A qué responde
La lista de cuentas de la casa responde a la pregunta «¿qué debe cada cuenta?». Este informe responde a las dos preguntas que se plantean a continuación: qué se ha contabilizado en todas ellas y cuánto tiempo lleva pendiente el importe que se nos debe.
Postings report En la parte superior de la pantalla de cuentas de la casa se abre este informe. Está protegido por su propio permiso, View the house-account postings report , independiente del acceso a las cuentas, por lo que se le puede conceder este acceso a un contable y nada más.
La lista
Cada fila corresponde a un asiento. La cuenta a la que pertenece se indica en cada fila con su número debajo, de modo que una misma descripción en cuatro cuentas diferentes se pueda distinguir claramente, y una marca « Charge » o «Payment » indica en qué dirección se movió el dinero. Los pagos aparecen en verde, lo que constituye la forma más rápida de leer la columna.
El informe se abre con los últimos treinta días. Los dos cuadros de fecha permiten modificar ese intervalo, y la lista se actualiza en cuanto se configuren. Todo lo demás que aparece en pantalla se calcula a partir del intervalo seleccionado.
All ,Charges y Payments filtran lo que muestra la tabla. Payments en un único día es lo más parecido que este informe tiene a una lista de ingresos para cuentas de la casa.
Charged yCollected suman el total de los cargos y los pagos de todo el intervalo. Postings cuenta las filas que puede ver actualmente, por lo que es el único recuadro que cambia al alternar entre Charges yPayments . Los dos recuadros de dinero no cambian.
El nombre de la cuenta que aparece en cada fila es un enlace a la propia cuenta, que suele ser lo siguiente que se desea consultar tras encontrar un asiento que parece incorrecto. El resto de la fila no es clicable, por lo que debe hacer clic en el nombre.
Saldos vencidos
Debajo de la lista se encuentra la sección por la que un gestor financiero abre esta página en primer lugar.
Cada cuenta pendiente con dinero adeudado se clasifica en una de cinco categorías en función del número de días transcurridos desde su fecha de «Payment due» . La categoría «Not yet due» incluye aquellas cuya fecha aún no ha llegado, y las cuatro siguientes incluyen las que ya la han alcanzado: de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90.
Hay dos aspectos de este panel que conviene tener en cuenta.
Ignora el intervalo de fechas. Esto es deliberado y es la única respuesta sensata: la deuda no pertenece a la ventana que se esté visualizando en ese momento, y una factura de marzo sigue sin estar pagada independientemente de si marzo figura o no en los recuadros superiores.
Una cuenta sin fecha de vencimiento se clasifica en «Not yet due». Al no tener una fecha de vencimiento, nunca caduca, por mucho tiempo que lleve pendiente. Si sus deudas más antiguas no aparecen en la lista, eso es lo primero que debe comprobar.
Para visualizarlo
Export CSV detalla lo que está viendo: las filas que el filtro ha dejado visibles, dentro del intervalo que haya establecido, con la fecha, el número de cuenta, el nombre de la cuenta, el cargo o pago, la descripción, la cantidad y el importe como columnas. El archivo recibe el nombre del intervalo que abarca, de modo que una carpeta con estos archivos se mantiene legible.
El panel de saldos antiguos no se incluye en la exportación. Si necesita esas cifras en otro lugar, deberá copiarlas manualmente de esta pantalla.
Aspectos que suelen confundir a los usuarios
Los conceptos «Cobrados» y «Recaudados» no se rigen por el filtro. Si cambia a «Payments », la tabla mostrará los pagos, mientras que «Charged » seguirá mostrando los cargos de todo el rango. Interprete los recuadros como los totales del rango, no como lo que aparece en pantalla.
Las líneas anuladas no aparecen aquí. Un asiento anulado deja los totales en su cuenta y también permanece en este informe, por lo que el informe y las cuentas coinciden entre sí. Si busca algo que sabe que se contabilizó, consulte el libro mayor de la cuenta, donde la línea anulada sigue siendo visible junto con su motivo.
Esto se refiere únicamente a las cuentas propias. Nada de lo contabilizado en un folio de reserva aparece aquí, por muy similar que parezca. Para los cargos por estancias, utilice los informes de reservas y de ingresos.
Un informe vacío suele deberse al intervalo de fechas. Se abre con los últimos treinta días, lo cual no es el intervalo adecuado para una agencia que realiza sus liquidaciones trimestralmente. Amplíe el intervalo de fechas antes de concluir que no se ha contabilizado nada.