La habitación 104 está limpia y no hay nadie en ella. La habitación 105 está sucia y hay alguien durmiendo en ella. Ambas situaciones son perfectamente normales, y ninguna de ellas puede describirse con una sola palabra. Prostay mantiene dos respuestas distintas para cada habitación porque dos equipos diferentes necesitan dos cosas distintas de ella, y la mayor parte de la confusión en el panel de Servicio de limpieza proviene de leer una de ellas como si fuera la otra.
Dos preguntas sobre la misma habitación
Room Status responden a una pregunta: en qué estado se encuentra la habitación físicamente.CLEAN , INSPECTED ,PICK-UP , DIRTY ,OUT OF ORDER , OUT OF SERVICE y AVAILABLE son sus siete posibles respuestas, y lo que significa cada una de ellas se detalla en el tablero de limpieza . El Servicio de limpieza es el responsable de esta respuesta. No dice absolutamente nada sobre si hay un huésped en la habitación.
Las otras dos columnas corresponden a la respuesta de recepción, dividida en dos. FO Status es la versión breve y solo tiene dos valores: Occupied yVacant : ¿hay algún huésped en esta habitación esta noche? Reservation Status es la versión completa: indica en qué estado se encuentra actualmente la reserva asociada a la habitación, o un guión cuando no hay ninguna reserva asociada a ella.
Dónde se muestra cada una
| Pantalla | Lo que se muestra |
|---|---|
| El panel de servicio de limpieza | Las tres columnas una al lado de la otra, una fila por habitación. Es el único lugar donde puede ver y modificar el estado de todas las habitaciones del hotel a la vez. |
| El selector de habitaciones en una reserva | En «ASSIGNMENT(s)» (Servicio de limpieza), en la pestaña «Rooms booked» (Detalles de la habitación), y en «Room Assignment» (Servicio de limpieza) al crear una reserva, se muestran todas las habitaciones del tipo correspondiente con su estado de servicio de limpieza indicado debajo del número de habitación. |
| El informe «House Status» | La ficha «Housekeeping Status» compara el estado de las habitaciones (vacías u ocupadas) para toda la Propiedad, y la sección «Room Summary», situada encima, excluye del recuento de habitaciones disponibles aquellas que están fuera de servicio o fuera de uso. |
| Hojas de tareas del personal de limpieza | Ninguno de estos estados aparece como columna, ya que la hoja los combina ambos en las tareas. Una habitación con salida prevista se convierte en una limpieza de salida; una habitación ocupada que está sucia se convierte en una limpieza de estancia. Consulte al personal de limpieza, las hojas de tareas y la previsión. |
Qué factores influyen en el estado de la habitación
| Acción | En qué estado pasa a estar la habitación |
|---|---|
| La auditoría nocturna | DIRTY en todas las habitaciones ocupadas. Las habitaciones vacías y las bloqueadas se mantienen tal y como están. |
| La salida de un huésped | DIRTY, salvo que la habitación esté fuera de servicio o inhabilitada, en cuyo caso el bloqueo se mantiene y solo se modifica el estado en recepción. |
| Un empleado que finaliza una tarea | CLEAN, ya sea para la limpieza de salida o de entreveranías. Al finalizar una tarea de preparación para la noche, se deja deliberadamente sin modificar el estado de la habitación. |
| El menú desplegable de estado o la barra de selección masiva | Lo que usted elija. Nada establece «INSPECTED» automáticamente, por lo que una habitación solo alcanza ese estado porque alguien lo ha seleccionado. |
| Anulación de un registro de entrada | Lo que elija en el campo «Room Status» del cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo le pregunta porque solo usted sabe si el huésped ha entrado en la habitación. |
| Resolución de una orden de trabajo que ha dejado la habitación fuera de servicio | «DIRTY». La habitación vuelve a la lista de limpieza en lugar de pasar directamente al inventario, lo cual es correcto: ha estado ocupada por un técnico. |
El registro de entrada de un huésped no figura en esa lista, y su ausencia es el dato más útil de este artículo. El registro de entrada no afecta al estado de la habitación . Una habitación que estaba sucia a las cuatro de la tarde sigue estando sucia después de que el huésped se haya registrado en ella, y la única señal de que algo va mal es que el huésped vuelva a bajar a recepción.
