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Operaciones / Bienestar · Spa y bienestar
Gestiona la agenda de citas, los terapeutas y las salas de tratamiento desde el mismo sistema que la recepción. Los tratamientos se registran directamente en la factura del huésped, y las personas que no se alojan en el establecimiento también pueden reservar, pagar y marcharse con un recibo.
Funciona con
Una agenda de citas, un registro de clientes, un catálogo de productos, un folio. No hay que gestionar ninguna interfaz, ni mantener al día ninguna tabla de correspondencias, ni conciliar nada al final de la noche.
01
Una tabla de recursos con el horario en el lateral y una columna por terapeuta o por sala de tratamiento, además de vistas semanales y mensuales y una lista de «hoy» para la estación del terapeuta.
02
Las cabinas, las suites para parejas y las salas de hidromasaje se describen como tipos de habitación, mientras que las cápsulas de flotación, las máscaras LED y las camas de hidromasaje se registran como equipamiento reservable.
03
Horarios de trabajo semanales, días festivos y turnos extra puntuales, en los que las competencias, los idiomas y la preferencia de género determinan a quién se le puede asignar cada tratamiento.
04
Cobrar en la habitación, cargarlo a una cuenta, liquidarlo en recepción o marcar un tratamiento como ya pagado. El procedimiento lo decide la empresa, no el operador.
05
Vende un tratamiento o un producto al por menor a alguien que nunca se haya alojado en tu establecimiento, acepta el pago en efectivo o con tarjeta y emite un número de factura sin tener que abrir ningún expediente.
06
Planes de suscripción con descuentos y tratamientos incluidos, así como series prepagadas, como diez masajes de sesenta minutos, que se canjean en el momento de la cita.
07
Minutos reservados frente a minutos disponibles por terapeuta y por sala, ingresos por tratamiento y según la procedencia del cliente, y cuánto te cuesta que los clientes no se presenten.
Agenda de citas
Un masaje de sesenta minutos ocupa al terapeuta durante sesenta minutos y la sala de tratamiento durante setenta y cinco. Cualquier sistema que lo contabilice como un solo número acaba acumulando un retraso de quince minutos a media tarde. La vista diaria refleja esta diferencia, por lo que en recepción pueden ver por qué, en realidad, la franja de las tres en punto no está libre.
Lo que te muestra la vista diaria
Disponibilidad
Un hotel puede permitirse el exceso de reservas porque una habitación se puede dejar libre. Un terapeuta, en cambio, no. Por eso, el motor de disponibilidad comprueba conjuntamente la disponibilidad del terapeuta, la sala de tratamiento y el equipo, y si se produce un conflicto, se rechaza la reserva en lugar de mostrar una advertencia en un panel de control que alguien lee el viernes.
Cómo se comprueba que una plaza está disponible
Centros de tratamiento
Algunos alojamientos atienden a los huéspedes en su propia villa. Otros convierten una habitación libre en una cabaña para la temporada. Aunque parecen similares, su funcionamiento es totalmente distinto, ya que uno consume el inventario hotelero y el otro no; por eso, el módulo los distingue.
Cuatro lugares donde se puede realizar un tratamiento
Facturación por folio
Todos los demás sistemas de spa del sector hotelero se conectan al PMS. Asignan sus servicios a tus cuentas por nombre, asignan sus códigos fiscales por nombre y alguien concilia ambos datos cada noche. El sistema de spa de Prostay no tiene que conectarse a nada, porque un tratamiento es un producto del catálogo que ya tienes y el folio es el folio que ya consultas.
Lo que eso elimina de la rutina de cierre
Invitados externos
Solo una pequeña parte de los huéspedes del hotel reserva alguna vez un tratamiento, por lo que la ciudad no es un error de redondeo, sino la otra mitad del negocio. La parte complicada siempre ha sido el dinero: un cliente de un día que paga en efectivo por un masaje no debería generar una cuenta contable que alguien tenga que acordarse de cerrar.
Cómo se gestionan las relaciones con empresas externas
Afiliaciones
Los socios y los compradores de paquetes son la diferencia entre un spa que se llena y uno que se queda con las esperanzas. En ambos casos se trata de dinero que se paga ahora a cambio de un tratamiento más adelante, y ambos fracasan de la misma manera cuando el software considera un canje como una venta: el cliente ve una línea con valor cero en su factura y pregunta por qué el masaje es gratis.
Qué obtienen los socios y los compradores de series
Política
Las cancelaciones de última hora y las ausencias sin previo aviso son lo más costoso para un spa, ya que una hora que queda libre no se puede volver a vender. Cobrar por ellas solo funciona si la tarifa es una norma que aplica el sistema, y no una decisión que el recepcionista tenga que justificar ante un cliente en el mostrador.
Qué abarcan los ajustes de la política
Ingresos
Las salas de tratamiento son activos de alto margen que la mayoría de los establecimientos evalúan con menos detenimiento que sus habitaciones. Los informes que aquí se presentan se basan en las citas vinculadas a sus registros, en lugar de en las líneas de factura filtradas por categoría, ya que una cita incluye una estimación antes de que se aplique ningún cargo.
Los datos que se le solicitan al responsable de un spa
Las plataformas de spa para empresas están diseñadas y tienen un precio pensado para grupos hoteleros que cuentan con un director de spa. La mayoría de los spas no cumplen estos requisitos y siguen gestionándose con una agenda en papel, en la que los cargos se introducen manualmente en el folio a posteriori.
Spas de complejos turísticos
Terapeutas con diferentes especialidades y turnos, salas que se adaptan a algunos tratamientos y no a otros, y un libro de citas que debe mantenerse actualizado durante la temporada alta sin que nadie tenga que revisarlo manualmente.
Hoteles boutique
La recepción se encarga de gestionar las reservas entre un registro de entrada y otro. El módulo debe ser lo suficientemente intuitivo como para poder utilizarse de esa manera, y lo suficientemente estricto como para que nunca permita que se reserve una plaza dos veces.
Balnearios abiertos al público
Los clientes de un solo día, los socios y los compradores de abonos se facturan correctamente sin necesidad de un segundo sistema de gestión de efectivo, y se contabilizan por separado para que puedas ver cuál es el valor del negocio local.
El spa comparte los mismos huéspedes, productos, impuestos, folios, pagos, permisos e informes que el resto de módulos de Prostay.
Precios
Añádelo cuando lo necesites.
«Spa & Wellness» es un módulo opcional que puedes activar para cada establecimiento, cuyo precio se facilita previa solicitud. Indícanos cuántas salas de tratamiento y cuántos terapeutas tienes y te daremos un presupuesto junto con el resto de tu plan.
Envíanos información sobre el funcionamiento actual de tu spa: la carta de tratamientos, las duraciones, los terapeutas, las cabinas y las tarifas, y la simularemos en un entorno de prueba de Prostay antes de tu demostración.