Qué es una cuenta de casa
Alguien está gastando dinero en su propiedad y no tiene habitación. Una escuela de buceo que imparte un curso para personas alojadas en la misma calle. Una agencia que liquida una vez al mes. Una celebración de boda que utiliza el salón de actos. Un cliente sin reserva previa que abre una cuenta en el bar un sábado por la tarde.
Una «house account» es donde se registran esos cargos. Funciona como una factura: se anotan los cargos, se deducen los pagos y, al final, alguien la liquida y recibe una factura. Lo que no hace es ocupar una habitación. No consume inventario, no aparece en ninguna cifra de ocupación y no altera en nada lo que le queda por vender.
Esa última parte es la clave. La forma tradicional de gestionar a un cliente no residente consiste en registrarlo en una habitación ficticia para que haya un folio al que asignar los gastos, y cada habitación ficticia distorsiona silenciosamente su ocupación, su disponibilidad y todos los Informes basados en ellas. Una cuenta de la casa es la misma factura sin la habitación ficticia.
Cuenta de la casa o folio de reserva
La pregunta se responde por sí sola: si la persona tiene una reserva, utilice su folio. Los cargos deben corresponderse con la estancia en la que se generaron, y el folio permite hacer cosas que una cuenta de la casa no permite, como dividir una factura entre el huésped y una Empresa, o desviar los cargos a otra habitación.
Abra una cuenta de la casa cuando no haya ninguna reserva a la que asignarla y cuando no vaya a haberla. Todo lo relacionado con la cuenta, incluido su aspecto en pantalla, parte de la base de que: no hay llegada, ni salida, ni habitación, ni nada que la convierta posteriormente en una reserva.
Cómo activarlo y quién puede verlo
Deben cumplirse dos requisitos para que «House Accounts» aparezca en «Reservations» en el menú.
La primera es el conmutador de la Propiedad. «House accounts» es uno de los cuatro conmutadores de «Billing Features», y si está desactivado, toda la función queda oculta para todos.
La segunda es el permiso. «House accounts» tiene su propio grupo de seis opciones en «Reservations», dentro de «Usuarios», «Roles y permisos», y conviene concederlas por separado en lugar de en bloque:
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| List house accounts | Ver la lista completa. Sin este permiso o el siguiente, la pantalla aparece bloqueada. |
| Open an account and its ledger | Leer una cuenta y todo lo publicado en ella. |
| Open a new house account | El botón «New account». El personal de atención al público rara vez lo necesita. |
| Post charges to an account, reopen it | Añadir cargos y reabrir una cuenta que ya se había cerrado. |
| Settle and close an account, issuing an invoice number | Cierre. Marcado como confidencial, ya que el número de factura que emite es un número que figura en su contabilidad. |
| View the house-account postings report | El informe de asientos, que es independiente de la visualización de las propias cuentas. |
Cobrar dinero no figura en esa lista. Registrar un pago en una cuenta interna requiere el mismo permiso que registrarlo en un folio, basándose en el razonamiento de que se trata del mismo acto: un cajero que cobra dinero es un cajero que cobra dinero, independientemente de quién sea el pagador.
La lista
Reservations House Accounts a, a continuación, abre el registro. Todas las cuentas que tiene su propiedad, con lo que cada una adeuda.
Los tres recuadros constituyen el resumen que busca un responsable de turno: Open accounts indica cuántas cuentas siguen abiertas, Outstanding muestra lo que esas cuentas le deben en total, yPast due indica cuántas han superado la fecha en la que se acordó el pago. Este último recuadro se vuelve ámbar cuando no es cero, y es el que hay que consultar en primer lugar.
Debajo, cada fila corresponde a una cuenta. Merece la pena examinar con detenimiento las dos columnas.
Status tiene tres valores, no dos. Open significa que la cuenta está activa. Settled significa que se ha cerrado y se le ha asignado un número de factura. «Overdue » no es un estado que nadie establezca: se trata de una cuenta abierta que aún adeuda dinero en una fecha posterior a su fecha de «Due », que se calcula de nuevo cada vez que se carga la pantalla. Páguela o modifique la fecha de vencimiento, y volverá a «Open » por sí sola.
Balance Aparece en negrita cuando hay dinero pendiente de pago y puede llegar a ser negativo. Un saldo negativo no es un error, sino un crédito: usted tiene en su poder más dinero del que ellos han gastado, lo cual es el estado normal de una cuenta que recibió un ingreso antes de que se produjeran los cargos.
El cuadro de búsqueda busca en el nombre de la cuenta, el contacto, la Empresa, la dirección de correo electrónico y el número de cuenta, por lo que «HA-1004 » encuentra una cuenta con la misma facilidad que un apellido. El control « Open » / «Settled » / «All » situado junto a él determina en qué cuentas se realiza la búsqueda; la lista se abre en «Open », razón por la cual una cuenta que alguien liquidó la semana pasada parece haber desaparecido.
Al abrir una cuenta
New account abre un panel de ocho campos, de los cuales solo uno es obligatorio.
Account name Es el campo obligatorio, y merece la pena dedicarle diez segundos. Es el nombre con el que se identificará la cuenta en todas partes a partir de ese momento: en esta lista, en el informe de movimientos y en la factura. Nómbrela en función de lo que se factura, en lugar de por la persona que tiene delante, ya que la persona cambia y lo que se factura no. El número de cuenta,HA-1001 y superiores, se le asigna al guardar los datos.
Credit limit Se trata de un consejo, no de una barrera. Nada impide un cargo que haga que la cuenta supere dicho límite. Lo que ocurre, en cambio, es que en la página de la cuenta aparece un banner de advertencia indicando que el saldo supera el límite, que está ahí para quien consulte la cuenta a continuación. Si necesita un bloqueo definitivo, esta no es la solución.
Payment due Es el campo que hace que el registro merece la pena leerlo. Alimenta la insignia «Overdue », el mosaico «Past due » y cada categoría del panel de saldos vencidos del informe de asientos . Una cuenta sin fecha de vencimiento nunca se considera vencida y nunca caduca, por mucho tiempo que permanezca ahí.
Notes Es un texto libre de la cuenta, que aparece al pie de la página de la cuenta. Es el lugar adecuado para detallar: quiénes son estas personas, a qué se dedican y cómo tienen previsto pagar. Quienquiera que se haga cargo de la cuenta dentro de tres semanas se alegrará de ello.
Al guardar, se le redirigirá directamente a la nueva cuenta, lista para contabilizar cargos y recibir pagos . Todo lo que aparece en el panel, excepto el número de cuenta, se puede modificar más adelante.
Aspectos que suelen pasar desapercibidos
Una cuenta liquidada no ha desaparecido. La lista se abre en Open . Cambie aSettled o All para encontrarla, y podrá reabrirse si se cerró demasiado pronto.
El límite de crédito no impedirá que nadie la utilice. Solo muestra un aviso en la cuenta y nada más. Considérelo más bien como una nota para sus compañeros de trabajo que como un control.
Si no se indica una fecha de vencimiento, nunca habrá mora. Dejarlo en blanco es razonable para una cuenta que se liquidará en menos de una hora, pero es una mala idea para una agencia, ya que la cuenta nunca aparecerá en el mosaico «Past due » ni en ningún informe de antigüedad, por mucho tiempo que se prolongue.
Nadie las supervisa por usted. No hay recordatorios, ni correos electrónicos automáticos ni escaladas. Una cuenta interna es una nota que indica que alguien le debe dinero, y conviene decidir quién abre esta pantalla y con qué frecuencia antes de que se acumulen treinta de ellas.