¿Cuál es la diferencia entre un abono y un reembolso?

Un crédito reduce la factura; un reembolso devuelve dinero. Si el huésped aún no ha pagado y ha acordado cobrarle menos, utilice «Añadir crédito ». Si ya ha pagado y va a devolverle dinero en efectivo o a anular una transacción con tarjeta, utilice «Añadir reembolso ». El crédito se contabiliza en la columna «CRÉDITO», y el reembolso, en «DÉBITO».

¿Debo anular un cargo o ajustarlo?

Anule la línea si esta no debería haber existido en absoluto, por ejemplo, en caso de un cargo contabilizado en la habitación equivocada o un duplicado. Realice un ajuste si el cargo era correcto, pero el importe era erróneo. Un ajuste mantiene visible la línea original junto a la corrección, lo cual resulta más fácil de explicar a un huésped y a un auditor que una anulación seguida de un nuevo registro.

¿Por qué no puedo modificar el precio de un artículo que estoy añadiendo?

El producto tiene un precio fijo en su catálogo. Se permiten modificaciones de precio por producto, por lo que en un artículo con precio fijado en recepción podrá introducir un importe, mientras que en uno con precio fijo no podrá hacerlo. Cambiar esta configuración es una opción del catálogo, no algo que pueda realizar durante el registro de la operación.

He registrado la entrada en el folio equivocado. ¿Y ahora qué?

Utilice la opción «Mover a folio» en el menú de los tres puntos de la línea. No cambia nada en el cargo: el importe, la fecha y la descripción siguen siendo los mismos; simplemente se traslada al folio que usted elija. No es necesario anularlo y volver a contabilizarlo.

¿Puedo registrar un cargo con la fecha de ayer?

Sí. Desmarque la casilla «Publicar con la fecha y la hora actuales » y la pantalla le permitirá configurar la fecha usted mismo. Esto es lo que se necesita cuando se está poniendo al día con las entradas a posteriori, para que el cargo se contabilice el día en que realmente tuvo lugar, en lugar del día en que lo introdujo.

Gastos de envío, pagos y reembolsos

Leer un folio es una cosa; modificarlo, otra muy distinta. Este artículo abarca todo lo que añade una partida a la factura o la elimina. Si solo necesita comprender lo que ya figura en ella, comience por «Cómo leer el folio ».

Antes de contabilizar nada

Hay tres aspectos que se aplican a todas las pantallas que aparecen a continuación, y conocerlos le ahorrará tener que repetirlos nueve veces.

Compruebe primero en qué folio se encuentra. La mayoría de estas pantallas cuentan con su propio selector de folios, preconfigurado con el folio predeterminado de la Propiedad, y no con lo que muestre la tabla que hay detrás. En una reserva con dos folios, esa es la forma más sencilla de contabilizar en la factura equivocada.
El botón permanece desactivado hasta que la pantalla tenga lo que necesita. Cada pantalla de contabilización desactiva su propio botón de guardar mientras un campo obligatorio esté vacío. Si el botón no se ilumina y nada de lo que hay encima está en blanco, lo que falta es un derecho más que un campo: ajustar, anular y mover una línea requieren cada uno su propio permiso, y la pantalla se abre para todos en cualquier caso.
Post with current date and timeestá marcada por defecto. Desmarque esta casilla y podrá fijar usted mismo la fecha de la línea, que es lo que desea cuando se pone al día con las contabilizaciones de ayer tras la ejecución de la auditoría nocturna.

Ingresos: pagos y abonos

El botón «Add Payment/Credit», con su menú abierto, muestra dos opciones: «Add Payment» y «Add Credit». — Ingresos y amortizaciones. Una vez comprobada la contabilización, esta lista cambia: el reembolso es el único asiento que aún puede realizar.

Las tres opciones de este menú realizan funciones realmente diferentes y son fáciles de confundir:

Acción	Utilícela cuando	Ingreso
Add Payment	El huésped ha entregado dinero. Tarjeta, efectivo, transferencia bancaria, un depósito.	CREDIT
Add Credit	Se deduce dinero de la factura sin que nadie lo haya pagado. Compensación, un gesto de buena voluntad, un descuento acordado tras la reserva.	CREDIT
Add Refund	Le está devolviendo dinero que el huésped ya había pagado.	DEBIT

Añadir pago

El panel «Add Payment»: un resumen de «Balance Due» por un importe de 798,00 USD, seguido de campos para «Assign To», «Select Folio», «Payment Type», «Amount», un campo de referencia y «note», con los botones «Cancel» y «Add Payment» en la parte inferior. — Cuatro campos determinan si el botón de la parte inferior está activo: quién, qué folio, cómo y cuánto.

