¿Cómo puedo cambiar quién es el huésped principal?

Abra el menú de la fila correspondiente al huésped que desee designar como responsable principal, seleccione « Edit », marque la casilla « Make Lead Guest » y guarde los cambios. El rol se retira de quien lo ostentara; solo un huésped puede ostentarlo. Se trata del contacto principal de la reserva y de la persona a la que se envían las confirmaciones de dirección; el huésped responsable principal por habitación es una configuración independiente en la pestaña «Habitaciones».

¿Qué campos debo rellenar para guardar los datos de un huésped?

First name e, apellidos, fecha de nacimiento, país y correo electrónico. El resto de datos —sexo, lugar de nacimiento, dirección, números de identificación fiscal y teléfono— son opcionales. El panel en la parte inferior muestra un listado de los datos que aún faltan y mantiene desactivado el botón « Save Guest » hasta que no falte ninguno, por lo que nunca tendrá que adivinar qué datos faltan.

¿Al eliminar a un huésped de una reserva se elimina al huésped?

No. Solo se les elimina de esta reserva. Su perfil, su historial de estancias y cualquier documento que hayan subido permanecen en la pantalla «Huéspedes», y pueden volver a añadirse a esta u otra reserva. Los cargos que ya figuran a su nombre permanecen en el folio, por lo que deberá reasignarlos primero si se va a dividir la factura.

¿Dónde se guardan el pasaporte y los documentos de identidad de un huésped?

En el perfil del huésped, no en la reserva. Cárguelos desde « Passport » en el menú de la fila; un huésped habitual ya los tendrá registrados y aparecerá una marca de verificación en la columna « Passport ». Dado que se trata de datos personales, cargue únicamente lo que exijan sus reglas locales de registro y elimínelos cuando finalice el plazo de conservación.

Huéspedes con reserva - Ayuda de Prostay

La pestaña «Guest» (Personas) es la lista de personas, a diferencia de la lista de habitaciones. Aquí figuran todas las personas que viajan en la reserva, independientemente de la habitación en la que se alojen, y el recuento que aparece en la pestaña indica cuántas personas hay.

Hay dos razones para mantenerla precisa, más allá de las buenas modales. El registro de huéspedes es un requisito legal en la mayoría de las jurisdicciones, y este es el registro que lo cumple. Además, a un nombre que figure en la reserva se le puede asignar una llave, cargarle el importe a la habitación e incluirlo en una factura; a un nombre que no figure, no se le puede.

La pestaña

Add Guest. El único botón de la pestaña.
Quiénes son. Nombre, nacionalidad, sexo, correo electrónico.
Si disponemos de su documento de identidad. Una marca o un guion, nada más.
Todo lo que puede hacer con cada uno de ellos. Detrás de los tres puntos.

Las columnas

Columna	Contenido
#	Posición en la lista, no es un identificador. Si se elimina a alguien, los números que aparecen a continuación se desplazan hacia arriba.
Full Name	Nombre y apellidos, con una insignia de «LEAD GUEST» en la persona que ocupa ese cargo.
Nationality	Tal y como figura en el perfil del huésped. A menudo, es la información con la que se presenta la declaración local de registro de huéspedes.
Gender	Male, Female o N/A cuando nadie lo haya rellenado.
Email	La dirección que figura en el perfil del huésped. La confirmación se envía a la dirección del huésped principal.
Passport	Una marca verde si hay al menos un documento de identidad registrado para ese huésped; un guion si no lo hay. No indica qué documento es ni si ha caducado; abra «Passport» desde el menú de la fila para verlo.

Ninguna columna de esta tabla se puede ordenar y no hay función de búsqueda. La lista es breve por naturaleza: se trata del grupo de una sola reserva, no de su base de datos de huéspedes. La base de datos es la pantalla «Huéspedes», a la que le lleva la opción « View » del menú de la fila.

El huésped principal

La celda «Full Name» de la primera fila: Amelia Hart, seguida de una pequeña insignia azul en la que se lee «LEAD GUEST». — Un huésped por reserva ocupa este campo. Determina a quién se envía la confirmación.

El huésped principal es el contacto principal de la reserva: el nombre con el que aparece la reserva en el resto de secciones de Prostay, y la dirección de correo electrónico a la que se envían las confirmaciones y los mensajes previos a la llegada. Exactamente un huésped lo ostenta, y asignárselo a otra persona lo retira de quienquiera que lo tuviera; la casilla de selección «Make Lead Guest» en el panel de huéspedes es la forma de cambiarlo.