Lo que mueve el departamento de recepción
| Acción | FO Status | Reservation Status |
|---|---|---|
| Se asigna esta habitación para esta noche | Vacant | Arrival |
| Check In | Occupied | Checked-In |
| «Check Out» o «Check-out early» | Vacant | Un guion. La reserva mantiene su propio estado Checked-Out, pero ya no se encuentra en la habitación. |
| Reverse Check-in, manteniendo la habitación | Vacant | Vuelve a «Arrival», ya que se espera que el huésped regrese. |
| Marcar una reserva como «CANCELED», «NO-SHOW» o «SKIPPED» | Sin cambios. No había nadie en la habitación, por lo que no se produce ningún movimiento al respecto. | Un guion. La habitación deja de estar reservada y vuelve a estar disponible. |
| Seleccionar cualquier otro estado del menú de estado de la reserva | Sin cambios, a menos que seleccione «CHECKED-IN» o «CHECKED-OUT», que realizan exactamente lo mismo que los botones | Sea cual sea de los once que elija |
Los once estados de reserva se clasifican en tres grupos, y el grupo es más importante que el valor individual. «Reserved», « Confirmed», «Arrival» y «Tentative» corresponden todos a antes de la llegada, y la habitación debería estar desocupada. «Checked-In», « Due-Out» y «Stayover» significan que el huésped se encuentra en el edificio, razón por la cual Prostay ofrece «Check Out» en los tres casos. Checked-Out, No-Show, Canceledy Skipped indican que no va a llegar nadie, y la habitación se devuelve a recepción tan pronto como se active uno de ellos.
Qué hace el auditor nocturno con cada una de ellas
El cambio de turno es el único momento en el que ambas respuestas coinciden. Todas las habitaciones ocupadas vuelven a «DIRTY», porque alguien ha dormido en ellas, mientras que el estado de recepción no se ve afectado: un huésped que se aloja cuatro noches sigue figurando como «ocupado» por la mañana. Por eso, el panel a las siete de la mañana es un mar de rojo, sin que casi nadie se haya marchado aún. Lo que el cambio de turno modifica y lo que deja sin cambios se detalla exhaustivamente en las discrepancias, el servicio al huésped y el cambio de turno nocturno.
Lectura conjunta de ambos
| Combinación | Qué significa |
|---|---|
| CLEAN y «Occupied» | Servicio realizado hoy con el huésped aún alojado en el establecimiento. El estado habitual de una estancia prolongada a partir de media mañana. |
| DIRTY y «Occupied» | Normal durante el desayuno, una consulta a media tarde. Compruebe la columna «Servicio» antes de insistir: una habitación con el letrero de «No molestar» está sucia porque no se permitió la entrada a nadie. |
| DIRTY y Vacant | Una salida a la espera de ser tramitada. Esta es la cola a la que realmente se refiere la recepción cuando alguien se encuentra allí. |
| INSPECTED y Vacant con Arrival | Lista y reservada. No hay nada más que hacer salvo mantenerla así. |
| CLEAN y Vacant con un guion | Listo y sin vender. Esto es lo que la recepción puede ofrecer esta noche a un cliente sin reserva previa. |
| PICK-UP y «Vacant» con «Arrival» | El que requiere intervención. Alguien va a llegar a una habitación que necesita una segunda visita, y el problema no se resolverá por sí solo. |
| Cualquier estado con «Occupied» y «Checked-Out» | Hay algo que no se ha actualizado. La reserva ha finalizado, pero el sistema de la habitación sigue indicando que hay un huésped, por lo que no se puede vender. |
Hay una tercera voz en esta conversación, y solo aparece cuando el Servicio de limpieza abre una puerta y encuentra algo que la recepción no había previsto. Este informe genera un «Skip» o un «Sleep» en la columna «Discrepancy», lo cual supone una discrepancia entre la columna «FO Status» y lo que ha observado el empleado, no entre los dos estados mencionados en este artículo. Este tema se trata en «Discrepancias», «Servicio al huésped» y «Cambio de turno nocturno».
Solicitar al panel una combinación
Leer combinaciones a lo largo de 120 filas no es una estrategia. Pulse « Search filters » (Ver por estado) encima de la tabla y el menú desplegable le ofrecerá las tres columnas como tres listas independientes, de modo que podrá solicitar el estado de una habitación, un estado de recepción, un estado de reservas o cualquier combinación de los tres.
