El «Daily Revenue Report» es la lectura matutina: el grado de ocupación de la Propiedad la noche anterior, los ingresos obtenidos, la cantidad que se ha cobrado efectivamente y las previsiones para las próximas dos semanas. Toda la información que contiene se refiere a una sola fecha, y cada fila de datos financieros incluye una segunda columna con los datos del mes hasta esa fecha. Seis de las filas dan acceso a un informe independiente.
Cinco secciones, una fecha
| Sección | Recuentos | Abre |
|---|---|---|
| Occupancy analysis | Habitaciones, en la noche seleccionada y en lo que va de mes | Ninguna |
| Daily statistics | Huéspedes, y las tres tarifas derivadas de las habitaciones y los ingresos | Nada |
| Daily Revenue (DRR) snapshot | Importe, en tres líneas que suman la cifra del encabezado | Ingresos por habitación únicamente, Artículos y Servicios, ajustes |
| Payments received | Reservas, no dinero | Pagado en su totalidad, con depósitos y saldo abonado |
| 14-day outlook | Ocupación, ADR y RevPAR para la quincena a partir de la fecha seleccionada | Nada |
El botón de fecha y lo que controla
No hay ningún intervalo ni panel de filtro en el Resumen. Haga clic en el botón de fecha , seleccione un día y las cinco secciones se actualizarán en función de él: la columna « TODAY » (Ocupación) mostrará los datos de ese día, la columna «MTD » (Ocupación media) abarcará desde el primer día de ese mes hasta la fecha seleccionada, y la previsión comenzará a partir de esa fecha. Si selecciona el día 10, la columna «MTD» (Mes hasta la fecha) abarcará diez días, no todo el mes.
Export Ofrece «Export as PDF » y «Export as Excel ». Ambas envían las cifras que aparecen actualmente en pantalla y descargan un archivo con el nombre de la fecha seleccionada, de modo que una exportación realizada tras cambiar la fecha coincide con lo que estaba viendo. Ninguna de ellas incluye los seis desgloses; expórtelos desde sus propias barras de herramientas.
Análisis de ocupación
Los cuatro mosaicos contabilizan las habitaciones de la noche seleccionada. « Rooms Available » y «Rooms Occupied » suman todas las habitaciones que tiene el establecimiento, incluidas las que están fuera de servicio, por lo que una habitación cerrada cuenta como disponible aquí y reduce el porcentaje. El porcentaje situado en el centro del gráfico circular de «Today » (Ocupación) corresponde a la ocupación respecto a ese total, y es la misma cifra que muestran el informe «House Status » y la primera columna de la previsión para la misma noche.
Tentatives yCourtesy Holds contabilizan las habitaciones reservadas sin una reserva confirmada: una reserva provisional es una reserva no confirmada, mientras que una reserva de cortesía es una habitación retirada de la venta para una persona concreta durante un número determinado de horas. Ambas se restan de la porción disponible en el gráfico de donut en lugar de añadirse a ella, ya que una habitación reservada es una habitación que no se puede vender.
Ambas casillas indican cero en la mayoría de las fechas pasadas y eso no es un error. Una reserva que alcanza su propia fecha de llegada ya ha sido confirmada, liberada o ocupada sin reserva previa, por lo que las cifras solo tienen sentido en noches que aún no se han producido. Consúltelas junto con el recuento de habitaciones disponibles: 24 habitaciones restantes de las cuales 15 están reservadas es una noche muy diferente a 24 habitaciones restantes y ninguna pendiente.
