Pourquoi un client figure-t-il à la fois sur le rapport des arrivées et sur le rapport des clients présents le même jour ?

En effet, ces deux éléments sont exacts le jour même de leur arrivée. Le rapport « Arrivées » filtre les données en fonction de la date d’enregistrement, tandis que le rapport « Clients présents » répertorie toutes les personnes présentes dans l’établissement, y compris celles qui se sont enregistrées ce matin. Les deux rapports se chevauchent d’exactement un jour par séjour.

Pourquoi le rapport sur les annulations regroupe-t-il les données par date de départ alors que j'ai appliqué un filtre par date d'annulation ?

Les en-têtes de section de ce rapport sont toujours générés à partir de la date de départ de la réservation annulée, quel que soit le paramètre de préférence d’affichage sélectionné. Les lignes elles-mêmes sont filtrées correctement. Consultez la colonne « Cancel Date » plutôt que l’en-tête de section lorsque vous examinez les annulations par date.

Comment puis-je faire apparaître le montant du tarif et le solde dû dans le rapport « In House » ?

Ouvrez le fichier « Search filters » et cochez les cases « Rate Amount » et « Balance Due » dans le groupe « Display » situé au bas du panneau, puis sélectionnez « View Report ». Chacune de ces options ajoute une colonne à droite du tableau. Ce paramètre est mémorisé pour la prochaine ouverture du rapport.

Où se trouve le rapport sur les clients hébergés ?

Il ne comporte aucun lien sur le Tableau de bord des rapports ni dans la section des Rapports quotidiens. Rendez-vous à l'adresse /reports/daily-reports/in-house-guest-report sous le nom de votre Établissement dans la barre d'adresse. Ce rapport couvre les mêmes clients que le rapport « In House », avec une ligne par client indiquant son pays, ses numéros de téléphone et sa date de naissance.

Les rapports quotidiens de réservation

Cinq rapports se trouvent dans la section « Rapports quotidiens » ; il s’agit en réalité du même rapport posant cinq questions différentes concernant les dates. « Arrivées » demande qui arrive, « Départs » qui part, « En séjour » qui est déjà sur place, « Annulations » quelles réservations ont été annulées, et « Non-présentations » qui ne s’est jamais présenté. Ils partagent un panneau de filtrage, une mise en page par date et une barre d’outils, dont le fonctionnement est expliqué dans la section consacrée à la recherche d’un rapport et à l’utilisation de ses filtres . Vous trouverez ci-après la fonction de chacun d’entre eux, ainsi que les différences entre les colonnes.

Quel rapport répond à quelle question

La différence entre ces rapports réside dans la date sur laquelle chacun applique son filtre, et c’est précisément la raison pour laquelle il en existe cinq. Une réservation avec arrivée le 15 et partant le 20 figure dans le rapport des arrivées du 15, dans le rapport des séjours tous les jours du 15 au 19, et dans le rapport des départs du 20. Choisissez le rapport en fonction de la date qui vous intéresse , et non en fonction du client.

Rapport	Filtres sur	À utiliser pour
Arrival Overview	Date d’arrivée	La vérification avant l'arrivée : chambres à préparer, soldes à percevoir à l'arrivée, clients VIP à signaler.
Departures Overview	Date de départ	La liste de règlement : qui doit de l'argent au moment du départ, et quelles chambres se libèrent et quand.
In House Report	Rien. Il s'agit de toutes les personnes présentes actuellement dans l'établissement	Comptage du personnel pour le service de chambre, le service de restauration et l'appel d'urgence en cas d'incendie.
Cancellations Overview	Date d’arrivée ou date d’annulation, à vous de choisir	Chiffre d'affaires perdu, et si celui-ci provient d'une seule source ou d'un seul tarif.
No-Show Reservations	Date d’arrivée	Les réservations à facturer ou à annuler, le lendemain matin.

Aperçu des arrivées

Les clients s'enregistrant sur la période que vous avez définie, regroupés dans une section par date d'arrivée. L'en-tête de la section comporte deux chiffres : le nombre de Réservations et le nombre de nuitées qu'elles représentent. Le nombre de nuitées correspond à la somme de la colonne « Nuitées » située en dessous ; ainsi, une section comprenant sept réservations totalisant 20 nuitées vous indique que ces arrivées occuperont 20 nuitées de votre inventaire avant leur départ, et non qu’elles séjourneront 20 nuits.

