En el centro de «Informes diarios» hay cinco informes, y todos ellos son el mismo informe en el que se formulan cinco preguntas diferentes sobre fechas. «Llegadas» pregunta quién va a llegar, «Salidas» quién se marcha, «Huéspedes» quién se encuentra ya aquí, «Cancelaciones» qué reservas se han cancelado y «No se han presentado» quiénes nunca han aparecido. Comparten un panel de filtros, un diseño con una sección por fecha y una barra de herramientas, elementos todos ellos explicados en la sección dedicada a cómo buscar un informe y utilizar sus filtros . A continuación se detalla la finalidad de cada uno y en qué aspectos difieren las columnas.
¿Qué informe responde a qué pregunta?
La diferencia entre ellos radica en la fecha según la cual se filtra cada uno, y esa es precisamente la razón por la que hay cinco. Una reserva con llegada el día 15 y con salida el día 20 aparece en el informe de llegadas del día 15, en el informe de estancias todos los días desde el 15 hasta el 19 y en el informe de salidas del día 20. Elija el informe en función de la fecha que le interese , no en función del huésped.
| Informes | Filtros de | Úselos para |
|---|---|---|
| Arrival Overview | Fecha de entrada | La comprobación previa a la llegada: habitaciones que deben estar listas, saldos pendientes a cobrar en el momento del registro de entrada, huéspedes VIP a tener en cuenta. |
| Departures Overview | Fecha de salida | La lista de liquidación: quién debe dinero al salir y qué habitaciones quedan libres y cuándo. |
| In House Report | Nada. Se trata de quienquiera que se encuentre actualmente en el edificio | Recuento de personas para el Servicio de limpieza, el servicio de restauración y el simulacro de incendio. |
| Cancellations Overview | Fecha de llegada o de cancelación, usted elige | Pérdida de ingresos y si esta se debe a una única fuente o a una tarifa concreta. |
| No-Show Reservations | Fecha de entrada | Reservas que se deben cobrar o cancelar, a la mañana siguiente. |
Resumen de llegadas
Huéspedes que se registran fuera del intervalo que haya establecido, en una sección por fecha de llegada. El encabezado de la sección incluye dos cifras: el número de reservas y las pernoctaciones que representan. Las «noches de estancia» son la suma de la columna «Noches de estancia» situada justo debajo, por lo que una sección de siete reservas que suman 20 noches de estancia le indica que esas llegadas ocuparán 20 noches de estancia del inventario antes de marcharse, no que vayan a permanecer 20 noches.
Balance Due Es la cifra con la que trabaja la recepción. Corresponde al total de las reservas menos lo que ya se ha abonado; por lo tanto, una fila que muestre cero indica que se le puede entregar la llave a un huésped sin necesidad de tratar el tema de los pagos, y el resto de filas corresponden al importe que se debe solicitar en el momento del registro de entrada. PAX Es el recuento de personas de la reserva y aparece únicamente en este informe, ya que en «Llegadas» es donde se descubre que la reserva para dos personas en una Twin Room es, en realidad, para tres personas.
Dos casillas de selección situadas al pie del panel modifican el número de personas en lugar de las columnas. «Checked-in Today » añade las llegadas que ya se han registrado, lo que convierte el informe de una lista de trabajo en un registro del día. «Cancellations » añade las reservas que se cancelaron para esa fecha de llegada. Si deja ambas desmarcadas, obtendrá la lista de personas a las que aún está esperando.
Resumen de salidas
Huéspedes que realizan el check-out durante el periodo seleccionado, en una sección por fecha de salida. Este es el informe con el que trabaja el cajero, por lo que incluye la casilla « Payment Method » y desglosa el recuento de personas en «Adl » y «Chl », en lugar de una única cifra de «PAX».
Trátelo como una lista de saldos. Una fila con un saldo y un método de pago ya registrado corresponde a una tarjeta a la que se debe cargar el importe; una fila con un saldo y sin método de pago implica una conversación en el mostrador antes de que el huésped se marche. Merece la pena escanear la tarjeta « VIP » aquí por la misma razón que en las llegadas: es la última oportunidad de localizar a alguien antes de que se marche.