Estadísticas diarias
Las cuatro filas se basan en dos cifras: las habitaciones vendidas y los ingresos por habitaciones, por lo que varían conjuntamente y ninguna de ellas constituye una medida independiente.
| Fila | Qué representa |
|---|---|
| Total Guests | Número de huéspedes alojados esa noche, adultos y niños juntos, sin tener en cuenta las Reservas |
| ADR per Guest | Ingresos por habitación divididos entre el número de huéspedes. Disminuyen cuando llegan las familias, aunque la tarifa no haya variado |
| Average Daily Rate (ADR) | Ingresos por habitación divididos entre las habitaciones vendidas. No aporta información alguna sobre las habitaciones vacías |
| REVPAR | Ingresos por habitación divididos entre todas las habitaciones de la Propiedad, estén vendidas o no |
La diferencia entre los dos últimos es la tasa de ocupación, por lo que merece la pena analizarlos conjuntamente. Solo ingresos por habitaciones, en las cuatro filas: el restaurante y el spa se incluyen en la sección inferior y no figuran en ninguna de estas cifras. Las mismas tres tasas aparecen en los informes de ocupación, ADR y RevPAR , donde se pueden comparar a lo largo de un periodo en lugar de en una sola noche.
El resumen de ingresos y sus tres informes
Habitaciones, extras y correcciones. El total que figura junto al encabezado corresponde a la suma de las tres filas correspondientes a la fecha seleccionada y, a continuación, al total del mes hasta la fecha; los ajustes suelen ser negativos, por lo que el total es inferior a la suma de las habitaciones más los extras.
Ingresos por habitación únicamente
Una fila por tipo de alojamiento. «Room Sold» contabiliza las estancias, «Room Nights» contabiliza las noches, y la diferencia entre ambas es la duración media de la estancia para ese tipo. «Avg. Daily Rate (ADR)» es Gross Room Revenue sobre Room Nights, lo que permite compararlas entre una suite vendida para dos noches y una habitación doble vendida para siete.
Complimentary Room YHouse Use cuenta las habitaciones cedidas y las habitaciones ocupadas por la Propiedad. Estas no generan ingresos, por lo que un tipo con varias de ellas muestra un ADR inferior a su tarifa de lista.Adjustments en este informe se refiere únicamente a las correcciones , lo cual constituye un subconjunto de la fila de ajustes del Resumen: las correcciones realizadas en los cargos de restaurante y spa no figuran aquí. El panel de filtrado ofrece un intervalo de fechas y nada más.
Artículos y Servicios
Todo lo que no sea una habitación, agrupado por artículo en lugar de por folio, por lo que responde a qué se vendió en lugar de quién lo compró. El precio de cada fila se calcula así: Quantity multiplicado porUnit Price , menos Discount , da como resultadoNet Revenue , y el importe neto másTax/Service Charge es Total Amount .
La cifra que se corresponde con el resumen es Net Revenue , noTotal Amount . La fila Items and Services de la instantánea corresponde a los ingresos antes de impuestos, por lo que el informe siempre parecerá mayor que la fila que lo abrió, a menos que lea la columna correcta. Filtre por Category para saber cuánto ha ingresado el restaurante sin salir del informe, o porItem Name para hacer un seguimiento de un producto concreto.
Ajustes
Cada corrección realizada en un cargo que ya se había contabilizado, junto con el cargo anterior, el cambio, el cargo posterior y los dos nombres que importan en caso de disputa: quién lo aprobó y quién lo introdujo. El nombre del huésped enlaza con la reserva, por lo que puede pasar de una corrección al folio en el que se ha modificado con un solo clic.
Adjustment Amount está firmado. Goodwill credit yRate correction suelen ser negativos, mientras que unPosting error o un Tax correction pueden ser de cualquier tipo, por lo que el total mensual no refleja la magnitud del problema. Un mes de pequeñas correcciones compensatorias da como resultado un saldo casi nulo y, aun así, indica que la recepción está realizando mal los cargos. Filtre por «Adjustment Type » o «Approved by » para observar ese patrón en lugar del saldo neto.
