Ces deux rapports rendent compte des chambres que vous n’avez pas pu vendre. L’un concerne les chambres qui présentaient des dommages, avec le coût des réparations et le nom du réparateur ; l’ autre concerne les chambres retirées de la vente alors qu’aucun dommage n’était à déplorer. Tous deux constituent des historiques couvrant une période donnée plutôt que des instantanés de la nuit en cours, ce qu’il faut bien comprendre avant de pouvoir donner un sens à ces chiffres.
Lequel des deux souhaitez-vous ?
Cette distinction est la même que celle que vous faites lorsque vous retirez la chambre de la vente au départ, et elle est traitée en détail dans les rubriques « Dates bloquées », « Réservations en attente » et « Chambres hors service ». En résumé : « hors service » signifie qu’un élément est défectueux et qu’une réparation doit être prise en charge ; « indisponible » signifie que la chambre est en bon état mais qu’elle ne peut pas encore être vendue.
| Rapport | Couvre | Réponses |
|---|---|---|
| Out of Order | Chambres présentant un défaut : une fuite, un climatiseur défectueux, un problème électrique | Ce qui est tombé en panne, le coût de la réparation, qui l’a réparé et la date de remise en service de la chambre |
| Out of Service | Chambres mises en attente alors qu’elles ne présentent aucun dysfonctionnement : nettoyage en profondeur, remplacement du matelas, séchage de la moquette | Pourquoi la chambre a été mise en attente, pendant combien de temps, et si la période de blocage a eu lieu, est encore à venir ou a été annulée |
Le rapport des chambres hors service
Onze colonnes, et celles qui méritent votre attention sont justement celles qu'il est facile de mal interpréter.
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Status | Pending « is raised » signifie que la panne a été signalée mais que la réparation n’a pas encore commencé ; « In Progress » indique que la réparation est en cours ; « Completed » signifie qu’elle est terminée. Seules les deux premières colonnes décrivent une chambre que vous ne pouvez pas vendre. |
| Issue Type | La catégorie sous laquelle le problème a été signalé. La liste provient des paramètres de l'établissement, ce qui correspond également à ce que propose le filtre. |
| Created On | Date à laquelle le blocage a été signalé, et non celle à laquelle la chambre a été libérée. Un incident signalé mardi pour une réparation programmée vendredi indique « mardi » ici. |
| Expected Return | Date à laquelle la chambre doit être remise en vente. Il s’agit de la date à prendre en compte lorsque la réception a besoin de la chambre. |
| Duration | Nombre de nuits entre le début du blocage et la date de remise en vente prévue. La date de début ne figurant pas dans les colonnes, ce nombre ne correspondra pas toujours à la différence entre la date de remise en vente prévue et la date de création du blocage. |
| Cost of Repair | Le coût prévisionnel de la réparation, dans la monnaie de l’Établissement. Il s’agit d’une estimation liée au blocage, et non d’une facture, et aucun total n’est calculé ici. |
| Maintenance Team | Le responsable de l’intervention. Cette information provient également des paramètres de l'établissement. |
| Set By | L’utilisateur qui a signalé le blocage ; c’est à lui qu’il faut s’adresser lorsque la raison n’est pas évidente. |
Le rapport des salles hors service
Neuf colonnes, et deux différences par rapport au rapport ci-dessus. Il n’y a ni coût ni équipe de maintenance, car aucune réparation n’est en cours. Et le statut correspond à un cycle de vie plutôt qu’à un état d’avancement, avec quatre valeurs :
- Currently OOS : la chambre n’est actuellement pas disponible pour la vente.
- Scheduled : le bloc est réservé et n’a pas encore commencé.
- Returned to Service : le bloc s’est déroulé et la salle est à nouveau disponible.
- Cancelled : le blocage a été annulé, la chambre n’a donc jamais été mise en vente.
Ce rapport affiche les codes « Expected Start » ainsi que « Expected Return », ce qui permet de vérifier l’Duration en les comparant aux deux dates indiquées à côté. La colonne « Reason » contient du texte libre saisi lors de la création du blocage, et les entrées longues sont tronquées dans la cellule.