Campo	Qué hace
Balance Due	No es un campo. Muestra el importe pendiente actualmente de la reserva, para que no tenga que cerrar el cajón para comprobarlo.
Assign To (obligatorio)	A qué huésped se le abona el pago. En una reserva compartida, esto determina el saldo de quién se reduce en la vista «By guest».
Select Folio (obligatorio)	A qué factura corresponde el pago.
Amount (obligatorio)	Importe. Debe ser superior a cero.
Multi-Currency Prices	Se despliega para permitirle registrar la cantidad que el huésped entregó realmente en otra moneda, con el tipo de cambio utilizado. Solo es relevante cuando se acepta efectivo en moneda extranjera.
Apply To	A qué corresponde el pago: gastos de habitación o artículos y Servicios. No se trata de cómo se recibió; eso es lo que se indica en el siguiente campo.
Payment Method (obligatorio)	Forma de pago: efectivo, tarjeta, transferencia bancaria y cualquier otra opción que haya configurado su Propiedad. Esto es lo que aparece en la columna «Nombre del producto» del folio.
Deposit To	En cuál de sus cuentas se ingresa el dinero. Se extrae de su catálogo de cuentas, por lo que corresponde al lado contable y no al del huésped.
Ref No.	Texto libre para la referencia de la transacción, el código de aprobación del terminal o la referencia bancaria. Vale la pena rellenarlo: es lo que se utiliza para identificar el pago cuando se consulta semanas más tarde.
Note	Texto libre, que aparece en la columna «Notas» del folio.
Attach Document	Archivos asociados a los pagos, como un recibo firmado o una confirmación bancaria. Se admiten los formatos .doc, .pdf, .jpg, .jpeg y .png.

El efectivo es el único método de pago que requiere mantener un segundo registro. Un pago con tarjeta se concilia automáticamente con la pasarela de pago, pero los billetes y las monedas solo se concilian mediante el recuento de la caja, por lo que un pago en efectivo registrado aquí debe corresponder al dinero que entra físicamente en una sesión de caja abierta. El registro del turno y el recuento al final del mismo se tratan en la sección de cajas registradoras .

Añadir crédito

El panel «Add Credit», con campos para «Assign To», «Select Folio», «Credit» y «Type», así como «Quantity» y «Price», y los botones «Cancel» y «Add Credit» en la parte inferior. — Un crédito deduce dinero de la factura sin que nadie lo pague.

Un crédito se selecciona de una lista en lugar de introducirse libremente: « Add Credit Item » es la lista propia de la Propiedad con los motivos de crédito, configurada en el catálogo de productos. Esto es deliberado, ya que permite justificar al final del mes «por qué hemos regalado 90 USD».

Price yQty se multiplican para dar como resultado Total Price , que se calcula en lugar de introducirse manualmente. El par de botones de opción que hay debajo es la parte que merece la pena leer dos veces:

Opción	¿Qué ocurre?
Deduct the total price from the total reservation amount	El abono se deduce de lo que el huésped debe. Este es el caso habitual: ha acordado reducir la factura.
Do not deduct the total price from the total reservation amount	El crédito se registra en el folio, pero el saldo no varía. Se utiliza cuando el crédito se liquida de otra forma y solo desea dejar constancia del mismo.

Añadir reembolso

Add Refund solo aparece en el menú una vez que se ha realizado la salida de la reserva. Antes de ese momento, a un huésped que desee que se le devuelva dinero se le suele atender mediante un abono en la factura, ya que aún no ha finalizado su estancia.

El cajero solicita los mismos cuatro datos obligatorios que en un pago: huésped, folio, método y importe, y no permite que el importe supere el total general de la reserva. La línea que se registra aparece en «DEBIT», lo cual puede parecer incorrecto hasta que recuerde que las columnas significan «a nuestro favor» y «recibido de ellos»: devolver dinero significa que se ha recibido menos.

Dinero adeudado: cargos

El botón «Add / Adjust Charge» con su menú abierto, en el que se muestran las opciones «Adjust Charge», «Add Items», «Add Exclusive Tax /Fee» y «Add Room Revenue». — Cuatro formas de añadir dinero a la factura o de corregir el importe que ya figura en ella.

Adjust Charge solo aparece en este menú si dispone de derechos de ajuste. Las otras tres opciones están siempre disponibles.

Añadir artículos

Así es como cualquier artículo de su catálogo de productos se incluye en una factura: desayuno, aparcamiento, un tratamiento de spa, una botella de vino.

