Todo aquello que se le pueda cobrar a un huésped y que no sea la habitación figura en una de estas dos listas. «Artículos y Servicios» es el catálogo: un desayuno, un masaje, una botella de nitrox, cada uno con un precio y un código. Los «complementos» constituyen una capa más reducida que se superpone a esta, y su única finalidad es ofrecérselos a alguien que se encuentre en pleno proceso de reserva. Aunque tienen un aspecto similar en el menú, no se trata del mismo elemento, por lo que conviene tener claro cuál de ellos necesita antes de empezar a escribir.
El catálogo
- El rayo. Este artículo se encuentra en la cuadrícula de «Cobro rápido». Se trata de un indicador en el propio artículo, no de una propiedad de su categoría.
- Precio. Un número o la palabra «Abierto» cuando el personal introduce el importe en el momento de la contabilización.
- «En stock» y «Reposición». Solo tiene sentido para los artículos que haya elegido contabilizar. Los servicios muestran «N/A» en ambos campos.
Cada artículo necesita un nombre, un tipo, un SKU, un código de artículo, una categoría y, por lo general, un precio. El tipo puede ser «Producto», «Servicio» o «Paquete», y es el único de esos seis elementos sobre el que no puede cambiar de opinión a la ligera, ya que cambiar a «Paquete» modifica la forma en que se fija el precio del artículo.
Tanto el SKU como el código de artículo parecen identificadores, pero no son intercambiables. El SKU es suyo, para la gestión de existencias y para cotejarlo con la lista de Proveedores. El código de artículo es la cadena corta que aparece junto al cargo en las exportaciones financieras, razón por la cual la propiedad de demostración utiliza códigos como «BRKF» y «MSG60». Si su contable dispone de un catálogo de cuentas ya establecido, este es el campo que debe coincidir con él.
Tres formas de fijar el precio de un artículo
La mayoría de los artículos tienen un precio y ahí acaba todo. Dos casillas de selección cambian esto, y conviene comprender ambas antes de marcar cualquiera de ellas.
This item does not have a price Lo convierte en un artículo de importe abierto . La lista muestra «Open » en la columna de precio y quien lo contabilice introduce la cifra. Esto es lo que le conviene para daños, para un depósito o para un cargo puntual que varía cada vez. La propiedad de demostración lo utiliza para una línea de «Tienda de regalos», de modo que cualquier artículo comprado en recepción puede contabilizarse tal y como se haya registrado en caja.
Allow price to be modified when adding to a reservation Esta es la versión más flexible: la partida conserva su precio, y un miembro del personal puede modificarlo durante el proceso. Utilícela cuando tenga una tarifa estándar a la que se aplique un descuento, y no la utilice cuando el precio sea fijo, ya que una cifra editable es una cifra que, tarde o temprano, acabará siendo modificada por error.
Existencias y el umbral de reposición
Do not track stock inventory for this product se marca para todo aquello de lo que no puede quedarse sin existencias. Un masaje no se consume de una estantería, por lo que la fila «Masaje de 60 min» muestra «N/A» en ambas columnas de existencias. Un refresco del minibar sí se consume, por lo que muestra 200 y se repone a partir de 40.
El umbral de reposición no es meramente decorativo. Si se supera, Prostay envía una notificación de stock bajo, y los destinatarios de dicha notificación se configuran en un único lugar: el botón «Settings» situado en la parte superior de esta pantalla. Acepta usuarios existentes, seleccionados por nombre, y cualquier número de direcciones introducidas manualmente para personas que no dispongan de cuenta de usuario, como un proveedor o un contable externo.
Un umbral sin nadie en la lista de destinatarios es un umbral que se activa en vano. Si va a realizar un recuento de existencias, configure ambos.
La casilla «Quick Charge»
Show on the Quick Charge grid es la casilla de selección más pequeña del formulario y la que más cambia el día a día en el mostrador. «Cobro rápido» es la venta en caja con un solo toque, y su cuadrícula se compone exactamente de los artículos que llevan esta casilla marcada. Todo lo demás sigue cobrándose a través del folio; simplemente no aparece en la pantalla principal.
