House Status Es la pantalla de traspaso. Reúne en una sola página la ocupación de esta noche, los movimientos que la han determinado, el número de habitaciones disponibles para la venta, el valor económico de la noche y el estado de las habitaciones, de modo que un responsable de turno pueda evaluar la situación del establecimiento en un minuto sin necesidad de abrir seis informes. Todas las cifras que aparecen en ella se refieren a la misma noche.
- Today’s Activity: los movimientos, en habitaciones, personas y VIP.
- Complimentary and House Use: las habitaciones por las que nadie está pagando.
- Room Summary: cuántas habitaciones hay y cuántas se pueden vender.
- End of Day Projection: dónde culmina la noche y cuánto se gana.
- Housekeeping Status: estado de las habitaciones en relación con la ocupación.
- Turndown Service: la lista de servicios de la noche.
- Country Statistics: los huéspedes de esta noche por nacionalidad.
Siete cartas, una noche
La pantalla muestra seis llamadas tras un indicador giratorio, y las cartas solo están completas cuando este se detiene. Cuatro de ellas cuentan en « Rooms », «Persons » y VIP , y la distinción es importante: una habitación es una llave, una persona es un cuerpo en una cama. Las listas de Servicio de limpieza y de servicio de noche se elaboran a partir de las habitaciones; las cuberturas de desayuno, los botes salvavidas y las notas sobre alergias se elaboran a partir de las personas.
Actividad de hoy
Siete filas, y las tres primeras definen la situación del día. Las cuatro de debajo son las excepciones que conviene conocer antes de que lleguen al mostrador.
| Fila | Lo que contabiliza |
|---|---|
| Stayovers | Habitaciones ocupadas esta noche por huéspedes que ya se alojaban en ellas anoche. Estas necesitan servicio de limpieza, pero no hay que entregarles la llave. |
| Expected Departures | Habitaciones cuya salida está prevista para hoy. Cada una de ellas pasa a ser una habitación desocupada pero sin limpiar, y todas ellas deben ser preparadas por el Servicio de limpieza antes de que un huésped pueda ocuparlas. |
| Expected Arrivals | Habitaciones reservadas para huéspedes cuya llegada está prevista para hoy, independientemente de si ya se han registrado o no. |
| Extended Stays | Huéspedes que debían marcharse hoy y que prolongan su estancia. La habitación no está disponible para nadie a quien se le hubiera prometido. |
| Early Departures | Huéspedes que se marchan antes de la fecha de salida indicada en la reserva. Las noches se eliminan del folio, por lo que el importe previsto en la proyección se ajusta en consecuencia. |
| Walk Ins | Llegadas reservadas hoy mismo, en lugar de con antelación. Se trata de un subconjunto de las llegadas previstas, no de un añadido a las mismas. |
| Day of Arrival Cancellations | Reservas para esta noche canceladas hoy. Estas habitaciones vuelven a estar disponibles en el inventario y quedan unas horas para revenderlas. |
Habitaciones de cortesía y de uso interno
Estos son los dos tipos de habitaciones no pagadas, distribuidas en las mismas categorías de llegadas, permanencias y salidas. «Complimentary» se refiere a un huésped que se aloja de forma gratuita: una compensación por un servicio defectuoso, una visita de inspección de un agente, un amigo del propietario. «House Use» se refiere al uso que la Propiedad hace de sus habitaciones: un encargado de turno durante la noche, una habitación convertida en oficina, una unidad reservada para un contratista.
Ambos ocupan una habitación y ambos ocupan las camas, por lo que cuentan en las cifras de ocupación y en la carga de trabajo del Servicio de limpieza, sin generar ingresos. Por eso figuran en su propia ficha: cuando la ocupación aumenta y el ADR disminuye, esta es la primera ficha que hay que examinar.
