La mayor parte del calendario se refiere a reservas que ya cuentan con una habitación. Dos contadores situados en la parte superior de la pantalla se refieren a aquellas que no la tienen. « Unallocated Bookings » es una estancia que ha vendido y para la que nadie ha elegido aún una habitación. «Waitinglist » es alguien que ha solicitado una habitación que usted no tenía disponible. Aparecen uno al lado del otro y parecen casi idénticos, lo cual es una lástima, ya que uno representa un compromiso que ya ha contraído y el otro, uno que aún no ha contraído.
Los dos contadores
Ninguno de los contadores se muestra cuando el valor sería cero, por lo que una barra de herramientas vacía es una buena noticia, más que una señal de que algo esté desactivado. Si nunca ha visto el contador de la lista de espera, también puede deberse a que su perfil no incluye acceso a la lista de espera; en ese caso, Prostay no carga la lista en absoluto, y tampoco aparecen los pequeños puntos que marcan las noches en lista de espera debajo del encabezado de la fecha.
Reservas sin asignar
Una reserva queda sin asignar cuando se crea sin un número de habitación. El asistente de reservas permite esto a propósito: en el paso correspondiente a la habitación, puede dejar la opción de asignación automática en lugar de seleccionar la habitación 214, lo cual es lo más sensato cuando falta un mes y aún no sabe cómo quedará la planta. Las reservas a través de canales llegan de la misma manera. La reserva es real, el huésped espera llegar y lo único que falta por determinar es por qué puerta entrará.
Al hacer clic en el contador se abre la lista.
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Booking No | El número de confirmación, el mismo que figura en el correo electrónico del huésped y en la página de la reserva. |
| Guest Name | Solo el huésped principal. Una reserva con cuatro habitaciones y cuatro nombres diferentes muestra el nombre de la persona que la realizó. |
| Reserved Rooms | Los tipos de habitación vendidos, no los números de habitación, ya que aún no hay números de habitación asignados. La fila de Sofia Nguyen indica «Twin Room, Family Room»: se trata de una reserva que requiere dos habitaciones de tipos diferentes. |
| Checkin - Checkout | Fecha de llegada y salida, en el formato de fecha de su propiedad. La propiedad de estas capturas de pantalla tiene configurado el mes primero, por lo que la estancia de Sofia Nguyen se indica como « 09/24/2026 - 09/27/2026 ». |
| Action | El enlace «Allocate» que inicia la búsqueda de habitaciones para esa reserva. |
Asignar una reserva
Allocate no se limita a abrir una lista de habitaciones entre las que pueda elegir. Prostay calcula primero por sí mismo qué habitaciones podrían acoger realmente esa estancia, y lo que encuentra determina lo que verá a continuación.
- Busca entre sus habitaciones del tipo adecuado para toda la estancia, y considera que una habitación está ocupada si hay algún tipo de reserva en esas noches: otra reserva, una reserva de cortesía, fechas bloqueadas, fuera de servicio o fuera de uso. Una habitación que esté libre durante cuatro de las cinco noches no cuenta como libre.
- Si no hay ninguna habitación del tipo adecuado disponible, se tienen en cuenta habitaciones más grandes que aún puedan alojar al grupo. Por este motivo, en ocasiones la asignación propone un tipo de habitación que el huésped no ha reservado.
- Si la reserva requiere varias habitaciones y hay más de una forma de acomodarlas, Prostay le muestra primero las combinaciones y le pregunta cuál prefiere.
- A continuación, le muestra la propuesta en un panel titulado «Allocate reservation », con la reserva original en un lado y las habitaciones que sugiere en el otro. El Calendario que aparece detrás se desplaza hasta las habitaciones en cuestión y las resalta, de modo que pueda ver la zona en la que va a alojar al huésped antes de aceptarla.
Lo que seleccione al final dependerá de si la propuesta tiene el mismo precio que la reserva original:
| Botón | Cuándo aparece | Qué hace |
|---|---|---|
| Confirm | Mismo tipo de habitación y misma tarifa. | Asigna las habitaciones. No se produce ningún cambio en el importe. |
| Adjust Charge | Un tipo diferente o una tarifa diferente. | Asigna las habitaciones y recalcula el importe total de la reserva para que se ajuste a la nueva tarifa. Utilice esta opción cuando sea el huésped quien corra con los gastos del cambio. |
| Keep Original | Un tipo de habitación diferente o una tarifa diferente. | Asigna las habitaciones y no modifica el total. Esta es la opción para una mejora gratuita: mejor habitación, mismo precio. |
La lista de espera
La lista de espera es la otra cara de la misma moneda: personas que querían algo que usted no pudo ofrecerles. Alguien llama en julio solicitando una Sea View Suite para agosto, usted no dispone de ninguna y, en lugar de perder la solicitud, la anota. Las entradas se añaden manualmente, ya sea desde la propia página de la lista de espera o desde Create New en la lista de Reservas.
