El folio es la factura del huésped. Todos los cargos incurridos durante la estancia y todos los pagos realizados en concepto de la misma, enumerados en el orden en que se produjeron, con un saldo acumulado debajo. Cuando alguien llama a recepción para preguntar a qué se debe un importe que aparece en el extracto de su tarjeta, esta es la pantalla que le da la respuesta.
Qué es un folio
Un folio es un registro de transacciones, no un documento. No se emite al realizar la salida y no es la factura. La factura se imprime a partir de un folio, y un mismo folio puede generar varias facturas a lo largo de una estancia prolongada. El folio en sí existe desde el momento en que se realiza la reserva, y se va completando hasta que el huésped se marcha.
Hay dos reglas que dan sentido al resto de elementos de esta pantalla:
- Un folio solo crece. No se modifica nada ni se elimina nada. Un error se corrige añadiendo una línea que lo anula: una anulación, un abono o un ajuste. El historial de lo ocurrido permanece intacto. Se trata de un requisito legal en la mayoría de los lugares y de un requisito de auditoría en todas partes.
- Una reserva puede incluir más de un folio. El motivo habitual es que otra persona paga parte de la factura: la Empresa se hace cargo de la habitación y los Impuestos, mientras que el huésped abona su propia cuenta del bar. Dos folios, una estancia.
La pestaña «Tab»
Abra cualquier reserva y haga clic en «Folio». No hay ningún indicador de recuento en esta pestaña, a diferencia de «Rooms» o «Guest»: un folio vacío y uno con cuarenta líneas parecen idénticos hasta que se abre.
- El folio que está consultando. Además, un selector entre la lista general y el desglose por huésped.
- Las tres formas de añadir datos: pagos y abonos, cargos y ajustes, y las acciones a nivel de folio.
- Las transacciones. Las más recientes primero.
- Los totales. En la barra lateral, donde permanecen visibles desde cualquier otra pestaña.
Esta es la pestaña más ancha de la página de reservas. El símbolo de flecha en la parte superior de la barra de Resumen la contrae y le da a la tabla unos 350 píxeles adicionales, lo que marca la diferencia entre poder leer la columna «Notas» y tener que adivinar su contenido.
La barra de herramientas
- Viewing Folio. Cuáles de los folios de la reserva muestra la tabla de abajo. Uno a uno, nunca todos a la vez.
- All transactions/ By guest. Las mismas líneas, ya sea en una lista plana o agrupadas bajo la persona a la que pertenecen.
- Add Payment/Credit. Dinero que entra o que sale: un pago, un abono o un reembolso.
- Add / Adjust Charge. Dinero adeudado. Artículos del catálogo, Impuestos y tasas, ingresos adicionales por habitaciones y correcciones en una línea que ya existe.
- Folio Actions. Operaciones que afectan al folio en su conjunto, en lugar de a una sola línea: transferencia de asientos y separación de participaciones en una reserva que comparten varias personas.
Los tres botones se tratan en «Contabilización de cargos, pagos y reembolsos ». Si no los ve en absoluto, su usuario tiene restricciones en esta reserva. Consulte «Aspectos que suelen confundir a los usuarios ».
Selección del folio que desea consultar
La existencia de los folios y lo que se incluye en cada uno de forma predeterminada se configura por propiedad, en lugar de por reserva. La configuración de un folio puede vincularse a fuentes de reserva concretas y a tipos de pago específicos, por lo que una reserva procedente de una OTA puede asignarse a un folio distinto al de una reserva sin reserva previa, sin que nadie tenga que seleccionarlo.
El que aparece en la lista marcado como predeterminado es el que se abre en primer lugar. Si un cargo que esperaba no figura en la tabla, compruebe el menú desplegable antes de volver a contabilizarlo: en una reserva con dos folios, la mitad de la factura siempre está a un clic de distancia.
Un segundo folio comienza vacío y permanece así hasta que se contabilice algo directamente en él o se transfiera desde el folio principal. No está defectuoso y no es necesario crearlo: se trata de una factura en la que nadie ha registrado nada.