Al marcar valores dentro de una lista se amplía la respuesta, y al añadir una segunda lista se reduce. «Dirty» y «Pick-up» juntos le muestran todas las habitaciones que necesitan atención; si añade «Vacant» a ello, se reduce a las habitaciones que podría vender esta noche si estuvieran listas. El botón pasa entonces a indicar «2 filters applied», y « Clear active filters», situado junto a él, muestra de nuevo todas las habitaciones del establecimiento.
Las habitaciones a las que alguien va a entrar
Filtre Reservation Status a Arrival y obtendrá la lista que determinará cómo transcurre esta noche: habitaciones con un huésped con reserva para esta noche que aún no ha llegado.
Cada fila aquí es «Vacant», que es lo que significa « Arrival»: la reserva está asociada a la habitación, pero el huésped aún no ha entrado. La columna que merece la pena examinar es el estado de la habitación, a la izquierda. Si las nueve habitaciones aparecen como «INSPECTED» o «CLEAN», se trata de una tarde tranquila. Si una aparece como «DIRTY» a las cuatro de la tarde, es la habitación por la que habrá alguien esperando en recepción, y conviene entregársela a un empleado por su nombre en lugar de dejarla en una hoja.
La lista de rotación
La imagen especular esRoom Status Dirty conFO Status Vacant : habitaciones en las que no hay nadie, en las que no se puede alojar a nadie.
Cada una de ellas muestra un guion bajo « Reservation Status », lo que significa que no hay ninguna reserva asociada a ellas en absoluto. Nadie se ve retenido por ellas esta noche, y ese es precisamente el motivo por el que merece la pena ocuparse de ellas en primer lugar: cada una es una habitación que aún podría venderse hoy, y cada hora que permanece sucia es una hora en la que no está en el mercado. Una habitación de esta lista que también llevara la indicación «Arrival » tendría un grado de urgencia diferente, y figuraría en la lista anterior en lugar de en esta.
Toda la vivienda en una sola tarjeta
El tablero responde habitación por habitación. Cuando la pregunta se refiere a la Propiedad en lugar de a una habitación, la tarjeta «Housekeeping Status» del informe «House Status» cruza las dos respuestas entre sí y cuenta todas las habitaciones del edificio.
Lea la columna «Vacant» de arriba abajo y obtendrá su situación comercial: 15 habitaciones inspeccionadas y 20 limpias están listas ahora mismo, y las 9 sucias son el trabajo que le separa de 44 habitaciones vacías. Lea la columna «Occupied» y obtendrá la situación de la mañana: 43 habitaciones sucias con huéspedes en su interior, 3 que necesitan una segunda visita. La ficha solo muestra los datos de hoy y de fechas anteriores, ya que nadie puede saber en qué estado se encontrará una habitación el próximo martes.
Aspectos que pueden confundir a los usuarios
- Nada impide que se realice el registro de entrada en una habitación sucia. Prostay comprueba que el día de hoy se encuentre dentro del periodo de estancia y que la reserva no se haya registrado ya. No comprueba el estado de la habitación y no hay ninguna advertencia. La columna de estado de la habitación en las llegadas es la comprobación, y es una tarea que debe realizar una persona.
- Limpiar una habitación no la libera, y liberarla no la limpia . Marcar una habitación como limpia mientras el huésped aún se encuentra en el establecimiento la deja ocupada e invendible. Realizar la salida de un huésped de una habitación que nadie ha tocado la deja sucia e invendible. Deben realizarse ambos pasos.
- Un guion no equivale a «vacante». El guion en la columna «Estado de la reserva» significa que no hay ninguna reserva asociada a la habitación. Una habitación puede estar vacía y, aun así, tener un «Arrival », lo cual significa que no debe asignársele a nadie más.
- Tanto «Due-out» como «stayover» significan «ocupada». No son etapas de salida. Una habitación «due-out» tiene a alguien alojado en ella hasta que se realice el check-out, y permanece fuera de su recuento de habitaciones disponibles hasta ese momento.
- La columna de estado de la habitación puede no aparecer en absoluto. Su visualización está condicionada a «Housekeeping status management. », mientras que «FO Status » y «Reservation Status » se muestran a todo el mundo. Un compañero que describa un panel sin iconos de color no está viendo una pantalla defectuosa, sino que está viendo un rol sin ese permiso.
- La barra de selección masiva no incluirá una sala bloqueada. Al seleccionar una planta y marcarla como limpia, se omiten todas las salas que estén averiadas o fuera de servicio, y se indican los nombres de las salas omitidas. Eso es una medida de protección, no un fallo.