambre, même prix. |
La liste d’attente
La liste d’attente est l’envers de la même médaille : les personnes qui souhaitaient quelque chose que vous n’avez pas pu leur vendre. Quelqu’un appelle en juillet pour demander une Sea View Suite en août, vous n’en avez pas, et plutôt que de perdre la demande, vous la notez. Les entrées sont ajoutées manuellement, soit à partir de la page de la liste d’attente elle-même, soit à partir de l’ Create New , dans la liste des Réservations.
Ce panneau ne présente délibérément pas l’intégralité de la liste d’attente. Il affiche les demandes dont les dates chevauchent la partie du Calendrier que vous consultez actuellement ; c’est pourquoi le fait de faire défiler la grille jusqu’en octobre modifie le contenu affiché ici. Le lien « Open full waitinglist » en bas de page vous redirige vers la liste complète, y compris les entrées que vous avez déjà traitées.
- Qui a effectué la demande. Le nom figurant sur la demande.
- Ce qui a été demandé. Les dates, le nombre de nuits correspondant, les types de chambres souhaités avec un multiplicateur lorsqu’il y en a plus d’une, et le nombre de personnes du groupe. «Any room type » signifie que la demande a été enregistrée sans préférence, ce qui la rend beaucoup plus facile à satisfaire.
- Ce que vous pouvez faire à ce sujet. Trois boutons, décrits ci-dessous.
Que signifie le badge de disponibilité ?
Le badge situé dans le coin de chaque demande est l’élément utile. Prostay recoupe chaque demande avec le Calendrier tel qu’il se présente actuellement, nuit par nuit, et vous indique si vous pourriez y répondre aujourd’hui. Il ne s’agit pas d’une valeur enregistrée au moment de la réception de la demande : une annulation survenue il y a cinq minutes peut faire passer un badge rouge au vert.
| Badge | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Available | Chaque nuit du séjour dispose de suffisamment de chambres disponibles du type souhaité par le client. | Appelez le client. Cette demande peut désormais être transformée en réservation. |
| Partial 2/3 | Deux des trois nuits sont disponibles, mais pas la troisième. Les chiffres correspondent toujours au nombre de nuits disponibles parmi celles demandées. | Cela vaut la peine de l'appeler si le client pourrait raccourcir son séjour ou déplacer une nuit. Cela n'en vaut pas la peine s'il ne le peut pas. |
| No availability | Aucune nuit du séjour ne peut être satisfaite. | Laissez tel quel. L’icône changera d’elle-même si une chambre se libère . |
Transformer une demande en réservation
Trois boutons, par ordre décroissant d’engagement.
| Bouton | Ce qui se passe | À utiliser lorsque |
|---|---|---|
| Convert to Reservation | Ouvre l’assistant de nouvelle réservation avec le nom du client, les dates, les types de chambres et le nombre de personnes déjà renseignés à partir de la demande de renseignements. Lorsque vous enregistrez, la demande est marquée comme convertie et porte le nouveau numéro de confirmation. | Le client a donné son accord et vous procédez dès à présent à la réservation. |
| Tentative | Le même assistant, mais l’enregistrement s’effectue en tant que réservation provisoire plutôt que définitive. Une réservation provisoire comporte une date d’expiration et s’affiche sur le Calendrier dans une couleur distincte. | Le client est pratiquement décidé, mais vous attendez une décision, un acompte ou une validation. |
| Courtesy Hold | Ferme la liste d’attente et ouvre le panneau de réservation de courtoisie avec le premier type de chambre de la demande prérempli. La réservation figure sur le Calendrier ; la demande est marquée comme convertie. | Vous souhaitez retirer la chambre du marché pendant quelques heures le temps que le client se décide, sans créer de réservation. |
Ces trois actions nécessitent une autorisation de modification sur la liste d’attente. Un collègue disposant d’un accès en lecture seule voit les mêmes demandes avec les badges, mais sans aucun bouton, ce qui constitue un moyen raisonnable d’offrir une visibilité à la réception sans permettre à tout le monde de convertir les demandes.
Ce qui peut prêter à confusion
Une réservation non attribuée n’est pas une demande
C’est celle-là qui coûte de l’argent. Une réservation non attribuée est vendue. Le client dispose d’un numéro de confirmation et arrivera, que quelqu’un choisisse une chambre ou non ; si personne ne le fait avant la nuit, l’arrivée devient un véritable casse-tête. Une inscription sur liste d’attente est le contraire : rien n’a été promis, et la laisser expirer vous coûte une vente, mais rien d’autre.
Le panneau de la liste d'attente est filtré en fonction de ce que vous consultez
Si une demande dont vous connaissez l’existence ne figure pas dans le panneau, faites défiler le Calendrier jusqu’aux dates concernées ou ouvrez la liste d’attente complète. Le panneau n’affiche jamais que les demandes qui chevauchent la période visible, et uniquement celles qui sont toujours en attente ou pour lesquelles un contact a déjà été établi.
L’attribution peut discrètement modifier le type de chambre
Lorsqu’aucune chambre du type réservé n’est disponible, Prostay propose une chambre plus spacieuse à la place. C’est généralement la bonne solution, mais il vaut mieux consulter le panneau «Allocate reservation» plutôt que d’appuyer sur le premier bouton, car le choix entre «Adjust Charge» et «Keep Original» fait la différence entre facturer le surclassement au client et l’ offrir gratuitement. Ce même choix s’affiche chaque fois qu’un client change de chambre, et il est expliqué en détail dans les sections « Changements de chambre » et « Remplacement des tarifs ».