Ce à quoi il répond
La liste des comptes de l'établissement répond à la question « quel est le montant dû par chaque compte ? ». Ce rapport répond aux deux questions qui en découlent : quels montants ont été comptabilisés sur l’ensemble de ces comptes, et depuis combien de temps ces créances sont-elles en souffrance ?
Postings report situé en haut de l’écran des comptes de l’établissement permet de l’ouvrir. Son accès est soumis à une autorisation distincte, View the house-account postings report , indépendante de celle permettant de consulter les comptes ; ainsi, un comptable peut se voir attribuer cette autorisation sans autre.
La liste
Chaque ligne correspond à une écriture. Le compte auquel elle appartient est indiqué sur chaque ligne, avec son numéro en dessous ; ainsi, une même description figurant sur quatre comptes différents reste facilement identifiable, et un badge « Charge » ou «Payment » indique dans quelle direction l’argent a été transféré. Les Paiements sont en vert, ce qui constitue le moyen le plus rapide de lire la colonne.
Le rapport s’ouvre sur les trente derniers jours. Les deux champs de date permettent de modifier cette période, et la liste se rafraîchit dès que vous les remplissez. Tous les autres éléments affichés à l’écran sont calculés à partir de la période sélectionnée.
All ,Charges et Payments permettent de filtrer les données affichées dans le tableau. Payments , pour un jour donné, est ce qui se rapproche le plus, dans ce rapport, d’une liste des recettes pour les comptes de maison.
Charged etCollected font le total des prélèvements et des Paiements sur l'ensemble de la période. Postings compte le nombre de lignes actuellement visibles ; c'est donc la seule vignette qui change lorsque vous basculez entre Charges etPayments . Les deux vignettes financières, quant à elles, ne changent pas.
Le nom du compte figurant sur chaque ligne est un lien vers le compte lui-même, ce qui est généralement la prochaine étape souhaitée après avoir repéré une écriture qui semble erronée. Le reste de la ligne n’est pas cliquable, veillez donc à cliquer sur le nom.
Soldes par période
Sous la liste se trouve la partie pour laquelle un responsable financier ouvre cette page :
Chaque compte ouvert présentant un solde débiteur est classé dans l’une des cinq catégories en fonction du nombre de jours écoulés depuis sa date d’Payment due . La catégorie «Not yet due» regroupe les comptes dont la date n’est pas encore arrivée, tandis que les quatre catégories suivantes regroupent ceux dont la date est déjà passée : 1 à 30 jours, de 31 à 60, de 61 à 90 et plus de 90.
Deux points concernant ce panneau méritent d’être retenus.
Il ignore la plage de dates. C’est un choix délibéré et c’est la seule solution sensée : une créance n’appartient pas nécessairement à la fenêtre que vous êtes en train de consulter, et une facture datant de mars reste tout autant impayée, que le mois de mars figure ou non dans les cases ci-dessus.
Un compte sans date d’échéance est classé dans la catégorie «Not yet due ». Comme aucune date ne peut être dépassée, il ne vieillit jamais, quelle que soit sa durée d’existence. Si vos dettes les plus anciennes n’apparaissent pas, c’est la première chose à vérifier.
Pour les faire apparaître
Export CSV exporte les données que vous consultez : les lignes que le filtre a laissées visibles, sur la plage que vous avez définie, avec la date, le numéro de compte, le nom du compte, les frais ou les Paiements, la description, la quantité et le montant en tant que colonnes. Le fichier est nommé d’après la plage qu’il couvre, ce qui permet de conserver la lisibilité d’un dossier les regroupant.
Le panneau des soldes par ancienneté n’est pas inclus dans l’exportation. Si vous avez besoin de ces chiffres ailleurs, vous pouvez les relever à l’œil nu sur cet écran.
Points pouvant prêter à confusion
Les lignes « Charged » et « Collected » ne sont pas affectées par le filtre. Passez en mode «Payments » et le tableau affiche les paiements, tandis que le mode «Charged » continue d’afficher les débits pour l’ensemble de la plage. Considérez les en-têtes comme les totaux de la plage, et non comme ce qui s’affiche à l’écran.
Les lignes annulées n’apparaissent pas ici. Une écriture annulée conserve les totaux sur son compte et figure également dans ce rapport ; ainsi, le rapport et les comptes concordent. Si vous recherchez un élément dont vous savez qu’il a été comptabilisé, consultez le grand livre du compte, où la ligne annulée est toujours visible avec son motif.
Ceci concerne uniquement les comptes internes. Aucune écriture enregistrée sur un dossier de réservation n’apparaît ici, même si cela y ressemble. Pour les frais liés aux séjours, utilisez les rapports de Réservations et de recettes.
Un rapport vide est généralement dû à la plage de dates. Il s’ouvre sur les trente derniers jours, ce qui ne correspond pas à la période de référence d’une agence qui effectue ses règlements trimestriels. Élargissez la plage de dates avant de conclure qu’aucune écriture n’a été passée.