Cet écran récupère un tableur contenant les réservations que vous avez déjà enregistrées ailleurs et les transforme en Réservations Prostay. Il s’agit d’un outil de migration, utilisé une seule fois lors de votre installation, puis occasionnellement par la suite lorsqu’un groupe arrive sous forme de liste plutôt que de réservations individuelles. Tout ce qu’il crée est une réservation ordinaire par la suite, modifiable et annulable comme n’importe quelle autre.
Rien n’est créé tant que vous n’avez pas consulté chaque ligne à l’écran et cliqué sur « Submit Import ». Le téléchargement d’un fichier est sans risque ; il remplit un tableau et rien de plus.
Le modèle, ainsi que la colonne qui y manque,
Download Template vous fournit un fichier CSV comportant trente-sept colonnes et deux lignes d'exemple. Adaptez votre exportation à ce modèle et l'essentiel du travail sera fait.
Peu importe l’aspect des valeurs, l’essentiel est que les lignes appartenant à une même réservation partagent une même valeur. La référence propre à votre ancien système est la solution la plus évidente à utiliser. Une fois la colonne créée, chaque ligne doit contenir une valeur : une ligne laissée vide est ignorée sans avertissement ; ainsi, si un fichier importe moins de réservations que prévu, il convient de vérifier en premier lieu s’il y a des cases vides dans cette colonne.
Les colonnes lues
Le modèle comporte trente-sept colonnes car il provient d’un système qui en comptait autant. Prostay en lit douze, les autres sont conservées et ignorées. Il n’y a aucun inconvénient à les laisser telles quelles.
| Colonne | Ce qu’elle devient |
|---|---|
| Rsv No | La clé de regroupement. Elle ne fait pas partie de la réservation elle-même. Ajoutez-la vous-même ; le modèle ne la mentionne pas. |
| Reservation Name | La source de la réservation, telle que Booking.com. Malgré son nom, il ne s’agit pas d’une personne. |
| Guest Name | Le client, dont le nom de famille précède le prénom : Hart, Amelia Ms. Le titre est supprimé. |
| Arrival, Departure | Dates d’arrivée et de départ, au format JJ/MM/AA. |
| Nights | Vérification par rapport aux deux dates. Tout écart est signalé plutôt que corrigé. |
| Room Type | L’abréviation du type d’hébergement, exactement telle qu’elle est orthographiée par votre Établissement. C’est la colonne qui bloque le plus souvent une importation. |
| Room Rate | Le montant indiqué sur la ligne. Les virgules et les décimales sont prises en charge. |
| Qty | Nombre de chambres de ce type concernées par cette ligne. Une cellule vide compte pour une. |
| Adult, Child, Infant | Occupation. Au moins un adulte ou un enfant est requis. |
| Comp Adult, Comp Child | Occupation d’une chambre gratuite, c’est-à-dire une ligne dont le tarif est nul et où l’un de ces champs est renseigné. |
| Flight Arrival Number, Flight Departure Number | Ces informations sont reportées telles quelles dans la réservation. |
Comment les lignes deviennent des Réservations
Une réservation correspond à chaque ligne partageant un Rsv No. Au sein de ce groupe, une ligne comportant un tarif ajoute une chambre, et une ligne sans tarif ajoute un client à la réservation. C’est ainsi qu’une famille de trois personnes réparties dans deux chambres est décrite : trois lignes, un seul numéro.
Ces mêmes sept lignes, dont la colonne « Rsv No » a été supprimée – ce qui correspond exactement au modèle fourni –, donnent plutôt ce résultat.
La ligne sans chambre est celle qu’il faut retenir. Elle ne peut pas être importée, et bien qu’ elle s’affiche à l’écran, la colonne «Submit Import» n’est pas disponible ; ainsi, une seule colonne manquante bloque l’ensemble du fichier plutôt que la ligne concernée.
Vérification de ce qui a été analysé
Appuyez sur « Import CSV », glissez-déposez le fichier et cliquez sur « Import». Le tiroir se referme et le tableau se remplit.
Automatically create missing booking sources détermine ce qui se passe lorsque le fichier mentionne une source que vous ne possédez pas. Lorsque cette option est activée, la source est créée dans le cadre de l’importation. Une source mentionnée dans le fichier et que votre Établissement ne possède pas encore s’affiche dans le sélecteur de source de la Réservation, accompagnée de la mention «(new) » (à créer), ce qui vous permet de voir ce qui est sur le point d’être créé avant de donner votre accord.
