No todo lo que aparece en el Calendario corresponde a un huésped. Una habitación puede estar reservada para el propietario, prometida a alguien durante dos horas mientras se decide, retirada de la lista de venta para una limpieza a fondo, o realmente averiada. Prostay cuenta con una opción distinta para cada uno de estos casos y, aunque se representan con casi el mismo icono, no son intercambiables.
- Fechas bloqueadas en la habitación 101, en las que se lee «Owner stay ».
- Out of order en la habitación 103, donde se lee «Air conditioning fault ».
- Una reserva de cortesía en la habitación 105, en la que se lee: «Tomas Carter ». Es la única de las cuatro que lleva el nombre de una persona y la única que es de color azul.
- Out of service en la sala 201, con la inscripción Deep clean .
Los cuatro tipos
| Tipo | Significado | Motivo habitual |
|---|---|---|
| Blocked Dates | La habitación está en perfectas condiciones. Ha decidido no venderla. | Estancia del propietario, alojamiento del personal, reserva de habitaciones para un contrato de grupo que aún no ha firmado. |
| Courtesy Hold | La habitación está reservada para una persona concreta durante un tiempo limitado, pero no existe ninguna reserva. | Un huésped que está consultándolo con su pareja y llamará esta tarde. |
| Out of Service | La habitación necesita atención, pero no hay nada roto. Se devuelve tal y como está. | Limpieza a fondo, secado de la moqueta, tratamiento de olores, cambio de colchón. |
| Out of Order | Hay algo roto. Se requiere una reparación, un equipo y un coste. | Avería en el aire acondicionado, fuga en el cuarto de baño, trabajos eléctricos. |
A la hora de elegir entre una opción y otra
Dos preguntas lo aclaran casi siempre.
- ¿Hay alguna persona concreta esperando esta habitación? En caso afirmativo, se trata de una reserva de cortesía, y nada más. Una reserva de cortesía incluye un nombre, un correo electrónico y una duración, y puede convertirse en una reserva con un solo clic. Ninguna de las otras tres opciones puede hacerlo.
- ¿Hay algo que reparar? En caso afirmativo, se trata de un «fuera de servicio», pues es la única de las cuatro opciones que registra la avería, quién la repara y cuánto cuesta, y la única que aparece en la sección de mantenimiento del sistema. Si no hay nada que reparar, la elección es entre «fechas bloqueadas» y «fuera de servicio», y la diferencia práctica radica en a quién se lo comunica.
Las «fechas bloqueadas» son una decisión comercial: esta habitación no está a la venta. « Out of service » es una decisión operativa: el Servicio de limpieza necesita la habitación y estará disponible de nuevo en breve. Prostay las trata en consecuencia. «Fuera de servicio» incluye la habitación en el panel de Servicio de limpieza con una etiqueta «OUT OF SERVICE », de modo que el personal de limpieza la ve en su lista; «fechas bloqueadas» no afecta en absoluto al Servicio de limpieza.
Creación de una
Las cuatro opciones se crean de las mismas dos formas. El menú « Create New » situado en la parte superior derecha del Calendario cuenta con una entrada para cada una de ellas, y al hacer clic en una noche libre en la fila de una habitación se abre un pequeño menú con las mismas opciones, además de los dos tipos de reserva.
La diferencia radica únicamente en la comodidad. Si se parte del menú, se le muestra un formulario en blanco y usted mismo selecciona la habitación y las fechas; si se parte de una celda vacía, se rellenan automáticamente la habitación y la noche en la que ha hecho clic. Todo lo demás es idéntico.
Fechas bloqueadas
| Campo | Qué debe introducirse |
|---|---|
| From y To | Las noches que se desean bloquear. Al igual que en el resto del Calendario, la fecha de salida no queda bloqueada en sí misma: un bloqueo del 14 al 15 abarca una noche. |
| Select Room | Una habitación. Para bloquear una planta entera, debe realizar un bloqueo por cada habitación, lo cual resulta tedioso y es la razón principal por la que la gente opta por marcar «fuera de servicio» en su lugar. |
| Reason | Texto libre: esto es lo que se imprimirá en la ficha. Escriba algo que un compañero pueda utilizar para actuar. «Owner stay» es útil; «Blocked» no lo es. |
Prostay rechaza guardar un bloqueo que se solape con una reserva existente, una reserva provisional u otro bloqueo en la misma habitación, y se lo indica encima del campo de la habitación. No comprueba si la habitación está «fuera de servicio» o «fuera de uso», por lo que es posible aplicar un bloqueo a una habitación que ya está fuera de uso. No ocurre ningún problema, pero se acaba teniendo dos casillas que indican cosas diferentes sobre la misma noche.
