Para qué sirve la lista de espera
Alguien desea tres noches en una habitación Deluxe King y usted tiene todas las habitaciones de la categoría intermedia ocupadas. Aun así, vendrían si se liberara alguna. Eso es lo que constituye una entrada en la lista de espera: un huésped al que no ha podido venderle la estancia hoy, pero al que quizá pueda venderle mañana.
La razón para mantenerlas en Prostay en lugar de en un bloc de notas es que Prostay vuelve a comprobarlo. Cada vez que se carga esta página, compara cada solicitud con su disponibilidad actual y le indica si podría aceptarla ahora mismo. Las cancelaciones se producen constantemente y nadie se da cuenta de ellas una por una; la lista de espera es lo que convierte una cancelación en una llamada telefónica.
Es lo contrario de un «desviado» , que es la nota que se guarda cuando el huésped se ha ido definitivamente. Si existe la posibilidad de que aún se alojen, deben figurar aquí. Si no es así, registre el «desviado» y siga adelante. No hay ningún vínculo entre ambos, por lo que un huésped con el que se pierde el contacto requiere que se cierre aquí su registro y se anote allí su «desviado».
La página
Cada fila corresponde a una consulta. «Rooms» indica lo que solicitaron, que puede ser más de una opción y puede ser «Any» si no les importaba. «Dates» muestra la estancia y el número de noches. «Waiting since» indica el tiempo que llevan en la lista, y es la columna que suele impulsar a la acción.
La página se abre filtrada por los dos estados que requieren atención, « Waiting » y «Contacted », de modo que lo primero que verá es la lista actual, en lugar de todos los registros que hayan figurado en ella en algún momento.
Priority Usted mismo puede configurarlo: «Bajo», «Normal» o «Alto». Ordena y colorea, y no hace nada más. Merece la pena utilizarlo para el puñado de consultas a las que realmente llamaría a las ocho de la mañana, y, en los demás casos, es mejor dejarlo tal cual, ya que una lista en la que todo está en «Alto» es una lista sin ninguna prioridad.
La insignia de disponibilidad
La columna «Availability» es la parte de esta pantalla que realmente funciona. No se almacena en la consulta; Prostay la calcula cada vez que abre la página, tomando el tipo de habitación y las fechas que el huésped ha solicitado y comprobando qué hay disponible esta noche.
Tres respuestas:
Available significa que todas las noches de la estancia disponen de al menos una unidad libre del tipo solicitado. Puede aceptar esta reserva ahora mismo.
Partial significa que algunas noches sí y otras no, y la insignia le indica cuántas: «Partial 1/3 » (una de tres) indica una noche de las tres. Merece la pena llamar, ya que un huésped que quería tres noches a menudo aceptará dos, y porque cambiar una sola reserva puede ser lo único que se interponga entre usted y la estancia completa.
No availability significa que ninguna de las noches es viable. Déjelo tal cual; el indicador cambiará por sí solo cuando se libere alguna plaza.
Una consulta en la que no se haya registrado el tipo de habitación no se puede comprobar, ya que no hay nada con lo que compararla. Estas no muestran ningún resultado, lo cual es una buena razón para registrar siempre el tipo de habitación, incluso cuando el huésped diga que no le importa.
Dentro de una consulta
Al hacer clic en una fila se muestra toda la información de la consulta.
Availability by night En la parte superior se muestra el indicador correctamente: un recuadro por noche con el número de unidades disponibles en cada uno. Esto es lo que le indica si una reserva «parcial» está a punto de completarse o aún muy lejos, y es lo que debe consultar antes de coger el teléfono.
Quoted total Es el precio que le indicó al huésped cuando este solicitó información. Queda registrado en la entrada y no varía. Si sus tarifas han cambiado desde entonces, no coincidirá con lo que costaría la misma estancia hoy, y eso es intencionado, no un error: es un registro de lo que se dijo. Compárelo con su tarifa actual antes de repetírselo a nadie.
Expires Es la fecha a partir de la cual ya no merece la pena dar seguimiento a la consulta. Fíjela en la fecha en que los planes del huésped dejen de ser relevantes, normalmente su fecha de llegada.
Diary notes son el registro continuo de lo que se ha dicho. Cada una indica quién la escribió y cuándo. Aquí es donde figura la nota «el agente pidió que se le llamara primero si quedaba una habitación libre», y es la razón por la que la próxima persona que abra la entrada la gestionará tal y como lo habría hecho usted.
Las tres formas de convertir
Convert una consulta abierta son tres, y se diferencian en el grado de compromiso que implican.
Convert to Reservation abre la nueva pantalla de reserva con los datos del huésped, las fechas, los tipos de habitación y el número de personas ya rellenados a partir de la consulta. Usted la completa como lo haría con cualquier reserva. Esta es la opción que debe utilizar cuando el huésped está al teléfono dando su confirmación.
Convert to Tentative Hace lo mismo, pero crea la reserva como provisional, de modo que reserva la habitación sin llegar a confirmarla. Utilícela cuando el huésped haya dado su visto bueno y otra persona tenga que aprobarla.
Convert to Courtesy Hold permanece en esta página y abre el panel de reserva de cortesía ya rellenado. Una reserva de cortesía bloquea la habitación durante un breve periodo de tiempo sin crear ninguna reserva. Utilícela cuando desee mantener la habitación disponible mientras el huésped se lo piensa.
Las tres opciones rellenan la siguiente pantalla con los datos de la consulta, en lugar de obligarle a volver a introducirlos, y las tres marcan la entrada como « Converted » una vez que se guarda la reserva o la reserva de cortesía. Si abandona la pantalla sin guardar, la entrada permanece tal y como estaba.
Los cinco estados
Waiting es «nuevo» y «sin modificar». «Contacted » significa que alguien ha hablado con el huésped, y «Mark contacted » en la consulta abierta es cómo llega hasta ahí. Esos dos constituyen la lista activa.
Converted Se establece automáticamente cuando la consulta se convierte en una reserva o una reserva provisional. «Expired » es donde va a parar una entrada una vez que ha vencido su fecha de caducidad. «Removed » es lo que hace «Remove »: retira la entrada de la lista activa sin borrarla, por lo que el registro de la consulta se conserva.
Una entrada convertida puede volver a abrirse en Waiting si la reserva no llega a concretarse, lo que le ahorra tener que volver a escribir todo lo que el huésped le indicó la primera vez.
Aspectos que suelen confundir a los usuarios
El indicador de disponibilidad se refiere a esta noche, no al momento en que se realizó la consulta. Se recalcula cada vez que se carga la página. Una entrada que la semana pasada indicaba «Sin disponibilidad» puede indicar hoy «Disponible», y nada le indicará que ha cambiado. La notificación se produce al abrir la página.
El precio presupuestado es histórico, no una tarifa en tiempo real. Es lo que usted les indicó. Consulte la tarifa actual antes de confirmar nada, especialmente en el caso de una consulta que lleve tiempo pendiente.
Una consulta sin tipo de habitación no obtiene respuesta. Prostay no tiene nada con lo que contrastar la disponibilidad. Indique un tipo incluso cuando el huésped sea flexible; siempre podrá cambiarlo.
La fecha de caducidad no persigue a nadie. Simplemente retira la entrada de su vista una vez pasada la fecha. No envía ningún correo electrónico al huésped ni le avisa con antelación.
El panel del calendario es la misma lista, en formato resumido. El botón «Waitinglist » del calendario abre las mismas solicitudes con los mismos indicadores y los mismos tres botones de conversión. Puede trabajar desde cualquiera de los dos; se trata de una misma lista. Las reservas sin asignar y la lista de espera cubren esa parte.