La tabla de transacciones
Las filas se ordenan de más reciente a más antiguo y se puede hacer clic en cada columna para ordenar por ella. La ordenación es solo para consulta; no modifica en nada el folio.
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| DATE/TIME | La fecha en la que se contabilizó la línea, no el concepto al que corresponde. Un cargo por tres noches de alojamiento contabilizado a la llegada lleva como fecha el día de llegada, y la tarifa de la última noche lleva la misma marca de tiempo que la de la primera. |
| GUEST NAME | A quién está asignada la línea. En una reserva de un solo huésped, este nombre es el mismo en todas las filas. En una reserva compartida, es el criterio por el que se agrupan los datos en la vista «By guest» (Reservas en curso), y lo que determina en qué factura aparece la línea. |
| ROOM | El número de habitación al que corresponde el cargo. Queda en blanco en los cargos que no están vinculados a una habitación, como un pago realizado en recepción. |
| PRODUCT NAME | En qué consiste la línea. Los artículos del catálogo muestran su propio nombre; los ingresos por habitaciones, los Impuestos y las tasas indican de qué tipo de línea se trata; un pago muestra el método de pago, por lo que un pago con tarjeta se indica con el tipo de tarjeta y los cuatro últimos dígitos. |
| NOTES | Texto libre, introducido al contabilizar la línea o generado por el sistema. Aquí es donde se registra el origen de una transferencia y donde debería figurar el motivo de un cargo que parezca extraño. |
| QTY | Cantidad. Relevante en los artículos del catálogo y los abonos; siempre es 1 en los ingresos por habitación, los Impuestos y los Pagos, sea cual sea el importe. |
| DEBIT | Importe que el huésped adeuda. Ingresos por habitaciones, Impuestos y tasas, artículos, contabilizaciones en el Punto de Venta y reembolsos. |
| CREDIT | Importe que el huésped ha abonado o que se le ha devuelto de la factura. Pagos y abonos. |
Débito y crédito
Cada línea se incluye exactamente en una de las dos columnas de importe, y la columna en la que se incluye viene determinada por el tipo de transacción de que se trate. Nada en el folio es jamás negativo; una reducción es una línea en la columna opuesta, no un signo menos.
| Tipo de línea | Columna | Qué es |
|---|---|---|
| Ingresos por habitaciones | DEBIT | La tarifa por noche. Se contabiliza por habitación y por estancia. |
| Impuestos y tasas | DEBIT | Impuesto municipal, IVA, tasas de complejo turístico. Se indican por separado de la habitación para que la tarifa resulte más clara. |
| Concepto | DEBIT | Cualquier elemento del catálogo de productos: desayuno, aparcamiento, un tratamiento de spa. Un elemento incluido en la tarifa se indica con valor cero y así se especifica. |
| Punto de Venta | DEBIT | Un cargo enviado desde el restaurante o el bar y facturado a la habitación. |
| Reembolso | DEBIT | Dinero devuelto al huésped. Se trata de un cargo, ya que aumenta de nuevo lo que debe: se le ha devuelto dinero en efectivo, por lo que la factura aumenta. |
| Pagos | CREDIT | Dinero recibido. Tarjeta, efectivo, transferencia bancaria, depósito al realizar la reserva. |
| Abono | CREDIT | Dinero que se deduce de la factura sin que nadie lo haya pagado: un gesto de buena voluntad, una compensación o un descuento aplicado a posteriori. |
Lo que puede hacer con una línea
| Elemento | Qué hace |
|---|---|
| Move to Folio | Envía la línea a uno de los otros folios de la reserva. El importe no varía; solo cambia la factura en la que figura. |
| Void Transaction | Cancela la línea. Desaparece de la mesa y deja de contabilizarse en el saldo, pero no se elimina; el registro permanece en segundo plano. |
| View Receipt | Solo en líneas de Punto de Venta. Abre el ticket de caja original, desglosado, para que pueda indicar a un huésped exactamente en qué consistían los 84 USD del restaurante. |
| Assign to guest | Solo en reservas con más de un huésped. Traslada la línea al nombre de otro huésped, lo que determina en qué factura se incluye. Una marca indica a quién pertenece ahora, y «Unassign guest» la elimina de todas las facturas. |
El traslado y la anulación se tratan en detalle, incluyendo lo que ocurre con los totales, en «Contabilización de cargos, pagos y reembolsos ».