El menú horizontal de la página guest, que contiene cuatro elementos: Edit, View, Passport y Delete. — Cuatro acciones que puede realizar con un huésped. La opción «Eliminar» desaparece cuando solo queda uno.

Elemento	Qué hace
Edit	Abre el panel de detalles de este huésped. Los cambios se guardan en el perfil del huésped, por lo que se muestran en esta reserva y en el perfil del huésped.
View	Sal de la reserva y abre la ficha del huésped en la pantalla «Huéspedes», con su historial completo, todas las estancias y todas las notas. Utilícelo cuando la consulta se refiera a la persona en sí, más que a esta reserva.
Passport	Abre el panel de documentos. Consulte «Pasaportes y documentos de identidad».
Delete	Elimina al huésped de esta reserva. Queda oculto cuando solo queda un huésped, ya que una reserva sin nadie asignado no es una reserva.

Añadir un huésped

El panel «Añadir Guest Details» de la pestaña «Personal Details»: una búsqueda en Existing client, una casilla de selección Make Lead Guest, seguida de First Name, Last Name, Date of Birth, Gender, Birthplace, Country y Guest Tax Id Number, y, a continuación, un bloque Address. El pie de página indica «Aún se requieren: First Name, Last Name, Date of Birth, Country, Email», junto a un botón gris out Save Guest. — El pie de página indica lo que aún falta, y el botón «Guardar» permanece desactivado hasta que no falte nada.

Dos pestañas: «Personal Details » y «Contact Details », además de « Custom Fields » si su propiedad ha definido alguna para los huéspedes.
Lo que aún falta. Se indica en el pie de página y se actualiza a medida que escribe, por lo que nunca tendrá que buscar el campo que impide guardar.

Campo	Obligatorio	Notas
Existing client	No	Rellena todo el formulario con los datos de un huésped que ya tiene. Véase más abajo.
Make Lead Guest	No	Al marcarlo, se retira el cargo a quien lo ostente actualmente.
First Name, Last Name	Sí	Tal y como figura en el documento con el que los está registrando, no como prefieran que se les llame.
Date of Birth	Sí	Se introduce como «yyyy/MM/dd». Es obligatorio porque tanto el registro de invitados como los servicios con restricción de edad lo requieren.
Gender	No	Délo tal cual y la pestaña mostrará «N/A», que es la respuesta veraz.
Birthplace	No	Es obligatorio para el registro policial en algunos países, aunque en la mayoría se ignora.
Country	Sí	La nacionalidad del huésped. Esto es lo que se introduce en la columna «Nationality».
Guest Tax Id Number	No	Para aquellas jurisdicciones en las que se incluye un número de identificación fiscal personal en la factura.
Address bloque	No	Calle, ciudad, provincia o región, código postal. Conviene rellenarlo para cualquier persona que desee recibir una factura.
Company Name, Company Tax ID Number	No	Para un huésped que facture a su empresa. En la factura figuran los datos de la empresa, no los del huésped.
Email	Sí	En la pestaña «Contact Details», por lo que el pie de página puede incluir un campo obligatorio que usted no pueda ver.

Guarde los cambios y el huésped aparecerá inmediatamente en la tabla. Añadir un huésped no modifica la ocupación en la que se basó el precio de las habitaciones (es decir, la columna « # GUESTS » de la pestaña «Habitaciones»), y si realmente se ha incorporado una cuarta persona al grupo, también habrá que modificar ese dato; de lo contrario, la tarifa será incorrecta.

Utilizar un huésped ya registrado

El menú desplegable «Existing client» situado en la parte superior del panel «guest» muestra un cuadro de búsqueda sobre cinco perfiles guardados de «guest», cada uno de los cuales incluye un nombre y una «email address»: Eleanor Whitfield, Tobias Lindqvist, Priya Raghunathan, Mathieu Bergeron y Keiko Watanabe. — Al seleccionar un perfil guardado, el formulario se rellena con los datos del registro del huésped, en lugar de tener que introducirlos de nuevo.

El menú desplegable situado en la parte superior del panel busca en todos los perfiles de huéspedes de la Propiedad, por nombre y por correo electrónico. Al seleccionar uno, se rellena todo el formulario — nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección y datos de contacto— a partir del registro guardado.