Au fur et à mesure que le tableau se remplit, un message indique le nombre de réservations issues d’un certain nombre de lignes : en vert en haut de l’écran si toutes les lignes sont correctes, en rouge au-dessus du tableau si certaines ne le sont pas. Cela vaut la peine d’y consacrer deux secondes. Si le nombre de réservations correspond au nombre de lignes dans un fichier dont vous savez qu’il contient une réservation de deux chambres, la colonne de regroupement est manquante.
Correction d’une ligne signalée
Les lignes que l’écran ne peut pas accepter sont signalées, et les raisons sont indiquées sur la ligne concernée. La raison de loin la plus courante concerne le type de chambre : le fichier mentionne « DBL », alors que votre Établissement l’appelle «STDD ».
Appuyez sur la flèche située au début d’une ligne pour ouvrir son éditeur. Tout est modifiable ici, et les modifications restent visibles dans le navigateur jusqu’à ce que vous les validiez ; vous ne prenez donc aucun risque pendant que vous travaillez.
- Le « Type de chambre » est un menu déroulant présentant les types d’hébergement de votre Établissement. Le choix du type approprié efface immédiatement l’erreur.
- Reservation Source répertorie vos sources de réservation. Une source provenant du fichier et n'existant pas encore apparaît suivie de la mention «(new) ».
- Les rubriques « Clients » et « Chambres » disposent toutes deux d’un bouton « Ajouter » ; ainsi, une réservation mal décrite dans le fichier peut être corrigée ici plutôt que dans la feuille de calcul. Un seul client porte la mention « Lead ».
- Le nombre de nuits est comparé aux dates. Corrigez l’élément erroné parmi les trois.
Si un grand nombre de lignes sont signalées pour la même raison, il est plus rapide de corriger la feuille de calcul et de la télécharger à nouveau. Un deuxième téléchargement remplace le tableau plutôt que de le compléter.
Soumission et importations partielles
Submit Import devient disponible dès qu’aucune ligne n’est signalée. Cette opération envoie toutes les Réservations du tableau en une seule fois.
Le serveur applique une série supplémentaire de règles que le navigateur ne peut pas prendre en compte, et c’est la condition d’occupation que vous devrez respecter : un type d’hébergement a un nombre maximal d’adultes et d’enfants, et un fichier qui place quatre adultes dans une Twin Room passe toutes les vérifications sur cet écran mais est refusé à l’arrivée. Lorsque cela se produit, l’importation est partielle. Toutes les réservations acceptables sont créées, les réservations refusées ne le sont pas, et un message les répertorie une à une par ligne et par client.
Lorsque tout est accepté, le tableau se vide et un message de confirmation s’affiche. Les réservations apparaissent alors dans le Calendrier et dans la liste des réservations à partir de ce moment.
Ce que le « Total Rate » vous indique
Total Rate sur chaque ligne est la somme des valeurs «Room Rate » des chambres de cette réservation. Il ne multiplie pas par le nombre de nuits, il ne multiplie pas par la quantité, et il n’ajoute pas de Taxes ni quoi que ce soit d’autre. Une réservation de trois nuits à 185 par nuit affiche 185, et une réservation de deux chambres à 240 et 190 affiche 430.
Considérez cela comme un moyen de distinguer les lignes plutôt que comme la valeur de la réservation. Que le chiffre figurant dans votre fichier corresponde à un tarif par nuit ou au montant total du séjour dépend du système d’où il provient, et cet écran ne vous le demande pas.
Qui peut effectuer cette opération ?
L’accès à cet écran est soumis à l’autorisation « Individual reservations management. », dans le groupe « Reservations » de l’éditeur de rôles, ce qui correspond à la même autorisation que celle requise pour créer une réservation manuellement. Ce choix est délibéré : une importation crée des réservations en masse ; il ne s’agit donc pas d’un droit moindre que celui de créer une réservation. Sans ce droit, l’écran vous en informe et ne propose aucune option. Si vous disposez des droits de consultation mais pas de création, l’écran s’ouvre mais les boutons permettant d’enregistrer ne sont pas disponibles.
Étapes suivantes
- Types d’hébergement, chambres et commodités : les abréviations de votre fichier doivent correspondre à celles-ci.
- La liste des sources de réservation, pour connaître les éléments ajoutés par l’option de création automatique.
- Création d’une réservation, pour la méthode « une par une ».
- Qui a fait quoi et quand, si vous avez besoin de savoir a posteriori quel membre du personnel a effectué une importation.