El cajón «Add Items»: un panel de selección en la parte superior para elegir al huésped y el folio, un catálogo a la izquierda con un cuadro de búsqueda y fichas de categorías, y un carrito a la derecha en el que se enumeran los artículos seleccionados con su cantidad y «price». — Seleccione del catálogo de la izquierda, modifique los datos en el carrito de la derecha y añada todo de una sola vez.

Seleccione el huésped y el folio en la parte superior y, a continuación, haga clic en los artículos de la izquierda para rellenar el carrito de la derecha. No se registrará nada hasta que pulse « Post » (Añadir a la factura), y los mensajes «Subtotal » (Añadido a la factura), « Tax » (Importe total de la factura) y «Total » (Importe total de la factura) que aparecen en el pie de página le indican qué sucederá al pulsar dicho botón.

Cada línea del carrito cuenta con un control deslizante de cantidad y un campo de precio, y hay dos aspectos relacionados con ellos que se configuran por producto y no por publicación:

Un precio en gris indica que se trata de un producto de precio fijo. El catálogo indica que este artículo no puede venderse a un precio distinto de su precio de catálogo. Cuando el campo sea editable, podrá modificarlo.
Un cuadro con la indicación «Note (required)» (Se requiere motivo) corresponde a un producto que exige una justificación. Suele tratarse de los productos de precio abierto y de aquellos que suelen ser objeto de abuso. El pedido no se tramitará hasta que se rellene dicho campo.

Un producto marcado como «paquete» se desglosa en sus líneas componentes al realizar el pedido, por lo que un solo clic en el carrito puede convertirse en tres líneas en el albarán.

Añadir impuesto o tasa exclusiva

El cuadro de diálogo «Añadir cargo exclusivo» (Tax/Fee), con campos para el huésped, el número de folio, el tipo de cargo (tax) que se desea añadir y la fecha de cargo (amount) en la que se applies to. — Para un impuesto o tasa que aún no esté asociado a la tarifa.

La mayoría de los impuestos se contabilizan automáticamente: están vinculados a la tarifa y aparecen en el folio en el mismo momento en que lo hacen los ingresos por habitación. Esta pantalla es para aquellos que no lo hacen, como un impuesto turístico que solo se aplica a determinados huéspedes, una tasa acordada en recepción o un impuesto que no se tuvo en cuenta al configurar el plan de tarifas.

Select Tax or Fee proviene de la configuración fiscal de su propiedad; no puede crear uno aquí. «Total Price » es el concepto sobre el que se aplica el impuesto, y la forma en que este se refleja en la factura depende del tipo de impuesto: un impuesto porcentual lo calcula, mientras que uno fijo lo ignora.

Añadir ingresos por habitación

El panel «Añadir Room Revenue», con campos para el «room», la «fecha del revenue applies to» y el «amount». — Ingresos por habitación que la tarifa no generó: un recargo por salida tardía, una corrección manual de una noche.

Utilice esta opción cuando el importe corresponda a la habitación y no a un producto, como una salida tardía, una entrada anticipada, un suplemento acordado o una corrección de una noche cuyo precio se haya calculado erróneamente en el plan de tarifas. Es importante qué opción utilice: los ingresos contabilizados aquí se contabilizan como ingresos por habitación en sus informes, mientras que el mismo importe contabilizado como partida no lo haría.

Revenue Type y «Amount » son obligatorios, junto con el número de folio. «Assign to Room » y «Taxes / Fees » son opcionales; si deja el campo de impuestos en blanco, el importe se contabilizará sin impuestos, lo cual es correcto para algunos suplementos, pero incorrecto para la mayoría.

Ajustar cargo

El cajón «Adjust Charge»: un selector de folios, una lista de las líneas de ese folio a las que aplicar el ajuste, un «amount» y un motivo. — Un ajuste corrige una línea que ya se ha contabilizado y deja tanto el importe original como la corrección en el folio.

Un ajuste es la forma más adecuada de corregir un importe erróneo. En lugar de anular el cargo y volver a contabilizarlo, se añade una corrección a la línea original, de modo que el folio muestra tanto lo que se cobró como en qué se modificó.

