Dos pantallas, un tema: cómo se presenta una factura. La configuración del folio determina cómo se agrupan los cargos de una estancia mientras el huésped aún se encuentra en el establecimiento. La facturación determina el aspecto del documento cuando el huésped se marcha y la cantidad que se le ha cobrado por adelantado. Ambas opciones se encuentran en entradas de menú distintas y se guardan por separado, pero no es posible analizar una sin tener en cuenta la otra.
Qué es una configuración de folio
Un folio es una factura. La mayoría de las estancias necesitan uno. Algunas necesitan dos, porque otra persona paga parte de la estancia: una agencia de viajes que ha acordado la tarifa de la habitación pero no el minibar, una empresa que cubre el alojamiento mientras que el huésped se hace cargo de los extras. Una configuración de folio es la regla que determina cuál de ellas se aplica a una reserva.
- La etiqueta «Predeterminada». La configuración utilizada por cualquier reserva cuya fuente no haya sido reclamada por otra configuración.
- Una segunda configuración. Se aplica únicamente a las fuentes que enumera y tiene prioridad sobre la configuración por defecto para dichas fuentes.
La configuración predeterminada se establece desde el interior del cajón, y el cambio es unidireccional: en la configuración que ya es predeterminada, el botón aparece desactivado, con una indicación que señala que la única forma de cambiarla es establecer otra configuración como predeterminada. Para cambiar la configuración predeterminada, debe designar como tal una configuración diferente, no desactivar la actual, lo que significa que nunca podrá quedarse sin configuración predeterminada por error.
Si las opciones «Create Configuration» y la acción «Edit» en una fila no aparecen en su pantalla, su rol no incluye el permiso para ellas, y está visualizando las configuraciones como lector en lugar de como editor. Un administrador puede añadirlo desde Users en «Configuraciones del Sistema», en «Integrations» › «Folio configuration».
Las fuentes constituyen la regla de coincidencia
Esta es la parte en la que merece la pena detenerse. Una configuración no se aplica a una tarifa, un tipo de habitación o un huésped. Se aplica a una fuente de reserva , y la lista de verificación del panel lateral constituye la totalidad de la lógica.
La lista de verificación es un cuadro desplazable independiente, por lo que, en una propiedad con una larga lista de fuentes, no verá todas las casillas marcadas a la vez. La forma más rápida de comprobar a qué se aplica una configuración es hacer clic en «View Details» desde su fila, lo que muestra las fuentes y los tipos de transacción en forma de fichas.
En la propiedad de demostración, «Master Folio» reclama «Reserva directa» y «Sin reserva previa», y «Extras Folio» reclama «Booking.com», «Expedia» y «Agente de viajes». Todo lo demás se asigna a la opción por defecto. Esa es la estructura que buscan la mayoría de las propiedades: sus propias reservas reciben una factura única y clara, y los Canales en los que otra entidad se hace cargo de parte de la estancia reciben el desglose.
Desglose de los ingresos por habitaciones
Un menú desplegable con dos opciones que modifica la forma en que se registra el cargo de la habitación en el folio, en lugar de su importe total.
| Opción | Lo que aparece en el folio |
|---|---|
| Total | Una sola línea de alojamiento para toda la estancia. Es concisa y suele ser la opción habitual cuando el huésped paga su propia factura. |
| Breakdown per room per night | Una línea por habitación y por noche. Es extenso, y es lo que se necesita cuando alguien va a realizar una auditoría: un agente que concilie una tarifa o una Empresa que compruebe qué noches se comprometió a cubrir. |
De dónde procede el número de factura
En Invoicing, la primera pestaña corresponde al propio documento.
Prefix ,Starting Index Number y Suffix se unen para formar la referencia de cada factura, por lo que la siguiente factura de la Propiedad de demostración esMRL-1042 y la siguiente a esa esMRL-1043 . El índice es un punto de partida más que un contador que se pueda reiniciar sin riesgo: reducirlo después de que se hayan emitido las facturas da lugar a dos documentos con el mismo número, lo cual es el tipo de detalle que un auditor detecta.
