Quels champs dois-je remplir ?

Name et Source . Ces deux éléments sont signalés par un astérisque et Save reste grisé tant que les deux ne sont pas renseignés. Tout le reste peut être ajouté ultérieurement sur la page de la source elle-même, à une exception près : Source Code , qui ne dispose d’aucun champ sur cette page ; vous devez donc le renseigner maintenant ou ne pas le faire du tout.

Pourquoi le numéro de téléphone que j'ai saisi ne figure-t-il pas dans la liste ?

En effet, la colonne « Phone » de la liste affiche le champ « Mobile », tandis que le champ « Phone » n’apparaît que sur la page de la source elle-même. Il s’agit davantage d’une particularité qu’il convient de connaître que d’un défaut : indiquez le numéro que vous souhaitez que votre équipe voie dans Mobile , et utilisez Phone pour le standard.

Puis-je changer le type d'une source ?

Oui. Ouvrez le code source, modifiez la liste déroulante « Source » dans l’onglet « Source Details », puis cliquez sur « Save Changes ». Les réservations enregistrées par la suite seront soumises à la commission du nouveau type ; celles déjà enregistrées conserveront celle qui leur avait été attribuée initialement. La modification n’apparaît pas dans l’onglet « Activity Logs » ; par conséquent, si vous êtes deux à gérer ces enregistrements, prévenez l’autre personne.

Que dois-je indiquer dans le champ « Pays » ?

Le code à deux lettres, tel que DE ou US . Le champ est une zone de texte simple et accepte sans problème Germany , mais le filtre par pays de la liste propose une liste fixe de pays et effectue la correspondance en fonction de leurs codes ; par conséquent, une source contenant le nom du pays écrit en toutes lettres lui est invisible.

J'ai ajouté deux fois le même partenaire. Comment puis-je les fusionner ?

Ce n’est pas possible. Prostay ne propose pas de fusion des sources de réservation, et la suppression de la fiche en double ne transfère pas ses réservations vers celle que vous avez conservée. Déterminez quelle fiche est la bonne, réattribuez-lui les réservations figurant sur la fiche en double, puis supprimez cette dernière de la liste. Effectuer une recherche dans la liste avant de créer quoi que ce soit est beaucoup moins coûteux que cela.

Puis-je modifier Walk-in ou les autres sources que je n'ai pas créées ?

Non. Ces lignes ne comportent pas de menu à trois points, ce qui signifie que Prostay vous indique qu’elles lui appartiennent. Il en va de même pour les sources créées par une connexion à un canal : modifiez-les du côté du canal, car c’est de cette connexion que proviennent leur nom et leurs réservations.

Ajouter et modifier une source de réservation

Une source de réservation correspond à la fiche d’un partenaire qui vous apporte des clients : Booking.com, un compte d’entreprise, l’agent au bout de la rue. Pour en créer une, il suffit de remplir deux champs. Tout le reste du panneau concerne les coordonnées et les formalités administratives pour lesquelles votre équipe vous remerciera plus tard, et rien de tout cela ne modifie la valeur d’une réservation.

Le seul champ qui a une incidence est «Source », qui associe la source à un type de source, et c’est ce type qui détermine le montant de la commission. Si vous n’avez pas encore configuré vos types, commencez par le faire dans la section « Types de source et leurs commissions », car vous ne pouvez pas enregistrer une source sans en choisir un.

Avant d’en ajouter une

Recherchez d’abord le nom du partenaire dans la liste. Les doublons constituent la seule erreur ici qui soit véritablement pénible à corriger : deux enregistrements pour le même agent répartissent la production de cet agent sur deux lignes, de sorte qu’aucune des deux ne vous indique sa valeur réelle, et Prostay ne propose pas de fonctionnalité permettant de les fusionner. La consultation de la liste est abordée dans la section « Consultation de la liste des Sources de réservation ».

