Esta es la pantalla de configuración más extensa de Prostay y la que tiene el mayor alcance. Cuatro secciones, un botón «Save Changes» en la parte superior, y decisiones que se reflejan en la factura del huésped, en el feed de disponibilidad de un canal y en los cálculos que convierten una tarifa en euros a su moneda contable. Dos de ellas no se pueden deshacer una vez aplicadas.
Preferencias de formato
Se trata de aspectos de presentación, con una excepción. El idioma, el formato de fecha, el formato de hora y el formato numérico modifican la forma en que se escriben los datos, pero no su significado. Si se configuran incorrectamente, nadie sufre ningún perjuicio, simplemente resulta molesto.
Property Time Zone Es la excepción, y está marcada como obligatoria por una razón. Se trata de la zona a la que se ajusta cada fecha del producto. Una propiedad en Los Ángeles configurada en una zona europea mostrará las llegadas de esta noche bajo la fecha de mañana durante la mayor parte de la jornada laboral, y todos los informes que agrupen por fecha serán erróneos en los extremos. Confígurela una vez, correctamente, al crear la propiedad.
Application Currency Es su moneda contable. Es la moneda en la que se calculan los totales de folio, en la que se emiten las facturas y la base frente a la que se miden todas las demás monedas. Cambiarla posteriormente no reajusta los precios de nada, lo que significa que las cifras permanecen iguales y el símbolo que las precede cambia. No la considere como una forma de cambiar de moneda.
La moneda y por qué se bloquea
Allow Multi-Currency Le permite realizar presupuestos y aceptar pagos en monedas distintas de la de su contabilidad. Las monedas que seleccione en «Supported Currencies » (Gestión de tarifas) se convierten en las opciones que se ofrecen siempre que se fije un precio, sobre todo en los planes de tarifas y en el editor de tarifas de una reserva.
Su moneda contable nunca aparece en esta lista. Es la moneda base, por lo que ofrecerla como moneda extranjera frente a sí misma carecería de sentido.
Tipos de cambio, manuales o automáticos
Cada tipo de cambio responde a una pregunta: ¿cuánto de su moneda base vale una unidad de esta moneda? Con el USD como base, un tipo de cambio del EUR de 1,09 significa que un euro vale 1,09 dólares. Prostay utiliza estos tipos en ambos sentidos: para calcular un precio en moneda extranjera a partir de un precio base y para convertir el total de una reserva en moneda extranjera a la moneda de la factura.
Manual significa que el personal introduce los tipos de cambio y estos permanecen fijos hasta que alguien los modifique, que es lo que desean la mayoría de las Propiedades: un tipo de cambio que no varíe durante la estancia es más fácil de explicar a un huésped que uno que sí lo haga. Automatic (from rate API) obtiene las tarifas de un proveedor con la frecuencia elegida, desde cada hora hasta semanalmente, y muestra cuándo se realizó con éxito por última vez. En el modo automático, aún puede fijar una moneda concreta, lo que mantiene estable esa tarifa mientras el resto sigue actualizándose. Una moneda fijada aparece como «Pinned » con un valor de «Override » propio.
Los tipos de cambio solo se aplican a las conversiones realizadas después de su configuración. Las reservas cuyo precio ya se haya fijado conservan el tipo de cambio al que se calculó su precio, lo cual es el comportamiento deseado y la razón por la que un cambio de tarifas a mitad de temporada no provoca una oleada de correcciones.
Preferencias de automatización
En esta sección es donde la Propiedad decide qué ocurre sin que nadie tenga que hacer clic. Las dos que merecen mayor atención son las dos primeras.
Allow additional bookings when property is at full occupancy Permite la sobreventa deliberada. Las propiedades que recurren a ello lo hacen a sabiendas, basándose en el cálculo de que un porcentaje previsible de reservas no se materializará. Si no realiza ese cálculo, desactívelo, pues, si está activado, las cifras de disponibilidad dejan de ser un límite y se convierten en una sugerencia.
La configuración que traslada automáticamente a No-Show una reserva en la que nadie se ha registrado es la que garantiza la veracidad de la lista de llegadas. Si está desactivada, las reservas de ayer en las que no se ha producido la llegada permanecen como «Confirmadas» hasta que alguien se da cuenta, y las tasas por no presentarse recogidas en sus Políticas de cancelación nunca se tienen en cuenta porque nada las señala.
