Ce rapport regroupe les fiches de tâches de deux semaines en une seule ligne par agent. C’est le seul écran de Prostay qui présente le travail de service de chambre déjà effectué plutôt que celui qui reste à faire, et c’est celui auquel les utilisateurs se réfèrent avant un bilan, un changement d’horaire ou une discussion visant à déterminer si un étage est en sous-effectif.
Ce que le rapport prend en compte
Tout ce qui figure sur cet écran provient des fiches de tâches enregistrées, et de rien d’autre. Une journée sans fiche n’apporte aucune contribution, que quelqu’un ait nettoyé ou non, de sorte que le rapport mesure le travail qui a été consigné sur une fiche puis coché comme terminé dans My Tasks . Les lignes sont classées par nombre de tâches terminées, de sorte que la personne ayant la charge de travail la plus importante terminée figure en tête.
La journée en cours ne contribue généralement pas non plus, ce qui induit les gens en erreur. Une fiche générée ce matin regorge de tâches que personne n’a encore terminées ; par conséquent, le fait d’inclure la journée en cours fait baisser tous les taux d’achèvement. Le rapport est honnête à ce sujet plutôt que rusé : il comptabilise ce que les fiches indiquent au moment où vous le lancez.
Choix de la période
Il n’y a qu’un seul élément de contrôle : la plage de dates, qui s’ouvre sur les sept derniers jours se terminant aujourd’hui. Sélectionnez de nouvelles dates et le tableau se recharge. Il n’y a pas de barre de filtrage, pas de menu d’exportation ni de fonction de recherche ; contrairement aux autres rapports de ce module , il n’y a donc rien à enregistrer ni à télécharger ici.
Les neuf colonnes
| Colonne | Ce qu’elle comptabilise |
|---|---|
| Tasks done | Les tâches marquées comme terminées au cours de la période. Une tâche, pas une chambre : un nettoyage de départ et un service de préparation pour la nuit dans la même chambre comptent pour deux. |
| Assigned | Toutes les tâches figurant sur leurs fiches, qu’elles aient été effectuées ou non. |
| Completion | Tasks done Par rapport aux tâches attribuées. Le badge est vert à partir de 90 %, orange entre 60 et 89 %, et gris en dessous. |
| Credits done | Les crédits de nettoyage attribués aux tâches terminées. Il s'agit de la colonne « charge de travail », celle selon laquelle le tableau est trié. |
| Avg min / task | Le nombre de minutes chronométriques entre le moment où l’on appuie sur « Démarrer » et celui où l’on appuie sur « Terminé », calculé en moyenne sur les tâches terminées comportant ces deux mentions. Un tiret signifie qu’aucune d’entre elles ne remplit cette condition. |
| Rooms / day | Tasks done Divisé par le nombre de jours d’activité, à une décimale près. Malgré son nom, ce chiffre comptabilise les tâches ; ainsi, un service de préparation de la chambre compte pour une chambre, tout comme le hall d’entrée. |
| Skipped | Tâches explicitement marquées comme « ignorées ». Une tâche simplement laissée de côté n’est pas considérée comme ignorée : elle reste en attente et n’apparaît que dans l’intervalle entre « Terminé » et « Attribué ». |
| Active days | Jours de la période au cours desquels une feuille comportant au moins une tâche leur a été remise. Diviseur utilisé pour le calcul du nombre de chambres par jour. |
Deux de ces éléments méritent d’être précisés, car ils ne correspondent pas à ce que suggère l’en-tête . « Rooms / day » (nombre de chambres par jour) s’entend par jour d’activité, et non par jour compris dans la période ; ainsi, une personne ayant travaillé deux jours et nettoyé seize chambres affiche la valeur 8,0, tout comme une personne ayant travaillé cinq jours et nettoyé quarante chambres. Et « Avg min / task » ne prend en compte que les tâches pour lesquelles un temps a effectivement été chronométré. Un agent qui suit une feuille et coche tout à la fin de son service verra apparaître un tiret ou une moyenne absurde, et non une moyenne rapide.
Interpréter une ligne sans être partial
La tentation est de trier selon une seule colonne et de parler de classement. Les colonnes divergent délibérément les unes des autres, et c’est dans ces divergences que se trouvent les informations utiles.
Sur la capture d’écran ci-dessus, Rosa Delgado et Sofia Kallio ont toutes deux effectué 42 tâches. Rosa a mis en moyenne 29 minutes par tâche et Sofia 37, ce qui semble accablant jusqu’à ce que l’on remarque que le nombre de crédits effectués est de 88 contre 86 et que les deux effectuent à peu près le même volume de travail : la différence réside dans le contenu des fiches, et les suites prennent plus de temps que les chambres Standard Double. Les 42 minutes de Bilal Karim, avec quatre tâches ignorées, constituent un chiffre d’un autre ordre et méritent qu’on s’y attarde, même si « quatre chambres avaient un panneau sur la porte » est une explication tout aussi plausible que n’importe quelle autre concernant Bilal.
Un faible taux d’achèvement chez un agent s’explique généralement par le déroulement de sa journée. Un faible taux d’achèvement chez tous les agents aux mêmes dates s’explique par les fiches de tâches : une charge de travail trop importante par rapport au personnel affecté. L’ Housekeeping forecast est l’écran qui aurait dû vous alerter, et ce sujet est abordé dans l’article consacré aux fiches de tâches.
Lorsque le rapport est vide
Un état vide indiquant « No productivity data » signifie qu’aucune fiche de tâches enregistrée ne se situe dans la plage indiquée. Les causes habituelles, par ordre de priorité à vérifier :
- La période couverte comprend des jours antérieurs à la date à laquelle vous avez commencé à générer les feuilles.
- La période ne concerne que la journée d'aujourd’hui, et la fiche du jour n’a pas encore été générée.
- Des fiches existent, mais toutes les tâches sont encore en attente, ce qui correspond à un tableau de zéros plutôt qu’à un état vide.
Si l'écran affiche au contraire «No access to this report », votre rôle ne dispose pas de l'autorisation «Housekeeping task sheets ». Il s'agit de la même autorisation qui régit l'écran des feuilles de tâches lui-même ; par conséquent, toute personne autorisée à générer des feuilles peut consulter ce rapport.
Ce que ce rapport ne permet pas de faire
- No export and no print. Il n’y a pas de barre d’outils. Pour transférer ces chiffres dans un tableur, vous devez les copier à partir de l’écran.
- No drill-down. Les lignes ne s’ouvrent pas. Pour voir quelles chambres composaient la quinzaine d’une personne, vous devez parcourir les fiches de tâches jour par jour.
- No totals row. Aucun élément à l’écran ne calcule le total des tâches ou des crédits pour l’Établissement dans son ensemble.
- No inspections. Seules les mentions « terminé » et « ignoré » de l’agent lui-même comptent. Le fait que le nettoyage ait été validé par un superviseur n’apparaît dans aucune colonne ici.
- No trend. Une période à la fois, et aucun tableau. Comparer cette semaine à la précédente implique de l’exécuter deux fois et de noter les chiffres.