Esta pantalla toma una hoja de cálculo con las reservas que ya tiene en otro lugar y las convierte en Reservas de Prostay. Se trata de una herramienta de migración, que se utiliza una vez al darse de alta y, ocasionalmente, con posterioridad, cuando llega un grupo en forma de lista en lugar de como reservas. Todo lo que crea es, posteriormente, una reserva ordinaria, editable y cancelable como cualquier otra.
No se crea nada hasta que haya revisado todas las filas en pantalla y haya pulsado « Submit Import ». La carga de un archivo es segura; simplemente rellena una tabla y nada más.
La plantilla, y la columna que le falta,
Download Template le proporciona un archivo CSV con treinta y siete columnas y dos filas de ejemplo. Adapte su exportación a este formato y ya tendrá la mayor parte del trabajo hecho.
No importa cómo sean los valores, solo que las líneas que pertenezcan a una misma reserva compartan un valor. La referencia propia de su antiguo sistema es la opción más obvia que debe utilizarse. Una vez que la columna existe, cada línea debe contener un valor: una línea que se deje en blanco se omite sin previo aviso, por lo que, si un archivo importa menos reservas de las que esperaba, conviene comprobar primero si hay huecos en esa columna.
Las columnas que se leen
La plantilla contiene treinta y siete columnas porque procede de un sistema que tenía ese número. Prostay lee doce de ellas, y el resto se incluyen pero se ignoran. No supone ningún inconveniente dejarlas.
| Columna | En qué se convierte |
|---|---|
| Rsv No | La clave de agrupación. No forma parte de la reserva en sí. Añádala usted mismo; la plantilla la omite. |
| Reservation Name | La fuente de la reserva, como Booking.com. A pesar del nombre, no se trata de una persona. |
| Guest Name | El huésped, con el apellido primero: Hart, Amelia Ms. Se omite el tratamiento. |
| Arrival, Departure | Fecha de entrada y salida, en formato DD/MM/AA. |
| Nights | Se comprueba con las dos fechas. Si hay alguna discrepancia, se señala en lugar de corregirse. |
| Room Type | La abreviatura del tipo de alojamiento, tal y como la escribe su Propiedad. Esta es la columna que con mayor frecuencia impide la importación. |
| Room Rate | El importe de la fila. Se gestionan las comas y los decimales. |
| Qty | A cuántas habitaciones de ese tipo corresponde esta línea. Un espacio en blanco cuenta como una. |
| Adult, Child, Infant | Ocupación. Se requiere al menos un adulto o un niño. |
| Comp Adult, Comp Child | Ocupación en una habitación gratuita, que es una fila con una tarifa de cero y uno de estos campos rellenado. |
| Flight Arrival Number, Flight Departure Number | Se transfieren a las reservas tal y como están. |
Cómo se convierten las líneas en Reservas
Una reserva está formada por todas las líneas que comparten un Rsv No. Dentro de ese grupo, una línea con una tarifa añade una habitación, y una línea sin ella añade un huésped a la reserva. Así es como se describe una familia de tres personas en dos habitaciones: tres líneas, un número.
Las mismas siete líneas con la columna «Rsv No» eliminada, que es exactamente lo que le ofrece la plantilla incluida, dan como resultado esto en su lugar.
La fila sin habitaciones es la que hay que tener en cuenta. No se puede importar y, aunque aparezca en pantalla, «Submit Import» no está disponible, por lo que una columna que falta bloquea todo el archivo, en lugar de solo la línea afectada.
Revisión de lo que se ha analizado
Pulse «Import CSV», arrastre el archivo hasta allí y pulse « Import». El panel se cierra y la tabla se rellena.
Automatically create missing booking sources determina lo que ocurre cuando el archivo menciona una fuente que no tiene. Si está activada, la fuente se crea como parte de la importación. Una fuente mencionada en el archivo que su propiedad aún no tenga aparecerá en el selector de fuentes de la reserva con la indicación «(new) » a continuación, para que pueda ver lo que está a punto de crearse antes de dar su consentimiento.
