Ambas páginas se encuentran en System Settings, y ambas realizan el mismo tipo de función: determinan qué herramientas están disponibles en su Propiedad, en lugar de cómo se comportan dichas herramientas. Un cambio aquí no modifica una cifra en una factura. Elimina un botón de la pantalla de alguien o vuelve a añadir uno. Esto las convierte en las opciones de configuración más rápidas de ajustar en Prostay y las más fáciles de olvidar que alguna vez haya modificado.
Conmutadores de funciones, no preferencias
La distinción es importante por lo que ocurre cuando desactiva algo tras meses de uso. Nada de lo que ya se haya hecho se deshace. Las estancias divididas ya creadas siguen divididas. Los cargos ya contabilizados a través de «Quick Charge» permanecen en el folio. Lo que desaparece es la posibilidad de volver a hacerlo. La página de «Funciones de facturación» lo explica con toda claridad, y lo mismo ocurre con la página de Reservas.
Por lo tanto, desactivar una función es un experimento sin riesgo, mientras que activarla es un cambio que merece una reflexión, ya que otorga una acción a todos los miembros del personal que cuenten con el permiso correspondiente.
Las cinco funciones de reservas
Allow split stays (room moves) permite dividir una estancia en partes, cada una con su propio tipo de habitación, habitación o tarifa. Así es como un huésped que se aloja en una habitación Standard Double durante dos noches y en una Sea View Suite la tercera noche se registra como una única reserva en lugar de dos. Si se desactiva, la recepción tiene que realizar dos reservas, lo cual resulta más complicado para el huésped y para su lista de llegadas.
Allow splitting multi-room reservations Es una operación diferente, a pesar de que el nombre sea similar. Separa las habitaciones de una reserva que cuenta con varias, asignando a cada una su propio número de confirmación. Resulta útil cuando una reserva familiar se convierte en dos facturas independientes pagadas por dos personas distintas.
Allow separating shares Divide los cargos de la factura de una habitación compartida entre las personas que la comparten, a partes iguales o por porcentaje. Esta es la opción que debe activar si acepta reservas de grupos en absoluto.
Las dos últimas, «Allow rate editing when creating a reservation» y «Allow rate editing on existing reservations», están separadas deliberadamente. Una configuración habitual es tener la primera activada y la segunda desactivada: la recepción puede negociar en el Punto de Venta, pero no puede modificar el precio posteriormente.
Listas de motivos y cuándo son obligatorios
Hay dos pestañas que gestionan las listas de motivos: una para los cambios de habitación y otra para las modificaciones de tarifa. Ambas funcionan de la misma manera y ambas cuentan con un selector situado encima de la lista que permite cambiar el motivo de opcional a obligatorio.
Edit list Abre un pequeño editor donde se añaden y eliminan los motivos. Mantenga la lista breve. Un selector con seis entradas se lee en su totalidad; un selector con treinta se limita a lo que aparece en la parte superior, lo que vicia los informes para los que creó la lista.
Los motivos no son meros adornos. Cada cambio de habitación y cada modificación de tarifa, junto con su motivo, el usuario que lo realizó y la reserva a la que pertenece, se recogen en el informe « Room Moves & Rate Overrides » (Estadísticas de la reserva) en la sección «Informes» (Informes), así como en la pestaña «Activity Log » (Detalles de la reserva) de cada reserva. Si va a consultar ese informe, haga que los motivos sean obligatorios. Si no es así, déjelas como opcionales y ahorre a su personal ese clic.
Aprobación de la anulación
La última pestaña es la que tiene más peso. Establece un umbral porcentual para las modificaciones de tarifas y remite cualquier valor que lo supere a un responsable.
El umbral es un porcentaje del precio original, por lo que un 10 % significa que una modificación que altere el precio en más de una décima en cualquier dirección se marca como excepcional. Las modificaciones marcadas no se bloquean. Se aplica la tarifa, se comunica al huésped y la modificación aparece como « Pending approval » en el informe para que la gestione alguien con el permiso «Approve rate overrides » para ocuparse de ello. Rechazarla restablece el precio original, algo que conviene saber antes de fijar un umbral demasiado bajo: un rechazo modifica lo que ya se le ha comunicado al huésped.
Elija la cifra observando lo que hace realmente su personal. Un umbral inferior a su margen de negociación habitual convierte cada descuento corriente en una tarea para el responsable y la cola deja de ser atendida.
Funciones de facturación
La segunda página, en «System Settings», es el panel de control principal de las herramientas de facturación más recientes.
- Add several items at once Convierte la acción «Añadir artículos» del folio en un carrito, de modo que una mesa con cuatro bebidas se contabiliza como un solo cargo en lugar de cuatro. Si se desactiva, se obtiene el cajón original de un solo artículo.
- Quick Charge Se trata de la venta en mostrador: un botón de recibo en la barra superior y una acción en las fichas del Calendario, para cobrar a un huésped sin abrir su reserva. Los artículos que aparecen en ella se controlan por artículo, en la pantalla de Artículos y Servicios .
- Charge several rooms at once permite que «Cobro rápido» acepte más de una habitación, de modo que un desayuno de grupo se procesa en una sola operación. A cada habitación se le cobra el importe total, que es el comportamiento deseado para una excursión en barco y no para una cuenta que se divide. Para ello, utilice la separación de cuentas.
- House accounts Permite facturar a personas que no se alojan, sin necesidad de reservar una habitación para retener los cargos.
Un conmutador no es un permiso
Todo lo que aparece en ambas páginas es válido para toda la Propiedad. Determina si una herramienta existe aquí o no, pero no establece quién puede utilizarla. La segunda ficha de la página «Funcionalidades de facturación» está ahí para dejar claro este punto: «Carga rápida» necesita el permiso «Reservation folio management. » con derechos de creación, concedido por rol, y los dos interruptores de edición de tarifas le recuerdan que el usuario sigue necesitando el permiso de modificación de precios.
La consecuencia práctica es que una función puede parecer que no funciona cuando, en realidad, está configurada correctamente. El interruptor está activado, el botón no aparece, y el motivo radica en el rol, más que en la configuración. Compruebe el rol antes de modificar esta página.
La propia página «Funcionalidades de facturación» está restringida por permisos: sin el permiso de «Configuraciones del Sistema», verá un estado vacío y bloqueado en lugar de los interruptores. Esto es deliberado, ya que estos cuatro interruptores determinan lo que puede ver cada cajero del edificio.
Errores comunes
- Activar un requisito de motivo y dejar la lista vacía. La selección obligatoria de una lista vacía es un callejón sin salida. Rellene la lista primero y, a continuación, haga que sea obligatorio.
- Establecer un umbral de aprobación demasiado bajo. Cada anulación se remite a un responsable, se ignora la cola y los rechazos comienzan a anular los precios que se habían presupuestado a los huéspedes hace días.
- Habilitar la función «Carga rápida» para varias habitaciones con el fin de dividir una factura. Esto tiene el efecto contrario: a cada habitación se le cobra el importe total. Dividir una factura entre habitaciones es lo que se denomina «separación de cuotas».
- Activar una función de facturación y esperar a que aparezca el botón. Los indicadores se almacenan en caché cada vez que se carga la página. Actualice la página antes de concluir que no ha funcionado, y compruebe el rol antes de sacar ninguna conclusión.
- Culpar a la configuración por la ausencia de una acción. Tanto los interruptores de edición de tarifas como «Quick Charge» también requieren un permiso. El interruptor hace que la función sea posible; el rol la hace disponible.