Al hacer clic en la casilla, aparecerá «Clear Dates» (Reservar la habitación), que elimina el bloqueo tras una confirmación, y «Edit» (Cambiar la reserva), que vuelve a abrir el mismo formulario. No hay nada más que saber sobre las fechas bloqueadas, y ese es precisamente su objetivo.
Reserva de cortesía
Una reserva de cortesía es la única de las cuatro que incluye a un huésped y la única que puede dar lugar a una reserva efectiva. Es la que se utiliza cuando alguien le ha pedido que le reserve una habitación mientras se decide.
| Campo | Obligatorio | Qué debe indicarse en él |
|---|---|---|
| From, To | Sí | Las noches que se reservan. |
| Adults, Children | Véase la nota | Número de personas. Puede dejar estos campos en blanco si no va a indicar una tarifa, pero en cuanto elija un plan de tarifas, el número de adultos debe ser de al menos uno, ya que el precio depende de ello. |
| Select Accommodations | Sí | La habitación reservada. |
| Select Rate | No | El plan de tarifas que se va a presupuestar. Al seleccionar uno, se obtiene el precio correspondiente a esas fechas y al número de personas, por lo que la cifra que se facilita al huésped es la real. No rate plan reserva la habitación sin presupuestar nada. |
| First Name, Last Name | Sí | Para quién se reserva la habitación. Esto es lo que aparece en el mosaico. |
| Length of Hold y Format | Sí | Cuánto tiempo se ha comprometido a reservarla: una cifra, y si dicha cifra se refiere a horas o días. Consulte la advertencia que figura a continuación. |
| Sí | Se ha comprobado que la dirección sea válida. Es la dirección a la que se enviará la confirmación de la reserva. | |
| Phone | No | Merece la pena rellenarlo. Tendrá que hacer un seguimiento. |
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Confirm Reservation | Convierte la reserva provisional en una reserva definitiva y la abre para que pueda completar los detalles. Este es el final feliz. |
| Convert to Tentative | La convierte en una reserva provisional, con una fecha de caducidad que usted establezca. El panel también le pregunta si desea « Deduct from room inventory » (bloquear la habitación), lo que determina si la habitación deja de estar disponible para su venta a través de sus Canales mientras la reserva provisional esté vigente. |
| Clear Dates | Libera la habitación. Utilice esta opción cuando el huésped se niegue o cuando la reserva en espera lleve una semana sin resolverse. |
| Edit | Vuelve a abrir el formulario para modificar las fechas, la habitación o los datos de contacto. |
Fuera de servicio
El formulario solicita los mismos cuatro datos que en el caso de las fechas bloqueadas: fechas, una habitación y un motivo que aparece en la ficha. La diferencia radica en todo lo que ocurre a continuación. Una habitación fuera de servicio aparece en el tablón del Servicio de limpieza con su propia etiqueta, cuenta con un informe específico en «Reports» y no puede incluirse en una cola de Servicio de limpieza urgente.
A diferencia de las fechas bloqueadas, este formulario no comprueba en absoluto si hay solapamientos. Puede poner una habitación fuera de servicio en noches en las que ya haya un huésped alojado en ella, y nada se lo impedirá. Compruebe la fila antes de guardar.
Dos de las tres acciones ponen fin al bloqueo, y la distinción radica en la intención más que en el efecto. «Return to Service» es la finalización habitual: el trabajo ha concluido y la habitación vuelve a estar disponible. «Cancel Out Of Service» se utiliza para el bloqueo que nunca debería haber existido, el que se aplicó a la habitación equivocada. Ambas opciones desbloquean la habitación de inmediato.
