Dividir una estancia y cambiar de habitación

¿Qué es una estancia fraccionada?

Un huésped ha reservado cinco noches. La tercera mañana, la ducha deja de funcionar, o queda libre una suite, o los huéspedes de la habitación contigua no se acuestan. Es necesario que el huésped se aloje en otra habitación durante el resto de la estancia, y es necesario que la reserva siga siendo una sola: un número de confirmación, un número de folio, un saldo.

Eso es una estancia dividida. Prostay divide la línea de la habitación en partes, asigna a cada parte su propia habitación, su propio tipo de habitación si así lo desea, y su propio precio. El huésped conserva su número de reserva y nunca ve una segunda reserva. El Servicio de limpieza ve ambas habitaciones. El folio factura las noches según el valor de cada parte.

Abrir el cuadro de diálogo

Abra la reserva, vaya a la pestaña «Rooms» y seleccione «Split Stay / Room Move» en el menú de los tres puntos situado al final de la fila de la habitación. La misma opción se encuentra en el menú «Actions» de la reserva, en «Update»; la diferencia es que el menú de la fila le lleva directamente a esa fila, mientras que « Actions» le obliga a seleccionar primero una habitación.

Si la opción no aparece, se da una de estas cuatro situaciones:

• La reserva procede de un canal. Las reservas procedentes de una OTA o un GDS no se pueden dividir. El canal es el responsable de la estructura de dicha estancia y cualquier cambio realizado aquí no se sincronizaría con él.
• La estancia es de una noche. No hay un punto intermedio al que desplazarse.
• La fila ya forma parte de una estancia dividida. En esos casos, se ofrece la opción «Undo Split Stay » (Estancia dividida ).
• Su propiedad tiene desactivadas las estancias divididas. Un administrador controla esta opción enSystem Settings › Reservation Settings › Allow split stays (room moves) .

El cuadro de diálogo

1. Qué habitación de la reserva va a dividir. Solo en reservas con más de una habitación.
2. En qué consiste esa habitación hoy. Tipo, número, fechas, noches y importe, antes de realizar ningún cambio.
3. Los datos financieros relacionados. El total de las reservas, lo que se ha pagado y lo que queda pendiente.
4. Una tarjeta por cada parte de la estancia. Dos, para empezar.
5. El límite entre las dos partes. La mañana en que el huésped cambia de habitación.
6. Motivo del cambio. Opcional en la mayoría de las propiedades, obligatorio en algunas.
7. El total de todo ello. Se recalcula a medida que escribe.

Nada de lo que aparece en este cuadro de diálogo se guarda hasta que pulse « Apply split stay ». Puede abrirlo, modificar sus datos y cerrarlo de nuevo sin modificar la reserva.

Qué habitación está dividiendo

Una reserva con una sola habitación omite este paso por completo y el cuadro de diálogo comienza por el itinerario. Una reserva con varias habitaciones lo pregunta primero, ya que todo lo que viene a continuación se refiere a una sola línea de habitación.

Cada opción indica el tipo de habitación, el número de habitación si se ha asignado alguno, y las fechas correspondientes a dicha habitación. Las habitaciones que no se pueden dividir aparecen en la lista, pero se muestran en gris, con el motivo indicado tras las fechas, already split o too short, para que no se quede preguntándose por qué falta la habitación que buscaba.

Al cambiar de habitación aquí se descarta cualquier itinerario que haya creado y se vuelve a empezar a partir de las fechas de la nueva habitación.

Cuál es el valor actual de la habitación

1. La habitación tal y como está. Tipo y número, las fechas, el número de noches y el importe total que se cobra por dichas noches.
2. Las cifras de la reserva. Total, importe pagado y pendiente de pago para toda la reserva, incluidas las demás habitaciones, los Impuestos y cualquier otro elemento del catálogo.
3. La parte que le corresponde a esta habitación. La cifra que la división puede modificar. Todo lo demás en la franja solo varía porque esta cifra ha cambiado.

Esta franja está aquí para que pueda ver la consecuencia antes de provocarla. Un huésped que ya haya pagado la totalidad y sea trasladado a una habitación más cara tendrá que abonar la diferencia posteriormente, y es mejor saberlo mientras el cuadro de diálogo está abierto que descubrirlo al realizar el pago.

Creación del itinerario

El cuadro de diálogo se abre con la estancia ya dividida en dos: dos partes, ambas en el tipo de habitación actual, separadas por la noche central, cada una con un precio equivalente a su parte del coste total de la estancia a día de hoy. Una estancia de cinco noches se muestra como dos noches y tres. Se trata de un punto de partida, no de una sugerencia; modifique lo que considere oportuno.