Title es la palabra que aparece impresa en la parte superior, lo cual tiene más importancia de lo que parece en aquellas jurisdicciones que distinguen entre una factura, un recibo o un proforma. El logotipo yShow company details controlan el bloque de encabezado.Preview invoice , situado en la parte superior derecha, muestra una muestra con su configuración actual y resulta mucho más rápido que guardar y generar una factura real.
Sincronización, diseño e idioma
| Configuración | Qué modifica |
|---|---|
| Default due date | Cuántos días después de la fecha de la factura vence el pago. Determina la fecha de vencimiento que aparece impresa en el documento y la antigüedad que figura en cualquier informe de cuentas por cobrar. |
| At reservation creation | La factura existe desde el momento en que se realiza la reserva. Es adecuado para pagos por adelantado y para agentes que necesitan un documento sobre el que tramitar un pago. |
| At check-out | La factura se emite cuando el huésped se marcha, por lo que refleja todo lo que realmente ha gastado. La opción más habitual. |
| Manually | No se emite nada hasta que alguien lo solicite. Menos sorpresas, más facturas olvidadas. |
| Invoice Layout Settings | Una opción, no dos configuraciones. Se obtiene la columna del número de habitación o el desglose de impuestos y tasas, pero no ambas cosas. |
| Use the guest language when available | La factura se muestra en el idioma indicado en el perfil del huésped; si el perfil no incluye ningún idioma, se utiliza el idioma de la Propiedad. |
Política de depósitos
Comparte la pestaña «Facturación» y es el único ajuste en cualquiera de estas dos pantallas que modifica lo que se le pide al huésped que pague en el momento de la reserva.
Con la política activada, se elige un porcentaje o un importe fijo y se indica la cifra. El porcentaje se aplica al total de la reserva; el importe fijo es ese importe independientemente de la duración de la estancia. El interruptor que se encuentra debajo es el que a menudo pasa desapercibido: «Include taxes and fees specified as part of the deposit» (Aplicar al subtotal de la habitación o al total general) determina si el porcentaje se calcula sobre el subtotal de la habitación o sobre el total general con impuestos incluidos. En la Propiedad de demostración, el 30 % con impuestos incluidos sobre una estancia de 720,00 con un IVA del 9 % equivale a 235,44 en lugar de 216,00.
El depósito solo se aplica a los tipos de reserva que lo requieren, y se omite en el caso de las reservas provisionales. El hecho de que una reserva concreta lo requiera viene determinado por el tipo de reserva, por lo que una política configurada aquí sin ningún tipo de reserva que requiera depósito no cobrará nada.
Errores habituales
| Síntoma | Causa |
|---|---|
| Una reserva tiene una configuración de folio incorrecta | Su origen lo determina una configuración que no esperaba, o ninguna, en cuyo caso se ha aplicado la configuración predeterminada. |
| La opción «Guardar cambios» no se activa en una nueva configuración | Es obligatorio introducir el nombre, la descripción y, al menos, una fuente. La descripción es el campo que los usuarios suelen dejar en blanco. |
| No es posible desactivar la configuración predeterminada | Así está diseñado. Establezca una configuración diferente como predeterminada y esta se desactivará. |
| Dos facturas comparten un mismo número | El índice inicial se redujo después de que se hubieran emitido las facturas. Se trata de un punto de partida, no de un contador. |
| Los impuestos no aparecen desglosados en la factura | El diseño está configurado para mostrar, en su lugar, la columna del número de habitación. Ambas opciones son mutuamente excluyentes. |
| El depósito solicitado es superior al esperado | Los impuestos y las tasas están incluidos en la base del depósito. Desactive la opción para que se aplique únicamente el porcentaje del subtotal de la habitación. |
| No se solicita ningún depósito a pesar de lo establecido en la política | El tipo de reserva no lo exige o la reserva es provisional. |