La vista «Por comensal»
Cambie la barra de herramientas a «By guest» y las mismas transacciones se distribuirán en un panel por persona, cada uno con sus propios totales.
- A quién va dirigido el grupo. La persona a la que se asignan las líneas, con una insignia de «LEAD » en la persona que realizó la reserva.
- Los totales de esa persona. Cargos, pagos y el saldo entre ambos, contando únicamente las líneas de este grupo. El saldo se muestra en rojo mientras sea superior a cero.
- «Invoice guest». Genera una factura correspondiente únicamente a las líneas de esta persona, en lugar de a todo el folio.
Las líneas que no están asignadas a nadie se agrupan en un grupo final denominado « Unassigned », que aparece después de todos los grupos con nombre. Si el grupo de un huésped no aparece en absoluto —es decir, si ninguna de sus líneas ha sido asignada a él—, utilice la opción «Assign to guest » en las filas en cuestión y el grupo aparecerá.
Los grupos suman el total del folio. Dos huéspedes con cargos de 738,00 USD y 660,00 USD dan como resultado el total general de 1.398,00 USD en la barra; la vista desglosa el importe, pero no lo modifica.
Cómo se calcula el saldo
| Fila | Qué es |
|---|---|
| Sub Total | Todos los cargos antes de impuestos. Ingresos por habitación más otros conceptos. |
| Cada impuesto, en su propia línea | Una línea por cada impuesto aplicable, con el nombre tal y como figura en su configuración de impuestos. Enumerarlos por separado permite al huésped comprender por qué el total supera la tarifa que se le había presupuestado. |
| Grand Total | Subtotal más los impuestos. El coste de la estancia. |
| Amount Paid | Todo lo recibido hasta el momento, en todas las hojas de cuenta de la reserva. |
| Balance Due | Total general menos el importe pagado. Lo que aún se adeuda. |
Aspectos que suelen confundir a los usuarios
| Lo que ve | Por qué |
|---|---|
| No hay ningún botón en la barra de herramientas | Su usuario figura en la lista de restringidos de la reserva. Los usuarios restringidos pueden consultar el folio, pero no pueden realizar anotaciones en él, y los menús de tres puntos desaparecen junto con los botones. Un administrador gestiona la lista desde el cuadro de diálogo «Acciones» de la reserva. |
| Un cargo que ha contabilizado no aparece en la tabla | Casi siempre se ha seleccionado el folio equivocado. Compruebe primero el menú desplegable «Viewing Folio» y, a continuación, compruebe si alguien ha movido o anulado la línea; la pestaña «Activity Log» registra ambas acciones. |
| Una línea ha desaparecido y el saldo ha cambiado | Se ha anulado. Las líneas anuladas se ocultan de la tabla por diseño, de modo que la factura que se muestra al huésped es la que este debe abonar. En «Activity Log» podrá averiguar quién la anuló y cuándo. |
| Un artículo con un precio de «0 (incluido)» | El artículo está incluido en el precio de la habitación. Aparece en el folio para que el huésped pueda ver que lo ha recibido, con un precio de cero, ya que lo ha pagado al incluirlo en la tarifa. |
| Ingresos por habitación correspondientes a tres noches en una sola línea | Es lo habitual. La tarifa se contabiliza por la estancia en su conjunto, en lugar de por noche, por lo que una estancia de tres noches aparece en una sola línea con el valor de tres noches, con la fecha en la que se contabilizó. En la pestaña «Habitaciones» podrá ver el desglose por noche. |
| Una línea marcada como «Pending approval» | Se ha emitido un ajuste sobre ese cargo y está a la espera de que alguien con derechos de aprobación lo autorice. El importe no se contabiliza en el saldo hasta que se apruebe. |