1. De qué parte se trata y cuándo. Sus fechas y noches, calculadas a partir de las fechas de cambio a ambos lados de la misma.
2. Tipo de habitación y habitación concreta. En qué se aloja el huésped durante esta parte. «(current) » indica el tipo con el que se vendió la reserva.
3. Un atajo para indicar un precio. Un marcador por tarifa que Prostay puede calcular para estas fechas y este tipo de habitación.
4. Cuánto cuesta esta parte. Para toda la estancia, con el precio medio por noche indicado debajo.

Add another move divide la parte restante más larga en dos, lo que le proporciona una tercera parte y una segunda fecha de traslado. No hay ningún límite más allá de la aritmética: cada tramo debe tener al menos una noche, por lo que una estancia de cinco noches puede tener como máximo cinco tramos. Cuando ninguno de los tramos tiene una duración superior a una noche, el botón se vuelve plano y lo indica.

El «×» situado junto a una fecha de traslado elimina dicho traslado y fusiona las dos partes a ambos lados de la misma en una sola. Prevalecen la habitación y el tipo de la parte anterior.

La fecha de traslado

Guest moves on es la mañana en que el huésped cambia de habitación: la última noche en la habitación antigua es la noche anterior a esta fecha, y la primera noche en la nueva habitación es esta fecha. Si se desplaza hacia más adelante, la primera parte se alarga y la segunda se acorta, noche por noche.

La lista está delimitada por las partes a ambos lados, por lo que no se puede reducir una parte hasta dejarla vacía, ni se puede adelantar un cambio más allá del que le sigue . En una estancia de cinco noches con un único cambio, hay cuatro fechas posibles . Si se añade un segundo traslado, la lista del primero se acorta, ya que el segundo traslado ahora también necesita espacio.

Selección de habitaciones

Cada parte tiene un «Room type» y un «Room». La lista de tipos incluye todos los tipos disponibles para esas fechas, además del tipo con el que se vendió la reserva, que siempre se ofrece incluso cuando no hay nada libre de ese tipo; es posible que esté trasladando al huésped fuera de ella.

Cada habitación del tipo elegido aparece en la lista con su estado actual, de modo que puede distinguir una habitación que está libre y limpia de otra que necesita que pase un Servicio de limpieza antes de que el huésped pueda entrar:

Las habitaciones que están fuera de servicio o inoperativas no aparecen en la lista en absoluto. La habitación asignada a la reserva anterior a esta también está oculta, ya que trasladar a un huésped de una habitación a la misma habitación no se considera un traslado, y si asigna la misma habitación en ambos lados de otra forma, el cuadro de diálogo muestra el mensaje « Same room on both sides » y rechaza la operación.

Precios

Cada reserva tiene un precio «Total» específico, no una tarifa por noche. La cifra por noche que aparece debajo es el total dividido entre las noches, y se muestra para que pueda comprobar que lo que ha introducido es correcto.

Los recuadros situados encima completan el total automáticamente:

O bien, ignore ambas opciones y introduzca una cifra. El importe que introduzca permanecerá tal cual: cambiar las fechas o los tipos posteriormente no lo sobrescribirá.

El motivo

La lista procede de la configuración de reservas de su propiedad, por lo que lo que vea puede diferir de la captura de pantalla. Quien gestione dicha lista también puede establecer un motivo como obligatorio; en tal caso, el marcador de posición indicará « Select a reason (required) ». No existe la opción « No reason », y la opción «Apply split stay » permanece desactivada hasta que seleccione una. Si su Propiedad no ha configurado ningún motivo, este paso no se muestra en absoluto.

Merece la pena rellenarlo incluso cuando sea opcional. El motivo se anota en el registro de actividad de la reserva junto al traslado y alimenta la cifra de traslados de habitaciones del Panel de Control, que es la única forma de que alguien pueda averiguar más adelante que el mes pasado se trasladaron once huéspedes y que nueve de ellos se debieron al mismo fallo en la unidad de aire acondicionado.

Compruébelo antes de confirmarlo

1. El itinerario en una sola línea. Cada parte, como tipo de habitación, habitación y noches, en orden.
2. En qué queda el precio de la habitación. La cifra anterior tachada, la nueva junto a ella y la diferencia. Si no hay recargo, el reparto no supone ningún coste para el huésped.
3. En qué queda la reserva. El total de la reserva con el nuevo precio de la habitación en lugar del anterior.

