Comment puis-je modifier le nom du client principal ?

Ouvrez le menu de la ligne correspondant au client que vous souhaitez désigner comme responsable, sélectionnez « Edit », cochez la case « Make Lead Guest » et enregistrez. Le rôle est retiré à la personne qui le détenait ; un seul client peut l'occuper. Il s'agit du contact principal de la réservation, à qui sont adressées les confirmations ; le client responsable par chambre est un paramètre distinct, accessible dans l'onglet « Chambres ».

Quels champs dois-je remplir pour enregistrer un client ?

First name s, nom de famille, date de naissance, pays et adresse e-mail. Toutes les autres informations (sexe, lieu de naissance, adresse, numéros d'identification fiscale, numéro de téléphone) sont facultatives. Le menu déroulant répertorie en bas de l'écran les informations encore manquantes et maintient le bouton « Save Guest » grisé jusqu’à ce qu’il n’y ait plus rien de manquant, ce qui vous évite d’avoir à deviner.

La suppression d’un client d’une réservation entraîne-t-elle la suppression de ce client ?

Non. Cela ne fait que les retirer de cette réservation. Leur profil, l'historique de leurs séjours et tous les Documents qu'ils ont téléchargés restent affichés sur l'écran « Clients », et ils peuvent être ajoutés à nouveau à cette réservation ou à n'importe quelle autre. Les frais déjà enregistrés à leur nom restent sur le relevé de compte ; veillez donc à les réattribuer en premier si la facture doit être fractionnée.

Où sont conservés le passeport et les documents d'identité d'un client ?

Ces informations concernent le profil du client, et non la réservation. Importez-les depuis Passport dans le menu de la ligne ; un client fidèle les aura déjà enregistrées et la case « Passport » sera cochée. S’agissant de données à caractère personnel, n’importez que les informations requises par vos règles locales en matière d’enregistrement et supprimez-les à l’expiration de votre délai de conservation.

Clients ayant effectué une réservation

L'onglet «Guest» (Personnes) répertorie les personnes, par opposition à la liste des chambres. Toutes les personnes voyageant dans le cadre de la réservation y figurent, quelle que soit la chambre dans laquelle elles séjournent, et le nombre indiqué sur cet onglet correspond au nombre total de ces personnes.

Deux raisons justifient d’en assurer l’exactitude, au-delà des simples règles de courtoisie. L’enregistrement des clients est une obligation légale dans la plupart des juridictions, et ce registre permet de s’y conformer. De plus, une personne dont le nom figure sur la réservation peut se voir remettre une clé, bénéficier d’une facturation sur la chambre et être mentionnée sur une facture ; ce n’est pas le cas d’une personne dont le nom n’y figure pas.

La rubrique « Nombre de personnes »

L'onglet «Guest» (Détails de la réservation) de la réservation n° 20260110 comporte un bouton «Add Guest» (Afficher les détails) au-dessus d'un tableau répertoriant trois clients : Amelia Hart, avec un badge «LEAD GUEST» (Numéro de membre), États-Unis, Female, amelia.hart@example.com, et une coche verte dans la colonne «Passport» (Statut de la réservation) ; Marco Rossi, Italie, Male ; et Sofia Rossi, Italie, Female, tous deux avec un tiret à la place de «Passport» (Numéro de membre). — Toutes les personnes voyageant dans le cadre de la réservation, quelle que soit la chambre dans laquelle elles se trouvent. La coche indique qu’une pièce d’identité est enregistrée dans le dossier.

Add Guest. Le seul bouton de l'onglet.
Qui sont-ils ? Nom, nationalité, sexe, e-mail.
Si nous disposons de leur pièce d’identité. Une coche ou un tiret, rien d’autre.
Toutes les actions que vous pouvez effectuer sur l’une de ces personnes. Derrière les trois points.

Les colonnes

Colonne	Ce qu’elle contient
#	Position dans la liste, ce n’est pas un identifiant. Supprimez quelqu’un et les numéros en dessous remontent.
Full Name	Prénom et nom, avec un badge «LEAD GUEST» pour la personne occupant ce rôle.
Nationality	Tels qu’ils figurent dans le profil de l’invité. Il s’agit souvent des informations sur lesquelles repose votre déclaration locale d’enregistrement des invités.
Gender	« Male », « Female » ou « N/A » lorsque personne n’a renseigné ce champ.
Email	L’adresse figurant sur le profil du client. C’est à l’adresse du client principal que la confirmation est envoyée.
Passport	Une coche verte si au moins une pièce d’identité est enregistrée pour ce client, un tiret dans le cas contraire. Cela ne précise pas de quel document il s’agit, ni s’il est périmé ; ouvrez « Passport » depuis le menu de la ligne pour le vérifier.

Aucune colonne n’est triable ici, et il n’y a pas de fonction de recherche. La liste est courte par nature : il s’agit des personnes participant à une seule réservation, et non de votre base de données clients. La base de données se trouve dans l’écran « Clients », vers lequel vous redirige l’option « View » du menu de la ligne.