Tres casillas de selección reducen la lista a una franja horaria de la mañana. « Due Out » (Huéspedes que aún no se han marchado), «Checked-Out » (los que ya se han marchado) y «Early Check-Out Only » (los que se marchan antes de la fecha de salida indicada en la reserva), que es el grupo que le supone la pérdida de noches de alojamiento que ya había contabilizado como vendidas.
Informe de ocupación
Todos los huéspedes del edificio, agrupados por fecha de llegada. No hay ningún intervalo de fechas en este panel ni forma de añadir uno, ya que el informe es un resumen de la situación actual. La sección más antigua, situada en la parte superior, corresponde a sus huéspedes con estancias más prolongadas.
Este informe se inicia sin las dos columnas de datos financieros que la mayoría de los gestores desean. « Rate Amount » y «Balance Due » son casillas de selección en el grupo «Display » situado al pie del panel de filtro, y al marcarlas se añade una columna a la derecha de «Paid Amount». No filtran ningún dato.
La tercera opción de ese grupo hace lo contrario. « Display VIP only » elimina todas las filas que no sean VIP, y se trata del mismo control en los cinco informes. Si un informe resulta mucho más breve de lo esperado, esa casilla de selección es lo primero que debe comprobar, ya que el panel de filtrado la recuerda entre visitas.
Resumen de cancelaciones
Lo que se ha quedado fuera del libro, indicando quién lo canceló y cuándo. Hay dos columnas que solo aparecen aquí: «Cancelled By», que distingue las cancelaciones iniciadas por los huéspedes de las realizadas por la recepción, y « Cancel Time» junto a la fecha, lo cual es importante cuando una política de cancelación establece una hora límite.
No existe la columna «Saldo pendiente», y su ausencia es precisamente lo relevante. Una reserva cancelada no tiene ningún importe pendiente de cobro, por lo que el par que importa es Rate Amount frente a Amount Paid: los ingresos que ha perdido y la cantidad de los mismos que retiene en concepto de depósito. Una fila en la que ambos valores sean iguales corresponde a una cancelación por la que se le ha abonado el importe íntegro.
Display preference se encuentra encima de los campos de fecha y determina a qué fecha se aplica el intervalo. Arrival Date responde a la pregunta «¿qué he perdido para la próxima semana?», yCancellation Date responde a «¿qué hemos perdido hoy?». Si establece primero las fechas y después la preferencia, leerá el informe equivocado sin darse cuenta.
Reservas con ausencia
Reservas en las que el huésped no se presentó. Una sección que abarca todo el intervalo de fechas en lugar de una por día, ya que la lista de no presentaciones se revisa de una sola vez en lugar de día por día.
A diferencia de las cancelaciones, este informe mantiene un «Balance Due » junto a «Rate Amount» y «Amount Paid», y los tres se concilian: la tarifa menos el importe pagado es el saldo. Esa es toda la decisión que debe tomarse en esta pantalla. Una fila que se ha pagado en su totalidad no requiere ninguna acción por su parte. Una fila con saldo corresponde bien a una tasa por no presentarse que hay que cobrar, bien a una condonación, y la columna «Fuentes de reserva» suele determinar cuál de las dos opciones es la correcta, ya que una reserva a través de un canal y una reserva directa rara vez tienen la misma política.
El panel de filtros de esta pantalla es el más sencillo de los cinco: un intervalo de fechas y un tipo de habitación, nada más.
Informes de huéspedes alojados
Un sexto informe abarca a los mismos huéspedes que el de «Huéspedes alojados», pero con una fila por huésped en lugar de una por reserva, y responde a una pregunta diferente: quiénes son estas personas, en lugar de qué han reservado. El país, dos números de teléfono, la fecha de nacimiento y si se han alojado anteriormente figuran todos aquí, y ninguno de estos datos aparece en ninguno de los otros cinco informes.