Fuera de servicio
Out of order se utiliza para una sala que está averiada. Es la única de las cuatro que se comporta como una orden de trabajo, y el formulario es, en consecuencia, más extenso.
| Campo | Qué debe indicarse en él |
|---|---|
| Block From y Block To | Cuándo dejó de funcionar la sala y cuándo espera que vuelva a estar operativa. El segundo es un presupuesto, y se espera que vuelva a modificarlo cuando el presupuesto resulte ser erróneo. |
| Room Type y, a continuación, Room # | Dos pasos en lugar de uno: la lista de salas permanece desactivada hasta que haya seleccionado un tipo. |
| Maintenance Status | Pending oIn Progress . No hay ninguna opción de «completado» aquí a propósito: una reparación finalizada no es una habitación fuera de servicio, por lo que se cierra el bloque en lugar de marcarla como completada. |
| Issue type | Seleccionado de la lista de su propiedad. La lista en sí misma se puede editar desde la última entrada del menú desplegable, por lo que, si la avería que tiene no aparece allí, puede añadirla en lugar de elegir la opción más parecida. |
| Maintenance Team | Quién realiza el trabajo, de su propia lista, que se puede editar de la misma manera. |
| Cost of repair | Cuánto cuesta, en la moneda de su propiedad. Esto es lo que hace que merece la pena generar el informe de averías: convierte una lista de habitaciones averiadas en un gasto de mantenimiento. |
| Diary Notes | Un registro de seguimiento. Las notas que añada aquí se conservan con el formulario y se guardan junto con él, por lo que es recomendable añadirlas antes de guardar, en lugar de después. |
Solo hay dos acciones. «Cancel Out Of Order » (Reactivar la habitación) pone fin al bloqueo y le devuelve la habitación; es lo que debe pulsar tanto cuando la reparación haya finalizado como cuando el bloqueo haya sido un error. « Edit » (Reabrir el formulario) vuelve a abrir el formulario, que es donde debe acudir para aplazar la fecha prevista de reactivación o añadir el importe de la factura una vez que lo conozca.
Cómo afecta cada una de estas acciones a su ocupación
El porcentaje que aparece debajo de cada fecha en el Calendario corresponde a las habitaciones vendidas divididas entre las habitaciones que se podrían haber vendido. Si se elimina una habitación del segundo número, el porcentaje aumenta, ya que ya no se le evalúa en función de una habitación que nunca estuvo disponible. Cuál de estas cuatro opciones no sigue esta lógica es algo que conviene saber:
| Tipo | ¿Se resta de las habitaciones vendibles? | Efecto sobre el porcentaje |
|---|---|---|
| Blocked Dates | Sí | La ocupación aumenta ligeramente. |
| Out of Order | Sí | La ocupación aumenta ligeramente. |
| Out of Service | No | La ocupación no varía, por lo que la habitación se le contabiliza como si estuviera en venta. |
| Courtesy Hold | No | Sin cambios. Una habitación reservada no se vende ni se elimina, lo cual es razonable: aún no es una reserva. |
La consecuencia práctica es que una semana de limpieza a fondo reduce discretamente su cifra de ocupación, mientras que una semana de mantenimiento no lo hace. Si compara la ocupación entre distintos periodos y uno de ellos ha tenido mucho tiempo fuera de servicio, eso es lo primero que debe comprobar antes de sacar conclusiones sobre la demanda.
Aspectos que suelen confundir a los usuarios
«Bloqueado», «fuera de servicio» y «fuera de uso» aparecen todos en rojo
No hay forma de distinguir estos tres conceptos por el color en la tabla, y la leyenda les asigna a los tres el mismo color. El texto que introduzca en el campo de motivo es lo que marca la diferencia, lo cual constituye un buen argumento para escribir algo específico.
Las reservas de cortesía no caducan
La duración que introduzca es meramente informativa, no un temporizador. Si no se modifica, una reserva de cortesía permanece en el Calendario indefinidamente, lo que, de forma silenciosa, hace que una habitación no se pueda vender. Los recuadros azules son los que hay que revisar al inicio de un turno.
La opción «Fuera de servicio» no comprueba si la habitación está ocupada
Tanto las fechas bloqueadas como las reservas de cortesía se niegan a solaparse con una reserva existente. Las opciones «Out of service» y «fuera de servicio» no realizan comprobaciones, por lo que es posible marcar una habitación como «fuera de servicio» una noche en la que haya un huésped alojado en ella. Eche un vistazo a la fila antes de guardar.
Para ampliar un bloqueo por «fuera de servicio», edítelo
No existe la acción «ampliar». Si la pieza no llega, abra la casilla, seleccione «Edit» y desplácese hasta « Block To». Crear un segundo bloqueo que comience donde termina el primero le supondrá dos casillas y dos costes de reparación para una sola avería.
Un bloque fuera de servicio registra una avería, pero no indica a nadie que vaya a repararla. Esa es la función de las solicitudes de mantenimiento y servicio , y un bloque sin una solicitud junto a él es una sala en la que nadie está trabajando.