Puis-je définir une commission différente pour deux sources de même type ?

Pas au niveau des sources. La commission est associée au type de source ; ainsi, chaque source de ce type bénéficie du même pourcentage. Si vous versez 15 % à Booking.com et 18 % à une autre OTA, créez un deuxième type avec son propre taux et attribuez-lui cette source. Donnez-lui un nom qui indique de quoi il s’agit, car c’est le nom du type qui apparaîtra dans vos Rapports.

Que se passe-t-il exactement lorsque l'on désactive un type de source ?

Moins que ce que le libellé laisse entendre. Les sources qui l’utilisent conservent leur type et leur commission, les réservations continuent d’affluer, et le type est toujours proposé dans le sélecteur « Source » (Source de réservation) lorsqu’un utilisateur crée une source. Considérez cela comme une note à l’attention de votre équipe indiquant que le canal n’est plus utilisé, et comme une alternative sûre à la suppression d’un type dont vous pourriez encore avoir besoin dans les Rapports.

Si je modifie une commission, les réservations antérieures sont-elles recalculées ?

Non. Le nouveau pourcentage s'applique dès que vous l'enregistrez, et les réservations déjà effectuées conservent la commission sur laquelle elles ont été calculées. C'est ce que vous souhaitez, car sinon, les chiffres du mois dernier seraient modifiés. Cela signifie également que toute personne comparant deux mois doit savoir qu’un taux a changé, et rien sur cet écran ne le lui indiquera, alors notez la date dans la description.

Comment puis-je savoir quelles sources utilisent un type avant de le supprimer ?

Cet écran ne vous le dira pas, alors passez à l'écran suivant. Dans la liste des Sources de réservation, ajoutez le filtre « Source Type », cochez le type en question et consultez le nombre indiqué à côté de l'en-tête. S'il est supérieur à zéro, désactivez le type plutôt que de le supprimer.

La valeur « Direct » doit-elle être définie à zéro pour cent ou laissée vide ?

Zéro. Dans les deux cas, cela correspond à un montant non payable, mais un tiret donne l’impression d’un champ que quelqu’un a oublié, et dans six mois, personne ne saura si le tarif était nul ou s’il n’avait pas été enregistré. Taper « 0 » fait la différence entre une décision et une omission.

Types de source et leurs commissions

Un type de source est une catégorie d’activité associée à un taux de commission. OTA à 15 %, Travel Agent à 10 %, Direct à zéro. Vous en définissez quelques-unes une seule fois, puis chaque source de réservation que vous configurez est associée à l’une d’entre elles, ce qui permet à Prostay de savoir ce que vous coûte une réservation effectuée via Booking.com sans que personne n’ait à saisir de taux lors de la réservation.

Il s’agit donc d’un petit écran aux implications importantes. Cinq lignes ici déterminent la commission sur chaque réservation effectuée pour votre Établissement. Les sources elles-mêmes figurent dans la liste ci-contre, décrite dans la section « Lecture de la liste des Sources de réservation ».

L'écran

L’en-tête. Le chiffre en gris indique le nombre de types correspondant à votre recherche. La plupart des Établissements en comptent entre quatre et huit.
Le champ de recherche. Il recherche le nom du type et s’affiche au fur et à mesure que vous tapez. La croix à sa droite permet de l’effacer, ce que la recherche dans la liste des sources ne propose pas.
Le tableau. Une ligne par type, avec le bouton permettant de le désactiver à gauche et le menu permettant de le modifier à droite.
Le défilement. Il est rarement utilisé sur cet écran, car cinq types tiennent sur une page de dix.

Les six colonnes

Le tableau des types d’sources dans son intégralité : six colonnes intitulées « Active », « Source <span translate="no">Type Name</span> », « Source Code », « Description », « Commission % » et « Actions », avec les cinq types répertoriés et le bouton GDS de la dernière ligne désactivé. — La colonne « Commission » est le seul élément de cet écran qui modifie la valeur d’une réservation.

