Siete de los informes financieros son tablas planas basadas en los mismos folios subyacentes. Se diferencian en a quién permiten el acceso y qué muestran al respecto: uno clasifica la deuda pendiente por plazos de antigüedad, otro enumera a los huéspedes que se marcharon con deuda pendiente, otro muestra cada folio con su saldo, otro desglosa los folios en asientos individuales, otro muestra lo que se ha pagado, otro enumera cada pago tal y como se recibió, y otro muestra lo que se ha anulado. Elija en función de la pregunta que esté respondiendo, en lugar de por el nombre, ya que varios de los nombres se solapan.
¿Cuál de los siete debe abrirse
| Informes | Respuestas | Filas que muestra |
|---|---|---|
| Accounts Receivable Aging Report | ¿De cuánto tiempo es el dinero que se nos debe? | Estancias que han finalizado con un saldo pendiente en el folio |
| Checked-out Reservations with Outstanding Balance | Quiénes se marcharon sin liquidar la cuenta | Hojas de registro con saldos pendientes, desglosadas en habitación y extras |
| Payments & Balances Due Report | ¿Cuál es la situación de cada folio? | Todas las reservas que se encuentran en el sistema, pagadas o no |
| Daily Charges by Item | Qué se ha contabilizado, quién lo ha hecho y cuándo | Una fila por cada asiento |
| Deposits Ledger Report | ¿Qué reservas tienen dinero pendiente? | Los folios en los que se ha recibido un pago, por fecha de salida |
| Transaction Report | Qué ingresos se han registrado y de qué forma | Una fila por cada pago recibido, tanto en recepción como en los establecimientos |
| Void and Refund Report | Qué se ha anulado y por qué | Transacciones anuladas y reembolsadas |
El centro de informes financieros
En la sección «Finanzas» se encuentran catorce informes. Tres de ellos son las pantallas de ingresos por habitaciones —Room Revenue by Rate Plan, Room Revenue by Room Typey Room Revenue by Source—, que se abren fuera de la sección de finanzas y tratan sobre los ingresos por habitaciones según fuente, tipo y plan de tarifas. La estrella situada en cada fila la añade a «Favorites» en el «Reports Dashboard», lo cual constituye la forma más rápida de mantener agrupados los dos o tres informes que se ejecutan a diario .
Filtros de búsqueda, impresión y exportación
Los siete cuentan con la misma barra de herramientas. El botón de filtro se denomina aquí « Search filters », mientras que en los informes de producción y ocupación aparece como «Filter Report »; funcionan de la misma manera, abriendo un panel a la derecha que no aplica ningún filtro hasta que pulse «Save Changes ». Cada panel recuerda su propia configuración entre visitas, por lo que un informe que parezca incorrecto cuando vuelva a consultarlo suele seguir filtrado según la configuración de la última vez.
Cada panel tiene un intervalo de fechas, y cada uno le da un significado distinto. Los filtros «Antigüedad» y «Libro mayor de depósitos» se basan en la fecha de salida ; los de «Pagos» y «Saldos», en la fecha de llegada ; y el de «Cargos diarios», en la fecha de contabilización . Si establece el mismo periodo de quince días en tres de ellos, no obtendrá tres vistas de las mismas Reservas.
Cantidades que se le adeudan
El informe de antigüedad es la lista de cobros. El pago vence en el momento de la salida, por lo que «Days Outstanding» realiza el recuento a partir del día en que el huésped se marchó y «Aging» transforma ese recuento en una de las cinco etiquetas: «Current», « 1-30 days», «31-60 days», « 61-90 days» y «90+ days». Las filas se ordenan de mayor a menor antigüedad, y el total que figura junto al encabezado es lo que se le debe a la Propiedad por todos los conceptos que aparecen en pantalla.
Se abre con los últimos doce meses en lugar del mes actual, lo cual es deliberado: un informe que solo se remonta un mes no puede mostrar un intervalos de 61-90 o 90+, por lo que reducir el intervalo oculta precisamente la deuda que buscaba al abrir el informe. Outstanding Status se limita a Outstanding only, Fully Paido Credit Balance, y Include Zero Balancesmuestra los folios liquidados para que pueda demostrar que una deuda se ha saldado, en lugar de que nunca existió.
Checked-out Reservations with Outstanding Balance es la misma deuda desde el punto de vista de la recepción. Omite los cálculos de antigüedad y añade el desglose que necesita para mantener una conversación con el huésped:Room Revenue Total , Items / Services ,Grand Total y Reservation Balance Due , para que pueda comprobar si la parte pendiente corresponde a la habitación o a los servicios adicionales. Su panel de filtrado ofrece únicamente un intervalo de fechas y el nombre del huésped, y se basa en el estado de la reserva en lugar del Calendario, por lo que un huésped cuya salida esté prevista para hoy pero que aún no haya realizado el check-out no aparecerá en él.
El libro completo: pagos y saldos pendientes
Este es el más amplio de todos. Enumera todas las reservas que llegan en el intervalo, sea cual sea su estado, por lo que un folio pagado en su totalidad aparece junto a otro que no ha pagado nada, y la insignia «Status» permite distinguirlos. «Grand Total» menos «Paid Amount» da como resultado «Balance Due» en cada fila, y la cifra junto al encabezado es la suma de esa columna.
Utilícelo antes de las llegadas, en lugar de después de las salidas. Al filtrar por Arrival yConfirmed para los próximos días, el mostrador obtiene una lista de quienes se presentan con un saldo pendiente de pago , lo cual facilita mucho la conversación en el momento del registro de entrada en comparación con el registro de salida. El panel también admite un número de reserva, el nombre de un huésped y una fuente de reserva, y la lista de estados incluye los once estados de reserva.
