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Opérations / Bien-être · Spa et bien-être
Gérez le carnet de rendez-vous, les thérapeutes et les salles de soins à partir du même système que celui de la réception. Les soins sont directement enregistrés sur le compte du client, et les personnes qui ne séjournent pas dans votre établissement peuvent tout de même prendre rendez-vous, payer et repartir avec un reçu.
Fonctionne
Un agenda, un registre des clients, un catalogue de produits, un dossier. Il n'y a pas d'interface à configurer, pas de table de correspondance à synchroniser et rien à rapprocher en fin de soirée.
01
Un tableau de planification des ressources avec l'heure indiquée sur le côté et une colonne par thérapeute ou par salle de soins, ainsi que des vues hebdomadaires et mensuelles et une liste « Aujourd'hui » pour le poste du thérapeute.
02
Les cabines, les suites pour couples et les salles d'eau sont répertoriées comme des « types de chambres », tandis que les caissons de flottaison, les masques LED et les lits hydromassants sont classés comme des équipements réservables.
03
Les plannings hebdomadaires, les congés et les gardes supplémentaires ponctuelles, les compétences, les langues parlées et la préférence en matière de genre déterminant qui peut être affecté à tel ou tel soin.
04
Facturer la chambre, facturer un compte, effectuer le règlement à la réception ou marquer un soin comme déjà payé. C'est le système qui détermine la procédure à suivre pour l'opérateur, et non l'opérateur lui-même.
05
Vendez un soin ou un produit au détail à une personne qui n'a jamais séjourné chez vous, acceptez un paiement en espèces ou par carte, et attribuez un numéro de facture sans créer de dossier.
06
Des formules d'abonnement proposant des réductions et des soins inclus, ainsi que des forfaits prépayés, comme par exemple dix massages de soixante minutes, à utiliser lors de la prise de rendez-vous.
07
Minutes réservées par rapport aux minutes disponibles par thérapeute et par salle, chiffre d'affaires par soin et par provenance du client, et coût des absences sans préavis.
Agenda
Un massage de soixante minutes mobilise le thérapeute pendant soixante minutes et la salle de soins pendant soixante-quinze minutes. Tout système qui modélise cela comme un seul chiffre finit par accuser un retard de quinze minutes dès le milieu de l'après-midi. La vue journalière met en évidence cette différence, ce qui permet à la réception de comprendre pourquoi le créneau de 15 heures n'est en réalité pas disponible.
Ce que la vue de jour vous offre
Disponibilité
Un hôtel peut se permettre de surbooker, car une chambre peut être libérée à la dernière minute. Ce n'est pas le cas d'un thérapeute. C'est pourquoi le moteur de gestion des disponibilités vérifie simultanément la disponibilité du thérapeute, de la salle de soins et du matériel ; en cas de conflit, le système refuse la réservation plutôt que d'afficher un simple avertissement sur un tableau de bord que quelqu'un consultera le vendredi.
Comment vérifier si un créneau horaire est disponible
Lieux de traitement
Certains établissements accueillent leurs clients dans leur propre villa. D'autres transforment une chambre d'amis en gîte pour la saison. Ces deux types d'hébergement se ressemblent, mais fonctionnent de manière opposée, car l'un mobilise le parc hôtelier tandis que l'autre n'y a pas recours ; c'est pourquoi le module les distingue.
Quatre lieux où un traitement peut être dispensé
Facturation par folio
Tous les autres systèmes de spa du secteur hôtelier sont connectés au PMS. Ils associent leurs services à vos comptes par nom, leurs codes fiscaux par nom, et quelqu’un procède chaque soir au rapprochement des deux. Le spa de Prostay n’a besoin d’aucune connexion, car un soin est un produit figurant dans le catalogue que vous gérez déjà, et le dossier client est celui que vous consultez déjà.
Ce que cela supprime de la routine de clôture
Invités extérieurs
Seule une petite partie des clients de l'hôtel réserve un soin ; la ville ne représente donc pas une erreur d'arrondi, mais bien l'autre moitié de l'activité. Le problème a toujours été d'ordre financier : un client à la journée qui paie en espèces pour un massage ne devrait pas générer un compte comptable que quelqu'un doit penser à clôturer.
Comment sont gérées les relations avec les entreprises extérieures
Adhésions
Les abonnés et les acheteurs de forfaits font toute la différence entre un spa qui affiche complet et un spa qui espère le devenir. Dans les deux cas, il s’agit d’une avance financière en vue d’un soin ultérieur, et les deux échouent de la même manière lorsque le logiciel considère un échange de bon comme une vente : le client voit une ligne d’un montant nul sur sa facture et demande pourquoi le massage est gratuit.
Ce dont bénéficient les membres et les abonnés aux séries
Politique
Les annulations de dernière minute et les absences sont ce qui coûte le plus cher dans un spa, car une heure inoccupée ne peut plus être vendue par la suite. Les facturer ne fonctionne que si ces frais sont une règle appliquée automatiquement par le système, et non une décision que la réceptionniste doit justifier auprès d'un client à l'accueil.
Ce que couvrent les paramètres de la politique
Chiffre d'affaires
Les salles de soins constituent des actifs à forte marge que la plupart des établissements évaluent avec moins de rigueur que leurs chambres. Les rapports présentés ici s'appuient sur les rendez-vous associés à leurs écritures plutôt que sur les lignes de facturation filtrées par catégorie, car un rendez-vous donne lieu à une estimation avant même qu'une facturation ne soit effectuée.
Les chiffres que l'on demande à un responsable de spa
Les plateformes de spa destinées aux entreprises sont conçues et tarifées pour les groupes hôteliers disposant d'un directeur de spa. Ce n'est pas le cas de la plupart des spas, qui continuent d'être gérés à l'aide d'un agenda papier, les frais étant ensuite saisis manuellement dans le dossier client.
Spas de villégiature
Des thérapeutes aux compétences variées et aux horaires différents, des salles adaptées à certains soins mais pas à d’autres, et un planning qui doit rester exact tout au long d’une saison chargée sans que personne ne le vérifie manuellement.
Hôtels de charme
La réception gère les réservations entre deux arrivées. Le module doit être suffisamment intuitif pour être utilisé de cette manière, tout en étant suffisamment rigoureux pour empêcher qu'un créneau ne soit jamais attribué deux fois.
Des stations thermales ouvertes à la ville
Les visiteurs à la journée, les membres et les acheteurs de forfaits sont facturés correctement sans recourir à un deuxième système de gestion des espèces, et leurs chiffres d'affaires sont comptabilisés séparément afin que vous puissiez évaluer la valeur du marché local.
Le module « Spa » partage les mêmes clients, produits, taxes, dossiers clients, paiements, autorisations et rapports que tous les autres modules Prostay.
Tarification
Ajoutez-le quand vous en avez besoin.
« Spa & Bien-être » est un module optionnel que vous pouvez activer pour chaque établissement ; son tarif est disponible sur demande. Indiquez-nous le nombre de salles de soins et de thérapeutes dont vous disposez, et nous vous proposerons un devis correspondant en plus du reste de votre forfait.
Envoyez-nous les informations relatives au fonctionnement actuel de votre spa : la carte des soins, les durées, les thérapeutes, les cabines et les tarifs. Nous les intégrerons dans un environnement de test Prostay avant votre démonstration.