La página de cuentas
Al abrir una cuenta desde la lista de cuentas de la casa se obtiene la factura: un resumen en la parte superior y el libro mayor debajo.
Charges «Paid » son exactamente lo que indican, y «Balance due » es la diferencia. Cuando la cuenta está en crédito, ese tercer recuadro cambia su nombre a «In credit » y muestra el importe sin signo menos, por lo que es la etiqueta, y no la cifra, la que le indica en qué sentido se mueve el dinero. «Payment due » solo aparece si la cuenta tiene una fecha de vencimiento.
Si se ha ingresado dinero en concepto de depósito, el recuadro «Paid» lo indica debajo: «incluye un depósito de 300,00 USD». El depósito ya está incluido en el total que figura encima, no se suma a él.
El libro mayor recoge todas las entradas registradas, ordenadas de más reciente a más antigua. Los cargos aparecen en la columna « Charge » y los pagos en «Payment », en verde, de modo que puede consultar una columna para ver los gastos y la otra para ver el dinero. Conviene conocer dos particularidades de la columna de descripción:
- Un pago se describe según cómo se haya realizado, en lugar de mediante la palabra «pago»: Efectivo, Tarjeta (Mastercard) y cualquier nota que haya dejado el cajero, tras un guion. Esa es la línea que alguien que esté conciliando con una caja registradora o un extracto de tarjeta debe hacer coincidir.
- Debajo del nombre, en letra más pequeña, figura toda la información que contiene la línea además de su precio: Ref y el número de recibo o de reserva con el que se contabilizó, Part of y el paquete del que procede y, en una línea anulada, Voided y el motivo que se indicó.
Cargos por contabilización
Post charges se abre el mismo catálogo de productos del que se extraen los registros del folio, por lo que una inmersión registrada aquí y otra registrada en una habitación son el mismo artículo al mismo precio, y se suman en sus informes de ingresos.
Toque un artículo para añadirlo, vuelva a tocarlo para aumentar la cantidad o introduzca la cantidad y el precio directamente en la línea si esta es diferente. Los iconos situados encima de la cuadrícula permiten filtrar por categorías, y el cuadro de búsqueda busca en todo el catálogo.
Reference y «Note » en la parte superior pertenecen a todo el asiento, no a una sola línea. Lo que introduzca en «Reference » se aplica a todas las líneas de ese lote y aparece posteriormente en el libro mayor como «Ref. DIVE-4482 ». Es lo más económico que podrá hacer por la persona que, cinco semanas más tarde, tenga que averiguar a qué excursión en barco correspondía un cargo.
El total al pie de página desglosa el impuesto: 109,00 USD, que incluye 9,00 USD de impuestos. Si sus precios incluyen el impuesto, este ya está incluido en la cifra; si no es así, se ha añadido por separado. En cualquier caso, la cifra que aparece junto a «Total» es la que se contabiliza.
Al registrar un paquete, se registran sus componentes. Con un solo toque en un paquete, cada componente aparece en el libro mayor en una línea propia, cada una marcada con « Part of » el paquete del que procede, por lo que un único toque puede generar tres líneas. El precio del paquete sigue siendo lo que se cobra; los componentes se incluyen para que la factura se explique por sí misma.
Cobrar un depósito o un pago
Take payment registra la entrada de dinero.
El primer campo es aquel que la gente suele omitir y no debería hacerlo. « Payment against charges » es el dinero entregado por conceptos que ya figuran en la cuenta. «Deposit taken up front » es el dinero cobrado antes de que existan dichos cargos, que permanece en la cuenta como crédito hasta que se generen. Ambos reducen el saldo en la misma cantidad; la diferencia radica en que un ingreso se identifica como tal en el libro mayor, en el recuadro «Paid » y en la factura, y eso es lo que alguien querrá saber cuando pregunte por qué una cuenta presentaba saldo acreedor en junio.
Method enumera los métodos de pago que su propiedad acepta realmente, lo cual se deriva de Opciones de Pago . «Cash » siempre aparece. «Card » solo aparece si se ha marcado un tipo de tarjeta para los pagos realizados en recepción; la transferencia bancaria, solo si está activada; y cualquier método personalizado que haya configurado aparece por su nombre.
