Un établissement qui vend ses prestations à des clients étrangers souhaite souvent indiquer les prix dans les monnaies des clients plutôt que dans sa propre monnaie. Prostay prend cela en charge, et il est important de comprendre avant de commencer que cela ne fonctionne pas par conversion. Vous saisissez un prix dans chaque monnaie, et c'est ce prix saisi qui sera facturé au client. Si vous vous attendiez à ce que le système prenne votre tarif en dollars et le divise par un taux de change chaque nuit, veuillez lire la suite de cette page avant d’ouvrir le tableau.
Fonctionnement réel de la fonctionnalité multidevises
Lorsque la fonctionnalité multidevise est activée, une réservation peut être devisée et enregistrée dans l’une de vos monnaies prises en charge. Chaque type d’hébergement doit alors disposer d’un prix dans cette monnaie pour les dates mises en vente, défini sur le même intervalle que celui qui contient le prix de base. Il n’y a pas de tableau de taux étrangers distinct, ni d’ écran séparé.
Rien de tout cela n’est automatique. Une monnaie ajoutée dans les paramètres ne génère pas de prix de manière autonome, et un intervalle créé avant l’ajout de la monnaie ne contient aucun prix.
D’où provient la liste des monnaies
La fiche se trouve dans «Settings », sous « General System Settings», et elle contient trois éléments :
| Paramètres | Ce qu’elle détermine |
|---|---|
| Allow Multi-Currency | Si cette fonctionnalité est active ou non. Si elle est désactivée, aucun tableau de prix en devises étrangères n’apparaît dans la section « Tarifs et disponibilité ». |
| Supported Currencies | Les monnaies dans lesquelles vous proposez vos tarifs, en plus de votre propre monnaie. Chacune d’entre elles ajoute un tableau à chaque intervalle tarifaire que vous définissez par la suite. |
| Exchange Rates | La valeur d’une unité de chaque monnaie par rapport à votre propre monnaie. Utilisée pour les rapports et les modules complémentaires, et non pour le prix de la chambre. |
Votre propre monnaie, celle dans laquelle tout est indiqué, est Application Currency plus haut sur cette même page. Elle ne peut pas figurer dans la liste des monnaies prises en charge, car ce n’est pas une monnaie étrangère : c’est celle dans laquelle sont déjà libellées les cases des sept jours d’un intervalle.
Deux décisions irréversibles
La liste des monnaies est également verrouillée. Tant qu’elle est vide, la page vous avertit qu’une fois la liste enregistrée, les monnaies prises en charge ne pourront plus être modifiées. Après le premier enregistrement, le bouton est grisé, comporte un badge d’ Locked et affiche le message «Locked - currencies have been configured » (Liste des monnaies enregistrée). Les trois monnaies figurant sur la capture d’écran ci-dessus sont définitives.
Il vaut donc mieux réfléchir à cette liste une seule fois plutôt que de la voir s’allonger par inadvertance. Ajoutez les monnaies dans lesquelles vous avez réellement l’intention de vendre. Chaque monnaie ajoutée correspond à une grille de sept chiffres pour chaque intervalle de chaque type d’hébergement, pour toujours.
À quoi servent les taux de change ?
C’est la partie qui surprend le plus les utilisateurs. Les taux de change ne déterminent pas le prix des chambres. Une chambre se vend au chiffre que vous avez saisi dans la grille de cette monnaie, et si le taux évolue, le prix de la chambre en devises étrangères reste inchangé.
À quoi servent les taux :
- Convertir une réservation dans votre propre monnaie. Un séjour vendu en euros doit tout de même apparaître dans vos rapports et sur votre relevé comptable dans votre propre monnaie, et c’est le taux de change qui permet cette conversion.
- Les suppléments sans prix fixe en devise étrangère. Un supplément dont le prix est indiqué uniquement dans votre propre monnaie est converti au taux en vigueur lorsqu’il est vendu dans une autre monnaie. Si vous lui attribuez plutôt un prix fixe par monnaie, ce prix est utilisé tel quel, de la même manière que pour les prix des chambres.