La table « Arrival Overview » pour une date donnée, comportant des colonnes pour « Room No », « Guest Name », « PAX », « VIP », « Booking Source », « Arrival Date », « Departure Date », « Room Type », « Room Nights », « Paid Amount » et « Balance Due ». — Arrivées. Onze colonnes, et la seule des cinq qui comptabilise le nombre de personnes dans une colonne « PAX ».

Balance Due C’est le chiffre sur lequel se base la réception. Il s’agit du montant total de la réservation moins ce qui a déjà été payé ; ainsi, une ligne affichant zéro correspond à un client à qui l’on peut remettre une clé sans aborder la question des paiements, et toutes les autres lignes correspondent au montant à demander lors de l’enregistrement. PAX Il s’agit du nombre de personnes figurant sur la réservation et n’apparaît que sur ce rapport, car c’est dans la section « Arrivées » que l’on constate que la réservation pour deux personnes dans une Twin Room concerne en réalité trois personnes.

Deux cases à cocher au bas du panneau permettent de modifier le nombre de personnes plutôt que les colonnes. «Checked-in Today » (Inclure les arrivées déjà enregistrées) ajoute les arrivées qui ont déjà été enregistrées, ce qui transforme le rapport d’une liste de tâches en un relevé de la journée. «Cancellations » (Inclure les réservations annulées pour cette date d’arrivée) ajoute les réservations qui ont été annulées pour cette date d’arrivée. Si vous laissez les deux coches décochées, vous obtenez la liste des personnes que vous attendez toujours.

Aperçu des départs

Clients effectuant leur départ sur la période considérée, avec une section par date de départ. C’est le rapport sur lequel s’appuie le caissier ; c’est pourquoi il contient l’ Payment Method et ventile le nombre de personnes entre «Adl » et «Chl » plutôt qu’un seul chiffre «PAX».

La table « Departures Overview » pour une date donnée, comportant des colonnes pour « Room No », « Guest Name », « VIP », « Booking Source », « Arrival Date », « Departure Date », « Adl », « Chl », « Room Type », « Nights », « Payment Method », « Paid Amount » et « Balance Due ». — Départs. Les adultes et les enfants sont distingués, et le mode de paiement est indiqué car quelqu’un doit régler la facture.

Considérez ce document comme une liste de soldes. Une ligne comportant un solde et un mode de paiement déjà enregistré correspond à une carte à débiter ; une ligne comportant un solde et aucun mode de paiement nécessite un échange au comptoir avant le départ du client. Il est utile de scanner le badge « VIP » ici pour la même raison qu’à l’arrivée : c’est la dernière chance d’intercepter quelqu’un avant qu’il ne soit parti.

Trois cases à cocher permettent de restreindre la liste à une période de la matinée. « Due Out » correspond aux clients qui ne sont pas encore partis, «Checked-Out » à ceux qui sont déjà partis, et «Early Check-Out Only » à ceux qui partent avant la date de départ indiquée sur la réservation, ce qui représente le groupe qui vous fait perdre des nuitées que vous aviez déjà comptabilisées comme vendues.

Rapport sur les clients présents

Tous les occupants de l’établissement, regroupés par date d’arrivée. Il n’y a pas de plage de dates dans ce panneau et aucun moyen d’en ajouter une, car ce rapport présente la situation actuelle. La section la plus ancienne, en haut, correspond à vos clients dont le séjour est le plus long.

La table « In House Report » pour un seul arrival date, comportant des colonnes pour « Room No », « Guest Name », « VIP », « Booking Source », « Arrival Date », « Departure Date », « Adl », « Chl », « Room Type », « Nights », « Payment Method » et « Paid Amount ». — Rapport « In House », avec les deux colonnes optionnelles désactivées. Les montants des tarifs et les soldes dus sont ajoutés à partir du panneau.

Ce rapport s’affiche initialement sans les deux colonnes financières que la plupart des gestionnaires souhaitent voir apparaître. « Rate Amount » et «Balance Due » sont des cases à cocher situées dans le groupe «Display » au bas du panneau de filtrage ; les cocher ajoute une colonne à droite de « Paid Amount ». Elles n’appliquent aucun filtre.

Le groupe «Display» situé au bas du panneau de filtrage «In House», avec les cases à cocher «Display <span translate="no">VIP only</span>», «Rate Amount» et «Balance Due», toutes décochées. — Deux de ces trois options ajoutent une colonne au tableau plutôt que d’en supprimer des lignes.