Le client principal

La cellule «Full Name » de la première ligne : Amelia Hart, suivie d’un petit badge bleu portant l’inscription « LEAD GUEST ». — Un seul client par réservation occupe ce rôle. C’est lui qui détermine à qui la confirmation est adressée.

Le client principal est le contact principal de la réservation : c’est le nom sous lequel la réservation apparaît partout ailleurs dans Prostay, ainsi que l’adresse e-mail à laquelle sont envoyées les confirmations et les messages avant l’arrivée. Un seul et même client peut occuper ce rôle ; le désigner sur une autre personne le retire à celle qui le détenait. La case à cocher « Make Lead Guest » dans le volet « Clients » vous permet de le modifier.

Le menu horizontal d'un site guest comporte quatre rubriques : Edit, View, Passport et Delete. — Quatre actions possibles pour un client. L’option « Supprimer » disparaît lorsqu’il n’en reste plus qu’un.

Élément	Fonction
Edit	Ouvre la fiche détaillée de ce client. Les modifications sont enregistrées au nom du client ; elles s’affichent donc sur cette réservation et sur le profil du client.
View	Quitte la réservation et ouvre la fiche du client dans l’écran « Clients », avec l’historique complet, tous ses séjours et toutes ses notes. Utilisez cette option lorsque la question porte sur la personne plutôt que sur cette réservation.
Passport	Ouvre le panneau des Documents. Voir « Passeports et pièces d’identité ».
Delete	Retire le client de cette réservation. Masqué lorsqu’il ne reste plus qu’un seul client, car une réservation sans client n’est pas une réservation.

Ajouter un client

Le volet « Ajouter unGuest Details » de l’onglet « Personal Details » : une recherche « Existing client », une case à cocher « Make Lead Guest », puis « First Name », « Last Name », « Date of Birth », « Gender », « Birthplace », « Country » et « Guest Tax Id Number », suivis d’un bloc « Address ». Le pied de page indique « Il manque encore : First Name, Last Name, Date of Birth, Country, Email » à côté d’un bouton grisé « out Save Guest ». — Le pied de page indique les informations manquantes, et le bouton « Enregistrer » reste désactivé tant qu’il en reste.

Deux onglets : «Personal Details » (Informations sur le client) et «Contact Details » (Détails de l'Établissement), ainsi que « Custom Fields » (Règles de l'Établissement) si votre Établissement en a défini pour les clients.
Ce qui manque encore. Indiqué dans le pied de page, ce champ se met à jour au fur et à mesure que vous tapez, ce qui vous évite d’avoir à rechercher le champ qui empêche l’enregistrement.

Champ	Obligatoire	Remarques
Existing client	Non	Remplit l’intégralité du formulaire à partir des informations d’un invité déjà enregistré. Voir ci-dessous.
Make Lead Guest	Non	En cochant cette case, vous retirez le rôle à la personne qui l'occupe actuellement.
First Name, Last Name	Oui	Tel qu’il figure sur le document avec lequel vous l’enregistrez, et non selon le nom qu’il préfère.
Date of Birth	Oui	Saisi sous le nom d’yyyy/MM/dd. Obligatoire car l’enregistrement des invités et les services soumis à une limite d’âge l’exigent tous deux.
Gender	Non	Ne touchez à rien : l’onglet affiche alors « N/A », ce qui correspond à la réponse exacte.
Birthplace	Non	Obligatoire pour l'enregistrement auprès de la police dans certains pays, ignoré dans la plupart.
Country	Oui	La nationalité du client. C'est cette information qui remplit la colonne « Nationality ».
Guest Tax Id Number	Non	Pour les juridictions où un numéro d’identification fiscale doit figurer sur la facture.
Address bloc	Non	Rue, ville, département ou région, code postal. À remplir pour toute personne souhaitant recevoir une facture.
Company Name, Company Tax ID Number	Non	Pour un client facturé par son employeur. Ce sont les coordonnées de l'entreprise qui figurent sur la facture, et non celles du client.
Email	Oui	Dans l'onglet «Contact Details » (Détails de l') ; c'est pourquoi le pied de page peut mentionner un champ obligatoire que vous ne voyez pas.

Enregistrez et le client apparaît immédiatement dans le tableau. L’ajout d’un client ne modifie pas l’occupation sur laquelle le prix des chambres a été calculé (c’est-à-dire la colonne « # GUESTS » de l’onglet « Chambres »), et si une quatrième personne s’est réellement jointe au groupe, cela doit également être modifié, sinon le tarif sera erroné.

Utilisation d’un profil d’invité existant

Le menu déroulant «Existing client» situé en haut du volet «guest» s'ouvre sur un champ de recherche au-dessus de cinq profils d'guests enregistrés, chacun indiquant un nom et un email address : Eleanor Whitfield, Tobias Lindqvist, Priya Raghunathan, Mathieu Bergeron et Keiko Watanabe. — En sélectionnant un profil enregistré, le formulaire se remplit à partir de la fiche du client, ce qui vous évite de saisir à nouveau les informations.