La tentación es marcarla en todas partes, lo que va en contra del objetivo. Una cuadrícula de treinta casillas no es más rápida que un cuadro de búsqueda. Marque los artículos que realmente se venden en el mostrador y deje el resto. En la Propiedad de demostración, el desayuno bufé no aparece deliberadamente en la cuadrícula, ya que se trata de un complemento asociado a la reserva y no de algo que los clientes compren al acercarse al mostrador.
Paquetes
Si establece el tipo de un artículo como «Paquete», el campo de precio se sustituye por un generador. Un paquete no es un producto con su propio precio. Es una lista de otros productos, y su valor es el resultado de la suma de estos.
La divergencia entre esas dos cifras es lo más importante que debe comprender en este contexto. «Fun Dive (completo)» contiene diez elementos, pero se muestra con un precio de 70,00, ya que siete de los diez son extras opcionales que no están marcados por defecto. La insignia le indica cuánto hay disponible dentro del paquete. El precio le indica lo que se le cobra a un huésped si nadie modifica nada.
Si una fila del paquete no tiene la acción «Edit», su rol no incluye el permiso correspondiente y podrá consultar el paquete sin poder modificar su contenido. Un administrador puede añadirlo desde «Users» en «Configuraciones del Sistema», en «Integrations» › «Items & services».
Cada línea contiene un componente, una cantidad y dos casillas de selección. Deje la primera casilla desmarcada y el componente siempre se incluirá en el envío. Si la marca, el personal podrá omitir esa línea al realizar el envío del paquete. La segunda casilla, que solo aparece una vez marcada la primera, determina si aparece marcada de forma predeterminada o no. Por lo tanto, hay tres estados que conviene nombrar: «siempre incluido», «ofrecido y activado por defecto», y «ofrecido y desactivado por defecto».
El paquete del curso anterior está bien estructurado. El curso en sí y los materiales son obligatorios. Los cuatro días de alquiler de equipo y las cuatro tasas de acceso al santuario son opcionales, pero se dan por supuestas, ya que la mayoría de los alumnos las necesitan. Un ordenador de buceo es opcional y se da por supuesto que no se incluye, ya que la mayoría de los alumnos no lo necesitan. Los 610,00 corresponden a los tres primeros grupos. Si un alumno trae su propio ordenador, nadie tiene que acordarse de eliminar nada.
Cada componente se contabiliza como una línea de factura independiente, en lugar de como un importe global, por lo que el huésped sigue recibiendo una factura detallada y sus ingresos se registran en las Categorías correctas. Esa es la razón para crear un paquete en lugar de un único artículo denominado «Curso Open Water (completo)» con un precio de 610.
Las categorías constituyen el eje de los informes
Una categoría consta de tres campos y no implica ningún comportamiento, lo que hace que resulte fácil considerarla como un elemento secundario. Sin embargo, no lo es, ya que los informes de ingresos agrupan los datos según ella. Los ingresos por categorías de artículos son tan útiles como las categorías que haya definido, y reorganizarlas tras un año de actividad comercial le proporcionará un año de historial dividido según la estructura anterior.
Seis es un número razonable para un hotel con un Centro de buceo. La prueba que debe aplicarse es si alguna vez desearía disponer de una única cifra para todo el grupo. Si nunca se preguntara «¿qué tal le fue al minibar el mes pasado?», el minibar no debería ser una categoría.
Los complementos son algo distinto
Un complemento es un artículo de inventario incluido en una oferta. Aparece mientras alguien está creando una reserva, tanto en Prostay como en su página de reservas, y cuenta con tres elementos que el artículo subyacente no tiene: su propio precio, un tipo de cargo y un conjunto de intervalos de fechas durante los cuales está disponible.
Los complementos tienen su propio permiso, independiente de los artículos a los que corresponden. Si los campos de esta ficha aparecen atenuados y ninguna fila ofrece «Edit», su rol no lo incluye, y un administrador puede añadirlo desde Users en «Configuraciones del Sistema», en «Integrations» › «Add-ons».