Vérifiez également que le partenaire n’arrive pas déjà via un canal connecté. Les sources correspondant aux canaux que vous avez connectés sont créées automatiquement pour vous, et l’ajout manuel d’un deuxième enregistrement entraîne justement le fractionnement que vous cherchiez à éviter.

Ajouter une source

En haut du panneau « Add Booking Source », sous-titré « Ajoutez un nouvel agent ou canal affilié à votre liste booking sources ». Les liens « Name » et « Source » sont tous deux accompagnés d’un astérisque rouge ; « Source » est un menu déroulant indiquant « Select » ; et en dessous se trouvent « Primary Contact », « Email Address », « Source Code », « Phone » et « Mobile », « Company Tax ID Number », « Company Name » ainsi qu’un bouton « Is Key Account » qui est désactivé. — Le « Nom » et la « Source » sont les seuls champs obligatoires. Vous pouvez remplir les autres champs lorsque vous en aurez les informations.

Cliquez sur «Create New » (Créer une source de réservation ). En haut à droite de la liste des sources de réservation. Le panneau «Add Booking Source » (Source de réservation) s’ouvre à droite.
Saisissez le nom de l’Name. Champ obligatoire. Il s’agit du nom qui apparaîtra dans la liste, dans le sélecteur de sources lorsque votre équipe enregistre une réservation, ainsi que sur tous les rapports de production ; utilisez donc le nom que vos collègues prononceraient à voix haute plutôt que la dénomination légale. Le nom officiel de l’entreprise dispose de son propre champ plus bas.
Choisissez une «Source ». Champ obligatoire ; il s’agit du type de source. Il détermine la commission sur toutes les réservations que ce partenaire vous envoie. La liste comprend tous les types que vous avez définis, qu’ils soient activés ou non.
Remplissez les coordonnées. Tous ces champs sont facultatifs. La personne chargée de relancer une facture dans huit mois est celle à qui ces informations sont destinées.
Définissez l’Is Key Account. Désactivée par défaut. Il s’agit d’un indicateur permettant de filtrer la liste, rien de plus, et vous pouvez l’activer ultérieurement.
Faites défiler vers le bas jusqu’à l’adresse, puis cliquez sur «Save ». Le panneau se ferme et la source apparaît dans la liste.

Le panneau « Add Booking Source » (Recherche de chambres) défilait jusqu’en bas, affichant d’abord une ligne de séparation, puis « Street Address », « Apt, Suite, Floor etc. », « City » et « Country », « Province / State » et « Postal / ZIP Code », avec les boutons « Close » et « out » (grisé) « Save » en bas de page. — La partie « adresse », sous la ligne de séparation. Le champ « Pays » est ici un champ de texte, et non un menu déroulant.

À quoi sert chaque champ ?

Seize champs, qui ne présentent pas tous la même utilité. Ceux qui apparaissent dans la liste sont ceux que votre équipe lira réellement ; les autres sont là au cas où quelqu’un aurait besoin des documents administratifs.