Colonne	Ce qu’elle contient
Active	Un bouton qui s’active dès que vous le touchez : aucune confirmation, aucune Save. Ce qu’il modifie est expliqué plus bas, et c’est moins important que vous ne le pensez.
Source Type Name	Le nom du type. Il s'agit du nom qui apparaît dans la colonne « Source Type » de la liste des sources, dans le sélecteur « Source » lorsque vous ajoutez une source, ainsi que dans le filtre par type. La seule colonne permettant le tri.
Source Code	Un code abrégé pour le type, que vous choisissez librement. Les sources disposent de leurs propres codes ; celui-ci sert donc à regrouper les sources plutôt qu’à identifier un partenaire particulier.
Description	Une ligne destinée à la personne qui vous succédera, expliquant ce qui relève de ce type. Elle n’apparaît nulle part ailleurs dans Prostay, ce qui en fait l’endroit idéal pour noter la règle dont vous avez convenu.
Commission %	Le pourcentage que ce type vous coûte. Un tiret signifie que personne n’en a défini un, ce qui n’est pas la même chose que zéro.
Actions	Edit et «Delete ». Contrairement à la liste des sources, chaque ligne ici comporte ces deux éléments.

Rôle du pourcentage de commission

Il enregistre ce que vous avez convenu de verser au canal, sous forme de pourcentage du montant de la réservation. Il s’agit de la différence entre la valeur d’une réservation et ce que vous conservez, et Prostay l’utilise pour calculer la commission et le chiffre d’affaires net que les rapports de production indiquent pour chaque source.

Il y a deux choses qu’il ne fait pas. Il ne modifie pas le tarif de la chambre que le client paie : augmenter la commission des OTA de 15 à 18 % n’augmente pas vos prix, cela réduit ce que vous conservez. Et il ne s’applique pas par source. Chaque source d’un type donné applique le taux propre à ce type ; ainsi, Booking.com et Expedia, à 15 %, ne peuvent pas être répartis en 15 et 18 % en modifiant les sources. Si vous payez réellement deux taux différents, il s’agit alors de deux types distincts.

Ajout d’un type

En haut du tiroir «Add Source », intitulé «Create» (Données de l'hôtel), figure une nouvelle section intitulée «source type» (Données de l'hôtel) avec son code et sa commission, comportant quatre champs vides : «Name» (Nom), marqué d'un astérisque et demandant une «source <span translate="no">type name</span>» (adresse de l'hôtel), «Source Code» (adresse de l'hôtel), une case «Description» (adresse de l'hôtel) de quatre lignes, et «Commission %» (adresse de l'hôtel). — Quatre champs, dont un obligatoire. Il n’y a pas de contrôle « Actif » ici : un nouveau type est activé dès sa création.

Cliquez sur « Create New ». Le panneau «Add Source » s’ouvre à droite.
Donnez-lui un nom. Il s'agit du seul champ obligatoire, et le champ «Save Changes » reste grisé tant qu'il n'est pas rempli. Utilisez le nom que vous souhaitez voir apparaître dans les Rapports.
Attribuez-lui un code et une description. Ces deux champs sont facultatifs, mais il est utile de les remplir. La description est le seul endroit où la règle relative à ce type peut être définie.
Définissez « Commission % ». Un nombre, sans le signe %. Ne le laissez vide que si vous ne le connaissez vraiment pas encore, et revenez-y plus tard.
Cliquez sur «Save Changes » (Appliquer les règles). Le panneau se ferme et le type apparaît dans le tableau, activé.

Modification d’un type

Le haut de la page Edit Source, dans le tiroir ouvert sur OTA type, intitulé « Update » (Ce source type), son code et sa commission, avec « Name » indiquant OTA, « Source Code » indiquant OTA, une rubrique « description » concernant les agences de voyage en ligne telles que Booking.com et Expedia, et « Commission % » indiquant 15. — Les quatre mêmes champs, renseignés à partir de la ligne que vous avez sélectionnée. La modification de la commission ici modifie la valeur attribuée à chaque source OTA.

Edit Dans le menu de la ligne, cliquez sur « Type » pour ouvrir les quatre mêmes champs avec le type chargé. «Save Changes » (Modifier la commission) est grisé tant que vous n’avez pas effectivement modifié quelque chose ; ainsi, ouvrir un type pour le consulter ne peut pas entraîner son enregistrement par inadvertance.

Le renommage d’un type le renomme partout simultanément, car les sources récupèrent le nom à partir du type plutôt que de conserver leur propre copie. Renommez « Travel Agent » en «Tour Operator » et les quatre sources qui l’utilisent afficheront le nouveau nom dès le prochain chargement de la liste.

