Il s'agit de l'écran de paramètres le plus long de Prostay et de celui dont l' impact est le plus large. Quatre sections, un bouton «Save Changes» en haut de la page, et des choix qui apparaissent sur la facture d’un client, dans le flux de disponibilité d’un canal de distribution et dans le calcul qui convertit un tarif en euros dans votre monnaie comptable. Deux d’entre eux ne peuvent pas être annulés une fois appliqués.
Préférences de format
Il s’agit de paramètres de présentation, à une exception près. La langue, le format de la date, le format de l’heure et le format des nombres modifient la manière dont les informations sont affichées, mais n’ont aucune incidence sur leur signification. Si vous vous trompez, cela ne cause aucun préjudice, mais peut simplement être source d’agacement.
Property Time Zone est l’exception, et elle est marquée comme obligatoire pour une bonne raison. Il s’agit du fuseau horaire auquel chaque date du produit est rattachée. Un établissement situé à Los Angeles et configuré sur une zone européenne affichera les arrivées de ce soir sous la date de demain pendant la majeure partie de la journée de travail, et tous les rapports regroupant les données par date présenteront des erreurs aux extrémités. Configurez-la une seule fois, correctement, lors de la création de l’établissement.
Application Currency Il s’agit de votre monnaie comptable. C’est celle dans laquelle sont calculés les totaux des folios, celle dans laquelle les factures sont émises, et la base par rapport à laquelle toutes les autres monnaies sont évaluées. La modifier ultérieurement n’entraîne pas de réévaluation des prix, ce qui signifie que les chiffres restent identiques et que seul le symbole qui les précède change. Ne la considérez pas comme un moyen de changer de monnaie.
La monnaie et la raison de son verrouillage
Allow Multi-Currency vous permet d’établir des devis et d’accepter des paiements dans des monnaies autres que votre devise comptable. Les monnaies que vous sélectionnez sous «Supported Currencies » deviennent les options proposées partout où un prix est défini, notamment dans les forfaits tarifaires et dans l’ éditeur de tarifs lors d’une Réservation.
Votre monnaie comptable n’apparaît jamais dans cette liste. Il s’agit de la monnaie de base ; la proposer en tant que monnaie étrangère par rapport à elle-même n’aurait donc aucun sens.
Taux de change, manuels ou automatiques
Chaque taux répond à une question : combien de votre devise de base vaut une unité de cette monnaie ? Avec l’USD comme devise de base, un taux de l’EUR à 1,09 signifie qu’un euro vaut 1,09 dollar. Prostay utilise ces taux dans les deux sens, pour calculer un prix en devise étrangère à partir d’un prix de base et pour convertir le montant total d’une réservation en devise étrangère dans la devise du relevé.
Manual signifie que le personnel saisit les taux et que ceux-ci restent fixes jusqu’à ce que quelqu’un les modifie, ce qui correspond au souhait de la plupart des Établissements : un taux qui ne varie pas en cours de séjour est plus facile à expliquer à un client qu’un taux qui varie. Automatic (from rate API) récupère les tarifs auprès d’un fournisseur à la fréquence choisie, toutes les heures ou toutes les semaines, et indique la date de la dernière réussite. En mode automatique, vous pouvez toujours « épingler » une monnaie spécifique, ce qui maintient ce tarif fixe tandis que les autres continuent de se mettre à jour. Une monnaie « épinglée » s’affiche comme «Pinned » avec une valeur «Override » qui lui est propre.
Les taux ne s’appliquent qu’aux conversions effectuées après leur définition. Les réservations dont le prix a déjà été fixé conservent le taux qui leur a été attribué, ce qui correspond au comportement souhaité et explique pourquoi un changement de tarif en milieu de saison n’entraîne pas une vague de corrections.
Préférences d’automatisation
C’est dans cette section que l’Établissement décide de ce qui se passe sans que personne n’ait à cliquer. Les deux options qui méritent le plus d’attention sont les deux premières.
Allow additional bookings when property is at full occupancy Cette option autorise la surréservation délibérée. Les établissements qui y ont recours le font en toute connaissance de cause, en partant du principe qu’une part prévisible des réservations ne se concrétisera pas. Si vous ne procédez pas à ce calcul, désactivez cette option, car lorsqu’elle est activée, les chiffres de disponibilité cessent d’être une limite et deviennent une simple suggestion.
Le paramètre qui transfère automatiquement une réservation pour laquelle personne ne s’est présenté vers « No-Show » est celui qui garantit l’exactitude de la liste des arrivées. S’il est désactivé, les non-arrivées de la veille restent en statut « Confirmé » jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive, et les frais de non-présentation prévus dans vos politiques d’annulation ne sont jamais pris en compte, car rien ne les signale.