Le menu déroulant situé en haut du tiroir permet de rechercher tous les profils de clients de l’Établissement, par nom et par e-mail. En sélectionnant un profil, l’ensemble du formulaire est rempli, nom, date de naissance, nationalité, adresse, coordonnées, à partir de la fiche enregistrée.

Utilisez cette fonction pour toute personne ayant déjà séjourné chez vous. Retaper les informations d’un client fidèle crée un deuxième profil pour la même personne, et une fois que cela s’est produit, son historique est réparti entre deux fiches : la moitié de ses séjours apparaît dans l’une, l’autre moitié dans l’autre, et aucune des deux ne vous indique qu’il s’agit d’un client régulier.

Coordonnées

L'onglet « Contact Details » (Détails de l'hôtel) du volet « guest » (Détails de l'hôtel) pour Amelia Hart, comportant un champ obligatoire « Email » (Numéro de téléphone) renseigné avec « amelia.hart@example.com », et les champs « Phone » (Numéro de fax) et « Mobile » (E-mail) renseignés respectivement avec « +1 310 555 2317 » et « +1 310 555 4402 ». — Trois champs, mais seul l’e-mail est obligatoire : c’est là que la confirmation est envoyée.

Email est obligatoire pour chaque client, et pas seulement pour le client principal. C’est l’adresse à laquelle sont envoyés la confirmation, tout message avant l’arrivée et la facture par e-mail ; une réservation sans adresse pour le client principal est une réservation dont personne en dehors de votre établissement n’a connaissance.

Phone Les champs «Mobile » sont facultatifs ici. Indiquez tout de même le numéro de portable pour les arrivées : c’est ce dont vous disposez lorsqu’un client ne s’est pas présenté à 20 heures et que vous devez décider si vous conservez la chambre.

Passeports et documents d’identité

Le panneau « Téléchargement de documents d’Passport/d’identité » : une zone de glisser-déposer pour les images, une liste intitulée « Fichiers téléchargés » Passport affichant les fichiers déjà enregistrés, accompagnée des boutons « view » et « delete », ainsi qu’un bouton « Save ». — Les documents sont associés au client, et non à la réservation ; ils suivent donc le client lors de son prochain séjour.

Ajoutez une image ou cliquez pour parcourir vos fichiers. Tout ce qui figure déjà dans le dossier est répertorié ci-dessous avec un bouton de téléchargement et une corbeille ; la corbeille vous demande votre confirmation avant de supprimer quoi que ce soit. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué sur « Save » ; fermer le panneau alors qu’il contient un fichier non enregistré entraîne la suppression de ce fichier.

Les documents sont associés au profil du client plutôt qu’à ce séjour ; ainsi, lorsqu’un client revient, son passeport est déjà enregistré et la case « Passport » est déjà cochée. C’est l’intérêt de les sélectionner dans «Existing client » plutôt que de les saisir manuellement.

Supprimer un client

La confirmation de l’delete : l’en-tête « Confirmation », la question « Êtes-vous sûr de vouloir delete cette guest ? », et les boutons « Oui » et « Non ». — Cette action supprime le client de la réservation. Son profil client reste inchangé.

Delete retire le client de cette réservation. Cela ne supprime pas la personne : son profil, son historique et ses Documents restent sur l’écran « Clients », et il est possible de le rajouter ou de l’associer à une autre Réservation.

Les frais qui lui ont déjà été attribués ne sont pas transférés. Une ligne de facture au nom d’un client supprimé reste sur la facture, toujours due, mais n’appartenant désormais à personne en particulier ; veillez donc à réattribuer ou à déplacer ces lignes au préalable si la facture doit être fractionnée.

Ce qui peut prêter à confusion

Ce que vous voyez	Pourquoi
Le pied de page mentionne un champ obligatoire qui n’apparaît pas à l’écran	Email se trouve dans l’onglet «Contact Details». Le pied de page prend en compte les deux onglets ; le formulaire ne vous en affiche qu’un à la fois.
Absence de bouton «Add Guest» et de menus de ligne	Votre utilisateur figure sur la liste des utilisateurs restreints de la réservation. Les utilisateurs restreints peuvent consulter cet onglet, mais ne peuvent pas le modifier. Un administrateur gère cette liste à partir de la boîte de dialogue d’Actions de la réservation.
Pas d’Delete dans le menu de ligne	La réservation ne comporte qu'un seul invité. Ajoutez d'abord le remplaçant, puis supprimez l'invité d'origine.
Le champ « Sexe » indique « N/A »	Personne ne l’a renseigné. Il s’agit d’un champ facultatif ; ce message indique qu’il est vide et ne correspond pas à une erreur.
Le même client apparaît deux fois sur l’écran « Clients »	Quelqu’un l’a saisi manuellement au lieu de le sélectionner dans la liste d’Existing client. Fusionnez les profils sur l’écran « Clients » et utilisez le sélecteur la prochaine fois.
Un client qui n’est affecté à aucune chambre	C’est normal, et souvent correct. Les clients sont rattachés à la réservation ; seul le client principal de chaque chambre est mentionné dans l’onglet « Chambres ».