Champ	Fonction et emplacement d’affichage
Namee, obligatoire	Nom d'usage du partenaire. Apparaît sur la liste, dans la liste de sélection des sources lors d'une Réservation, ainsi que sur les rapports de production. Toute modification ultérieure s'applique partout, y compris aux Réservations déjà effectuées.
Source, obligatoire	Le type de source, et par conséquent le taux de commission. Apparaît dans la liste sous la mention « Source Type » et sous forme de badge sur la page dédiée à la source.
Primary Contact	La personne avec laquelle vous êtes en contact. Apparaît dans la liste dans une colonne distincte, ce qui en fait le moyen le plus rapide de répondre à la question « qui devons-nous contacter à ce sujet ? ».
Email Address	Une adresse. Elle apparaît dans la liste sous forme de lien e-mail fonctionnel, ainsi que dans le bloc de contact sur la page de la source. Aucun contrôle ne vérifie qu’il s’agit d’une adresse valide ; veillez donc à la relire avant de l’enregistrer.
Source Code	Un code abrégé de votre choix pour ce partenaire. Il apparaît dans la liste. Définissez-le dès maintenant si vous le souhaitez, car la page de la source ne comporte pas de champ prévu à cet effet par la suite.
Phone	Le standard ou la ligne fixe. N’apparaît que sur la page de la source elle-même. La colonne « Phone » de la liste n’affiche pas ce champ.
Mobile	Le numéro permettant de joindre une personne. C’est ce qui s’affiche dans la colonne « Phone » de la liste, ainsi que dans le bloc de coordonnées de la page de la source. Si vous ne saisissez qu’un seul numéro, indiquez celui-ci.
Company Tax ID Number	Le numéro d’enregistrement dont votre service financier a besoin sur une facture. Enregistré sur la page de la source, et nulle part dans la liste.
Company Name	L’entité juridique, lorsqu’elle diffère de la raison sociale. Même emplacement : uniquement sur la page source.
Is Key Account	Un indicateur. Il apparaît sous la forme « Yes » ou « No » dans la colonne « Key Account » de la liste et permet d’effectuer un filtrage. Il ne confère aucun traitement particulier à la source.
Street Address, Apt, Suite, Floor etc., City, Province / State, Postal / ZIP Code	L’adresse de facturation, conservée sur la page de la source. À remplir pour toute personne à qui vous facturez, mais à ignorer pour un canal sur lequel vous ne publiez jamais rien.
Country	Il s’agit d’un champ de texte, et la colonne « Country » de la liste affiche exactement ce que vous saisissez. Le filtre « Pays » de la liste fonctionne avec des codes à deux lettres ; saisissez donc « DE » plutôt que « Germany » si vous souhaitez que cette source apparaisse lorsqu’un utilisateur utilise ce critère de filtrage.

Modification d’une source a posteriori

Ouvrez la liste, cliquez sur le menu à trois points situé à la fin de la ligne, puis sélectionnez « Edit ». Cela ouvre la page de la source dans son onglet « Source Details », qui présente les mêmes champs que le panneau d’ajout, disposés sur deux fiches. Les lignes ne comportent pas de menu lorsque la source est gérée directement par Prostay, commeWalk-in , et celles-ci ne peuvent en aucun cas être modifiées.

L'onglet «Source Details» de l'source de Booking.com. Une fiche «Source information» contient les éléments suivants : Name, Primary Contact, Source, Email Address, Phone, Mobile, Company Name et Company Tax ID Number, tous renseignés. Une fiche «Address» située en dessous contient les éléments suivants : Street Address, Apt, Suite, Floor etc., Country, City, Province / State et Postal / ZIP Code. — Les mêmes champs que dans le panneau d’ajout, répartis sur deux fiches, avec la source chargée.

Source information. Nom, coordonnées, numéros de téléphone, informations sur l’entreprise et menu déroulant «Source ». Tout ici est modifiable directement, sans astérisques ni validation.
Address. L’adresse de facturation. Les champs sont identiques à ceux du panneau d’ajout, bien que «Country » (Région) précède «City » (Ville) ici et le suive là-bas ; cela mérite un deuxième coup d’œil avant de saisir des informations dans le champ incorrect.

Le reste de la page présente l’historique de la source : ce qu’elle a produit, les notes laissées par votre équipe, les Documents et un journal indiquant qui a modifié quoi. Ce sujet est abordé dans la section « Le profil de la source et sa production ».

La partie supérieure de la fiche «Source information», recadrée de manière à ne faire apparaître que le champ «Name» indiquant «Booking.com», le champ «Primary Contact» indiquant «Lars Jansen» et la liste déroulante «Source» indiquant «OTA». — « Source » correspond au type auquel appartient cette source, et c’est le seul champ ici qui détermine le coût des réservations qu’elle vous occasionne.