Recurra a él cuando necesite ponerse en contacto con huéspedes que se encuentran en el establecimiento, cuando un informe policial o turístico requiera nacionalidades y fechas de nacimiento, o cuando desee saber cuántos de los huéspedes de esta noche se han alojado con usted anteriormente. El nombre del huésped en la primera columna es un enlace a la reserva, con el número de reserva debajo.
Columnas, informe por informe
Hay ocho columnas comunes a los cinco informes y no merece la pena repetirlas: Número de habitación, Nombre del huésped, Fuentes de reserva, Fecha de llegada, Fecha de salida, Tipo de habitación, el n��mero de noches y el importe pagado. Las dos últimas ni siquiera tienen una denominación coherente: el número de noches aparece como « Room Nights » en «Arrivals» y «Nights » en el resto, y el importe pagado figura como «Paid Amount » en «Arrivals», «Departures» y «In House», pero como «Amount Paid » en «Cancellations» y «No-Show». Las cifras son las mismas en ambos casos. La tabla que figura a continuación recoge únicamente los aspectos en los que los Informes difieren realmente.
| Columna | Aparece en | Qué indica |
|---|---|---|
| PAX | Llegadas | Número total de personas de la reserva como una sola cifra. Los demás informes lo desglosan en «Adultos» y «Niños». |
| Adl y Chl | Salidas, huéspedes alojados, cancelaciones, ausencias | Adultos y niños contabilizados por separado, sumados para cada habitación de la reserva. |
| VIP | Llegadas, salidas, huéspedes alojados | Una insignia en los perfiles de los huéspedes marcados como «VIP». No aparece en las categorías «Cancelaciones» y «No se presentaron». |
| Payment Method | Salidas, Huéspedes alojados | El método asociado a la reserva, que indica si se puede cobrar el saldo restante sin necesidad de solicitarlo. |
| Balance Due | Llegadas, salidas, «no se ha presentado» y «hospedado», si se marca esta casilla | Total menos lo pagado. Las cancelaciones lo omiten porque no queda nada pendiente de liquidar. |
| Rate Amount | Cancelaciones, «No se presentó» y «Alojado», si lo marca | El valor de la reserva en sí, antes de que se haya abonado nada. |
| Cancelled By, Cancel Date, Cancel Time | Cancelaciones | Quién canceló y a qué hora, que es lo que se tiene en cuenta a la hora de aplicar la política de cancelación. |
| Recuento de noches | Las cinco | fecha de salida menos la fecha de entrada. En «Llegadas» se indica «Noches de habitación» y en las otras cuatro, «Noches». |
Existen dos formas de ordenar los datos, y cada una tiene una función diferente. « Guest Name » es el único encabezado de columna en el que se puede hacer clic, y ordena los datos dentro de una misma sección; por lo tanto, en un informe con una sección por fecha, se ordena alfabéticamente solo ese día y nada más. El control «Sort Order » del panel de filtros ordena el resultado completo antes de que se divida en secciones, y ofrece «N.º de habitación», «Nombre del huésped», «Noches de estancia», «Importe pagado» y «Fecha de salida». Solo «Llegadas», «Salidas» y «Alojados» lo tienen; los paneles de «Cancelaciones» y «No se presentaron» no disponen de ningún control de ordenación.
Lo que estos informes no hacen
- A failed report looks like an empty one. Si la solicitud falla, el error se envía a la consola del navegador y la página muestra su estado vacío, que reza «no se han encontrado llegadas». Antes de concluir que no hay llegadas, amplíe el intervalo de fechas: un resultado vacío que cambia al modificar los filtros es válido, y uno que no lo hace merece ser señalado.
- Filters persist and there is no reset. Cada informe mantiene su propio conjunto de filtros entre visitas, por lo que un tipo de habitación que seleccionó la semana pasada sigue seleccionado hoy. Para borrarlos hay que hacerlo manualmente, control por control.
- The Print button in the filter panel is the same export. Tanto el botón «Print » de ambos paneles como la opción «Export » de la barra de herramientas acceden al mismo punto final y generan el mismo archivo, por lo que no hay diferencia entre ambos.