Apply split stay permanece atenuado hasta que el itinerario tenga sentido. Está a la espera de que se cumpla una de estas condiciones:

• cada parte tenga un tipo de habitación;
• cada parte tiene un total que es un número y no es negativo;
• no hay dos partes consecutivas asignadas a la misma habitación;
• un motivo, si su propiedad lo requiere.

Cuando una habitación no está disponible

Al asignar una habitación no se comprueba su calendario; esto se hace cuando se realiza la solicitud. Si la habitación está ocupada durante cualquier noche del periodo que ha indicado, no se guarda nada y el cuadro de diálogo le indica cuál es el motivo.

El mensaje indica el nombre de la habitación y de la reserva que la ocupa, para que pueda decidir si desea elegir otra habitación, modificar el periodo de reserva o ponerse en contacto con el responsable de la otra reserva. Los bloqueos cuentan al igual que las reservas: una habitación que esté fuera de servicio, reservada para mantenimiento o en reserva de cortesía durante esas noches se rechaza de la misma manera, y el mensaje indica de cuál de estos casos se trata.

Su itinerario sigue apareciendo en pantalla, tal y como lo dejó. Corrija la parte correspondiente y vuelva a aplicar los cambios.

Aspecto tras la modificación

Al aplicar los cambios, se cierra el cuadro de diálogo, se vuelve a cargar la reserva y se confirma con « Split stay applied ». La reserva tiene ahora una fila por cada parte.

1. Una etiqueta que identifica la parte. En el orden en que el huésped las ocupa.
2. De dónde viene el huésped o adónde se dirige a continuación. De este modo , una fila leída por sí sola sigue teniendo sentido.
3. Las fechas propias de cada parte. Se unen en la fecha de traslado: la salida de la primera parte coincide con la llegada de la segunda.

El recuento de la pestaña «Rooms» aumenta, ya que hay más filas. El recuento de huéspedes no cambia: se alojan las mismas personas y la pestaña «Guest» permanece inalterada.

En el folio, el alojamiento se vuelve a facturar según el nuevo itinerario: cada parte se cobra al precio al que se vendió, en relación con la habitación en la que se aloja. La forma en que se muestra depende del desglose de ingresos por habitación establecido en el folio al que se factura la reserva, lo que determina si el alojamiento aparece como una línea por noche o como una cifra única para toda la estancia.

Los pagos, los complementos y cualquier dato introducido manualmente no se modifican. Los impuestos de la habitación sí: se calculan a partir del coste de las habitaciones, por lo que, si modifica el precio de una parte, estos se ajustan en consecuencia. Una división que mantenga el mismo importe no modifica nada en absoluto, lo cual constituye la otra razón para utilizar « Current stay rate » cuando solo se pretende cambiar de huésped.

En el calendario, el huésped aparece dos veces: una en cada habitación, correspondientes a las noches que permanece en ellas, con un marcador que indica que la casilla forma parte de un cambio. El Servicio de limpieza ve que la primera habitación debe estar lista para la salida limpieza de salida en la fecha del traslado, y que la segunda habitación debe estar lista para una llegada esa misma mañana.

Deshacer una división

La opción « Undo Split Stay », accesible desde el menú de la fila de cualquier parte o desde el menú «Actions » de la reserva, vuelve a unificar la estancia. Pregunta primero, y el cuadro de diálogo le ofrece la opción de seguir adelante o dejar la división tal y como está. Las partes vuelven a formar una sola fila que abarca todas las fechas, en la habitación de la primera parte y con el tipo de habitación de la primera parte. El importe pasa a ser la suma de las partes, y el alojamiento en el folio se vuelve a configurar para la habitación individual.

Hay dos aspectos que debe tener claros antes de utilizar esta función:

• No se trata de una reversión. La estancia fusionada es la suma de lo que se habían convertido las partes, no de cómo era la reserva antes de la división. Si divide una estancia y vuelve a fijar el precio de una de las partes, al deshacer la acción se mantiene el nuevo precio.
• Prevalece la habitación de la primera parte. Si el huésped ya se ha cambiado y se revierte la operación, la reserva indicará que se alojó en la primera habitación durante todo el tiempo. La opción de reversión sirve para un cambio registrado por error, no para un cambio que se haya producido y se esté revirtiendo. Para ello, vuelva a dividir la estancia y reubique al huésped en su lugar original.

Aspectos que suelen confundir a los usuarios