Le bouton « Actif »

Les deux dernières lignes du tableau. L’option «Direct» est activée avec une commission de 0 %. Le GDS situé en dessous est désactivé et affiche toujours son «source code», son «description» ainsi que sa commission de 12 %. — GDS est désactivé. Aucun autre élément de la ligne ne change, y compris sa commission.

Le commutateur prend effet immédiatement. Il n’y a ni confirmation ni enregistrement ; ainsi, un clic par erreur entraîne une modification, et le fait de le réactiver annule cette modification.

Son fonctionnement est plus restreint que ne le laisse entendre le terme. Désactiver un type ne détache pas les sources qui l’utilisent, ne modifie pas leur commission, et n’empêche pas les réservations de leur parvenir. Cela ne supprime pas non plus le type du sélecteur d’Sources lorsqu’un utilisateur ajoute une source de réservation, ni du filtre « Source Type » de la liste des sources.

Le menu déroulant «Source » s'ouvre dans le volet «Add Booking Source » et répertorie les cinq types d'sources : «OTA», «Travel Agent», «Corporate», «Direct» et «GDS». L'option «GDS» est proposée même si elle est désactivée dans l'écran «Source Types». — Le sélecteur d’une source de réservation répertorie tous les types que vous avez définis, qu’ils soient désactivés ou non.

Considérez donc ce commutateur comme une note à l’attention de votre propre équipe plutôt que comme un élément de contrôle. Il indique « nous n’utilisons plus celui-ci », il conserve la ligne et son historique, et c’est la solution à privilégier plutôt que l’ Delete lorsqu’un canal devient inactif. Si vous devez empêcher les utilisateurs de choisir un type, la méthode la plus fiable consiste à vous assurer qu’aucune source ne l’utilise et à l’indiquer dans la description.

Comment un type apparaît dans vos réservations

La chaîne est courte, et la connaître vous indique où apporter une modification.

Un type véhicule la commission. Définissez-la ici, une seule fois.
Une source de réservation pointe vers un type. Sélectionné dans le champ «Source » lors de la création de la source, et modifiable par la suite directement sur la source elle-même.
Une réservation est attribuée à une source. Elle est sélectionnée dans le champ « Source » de la réservation, ou définie par le canal par lequel la réservation est parvenue.
Les rapports remontent la chaîne. Le chiffre d’affaires par source, ainsi que la commission et le revenu net correspondants, proviennent tous du pourcentage défini à la première étape.

Ce qui signifie qu’une commission corrigée à un seul endroit apparaît partout, et cela signifie également qu’une source associée à un type erroné est discretement erronée pour chaque réservation qu’elle génère. Lorsqu’un chiffre semble anormal, vérifiez le type de la source avant de remettre en cause le rapport.

La suppression d’un type

Delete dans le menu des lignes demande une confirmation unique, via une boîte de dialogue qui ne mentionne pas le nom du type et ne vous indique pas combien de sources l’utilisent. Rien sur cet écran ne vous indique ce nombre ; vous devez donc le déterminer vous-même : ouvrez la liste des sources, filtrez Source Type s en fonction du type en question, puis lisez le chiffre figurant à côté de l’en-tête.

Les pièges courants

Ce que vous voyez	Pourquoi
Un type désactivé qui apparaît toujours lors de l’ajout d’une source	Le commutateur ne filtre pas la liste de sélection. Il s’agit d’une étiquette destinée à votre équipe, et non d’un élément de contrôle.
La modification d'une source ne vous permet pas de modifier sa commission	Exact. La commission est liée au type. Modifiez-la ici, ou associez la source à un autre type.
Deux sources que vous rémunérez différemment affichent la même commission	Elles partagent un même type. Deux taux impliquent deux types, même s’ils semblent similaires.
Un tiret dans « Commission % »	Personne n’a défini de valeur. Le système considère qu’il n’y a rien à payer, mais cela ressemble à une omission, car c’est généralement le cas.
Save Changes Grisé sur un type que vous venez d’ouvrir	Il redevient actif lorsque vous modifiez un champ. Dans le panneau d’ajout, il nécessite également un nom.
Un type renommé affichant son ancien nom dans une source	Rechargez la liste des sources. Le nom est lu à partir du type à chaque fois que la liste est récupérée.