La troisième option de ce groupe fait le contraire. « Display VIP only » supprime toutes les lignes qui ne correspondent pas à un VIP, et il s’agit du même contrôle sur les cinq Rapports. Si un rapport s’avère beaucoup plus court que prévu, cette case à cocher est la première chose à vérifier, car le panneau de filtrage en garde la trace d’une visite à l’autre.

Aperçu des annulations

Ce qui a été supprimé du registre, avec le nom de la personne ayant annulé et la date. Deux colonnes n’existent qu’ici : « Cancelled By », qui distingue les annulations initiées par les clients de celles effectuées par la réception, et « Cancel Time» à côté de la date, ce qui est important lorsqu’une politique d’annulation prévoit une heure limite.

Le rapport « Cancellations Overview » présente deux sections, intitulées « Departure Date 16/08/2026 » avec deux lignes et « Departure Date 17/08/2026 » avec une ligne, sur des colonnes correspondant à « Room », « No », « Guest Name », « Cancelled By », « Arrival Date », « Cancel Date », « Cancel Time », « Adl », « Chl », « Room Type », « Nights », « Rate Amount » et « Amount Paid ». — Les annulations indiquent qui a annulé et quand, mais ne comportent aucun solde : il n’y a plus rien à percevoir.

Il n’y a pas de colonne « Solde dû », et c’est justement le but. Une réservation annulée ne donne lieu à aucun montant restant à percevoir ; par conséquent, la paire de données qui importe est celle de « Rate Amount » par rapport à « Amount Paid » : le chiffre d’affaires que vous avez perdu, et la part de celui-ci que vous conservez à titre d’acompte. Une ligne où ces deux montants sont égaux correspond à une annulation pour laquelle vous avez été intégralement payé.

Display preference se trouve au-dessus des champs de date et détermine à quelle période s’applique la plage. Arrival Date répond à la question « qu’ai-je perdu pour la semaine prochaine ? », tandis queCancellation Date répond à la question « qu’avons-nous perdu aujourd’hui ? ». Si vous définissez d’abord les dates puis la préférence, vous interpréterez le rapport de manière erronée sans vous en rendre compte.

La partie supérieure du panneau de filtrage «Cancellations », affichant un sélecteur «Display preference» réglé sur «Arrival Date» au-dessus des champs de date «From» et «To». — La préférence d’affichage détermine à quelle date s’applique la plage. Ce n’est pas un hasard si elle est le premier élément de contrôle.

Réservations avec non-présentation

Réservations pour lesquelles le client ne s'est pas présenté. Une seule section couvrant toute la période concernée plutôt qu'une par jour, car la liste des non-présentations est traillée en une seule fois plutôt que jour après jour.

La table « No-Show Reservations », comportant des colonnes pour « Room No », « Guest Name », « Booking Source », « Arrival Date », « Departure Date », « Adl », « Chl », « Room Type », « Nights », « Rate Amount », « Amount Paid » et « Balance Due ». — Les non-présentations conservent la colonne « Solde », car la question financière reste en suspens.

Contrairement aux annulations, ce rapport affiche la mention «Balance Due » à côté des colonnes «Rate Amount» et «Amount Paid», et ces trois montants sont rapprochés : le tarif moins le montant payé correspond au solde. C’est là toute la décision à prendre sur cet écran. Une ligne entièrement payée ne nécessite aucune intervention de votre part. Une ligne présentant un solde correspond soit à des frais de non-présentation à facturer, soit à une radiation, et la colonne « Sources de réservation » permet généralement de déterminer laquelle des deux, car une réservation via un canal et une réservation directe ont rarement les mêmes politiques.

Le panneau de filtrage ici est le plus succinct des cinq : une plage de dates et un type de chambre, rien d’autre.

Rapport sur les clients en résidence

Un sixième rapport couvre les mêmes clients que le rapport « En hébergement », mais avec une ligne par client au lieu d’une par réservation, et il répond à une question différente : qui sont ces personnes plutôt que ce qu’elles ont réservé. Le pays, deux numéros de téléphone, la date de naissance et le fait qu’ils aient déjà séjourné ou non figurent tous ici, et aucun de ces éléments n’apparaît dans les cinq autres rapports.

Trois lignes du rapport sur les clients en séjour, chacune indiquant l’guest name sous forme de lien, suivie de l’booking number, puis « room type », « room », « booking source », « client fidèle », « arrival » et les dates de départ, « nights », le pays et « phone number ». Deux colonnes supplémentaires se trouvent en dehors du bord droit. — Le rapport « Clients en séjour » indique qui sont ces personnes, tandis que le rapport « Clients en hébergement » indique quelles sont les réservations.