Campo	Función
Apply amount / Apply percentage	Si el ajuste se realiza mediante una suma fija o mediante una proporción del cargo original.
Amount (obligatorio)	Un valor positivo aumenta el cargo; uno negativo, lo reduce. Este es el único campo del extracto en el que el signo menos tiene sentido.
Select Folio (obligatorio)	¿En qué folio se encuentra la línea que está corrigiendo? Seleccione esto primero, ya que filtra la lista que aparece a continuación.
Apply Adjustment To (obligatorio)	La línea concreta que se va a corregir. No se muestran las líneas anuladas, ya que una corrección de un cargo que ya no existe no constituye una corrección.
Assign To	¿A qué huésped corresponde el ajuste, en el caso de una reserva compartida?
Note	Motivo. Indíquelo, ya que un ajuste sin explicación es lo primero que pregunta un auditor.

Anular una línea

El cuadro de diálogo «Void Transaction», en el que se le pregunta si está seguro de que desea anular esta transacción, con un campo titulado «Note» que contiene el marcador de posición «Introduzca el motivo de la anulación», y las opciones «No» y «out», esta última desactivada (en gris), al pie. — La anulación elimina la línea de la factura. No la elimina del registro.

Anule la línea desde el menú de tres puntos de la propia fila. La confirmación le pedirá un motivo y la opción de confirmar permanecerá desactivada hasta que introduzca uno; no hay forma de anular un cargo de forma anónima. También permanece desactivado para cualquier persona que no tenga permiso para anular, aunque se haya introducido el motivo y no aparezca nada en pantalla que lo indique, lo cual conviene saber antes de dedicar un minuto a reformularlo.

Una vez anulada, la línea desaparece de la tabla y deja de contabilizarse en el saldo. No se elimina: el Registro de actividad recoge quién anuló qué y por qué, y ese registro es la razón por la que se prefiere la anulación a la eliminación.

Utilice una anulación cuando una línea nunca debería haber existido. Utilice un ajuste cuando debería haber existido por un importe diferente.

Trasladar una línea a otro folio

El cuadro de diálogo «Move to Folio», con un menú desplegable en el que se enumeran los demás números de folio de la reserva y los botones «Cancelar» y «Mover». — Traslada una línea a otro de los folios de la reserva. El cargo en sí no cambia.

También desde el menú de los tres puntos de la fila. Seleccione el folio de destino y confirme. El importe, la fecha y la descripción permanecen tal y como estaban; solo cambia el folio en el que figura.

Esta es la herramienta habitual para casos en los que «la empresa paga la habitación, pero no el bar»: contabilice todo en el folio principal a medida que se produzca y, a continuación, traslade los conceptos personales al folio correspondiente antes de la salida.

Acciones del folio

El botón «Folio Actions» con su menú abierto, en el que se muestran «Transfer Posting» y «Separate Shares». — Las dos acciones que se aplican al folio en su conjunto, en lugar de a una sola línea.

Acción	Qué hace
Transfer Posting	Traslada cargos entre reservas, no solo entre folios de una misma reserva. Se utiliza cuando un cargo se ha asignado a la habitación equivocada, o cuando un huésped abona los extras de otra habitación. Las líneas transferidas se marcan como «transferencias» en ambos folios para que quede constancia del historial.
Separate Shares	Divide una reserva compartida en facturas verdaderamente independientes, en lugar del desglose que ofrece la opción «By guest». Solo aparece si su propiedad tiene activada la función de separación de gastos compartidos.

Aspectos que suelen confundir a los usuarios

Lo que ve	Por qué
El botón «Guardar» no se ilumina	Hay un campo obligatorio situado encima que está vacío. Los motivos habituales suelen ser «Assign To» y «Select Folio», que aparecen en blanco en varias de estas pantallas, aunque el folio correspondiente ya esté seleccionado.
Add Refund Falta en el menú	La reserva aún no se ha liquidado. Hasta entonces, reduzca la factura mediante un abono.
Adjust Charge Falta en el menú	Su usuario no dispone de derechos de modificación. Un administrador concede los derechos de creador o de aprobador a cada usuario.
Ha contabilizado el cargo y no lo encuentra	Compruebe el selector de folio que se encuentra en el panel lateral, no el de la barra de herramientas. Son independientes, y el del panel lateral muestra por defecto el folio predeterminado de la Propiedad.
El campo de precio en el carrito aparece desactivado	Ese producto tiene un precio fijo en el catálogo. Si realmente necesita un precio diferente, debe modificarse en el propio producto, no en el registro.
El ajuste que ha realizado no ha modificado el saldo	Está pendiente de aprobación. Aparece en el folio como «Pending approval» y comienza a contabilizarse una vez que un responsable lo apruebe.
No aparecen botones en la barra de herramientas	Se encuentra en la lista de usuarios con acceso restringido de la contabilidad, lo que le permite consultar el folio, pero no realizar anotaciones en él.