Los pagos recibidos y sus tres informes
Estas tres filas son recuentos. Una fila que indique «11» significa once reservas, no once de cualquier otra cosa, y el importe figura en el informe correspondiente. Las tres no se solapan, lo que hace que merece la pena consultarlas en paralelo.
| Fila | Recuento | Su informe suma |
|---|---|---|
| New Reservations Paid in Full | las reservas realizadas en el periodo que se pagaron al contado | Rate Plan, Total Paid y Payment Method |
| New Reservations with Deposits | Reservas realizadas durante el periodo en las que se ha abonado una parte del importe total | Deposit Amount Received y un filtro por fecha de vencimiento del depósito |
| Reservations Balance Paid | Reservas anteriores cuyo saldo pendiente se liquidó durante el periodo | Deposit Paid junto a Balance Paid |
Los tres muestran una fila por reserva con el huésped, las fechas de la estancia, el tipo de habitación, la fuente, el importe total y el saldo pendiente, y los tres incluyen los mismos filtros: número de reserva, nombre del huésped, tipo de habitación, fuente de la reserva, forma de pago y el miembro del personal que cobró el importe. Dos de ellos añaden una columna propia, y el informe de depósitos incorpora un segundo intervalo de fechas correspondiente a la fecha de vencimiento del depósito.
El recuento que se actualiza primero por la mañana es el de « Reservations Balance Paid », ya que es ahí donde se registran las liquidaciones de salida. Un día con llegadas pero sin saldos pagados suele significar que la recepción está cobrando en el momento de la salida en lugar de a la llegada, lo cual se puede ver aquí antes de que aparezca en cualquier otro sitio.
La previsión de 14 días
Catorce columnas a partir de la fecha seleccionada, por lo que la primera repite la noche a la que se refiere el resto de la pantalla y constituye la forma más rápida de comprobar que está consultando la fecha que cree que está consultando. Las otras trece son datos confirmados, no previsiones: contabilizan las reservas que existen en este momento, por lo que una fecha con tres semanas de antelación aparece con una ocupación baja porque aún no se ha vendido, no porque vaya a haber poca actividad.
Lea la fila «ADR» (Reservas confirmadas) en lugar de la fila «OCC%» (Reservas previstas). Un fin de semana con un 87 % de ocupación y una tarifa inferior a la media de la quincena es el patrón sobre el que merece la pena actuar, ya que es el único que aún puede corregir cerrando un descuento.
Hacer que las cifras coincidan
Cada cifra de esta pantalla corresponde también a otra pantalla. Cuando dos de ellas no coinciden, esta es una de las razones.
- Rooms Occupied ,ADR y REVPAR para la noche seleccionada coinciden conHouse Status y los informes de ocupación de esa misma noche. Se calculan a partir de las mismas habitaciones vendidas y de los ingresos por habitación.
- Room Only Revenue del mes equivale a la suma de la columna «Gross Room Revenue » de su informe, y las pernoctaciones que figuran en dicho informe suman el total de habitaciones ocupadas a lo largo de los días que abarca el intervalo.
- Items and Services equivale a la columna «Net Revenue » de su informe, antes de impuestos.
- Cada recuento de «Payments received» equivale al número de filas del informe que se abre, siempre que ambos se refieran al mismo intervalo.
Si el total de un desglose es mayor que el de la fila en la que ha hecho clic, compruebe primero su rango de fechas. Esa suele ser la diferencia en nueve de cada diez casos, ya que los informes se abren con el mes hasta la fecha actual y el Resumen puede mostrar una fecha anterior.
Lo que este informe no hace
- No range on the summary. Un día cada vez. Para conocer los ingresos a lo largo de un periodo, utilice los informes de ingresos por habitaciones o los informes de ocupación y tarifas .
- No sorting and no paging on the drill-downs. Los encabezados de las columnas no son clicables y todas las filas coincidentes se muestran a la vez. Limite la búsqueda con «Search filters ».
- No forecast. La previsión se basa en los datos contables de hoy, no en una proyección, y no se ajusta en función de las recuperaciones.
- Nothing here takes a payment. Tanto el cargo en el folio como la liquidación del saldo se realizan en la reserva.