Filtrer l’un ou l’autre des rapports
Les deux rapports s’ouvrent sur le mois en cours : du premier du mois à aujourd’hui, calculé sur la base de l’Created On. C’est en raison de ce paramètre par défaut qu’une demande de réparation soumise le mois dernier pour une pièce qui est toujours hors service aujourd’hui n’apparaît pas tant que vous n’élargissez pas la plage.
Filter Type détermine la date par rapport à laquelle la plage est calculée et influence le résultat plus que tout autre élément du panneau.
| Type de filtre | Ce que la période prend en compte |
|---|---|
| Created On | Les blocs signalés dans la période, quelle que soit leur date d’exécution. C’est ce qu’il vous faut pour savoir « ce que nous avons retiré de la vente ce mois-ci ». |
| Expected Start | Les réservations devant débuter dans la période, ce qui correspond à une vision prospective. |
| Expected Return | Les réservations dont la date de retour se situe dans la plage, ce qui constitue la liste sur laquelle vous devez vous baser lorsque vous recherchez des chambres. |
| Date Interval | Les blocages qui chevauchent la plage, même partiellement. Un blocage s’étendant du 1er au 10 est détecté par une plage couvrant le 5, ce qu’aucune des trois autres ne ferait. |
Les autres critères sont des sélections multiples qui s’ajoutent : type de chambre, type d’incident, état d’entretien, équipe d’entretien, bâtiment ou étage, et l’utilisateur ayant défini le blocage. Out of service permute le type d’incident, l’équipe et l’état pour les quatre statuts de cycle de vie ci-dessus. Aucune modification n’est appliquée tant que vous n’avez pas cliqué sur « Save » (Appliquer et actualiser), et « Reset all filter » (Revenir au mois actuel) ramène le panneau au mois en cours.
Impression et exportation
Les deux rapports comportent la barre d’outils utilisée par les rapports financiers : des filtres, un bouton d’impression et un menu d’exportation. Le menu propose uniquement l’option « Export as PDF » (Imprimer la page) et rien d’autre ; il n’est donc pas possible d’obtenir un tableur récapitulant les coûts de réparation à partir de cet écran. L’option « Imprimer » ouvre le même fichier PDF dans un nouvel onglet et l’envoie à l’imprimante ; pour cela, les fenêtres contextuelles doivent être autorisées sur ce site. Ces deux actions s’appliquent au contenu affiché à l’écran ; ainsi, les filtres que vous avez définis sont ceux qui s’appliquent au fichier.
Pourquoi le décompte ici diffère-t-il du résumé des pièces ?
C’est ce qui fait perdre dix minutes aux utilisateurs. Le rapport « House Status » recense les salles actuellement hors service ou indisponibles. Ces deux rapports recensent les blocs sur une période donnée, et un bloc peut être terminé, ne pas avoir été commencé ou avoir été annulé.
Sur les captures d’écran ci-dessus, le rapport « hors service » répertorie cinq réparations ce mois-ci tandis que « House Status » indique qu’une seule chambre est hors service. Les deux sont corrects. Trois des cinq chambres sont répertoriées sous Completed et ces chambres sont de nouveau disponibles pour la Vente ; l’une d’entre elles est répertoriée sous Pending avec une date de début prévue dans deux jours, ce qui signifie que cette chambre est encore disponible pour la Vente ce soir ; la cinquième est la chambre 107, qui est la seule chambre répertoriée sous House Status. Le rapport des chambres hors service présente la même situation vue sous un autre angle : cinq blocs ce mois-ci, dont aucun n’est disponible ce soir, ce qui explique pourquoi le résumé des chambres indique zéro.
Ce que ces rapports ne font pas
- No totals. Aucune ligne ne totalise les coûts de réparation ni les nuits perdues, ni à l'écran ni dans le PDF.
- No Excel. Le menu d’exportation ne propose que le format PDF, contrairement aux rapports sur le chiffre d’affaires et l’occupation.
- No history of changes. Vous voyez le bloc tel qu’il se présente actuellement. Une réparation reportée deux fois apparaît de la même manière qu’une réparation qui était prévue depuis le début à cette date.
- Nothing tells you what the room would have earned. La colonne « Coût » correspond au coût de la réparation, et non au manque à gagner.