Estos dos informes recogen las habitaciones que no se han podido vender. Uno de ellos abarca las habitaciones que presentaban averías, indicando el coste de la reparación y quién la realizó; el otro abarca las habitaciones retiradas de la venta sin que hubiera ninguna avería. Ambos son historiales correspondientes a un intervalo de fechas, más que datos de esta noche, lo cual es lo que debe entenderse para que las cifras tengan sentido.
Cuál de las dos desea
La distinción es la misma que se hace cuando se retira la habitación de la venta en primer lugar, y se explica detalladamente en «fechas bloqueadas», «reservas en espera» y «habitaciones fuera de servicio ». En resumen: «fuera de servicio» significa que hay algo averiado y hay que pagar una reparación; «fuera de servicio» significa que la habitación está en buen estado, pero aún no se puede vender.
| Informes | Abarca | Respuestas |
|---|---|---|
| Out of Order | Habitaciones con avería: una gotera, un aire acondicionado averiado, un problema eléctrico | Qué se ha estropeado, cuánto ha costado, quién lo ha reparado y cuándo volverá a estar disponible la habitación |
| Out of Service | Habitaciones retenidas aunque no haya nada averiado: limpieza a fondo, cambio de colchón, secado de la moqueta | Por qué se retuvo la habitación, durante cuánto tiempo y si se aplicó el bloqueo, si aún está pendiente o si se ha cancelado |
El informe de averías
Once columnas, y las que merece la pena conocer son precisamente aquellas que resultan fáciles de malinterpretar.
| Columna | Lo que indica |
|---|---|
| Status | Pending «is raised and not started» (se ha notificado y no se ha iniciado), «In Progress» (se está trabajando en ella), «Completed» (ya está solucionada). Solo las dos primeras describen una habitación que no puede alquilar. |
| Issue Type | La categoría bajo la que se notificó la avería. La lista procede de la configuración de su Propiedad, que es también lo que ofrece el filtro. |
| Created On | Fecha en la que se creó el bloqueo, no cuando la habitación quedó fuera de servicio. Una incidencia notificada el martes para una reparación programada el viernes aparecerá aquí como martes. |
| Expected Return | Fecha en la que la habitación debe volver a estar disponible para la venta. Esta es la fecha que debe tenerse en cuenta cuando la recepción necesite la habitación. |
| Duration | Número de noches entre el inicio del bloqueo y la fecha prevista de reincorporación. La fecha de inicio no figura entre las columnas, por lo que esta cifra no siempre corresponderá a la diferencia entre la fecha prevista de reincorporación y la fecha de creación del bloqueo. |
| Cost of Repair | El coste previsto de la reparación, en la moneda del establecimiento. Se trata de una estimación incluida en el bloqueo, no de una factura, y aquí no hay ningún total que la resuma. |
| Maintenance Team | Quién es el responsable del trabajo. También procede de la configuración de la Propiedad. |
| Set By | El usuario que ha creado el bloqueo, que es a quien debe preguntarse cuando el motivo no resulte evidente. |
El informe de salas fuera de servicio
Nueve columnas y dos diferencias respecto al informe anterior. No hay coste ni equipo de mantenimiento, ya que no se está reparando nada. Y el estado corresponde a un ciclo de vida en lugar de a un estado de trabajo, con cuatro valores:
- Currently OOS: la habitación no está disponible para la venta en este momento.
- Scheduled: el bloque está reservado y aún no ha comenzado.
- Returned to Service: el bloque se ha ejecutado y la sala ha vuelto a estar disponible.
- Cancelled: el bloque se ha cancelado, por lo que la habitación nunca ha dejado de estar en Venta.
Este informe muestra tanto «Expected Start» como «Expected Return», por lo que su «Duration» puede compararse con las dos fechas que figuran junto a él. La columna «Reason» contiene texto libre introducido cuando se creó el bloque, y los textos largos se truncan en la celda.
Filtrar cualquiera de los informes
Ambos informes se abren con el mes actual: desde el primer día del mes hasta hoy, medido en Created On. Ese valor por defecto explica por qué una solicitud de reparación presentada el mes pasado para una habitación que sigue sin estar disponible hoy no aparece hasta que se amplía el intervalo.
Filter Type determina la fecha con respecto a la cual se calcula el intervalo, y es el elemento que más influye en el resultado de todo el panel.
| Tipo de filtro | Lo que recoge el intervalo |
|---|---|
| Created On | Bloques registrados en el intervalo, independientemente de cuándo se hayan ejecutado. Esto es lo que busca para saber «qué hemos retirado de la venta este mes». |
| Expected Start | Bloques que están previstos que comiencen dentro del intervalo, lo que ofrece una perspectiva de futuro. |
| Expected Return | Bloques cuya devolución está prevista dentro del intervalo, que es la lista a partir de la cual debe trabajar cuando busca habitaciones. |
| Date Interval | Bloqueos que se solapan con el intervalo en algún momento. Un bloqueo que se extiende del primero al décimo queda incluido en un intervalo que abarca el quinto, algo que ninguno de los otros tres haría. |
El resto son selecciones múltiples que se acumulan: tipo de habitación, tipo de incidencia, estado de mantenimiento , equipo de mantenimiento, edificio o planta, y el usuario que estableció el bloqueo. «Out of service» intercambia el tipo de incidencia, el equipo y el estado por los cuatro estados del ciclo de vida mencionados anteriormente. Nada se aplica hasta que pulse «Save», y «Reset all filter» vuelve a situar el panel en el mes actual.
Impresión y exportación
Ambos informes incluyen la barra de herramientas que utilizan los informes financieros: filtros, un botón de impresión y un menú de exportación. El menú ofrece « Export as PDF » y nada más, por lo que no es posible obtener una hoja de cálculo con los costes de reparación desde esta pantalla. La opción «Imprimir» abre el mismo PDF en una nueva pestaña y lo envía a la impresora, para lo cual es necesario que las ventanas emergentes estén permitidas en el sitio web. Ambas opciones se aplican a lo que aparece en pantalla, por lo que los filtros que establezca serán los que se apliquen al archivo.
Por qué el recuento aquí difiere del Resumen de habitaciones
Esto es lo que lleva a la gente diez minutos. El informe « House Status » cuenta las habitaciones que están averiadas o fuera de servicio en este momento . Estos dos informes contabilizan bloques en un intervalo determinado, y un bloque puede estar finalizado, no haberse iniciado o haberse cancelado.
En las capturas de pantalla anteriores, el informe de habitaciones fuera de servicio muestra cinco reparaciones este mes, mientras que «House Status» indica que una habitación está fuera de servicio. Ambos están correctos. Tres de las cinco son Completed y esas habitaciones vuelven a estar a la venta; una es Pending con una fecha de inicio dentro de dos días, por lo que la habitación aún se puede vender esta noche; la quinta es la habitación 107, que es la única que cuenta House Status. El informe de habitaciones fuera de servicio refleja lo mismo desde el otro extremo: cinco bloques este mes, ninguno de ellos operativo esta noche, razón por la cual el resumen de habitaciones indica cero.
Lo que estos informes no hacen
- No totals. Ninguna fila suma los costes de reparación ni las noches perdidas, ni en pantalla ni en el PDF.
- No Excel. El menú de exportación solo ofrece el formato PDF, a diferencia de los informes de ingresos y ocupación.
- No history of changes. Se muestra el bloque tal y como está en este momento. Una reparación pospuesta dos veces aparece igual que una que siempre estuviera prevista para esa fecha.
- Nothing tells you what the room would have earned. La columna de costes corresponde a la reparación, no a los ingresos perdidos.