Al elegir efectivo o tarjeta se añade un segundo paso antes de que se contabilice nada: en el caso del efectivo, se le pregunta qué se ha entregado y se calcula el cambio, y en el de la tarjeta se captura el recibo. Es el mismo paso que se utiliza en recepción para un folio, por lo que no requiere ningún aprendizaje adicional. El resto de métodos se registran de inmediato, razón por la cual el botón indica «Continue» para algunos métodos y «Record payment» para otros.
Use the full balance Debajo del importe se rellena todo lo que se debe. Es la respuesta correcta más rápida cuando alguien está pagando, y merece la pena utilizarla en lugar de teclear la cifra, ya que un saldo que presente una diferencia de un céntimo no se puede cerrar.
Anulación de una línea
No se elimina nada de una cuenta de la casa. «Void» al final de una línea del libro mayor la excluye de los totales y la deja en la cuenta, tachada, con una marca de «Voided» y el motivo que haya indicado junto a ella.
El motivo es obligatorio, tanto en la pantalla como en el servidor que la gestiona. Es la diferencia entre un libro mayor que se explica por sí mismo en seis semanas y uno que presenta un vacío. «Contabilizado en la cuenta equivocada» lleva cuatro segundos y responde a la pregunta que nadie estará allí para formular.
La anulación es un permiso independiente del de contabilización, y así se ha hecho deliberadamente: contabilizar un artículo del minibar es una tarea administrativa, mientras que eliminar ingresos requiere la firma de un supervisor. Utiliza el mismo permiso que la anulación de una línea en un folio.
La liquidación y el cierre
Settle and close en el libro mayor da por finalizada la cuenta. Lo que hace en primer lugar depende del saldo.
Si aún se adeuda dinero, se abre el panel de pagos con el importe pendiente ya rellenado y el botón que indica «Take payment and close». Cobre el dinero y la cuenta se cerrará automáticamente, de una sola vez.
Si no se adeuda nada, el botón indica «Close account» y le pide que lo confirme.
Una cuenta solo puede cerrarse con un saldo cero, y esa regla se aplica tanto en el servidor como en la pantalla: cerrar una cuenta que aún tenga deuda generaría un número de factura correspondiente a una deuda que nadie ha cobrado. Una cuenta con saldo acreedor se cierra sin problemas, ya que es usted quien les debe a ellos y no al revés.
Al cerrarla, se emite el número de factura, INV- seguido del número de cuenta, y se detienen todas las operaciones: no más cargos, no más pagos, no más anulaciones.
Reopen account Es la forma de revertir la operación. Vuelve a poner la cuenta en estado abierto para que pueda volver a realizar movimientos en ella, y mantiene deliberadamente el número de factura que ya tenía. Si ese número ya figuraba en un documento, emitir uno nuevo al cerrarla por segunda vez dejaría dos facturas diferentes compartiendo un mismo número, lo cual es un problema peor que el que estaba solucionando.
Ambos botones de descarga generan el mismo tipo de documento a partir del mismo generador que una factura de reserva, por lo que un huésped nunca recibirá de usted dos facturas con un aspecto diferente. Antes de cerrarla es Download bill y se genera como una factura proforma; después de cerrarla esDownload invoice y lleva el número de factura .
Aspectos que suelen confundir a los usuarios
Una cuenta liquidada rechaza todo. Los cargos, los pagos y las anulaciones quedan bloqueados hasta que se vuelva a abrir, y el mensaje de error así lo indica. Si desea añadir algo más, vuelva a abrirla, contabilícelo y ciérrela de nuevo.
Un céntimo le impedirá cerrarla. Para cerrarla, el saldo debe ser cero, por lo que un pago introducido como 1547,50 frente a un saldo de 1547,55 deja cinco céntimos y no aparece el botón «Close account ». Use the full balance evita este problema por completo.
Las líneas anuladas permanecen visibles, y así debe ser. Se eliminan de los totales de inmediato, pero la fila permanece con su motivo. Una cuenta cuyo libro mayor se ha «ordenado» es una cuenta que nadie puede auditar.
La referencia es por asiento, no por partida. Todo lo que forma parte de un lote recibe la misma referencia. Dos comprobantes significan dos asientos.
Al contabilizar en un paquete, se contabilizan sus partes. Espere varias filas con un solo toque, cada una marcada con el paquete del que procede. El precio no se duplica; se trata del mismo cargo, desglosado.