Les taux peuvent être saisis manuellement ou récupérés auprès d’un service de taux. Le mode « Manual » (saisie manuelle) signifie que vous les saisissez et qu’ils restent en vigueur jusqu’à ce que vous les modifiiez . Le mode «Automatic (from rate API) » (mise à jour automatique) les met à jour selon la fréquence que vous choisissez, indique la date de leur dernière mise à jour et propose un bouton «Update now » (mettre à jour la liste des taux). En mode automatique, une seule monnaie peut toujours être « épinglée » à l’aide deOverride , ce qui la marque comme « Pinned » et laisse les autres se mettre à jour.
Prix à l’étranger selon un intervalle
Ouvrez n’importe quel intervalle sur Base Rates et regardez sous les cases des sept jours. Vous y trouverez une ligne repliée.
Elle est fermée à chaque visite, y compris sur un intervalle pour lequel des cours étrangers ont déjà été enregistrés ; une section fermée ne vous indique donc pas si la mise à jour a été effectuée. Ouvrez-la.
Chaque monnaie prise en charge bénéficie de la même disposition que la monnaie de base située au-dessus : une case «Input Price» accompagnée de «Apply To All» à côté, et des cases pour les sept jours, du dimanche au samedi. Le bouton remplit les sept jours de cette monnaie avec le chiffre figurant dans sa propre case, sans modifier quoi que ce soit d’autre.
Personnes supplémentaires dans chaque monnaie
Si la période prévoit des frais supplémentaires pour les adultes ou les enfants, la fiche « par personne » comporte sa propre section « devises étrangères », intitulée « Multi-Currency Per Person Pricing » et repliée de la même manière. À l’intérieur, il y a un bloc par monnaie, comportant les mêmes lignes que le bloc de la monnaie de base.
Le bouton «Save» situé à côté d’une ligne sert à remplir les cellules, exactement comme dans le bloc de la monnaie de base : il copie le chiffre de cette ligne sur les sept jours. L’intervalle lui-même est enregistré à l’aide du bouton situé au bas de la page.
Grilles vides et prix nuls
La grille de la monnaie de base est protégée. Vous ne pouvez pas enregistrer d’intervalle comportant un zéro pour l’un de ses sept jours. Cette protection ne s’étend pas aux grilles des monnaies étrangères, et les deux façons de laisser une grille incomplète se comportent très différemment.
| Ce que vous avez omis | Ce que voit le visiteur |
|---|---|
| La section n’a jamais été ouverte ; la monnaie n’affiche donc aucun prix. | Le type d'hébergement n'est pas proposé pour les dates concernées lorsque la réservation fait l'objet d'un devis dans cette monnaie. Il n'apparaît tout simplement pas. |
| La section a été ouverte et laissée à zéro. | Le type d’hébergement est proposé, à un prix nul. Pour le système, un zéro correspond à un prix. |
Ce qu’un client finit par payer
Lorsqu’une réservation est établie dans une monnaie étrangère, le prix par nuit correspond au montant figurant dans la grille de cette monnaie, tel quel. Il ne s’agit pas du prix de base converti, et ce montant n’est pas comparé au taux de change ; ainsi, une grille en euros conservant les tarifs de l’année dernière continuera d’être facturée selon ces mêmes tarifs.
Une réservation est libellée dans une seule monnaie du début à la fin. Une fois qu’une chambre est ajoutée au panier, la monnaie est verrouillée pour cette réservation, ce qui évite qu’un relevé de compte ne comporte des dollars sur une ligne et des euros sur la suivante. Les totaux sont reconvertis en votre propre monnaie en arrière-plan à des fins de reporting, à l’aide des taux de change.
Les prix en devises étrangères n’apparaissent pas
- La liste des Tarifs de base. Les lignes indiquent les dates, les règles de séjour et les jours tarifés. Aucun prix n’y figure, quelle que soit la monnaie.
- La matrice de disponibilité. La ligne des tarifs est libellée uniquement dans votre propre devise . Il n’est pas possible d’y voir un prix en euros, ni de le remplacer pour une date donnée. Voir la matrice de disponibilité .
- La grille d’occupation. Aucun prix d’aucune sorte. Voir la grille d’occupation .
Les plans tarifaires comportent leurs propres prix en devises étrangères, définis de la même manière sur leurs propres intervalles de tarification, et couverts par les intervalles de tarification des plans tarifaires .