La vente le jour même se fait à l’aide de deux boutons, et non d’un seul. L’option « Allow same-day bookings on the Booking Engine and channels? » détermine si la journée est vendable en ligne ou non. Same-day bookings until , le commutateur situé en dessous, fait apparaître un champ horaire, et cette heure limite correspond au moment de la journée après lequel la vente pour la journée en cours cesse d’être possible ; c’est ainsi que vous évitez une réservation à 23 h 40 pour une chambre que personne ne pourra vous remettre à la réception.
Ces deux paramètres sont indépendants, et rien ne vous empêche de définir une combinaison qui n’a aucun sens. Une heure limite avec les réservations le jour même désactivées n’impose aucune restriction, car il n’y a rien à restreindre. Lorsque les réservations le jour même sont activées sans heure limite, les chambres du jour sont vendues jusqu’à minuit. Si vous souhaitez définir une heure limite, les deux cases doivent être cochées.
Auto Assign Reservations attribue des chambres spécifiques plutôt que de laisser les réservations au niveau du type de chambre, et les deux cases à cocher situées en dessous déterminent la portée : appliquer cette option aux réservations existantes, actuelles et futures, ou uniquement aux nouvelles réservations. « Nouvelles réservations uniquement » est le choix le plus sûr, car l’autre option modifierait les attributions qu’une personne aurait pu effectuer délibérément.
Préférences diverses
Enable GDPR Compliance Functionality Active la gestion de la protection des données. Si vous acceptez une seule réservation d’un résident de l’UE, cette option doit être activée, et ce avant la réservation plutôt qu’après la demande de données.
Format for customer name in calendar Permet de choisir entre «Surname, Name » et «Name Surname » sur les cases du Calendrier. L’affichage du nom de famille en premier facilite la recherche d’une réservation parmi deux cents autres, ce qui est précisément la fonction du Calendrier.
Enable Payment Allocation détermine si les paiements sont affectés à des frais spécifiques plutôt qu’au solde dans son ensemble. Les établissements qui émettent des factures détaillées le souhaitent généralement ; ceux qui règlent un montant global au moment du départ ne le souhaitent généralement pas.
Show Check-outs in Departure List on Dashboard et «Show Estimated Arrival Time » sont toutes deux des préférences d’affichage pour la réception, et il vaut mieux se renseigner auprès de celle-ci plutôt que de prendre une décision à leur place.
Durée minimale de séjour
Minimum Length Of Stay est une durée minimale, valable pour l’ensemble de l’Établissement, applicable à la durée d’une réservation ; contrairement à la plupart des éléments de cette section, elle a un impact concret : le formulaire de réservation repousse la date de départ pour respecter cette durée, de sorte qu’une réservation d’une seule nuit ne peut tout simplement pas être saisie lorsque le minimum est de deux nuits.
Il s’agit d’un outil peu nuancé. Un minimum valable pour l’ensemble de l’Établissement s’applique chaque nuit de l’année, y compris les nuits en milieu de semaine que vous vendriez volontiers pour une seule nuit. Si votre minimum varie selon la saison ou le tarif, définissez-le plutôt dans les tranches tarifaires , où il peut différer selon la date, et laissez ce paramètre sur « un ».
Allow reservations below minimum length of stay ouvre une liste de sélection des utilisateurs susceptibles d’enfreindre la règle. Il s’agit de l’exception réservée au responsable de la réception : la règle s’applique à tout le monde, sauf aux deux ou trois personnes en qui vous avez suffisamment confiance pour juger quand elle ne doit pas s’appliquer. Veillez à ce que cette liste reste courte, sinon la règle n’en est plus une.
Pièges courants
- Choisir des monnaies avant d’en avoir besoin. La liste se verrouille après la première sauvegarde et ne peut plus être raccourcie à partir de cet écran. Trois monnaies que vous utilisez valent mieux que six que vous pourriez utiliser.
- Définir le fuseau horaire trop tard. Toutes les dates déjà enregistrées ont été interprétées selon l’ancien fuseau. Corrigez cela dès le premier jour, et non au troisième mois.
- Considérer la devise de l’application comme un simple changement de devise. La modifier ne convertit rien. Elle ne fait que renommer les montants.
- Laisser la fonction « non-présentation automatique » désactivée. Les non-présentations d’hier restent « Confirmées », la liste des arrivées perd toute fiabilité et les frais de non-présentation ne sont même pas pris en compte.
- Utiliser la durée minimale de séjour applicable à l’ensemble de l’Établissement comme règle saisonnière. Elle s’applique toutes les nuits de l’année. Les durées minimales saisonnières doivent être définies au niveau de l’intervalle tarifaire .
- Enregistrer à partir du bouton du haut et supposer que tout a été pris en compte. Un seul bouton enregistre les quatre sections ; ainsi, une modification isolée située trois sections plus loin est également enregistrée. Lisez la page avant d’enregistrer, et non après.