Le fait de changer le type d’une source modifie la commission sur les réservations qu’elle génère à partir de ce moment-là. C’est la bonne décision à prendre lorsqu’un partenaire renégocie, et c’est une erreur qui passe inaperçue lorsque quelqu’un choisit le mauvais type lors d’une matinée chargée, car rien d’autre sur la page ne semble différent par la suite. Si la production d’une source semble erronée dans un rapport, ce menu déroulant est la première chose à vérifier.

Fonctionnalité de « Enregistrer les modifications »

Au bas de la barre de profil : une carte d’Key Account, avec son bouton d’activation et la mention « Signaler ce site booking source comme key account », ainsi qu’un bouton bleu « Save Changes » occupant toute la largeur, situé juste en dessous. — Une seule commande «**Save Changes**» s’applique à l’ensemble de la page, y compris le bouton «Key Account» situé au-dessus.

Il y a un seul bouton «Save Changes », situé au bas du panneau de gauche, qui enregistre à la fois les fiches et le bouton « Key Account ». Vous obtenez le message «Successfully updated booking source!» lorsqu’il s’affiche. Prostay ajoute également une ligne dans l’onglet «Activity Logs» du code source, indiquant chaque champ que vous avez modifié, son ancienne valeur et sa nouvelle valeur, accompagnées de votre nom et de l’heure.

Si vous quittez la page sans enregistrer, vos modifications seront perdues, et aucun message ne vous en avertit. Vous pouvez passer d’un onglet à l’autre sur la page en toute sécurité, car ils font tous partie d’une même page ; c’est le fait de quitter la source qui entraîne leur suppression.

Ce que vous ne pouvez pas modifier ici

Élément	Emplacement réel
La commission sur cette source	Dans le type de source. Modifiez le pourcentage associé à ce type ou attribuez un autre type à la source.
L'Source Code de la source	Ne peut être défini que lors de la création de la source. La page ne comporte pas de champ dédié à cet effet ; par conséquent, un code mal saisi restera erroné.
Quelles réservations sont attribuées à cette source	Au niveau de chaque réservation. L'onglet « History » de la source les répertorie, mais ne les réattribue pas.
Suppression de la source	Via le menu de la ligne dans la liste. Il n’y a pas de bouton « Supprimer » sur la page de la source elle-même.
Informations concernant l’Walk-in et les autres sources du système	Rien. Prostay les gère, et elles ne disposent pas de menu de ligne à ouvrir.

Points susceptibles de poser problème

Ce que vous voyez	Pourquoi
Save est grisé sur un panneau que vous avez rempli	Source figure toujours sur Select. Ce champ est obligatoire, et il est facile de le manquer en faisant défiler la page.
Un tiret dans la colonne « Phone » de la liste, pour une source comportant un numéro de téléphone	Le numéro a été saisi dans « Phone ». La colonne affiche « Mobile ».
Une source manquante dans le filtre « pays » de la liste	Son champ « Country » contient un nom plutôt qu’un code à deux lettres. Le filtre recherche des codes.
Absence de champ « Source Code » sur la page de la source	Il n’y en a pas. Le code est défini lors de la création de la source et ne peut pas être modifié par la suite.
Une adresse e-mail manifestement erronée enregistrée sans avertissement	Le champ ne vérifie pas ce que vous saisissez. Relisez-le vous-même, car les e-mails envoyés à une mauvaise adresse n'arriveront pas à destination et rien ne vous le signalera.
Vos modifications ont disparu lorsque vous revenez à la source	Vous avez quitté la page sans cliquer sur « Save Changes ». Aucun message ne vous avertit lorsque vous quittez la page.
Une modification de type manquante dans l'onglet «Activity Logs »	Le journal enregistre les champs de texte et les changements de type. Le fait de changer le type d’une source est enregistré, mais n’apparaît pas dans le journal ; notez-le donc quelque part si cela a de l’importance.