Utilisez-le lorsque vous devez contacter des clients actuellement hébergés, lorsqu’un rapport destiné à la police ou aux services touristiques nécessite les nationalités et les dates de naissance, ou lorsque vous souhaitez savoir combien de clients présents ce soir ont déjà séjourné chez vous. Le nom du client dans la première colonne est un lien vers la réservation, avec le numéro de réservation indiqué en dessous.

Colonnes, rapport par rapport

Huit colonnes sont communes aux cinq rapports et ne méritent pas d’être répétées : numéro de chambre, nom du client, Sources de réservation, date d’arrivée, date de départ, type de chambre, nombre de nuitées et montant payé. Les deux dernières ne sont même pas nommées de manière cohérente : le nombre de nuits est intitulé « Room Nights » (nombre de nuits) dans le rapport « Arrivées » et «Nights » ailleurs, et le montant payé est intitulé «Paid Amount » (montant payé) dans les rapports « Arrivées », « Départs » et « En séjour », mais «Amount Paid » (montant payé) dans les rapports « Annulations » et « Non-présentation ». Les chiffres sont identiques dans les deux cas. Le tableau ci-dessous ne présente que les différences réelles entre les rapports.

Colonne	Apparaît dans	Ce qu’il vous indique
PAX	Arrivées	Nombre total de personnes sur la réservation, sous forme d’un seul chiffre. Les autres rapports le ventilent en « Adl » et « Chl ».
Adl et Chl	Départs, Clients en séjour, Annulations, Absences	Adultes et enfants comptés séparément, totalisés pour chaque chambre de la réservation.
VIP	Arrivées, départs, clients en séjour	Un badge « VIP » attribué aux clients sur leur profil. Absent des rubriques « Annulations » et « Non-présentation ».
Payment Method	Départs, en séjour	Le mode de paiement associé à la réservation, qui vous indique si un solde peut être prélevé sans autorisation préalable.
Balance Due	Arrivées, départs, non-présentations et clients présents si vous cochez cette case	Total moins le montant déjà payé. Les annulations ne le mentionnent pas, car il n’y a plus rien à régler.
Rate Amount	Annulations, non-présentations et séjours (si vous cochez cette case)	La valeur de la réservation elle-même, avant tout paiement.
Cancelled By, Cancel Date, Cancel Time	Annulations	Qui a annulé et à quelle heure ; c’est sur ces éléments que s’applique la politique d’annulation.
Nombre de nuitées	Les cinq	Date de départ moins date d'arrivée. Intitulées « Nuits d'hébergement » dans la colonne « Arrivées » et « Nuits » dans les quatre autres.

Il existe deux façons de trier, qui ont des effets différents. « Guest Name » est le seul en-tête de colonne cliquable, et il effectue un tri au sein d’une même section ; ainsi, dans un rapport comportant une section par date, vous classez par ordre alphabétique les données de ce jour-là et rien d’autre. Le contrôle «Sort Order » (Tri par) dans le panneau de filtrage trie l’ ensemble des résultats avant qu’ils ne soient répartis en sections, et propose les options « Numéro de chambre », « Nom du client », « Nuits d’hébergement », « Montant payé » et « Date de départ ». Seules les les panneaux « Arrivées », « Départs » et « En cours de séjour » en disposent ; les panneaux « Annulations » et « Non-présentations » ne comportent aucun contrôle de tri.

Ce que ces rapports ne font pas

A failed report looks like an empty one. Si la requête échoue, l’erreur s’affiche dans la console du navigateur et la page apparaît vide, avec le message « Aucune arrivée trouvée ». Avant de conclure qu’il n’y a aucune arrivée, élargissez la plage de dates : un résultat vide qui évolue lorsque vous modifiez les filtres est valable, tandis qu’ un résultat qui ne change pas mérite d’être signalé.
Filters persist and there is no reset. Chaque rapport conserve son propre ensemble de filtres d’une visite à l’autre ; ainsi, un type de chambre que vous avez sélectionné la semaine dernière est toujours sélectionné aujourd’hui. Leur suppression s’effectue manuellement, contrôle par contrôle.
The Print button in the filter panel is the same export. Le bouton «Print » des deux panneaux et la commande «Export » de la barre d’outils appellent le même point de terminaison et génèrent le même fichier ; il n’y a donc aucune différence entre les deux.