Cada asiento: cargos diarios por partida
Mientras que los otros cinco informes se centran en las cuentas de huéspedes, este se centra en los asientos: una fila por cargo, con marca de tiempo al minuto, indicando el artículo, su categoría, la cantidad y el precio unitario detrás del importe, un código de Posting # y el miembro del personal que lo ha incluido en la cuenta de huéspedes. Es el informe que hay que abrir cuando un huésped impugna una partida, y el que hay que generar en el cambio de turno cuando los ingresos de la noche parecen incorrectos.
Los filtros siguen esa estructura. El «Charge Category» procede de las propias categorías de artículos de la Propiedad, el «Processed by» de su lista de usuarios, y hay campos de texto libre para el nombre del artículo, el número de reserva y el número de asiento. Filtrar por categoría es la forma más rápida de averiguar cuánto recaudó ayer el restaurante sin salir del informe.
El libro mayor de depósitos
Deposits Ledger Report enumera los folios en los que se ha ingresado dinero, ordenados por fecha de salida, con Room Nights ,Room # , Reservation Status , Reservation Paid Amount , Reservation Balance Due y Grand Total . Filtre por estado para responder a la pregunta para la que realmente sirve: cuánto dinero hay retenido en reservas que aún no se han materializado.
No se fije demasiado en el nombre. El centro de información lo describe como un seguimiento de los depósitos recibidos, aplicados y reembolsados, pero la tabla no tiene columnas de «aplicados» ni «reembolsados», ni una cifra separada para los depósitos: muestra lo que se ha pagado en el folio en total. Un depósito que posteriormente se haya aplicado a la estancia aparece aquí de la misma forma que un pago cobrado a la salida.
Anulaciones y reembolsos
Una anulación cancela un asiento que no debería haberse realizado; un reembolso devuelve el dinero que se cobró. La insignia «Type» indica de qué se trata, «Transaction Type» especifica qué se ha revertido («Payment», «Room» o «Item/Service»), y «Notes» recoge el motivo que alguien introdujo en su momento. El panel filtra según ambos criterios, utilizando «Voided» y «Refunded» como etiquetas.
La columna de notas se trunca a 40 caracteres en la tabla, y el texto completo se encuentra en la información sobre herramientas de la celda. Dado que el motivo es el objetivo principal del informe, pase el cursor por encima de una fila antes de extraer conclusiones del mismo.
Todos los pagos recibidos: el informe de transacciones
Los otros seis informes se organizan en torno a los folios. Este se organiza en torno al dinero que ingresa. Cada pago recibido en el periodo ocupa una fila, independientemente de quién lo haya recibido y dónde se haya recibido, lo que lo convierte en el informe con el que se concilia la actividad bancaria diaria.
Source Es la columna que lo distingue. «Reservation » significa que el pago se realizó contra un folio en recepción; «Tableview » significa que se realizó en un establecimiento, por lo que las filas del «Terrace Restaurant» y del «Lobby Bar» corresponden a ingresos de restaurantes y bares que figuran en la misma lista que los pagos de habitaciones. Ningún otro informe financiero muestra ambos datos.
Folio Name y «Room No. » se interpretan de forma diferente en los dos tipos de fila. Un pago por reserva indica la habitación; un pago en un punto de venta indica el punto de venta en «Folio Name » y incluye la habitación del huésped en «Room No. », que es como aparece una cuenta de bar cargada a una habitación . «Posted By » es el miembro del personal que lo tramitó, lo cual es lo que se utiliza cuando es necesario consultar una cifra con alguien.
El «TOTAL» fijado al pie de página es la cifra que el informe pretende proporcionar: todo lo cobrado durante el periodo, tanto de las fuentes como de todos los medios de pago. Aparece tras los filtros, por lo que al filtrar por «Cash» se obtiene lo que debería encontrarse físicamente en las cajas registradoras.
El panel de filtros es el mismo que utilizan los otros seis, con dos elementos añadidos. Tanto « Payment Method » como «Source » admiten varios valores a la vez, por lo que puede solicitar los pagos con tarjeta realizados en los puntos de venta y obtener exactamente esa información. El intervalo de fechas se abre desde el primer día del mes hasta hoy.
Hacer que coincidan
Los informes comparten un mismo conjunto de folios, por lo que las cifras que describen el mismo folio coinciden independientemente de dónde aparezcan, siempre que los intervalos coincidan. En cada fila se cumplen tres condiciones:
- Paid Amount además,Balance Due es Grand Total .
- Room Revenue Total más Items / Services es Grand Total .
- Los asientos de un folio en Daily Charges by Item suman su cifra de «Items / Services» en el informe consultado.
Cuando dos informes no coinciden, compruebe el campo de fecha antes que nada, ya que no se están filtrando según la misma fecha. Un folio que llega el día 30 y se retira el día 2 aparece en julio en un informe y en agosto en el siguiente.
Lo que estos informes no hacen
- No sorting and no paging. Los encabezados de las columnas no son clicables, y todas las filas coincidentes se muestran a la vez. Limite la búsqueda con el panel de filtrado en lugar de desplazarse por la pantalla.
- No totals row. Cada informe muestra una cifra de resumen junto al encabezado de la sección y nada más: saldo pendiente por antigüedad, saldo pendiente por pagos y, en el informe de préstamos, el importe contabilizado en cargos y revertido en anulaciones.
- No aged credit. Los intervalos de antigüedad solo se calculan a partir de la fecha de vencimiento. Un folio con saldo acreedor aparece como un saldo negativo en «Credit Balance », no como un periodo de antigüedad.
- Nothing here posts or takes money. Estos son informes. Cargar un folio, aceptar un pago y emitir un reembolso son operaciones que se realizan en el folio de la reserva.