El panel no muestra, deliberadamente, la lista de espera completa. Muestra las consultas cuyas fechas se solapan con la parte del Calendario que está viendo actualmente, por lo que al desplazarse por la tabla hasta octubre cambia lo que aparece aquí. «Open full waitinglist», en la parte inferior, le lleva a la lista completa, incluidas las entradas que ya ha tratado.
- Quién la ha realizado. El nombre que figura en la consulta.
- Qué solicitaron. Fechas, número de noches, los tipos de habitación deseados con un multiplicador cuando se solicitaban más de una, y el número de personas del grupo. «Any room type » significa que la consulta se registró sin ninguna preferencia, lo que facilita mucho satisfacerla.
- Qué puede hacer al respecto. Tres botones, que se explican a continuación.
Qué significa el icono de disponibilidad
La insignia situada en la esquina de cada consulta es la parte útil. Prostay vuelve a comprobar cada solicitud con el Calendario tal y como está en este momento, noche por noche, y le indica si podría satisfacerla hoy mismo. No se trata de un valor almacenado desde el momento en que se recibió la solicitud: una cancelación ocurrida hace cinco minutos puede hacer que una insignia roja pase a verde.
| Indicador | Significado | Qué hacer |
|---|---|---|
| Available | Todas las noches de la estancia disponen de suficientes habitaciones libres del tipo que deseaban. | Llame al huésped. Esta consulta puede convertirse en una reserva ahora mismo. |
| Partial 2/3 | Dos de las tres noches están disponibles y una no. Las cifras corresponden siempre a las noches disponibles de entre las solicitadas. | Merece la pena llamar si el huésped pudiera acortar la estancia o cambiar una noche. No merece la pena si no puede hacerlo. |
| No availability | No se puede satisfacer ninguna noche de la estancia. | Déjelo estar. La insignia cambiará por sí sola si se libera alguna plaza. |
Convertir una consulta en algo
Tres botones, en orden decreciente de compromiso.
| Botón | Qué ocurre | Úselo cuando |
|---|---|---|
| Convert to Reservation | Abre el asistente de nueva reserva con el huésped, las fechas, los tipos de habitación y el número de personas ya rellenados a partir de la consulta. Al guardar, la consulta se marca como convertida y lleva el nuevo número de confirmación. | El huésped ha aceptado y usted está tramitando la reserva en este momento. |
| Tentative | El mismo asistente, pero guardando la reserva como provisional en lugar de como confirmada. Una reserva provisional tiene una fecha de caducidad y aparece en el Calendario con un color propio. | El huésped está bastante seguro, pero usted está a la espera de una decisión, un depósito o una aprobación. |
| Courtesy Hold | Cierra la lista de espera y abre el panel de reserva de cortesía con el primer tipo de habitación de la consulta ya rellenado. La reserva aparece en el Calendario; la consulta se marca como convertida. | Desea retirar la habitación del mercado durante unas horas mientras el huésped se lo piensa, sin crear ninguna reserva. |
Las tres acciones requieren permiso de edición en la lista de espera. Un compañero con acceso de solo lectura ve las mismas consultas con los indicadores, pero sin ninguno de los botones, lo cual es una forma razonable de proporcionar visibilidad a recepción sin permitir que cualquiera pueda convertir las consultas.
Aspectos que pueden resultar confusos
Una reserva sin asignar no es una consulta
Esta es la que supone un coste. Una reserva no asignada ya se ha vendido. El huésped dispone de un número de confirmación y va a llegar independientemente de que alguien elija una habitación o no, y si nadie lo hace antes de esa noche, la llegada se convierte en un caos. Una entrada en la lista de espera es lo contrario: no se ha prometido nada, y dejar que caduque le cuesta una venta, pero nada más.
El panel de la lista de espera se filtra según lo que esté visualizando
Si una consulta de la que sabe que existe no aparece en el panel, desplácese por el Calendario hasta las fechas que abarca, o abra la lista de espera completa. El panel solo muestra las consultas que se solapan con la ventana de fechas visible, y únicamente aquellas que aún están en espera o con las que ya se ha contactado.
La asignación puede modificar discretamente el tipo de habitación
Cuando no hay ninguna habitación libre del tipo reservado, Prostay propone una habitación más grande en su lugar. Suele ser la respuesta correcta, pero merece la pena leer el panel «Allocate reservation» en lugar de pulsar el primer botón, ya que la elección entre ��Adjust Charge» y «Keep Original» supone la diferencia entre facturar al huésped por la mejora de categoría y cedérsela gratuitamente. Esta misma opción aparece cada vez que un huésped cambia de habitación, y se explica detalladamente en los apartados «Cambios de habitación» y «Modificaciones de tarifas».