La venta para el mismo día requiere dos ajustes, no uno. « Allow same-day bookings on the Booking Engine and channels? » determina si hoy se puede vender en línea en absoluto. Same-day bookings until , el conmutador situado justo debajo, muestra un campo de hora, y esa hora límite es el momento del día a partir del cual ya no se puede vender para hoy, lo que le permite evitar una reserva a las 23:40 para una habitación que nadie podrá entregar en recepción.
Ambos son independientes, y nada le impide establecer una combinación que no signifique nada. Una hora límite con las reservas para el mismo día desactivadas no restringe nada, porque no hay nada que restringir. Si las reservas para el mismo día están activadas sin hora límite, se vende hoy hasta medianoche. Si desea establecer una hora límite, ambas opciones deben estar activadas.
Auto Assign Reservations asigna habitaciones específicas en lugar de dejar las reservas a nivel de tipo de habitación, y las dos casillas de selección situadas debajo determinan el alcance: aplicarlo a las reservas existentes actuales y futuras, o solo a las nuevas reservas. «Solo nuevas reservas» es la opción más segura, ya que la otra opción replanificará las asignaciones que alguien pueda haber realizado deliberadamente.
Preferencias varias
Enable GDPR Compliance Functionality activa la gestión de la protección de datos. Si acepta una sola reserva de un residente de la UE, debe tener esta opción activada, y debe activarla antes de la reserva, en lugar de después de la solicitud de datos.
Format for customer name in calendar Permite elegir entre Surname, Name y Name Surname en las casillas del Calendario. El apellido primero facilita la búsqueda cuando se busca una reserva entre dos cientos, que es para lo que sirve el Calendario.
Enable Payment Allocation Determina si los pagos se aplican a cargos específicos en lugar de al saldo en su conjunto. Las propiedades que emiten facturas detalladas suelen preferir esta opción; las propiedades que liquidan un importe total al realizar el check-out, por lo general, no.
Show Check-outs in Departure List on Dashboard y Show Estimated Arrival Time son ambas preferencias de visualización para la recepción, y en ambos casos conviene consultar al personal de recepción en lugar de decidir por ellos.
Duración mínima de la estancia
Minimum Length Of Stay es un límite mínimo aplicable a toda la Propiedad en cuanto a la duración de una reserva y, a diferencia de la mayor parte de lo expuesto en esta sección, tiene un efecto notable: el formulario de reserva retrasa la fecha de salida para cumplirlo, por lo que simplemente no es posible introducir una reserva de una sola noche cuando el mínimo es de dos.
Se trata de una medida poco flexible. El mínimo para toda la propiedad se aplica todas las noches del año, incluidas las noches entre semana que usted vendería encantado por una sola noche. Si su mínimo varía según la temporada o la tarifa, configúrelo en los intervalos de tarifas , donde puede diferir según la fecha, y deje este valor en uno.
Allow reservations below minimum length of stay abre un selector de usuarios que pueden incumplir las reglas. Se trata de la excepción del responsable de recepción: el límite se mantiene para todos, excepto para las dos o tres personas en las que confía para decidir cuándo no deben aplicarse las reglas. Mantenga esa lista breve; de lo contrario, el límite dejará de ser un límite.
Errores habituales
- Elegir monedas antes de que las necesite. La lista se bloquea tras el primer guardado y no se puede acortar desde esta pantalla. Tres monedas con las que opera son mejores que seis con las que podría hacerlo.
- Configurar la zona horaria demasiado tarde. Todas las fechas ya registradas se interpretaron según la zona horaria anterior. Corríjalo el primer día, no al tercer mes.
- Considerar la «moneda de la aplicación» como un cambio de moneda. Modificarla no convierte nada. Solo cambia la etiqueta.
- Dejar desactivada la opción de «no presentación» automática. Las reservas de ayer en las que no se presentó el huésped permanecen como «Confirmadas», la lista de llegadas deja de ser fiable y los cargos por no presentación ni siquiera se tienen en cuenta.
- Utilizar la estancia mínima de toda la propiedad como regla de temporada. Se aplica todas las noches del año. Las estancias mínimas de temporada deben establecerse en el intervalo de tarifas.
- Guardar desde el botón superior y dar por hecho que todo se ha aplicado correctamente. Un botón guarda las cuatro secciones, por lo que un cambio aislado que se encuentre tres secciones más allá también se guarda. Lea la página antes de guardar, no después.