Taxes et frais

Cet écran regroupe tous les frais que vous ajoutez à une facture et qui ne concernent ni la chambre elle-même ni un achat effectué par le client. Taxe sur les ventes, taxe de séjour, frais de service, frais de station. La plupart des établissements n’en comptent que cinq ou six, mais chacun d’entre eux implique quatre choix, dont trois modifient le calcul plutôt que la formulation. Cet article porte principalement sur ces trois-là.

1. Le bouton « Actif ». Il ne s’agit pas d’un indicateur de brouillon. C’est le bouton permettant d’activer les frais, et cela prend effet dès le devis suivant.
2. La colonne « Type ». La manière dont le montant est multiplié. Six possibilités, décrites ci-dessous.
3. Une ligne désactivée. La taxe de séjour existe, est entièrement configurée, mais n’apparaît sur aucune facture.

La liste correspond à l’ensemble actif

La description en haut de l’écran indique que la création d’une taxe ne entraîne pas son application automatique. Prenez cela avec des pincettes. Il n’y a pas de deuxième étape où vous associez une taxe à un tarif ou à un type de chambre : lorsque Prostay calcule le prix d’une Réservation, le système consulte cette liste, conserve tout ce qui est « Active » et « exclusive », puis ajoute une ligne pour chacune d’entre elles. Le bouton situé à gauche de chaque ligne constitue l’intégralité de l’activation.

Si l’Add new Tax or Fee n’apparaît pas à l’écran et qu’aucune ligne ne propose « Edit », votre rôle ne comprend pas l’autorisation correspondante. Un administrateur peut l’ajouter depuis Users dans les Paramètres système, sous Integrations › Taxes & fees. La consultation de la liste est un droit distinct de sa modification, ce qui est la configuration habituelle pour un écran qui détermine ce qui est facturé aux clients.

Éléments ou Réservations

La première décision à prendre dans le menu déroulant, et celle qui détermine lequel des deux calculs totalement distincts s’applique à vos frais.

Il convient de connaître deux conséquences liées au choix de l’option « Items » avant de la sélectionner. La première est que la colonne « Type » de la liste affiche désormais « N/A » pour cette ligne, ce qui est correct et ne constitue pas une erreur. La seconde est que sur la facture, chaque taxe par poste active et exclusive est regroupée en un seul pourcentage combiné et appliquée à chaque frais ; ainsi, une taxe sur les ventes de 9 % associée à une taxe locale de 4 % est facturée à 13 % sur une seule ligne plutôt que sur deux. L’ajout d’une deuxième taxe par poste augmente automatiquement le taux de chaque frais rapide dans le bâtiment.

Exclusif ou inclusif

« Hors TVA » signifie que les frais s’ajoutent au tarif. « TVA comprise » signifie qu’ils sont déjà inclus dans le tarif que vous proposez.

Ce qu’il est facile de négliger, c’est le caractère absolu du paramètre « inclus ». Un frais « inclus » est entièrement exclu du devis : pas de ligne de facturation, pas de montant, pas de mention. Il n’apparaît pas sous la forme d’une note « Taxes comprises », et le montant total à payer par le client ne varie pas d’un centime. Marquer un supplément comme inclus revient en pratique à le désactiver, à une différence près : il reste affiché comme s’il était configuré. Si vos tarifs sont indiqués TTC et que vous avez également besoin que les taxes soient détaillées sur la facture, ce paramètre ne vous permettra pas d’y parvenir.

Les six types de calcul

Pour un montant de réservation, «Type» correspond au multiplicateur. Le montant que vous saisissez en dessous n’a aucune signification tant que ce menu déroulant n’indique pas par quel facteur il doit être multiplié.

Le type « par personne » est celui qui prend en compte l'occupation que vous avez saisie lors de la réservation plutôt que la capacité de la chambre ; ainsi, une Family Room vendue à deux adultes est facturée pour deux personnes, et non pour quatre. Notez également que les types de pourcentage s’appliquent uniquement au sous-total de la chambre. Un pourcentage ne s’applique jamais aux suppléments de la même réservation ; c’est à cela que sert le paramètre distinct « Items ».

Montants, pourcentages et autres monnaies

Le champ «Amount » (Montant) change de format en fonction du type indiqué au-dessus. Si vous choisissez un type de pourcentage, il est intitulé «Amount (%) » et accepte un nombre seul : 9 signifie 9 %. Si vous choisissez un type de montant fixe, il est précédé de la monnaie de votre Établissement, comme dans l’USD sur la taxe de séjour ci-dessus, et 2 signifie deux dollars.

Un montant fixe donne également lieu à une section «Multi-Currency Prices » (Montant fixe) en dessous. Les montants fixes sont exprimés dans la monnaie de base de l’Établissement, de sorte que lorsqu’un client reçoit un devis dans une autre monnaie, Prostay doit effectuer la conversion. En renseignant les prix multidevises, vous remplacez cette conversion par un chiffre que vous avez choisi, ce qui est important pour les frais qui, légalement, correspondent à un chiffre rond dans leur propre devise : une taxe de séjour de deux euros doit s’afficher comme deux euros, et non comme le montant de 1,83 euro résultant du taux de change du jour. Les frais exprimés en pourcentage n’affichent jamais cette section, car un pourcentage d’un sous-total déjà converti est déjà libellé dans la bonne monnaie.

Facturés en sus de tous frais

Cette question n’apparaît que lorsque l’option «Tax/Fee Type » est activée (Tax) ; elle demande si la taxe doit s’appliquer aux frais ainsi qu’à la chambre. Des frais de service de 5 % suivis d’une taxe facturée en sus des frais taxent la chambre plus les frais de service ; la même taxe avec la réponse « non » taxent uniquement la chambre. Les frais ne font jamais l'objet de cette question, car aucun frais n'est prélevé sur d'autres charges.

Pièges courants