A medida que se va completando la tabla, un mensaje indica cuántas reservas se han generado a partir de cuántas líneas: en verde en la parte superior de la pantalla si todas las filas están correctas, en rojo encima de la tabla si alguna no lo está. Merece la pena dedicar dos segundos a leerlo. Si el número de reservas coincide con el número de líneas de un archivo que sabe que contiene una reserva de dos habitaciones, significa que falta la columna de agrupación.
Corregir una fila marcada
Las filas que la pantalla no puede aceptar se marcan, y los motivos se indican en la propia fila. El motivo más habitual, con diferencia, es el tipo de habitación: el archivo indica « DBL » y su Propiedad lo denomina «STDD ».
Pulse la flecha situada al principio de una fila para abrir su editor. Aquí todo es editable, y los cambios permanecen en el navegador hasta que los envíe, por lo que no corre ningún riesgo mientras trabaja.
- «Tipo de habitación» es un menú desplegable con los tipos de alojamiento de su Propiedad. Al seleccionar el correcto, el error se corrige de inmediato.
- Reservation Source Muestra sus fuentes de reserva. Una fuente procedente del archivo y que aún no existe aparece con la indicación «(new) » a continuación.
- Tanto los huéspedes como las habitaciones disponen de un botón «Añadir», por lo que una reserva que el archivo haya descrito incorrectamente puede corregirse aquí en lugar de en la hoja de cálculo. Exactamente un huésped lleva la marca «Lead».
- Se comprueban las noches con respecto a las fechas. Corrija cualquiera de los tres datos que sea incorrecto.
Si hay un gran número de filas marcadas por el mismo motivo, resulta más rápido corregir la hoja de cálculo y volver a subirla. Una segunda subida sustituye la tabla en lugar de añadirla.
Envío e importaciones parciales
Submit Import estará disponible una vez que no quede ninguna fila marcada. Esta opción envía todas las reservas de la tabla de una sola vez.
El servidor aplica un conjunto adicional de reglas que el navegador no puede aplicar, y la ocupación es la que deberá cumplir: un tipo de alojamiento tiene un número máximo de adultos y niños, y un archivo que asigna cuatro adultos a una Twin Room supera todas las comprobaciones de esta pantalla, pero es rechazado a la llegada. Cuando eso ocurre, la importación es parcial. Se crean todas las reservas aceptables, las rechazadas no, y un mensaje indica cada una de ellas por fila y por huésped.
Cuando todo se haya aceptado, la tabla se vaciará y aparecerá un mensaje de confirmación. Las reservas aparecerán en el Calendario y en la lista de reservas a partir de ese momento.
Lo que le indica la «Tarifa total»
Total Rate en cada fila es la suma de los valores de «Room Rate » de las habitaciones de esa reserva. No se multiplica por las noches, no se multiplica por la cantidad y no se añaden impuestos ni ningún otro concepto. Una reserva de tres noches a 185 por noche muestra 185, y una reserva de dos habitaciones a 240 y 190 muestra 430.
Considérelo una forma de distinguir las filas, más que el valor de la reserva. Que el número de su archivo sea una tarifa por noche o el total de la estancia depende del sistema del que proceda, y esta pantalla no lo especifica.
¿Quién puede realizar esta acción?
El acceso a la pantalla está restringido a « Individual reservations management. », en el grupo « Reservations » del editor de roles, que es el mismo permiso que el necesario para crear una reserva manualmente. Esto es deliberado: una importación crea reservas de forma masiva, por lo que no se trata de un derecho menor que el de crear una. Sin él, la pantalla lo indica y no ofrece ninguna opción. Con derechos de visualización, pero sin derechos de creación, la pantalla se abre, pero los botones que permitirían guardar no están disponibles.
Próximos pasos
- Tipos de alojamiento, habitaciones y servicios, para conocer las abreviaturas con las que debe coincidir su archivo.
- La lista de fuentes de reserva, para saber a qué se aplica la opción de creación automática.
- Creación de una reserva, para el método de una por una.
- Quién hizo qué y cuándo, en caso de que necesite consultar posteriormente qué miembro del personal realizó una importación.