El precio es lo que delata que se trata de elementos distintos. El artículo «Desayuno bufé» cuesta 30,00 en el catálogo. El complemento «Desayuno tipo bufé» cuesta 18,00 por huésped y noche. Ambos son correctos: uno es lo que cuesta el desayuno cuando alguien entra en el restaurante, y el otro es la tarifa que usted ofrece para incluirlo en una reserva con antelación. Modificar uno no afecta al otro.
El tipo de cargo es donde se determina el importe, y hay siete tipos: por reserva, por noche, por habitación o cama, por habitación o cama por noche, por huésped, por huésped por noche y por cantidad. Esos mismos 18,00 dan lugar a diferentes según cuál elija, por lo que este es el campo que debe revisar dos veces. Una estancia de cuatro noches para dos huéspedes se factura en 18,00 una vez según la reserva, en 72,00 por noche y en 144,00 por huésped y noche.
Un complemento también necesita al menos un intervalo antes de que pueda ofrecerse, y un intervalo conlleva su propio intervalo de fechas, su solapamiento mínimo y máximo con la estancia y los tipos de habitación a los que se aplica. Así es como se ofrece el desayuno durante todo el año, pero la cena de Navidad solo en diciembre.
El conmutador «Active» de la lista es el control más rápido en este caso. Retira un complemento del flujo de reserva sin eliminarlo ni perder sus intervalos, que es lo que se desea para cualquier oferta estacional. La salida tardía en la Propiedad de demostración está desactivada y atenuada precisamente por ese motivo.
Cuándo se contabiliza un complemento y qué se conserva
Cuándo se contabiliza la transacción. «Inmediatamente al recibir la reserva» añade el cargo al folio en el momento en que se realiza la reserva, que es lo que usted desea para cualquier cosa que ya se haya comprometido a adquirir, como un traslado que haya reservado con un conductor. «Al hacer el check-in» lo aplaza, lo cual es adecuado para cualquier cosa que el huésped aún pueda rechazar.
Qué ocurre en caso de cancelación o de no presentarse. La opción «Anular» elimina el cargo, mientras que «Mantener» lo deja registrado. Esto se combina con la configuración anterior: un suplemento registrado en el momento de la reserva y configurado para «Mantener» en caso de cancelación es la forma de hacer que un suplemento no reembolsable sea realmente no reembolsable. Cualquier otra combinación es, en la práctica, reembolsable.
Cómo se calcula el valor para la asignación de ingresos. «Ajustado proporcionalmente» significa que, cuando el complemento se vende dentro de un paquete, su contribución se ajusta en proporción a los demás elementos incluidos, en lugar de contabilizarse a su precio de etiqueta. «Precio completo» significa que siempre se contabiliza por su propio importe. Esta es una decisión financiera más que operativa, y si no está seguro, debe consultar a la persona encargada de leer los Informes de ingresos.
Errores habituales
- Interpretar la etiqueta del paquete como el precio. Una etiqueta que indique «10 artículos» no significa que se cobren diez artículos. Abra el paquete y consulte la cifra de «Posts at », que solo contabiliza lo que está incluido o marcado por defecto.
- Esperar que el precio del complemento se ajuste al precio del artículo. Son independientes. Si se establece un precio en el catálogo, el complemento seguirá cobrando lo que siempre ha cobrado.
- Seleccionar un tipo de cargo incorrecto. «Por reserva» y «por huésped y por noche» difieren en un factor que depende del número de personas del grupo multiplicado por la duración de la estancia. Compárelo con una reserva real antes de publicarlo.
- Establecer un umbral de reposición sin destinatarios. La alerta no tiene a quién dirigirse. Abra «Settings » desde la pantalla de artículos y añada al menos una persona.
- Eliminar un complemento en lugar de desactivarlo. La eliminación es permanente y elimina los intervalos asociados. Si va a suspender el servicio durante la temporada, utilice el interruptor de «Active ».
- Crear categorías sobre las que nunca va a elaborar informes. Cada categoría adicional alarga el desglose de ingresos sin que este resulte más informativo, y el desglose es difícil de deshacer una vez que hay un historial detrás del mismo.