Utilícelo para cualquier persona que se haya alojado anteriormente. Volver a introducir los datos de un huésped habitual crea un segundo perfil para la misma persona y, una vez que eso ha ocurrido, su historial queda dividido entre dos registros: la mitad de sus estancias en uno, la otra mitad en el otro, y ninguno de los dos le indica que se trata de un huésped habitual.

Datos de contacto

La pestaña «Contact Details» del panel «guest» para Amelia Hart, con el campo obligatorio «Email» rellenado con «amelia.hart@example.com», y los campos «Phone» y «Mobile» rellenados con «+1 310 555 2317» y «+1 310 555 4402». — Tres campos, pero solo el correo electrónico es obligatorio: es ahí donde se envía la confirmación.

Email Es obligatorio para todos los huéspedes, no solo para el huésped principal. Es la dirección a la que se envían la confirmación, cualquier mensaje previo a la llegada y la factura por correo electrónico; además, una reserva sin dirección del huésped principal es una reserva de la que nadie fuera de su establecimiento tiene constancia.

Phone yMobile son opcionales en este caso. Indique el número de móvil de todos modos para las llegadas: es lo que tendrá a mano cuando un huésped no se haya presentado a las ocho en punto y tenga que decidir si mantiene la habitación reservada.

Pasaportes y documentos de identidad

El panel «Subir Passport / Documento de identidad»: un área de arrastrar y soltar para imágenes, una lista titulada «Passportes subidos» que muestra los archivos ya registrados, con los botones «view» y «delete», y un botón «Save». — Los documentos están vinculados al huésped, no a la reserva, por lo que acompañan al huésped en su próxima estancia.

Suelte una imagen o haga clic para buscarla. Todo lo que ya figure en el archivo aparece en la lista de abajo con un botón de descarga y una papelera, y la papelera le pregunta antes de eliminar nada. No se almacena nada hasta que pulse « Save »; si cierra el panel con un archivo sin guardar, el archivo se elimina.

Los documentos pertenecen al perfil del huésped y no a esta estancia, por lo que un huésped que repita su estancia llegará con su pasaporte ya registrado y la casilla « Passport » ya marcada. Ese es el objetivo de seleccionarlos de «Existing client » en lugar de introducirlos de nuevo.

Eliminar a un huésped

La confirmación de «delete»: el encabezado «Confirmación», la pregunta «¿Está seguro de que desea delete este guest?», y los botones «Sí» y «No». — Esto elimina al huésped de la reserva. Su perfil de huésped permanece intacto.

Delete Elimina al huésped de esta reserva. No elimina a la persona: su perfil, su historial y sus Documentos permanecen en la pantalla «Huéspedes», y se le puede volver a añadir o asignar a otra reserva.

Los cargos que ya se le hayan asignado no se transfieren con él. Una línea de la factura a nombre de un huésped eliminado permanece en la factura, aún pendiente de pago, y ahora no pertenece a nadie en concreto, por lo que deberá reasignar o mover esas líneas primero si la factura se va a dividir.

Aspectos que suelen pasar desapercibidos

Lo que se ve	Por qué
El pie de página muestra un campo obligatorio que no aparece en pantalla	Email se encuentra en la pestaña «Contact Details». El pie de página tiene en cuenta ambas pestañas; el formulario solo muestra una a la vez.
No aparece el botón «Add Guest» ni los menús de las filas	Su usuario figura en la lista de usuarios restringidos de la reserva. Los usuarios restringidos pueden consultar esta pestaña, pero no pueden modificarla. Un administrador gestiona la lista desde el cuadro de diálogo «Actions» de la reserva.
No aparece «Delete» en el menú de la fila	Solo hay un huésped en la reserva. Añada primero al sustituto y, a continuación, elimine al original.
El campo «Género» indica «N/A»	Nadie lo ha rellenado. Se trata de un campo opcional y así es como se muestra cuando está vacío, no es un error.
El mismo huésped aparece dos veces en la pantalla «Huéspedes»	Alguien lo ha introducido manualmente en lugar de seleccionarlo en «Existing client». Fusione los perfiles en la pantalla «Huéspedes» y utilice el selector la próxima vez.
Un huésped que no figura en ninguna habitación	Es normal y, a menudo, correcto. Los huéspedes están vinculados a la reserva; solo el huésped principal de cada habitación aparece en la pestaña «Habitaciones».

Huéspedes con reserva