Resumen de habitaciones y proyección
Room Summary es el inventario. El total de habitaciones menos las habitaciones fuera de servicio y fuera de uso da como resultado «Total Rooms to Sell », que es el número de habitaciones que recepción puede vender realmente esta noche. «Out of order » significa que la habitación no puede ocuparse en absoluto; «fuera de servicio» significa que no está a la venta, pero es habitable. La diferencia es importante en recepción cuando el hotel está completo, y se establece en las propias habitaciones, más que aquí.
End of Day Projection es donde se contabiliza la noche. «Occupied Tonight » (noche) corresponde a las pernoctaciones más las llegadas previstas: 75 y 9 suman el 84 de la imagen, y las columnas «Personas» y «VIP» se suman del mismo modo. Las tres líneas que aparecen debajo se derivan de ese recuento.
| Línea | Cómo se calcula |
|---|---|
| Occupancy Rate % | Ocupación de esta noche sobre el total de habitaciones, no sobre las habitaciones disponibles para la venta. Una habitación fuera de servicio permanece en el denominador y reduce la cifra, lo cual es deliberado: esa habitación sigue suponiéndole un coste. |
| Total Room Revenue | El valor de las habitaciones ocupadas esta noche en concepto de gastos de alojamiento. No se incluyen los artículos, servicios ni ningún otro concepto cargado en la cuenta de la estancia. |
| RevPAR | Esos ingresos se reparten entre todas las habitaciones de la Propiedad, estén vendidas o no. Siempre es inferior a su tarifa media, y la diferencia entre ambas cifras corresponde a las habitaciones vacías. |
Servicio de limpieza y preparación de habitaciones
Este es el panel de Servicio de limpieza reducido a diez cifras: cada condición se marca en función de si hay alguien en la habitación. La columna a partir de la cual se realizan las ventas es «Vacant», y dentro de ella, las habitaciones que pueden asignarse a un huésped que llega en ese momento son las que han sido inspeccionadas y están limpias. «Desocupadas y sucias» es la cola de rotación, y es la cifra que hay que comparar con las llegadas previstas: nueve habitaciones con llegadas frente a nueve habitaciones desocupadas y sucias equivale a un turno sin margen de maniobra.
«Ocupadas y sucias» es la lista de limpieza, y va reduciéndose a lo largo de la mañana. El significado de cada estado, quién lo establece y cómo evoluciona se detalla en el estado de las habitaciones frente al estado de las Reservas , y el propio panel se explica en el panel de Servicio de limpieza .
Turndown Service Es la ronda de la tarde. «Required » y «Not Required » abarcan todas las habitaciones de la Propiedad, por lo que «not required» incluye todas las habitaciones desocupadas, así como las ocupadas cuyos huéspedes hayan rechazado el servicio. «Completed » cuenta las habitaciones ya limpiadas y marca 0 hasta que el turno de tarde comience a trabajar en la lista; «required less completed» es lo que queda por hacer.
Estadísticas por país
De nuevo el mismo establecimiento, esta vez por nacionalidad: habitaciones, adultos, niños y el porcentaje de habitaciones ocupadas correspondiente a cada país. La columna de habitaciones suma las ocupadas esta noche y las dos columnas de personas suman las personas que figuran junto a ellas, por lo que las 22 habitaciones que aparecen en la parte superior de la imagen son 22 de las 84, y los 39 adultos y 5 niños que hay en ellas forman parte de los 177.
Se gana su lugar en el traspaso por los aspectos que dependen de la nacionalidad : qué periódicos encargar, qué desayuno preparar, qué idioma colocar en el escritorio esta noche y si ha llegado un grupo que necesite un traductor. Si no hay nadie en la casa para la fecha que ha elegido, la tarjeta muestra « No in-house guests for the selected date. » en lugar de una mesa vacía.
El campo de la fecha
Hay un único filtro, y se trata de una fecha concreta en lugar de un intervalo. Si lo deja en blanco , la pantalla muestra «Today». Seleccione una fecha y todo lo que hay en la página se desplaza a esa noche; si elige una y cambia de opinión, aparecerá « Reset to today» junto al campo para volver atrás.
Elija una fecha futura y las tarjetas «Housekeeping Status» y «Turndown Service» desaparecerán, quedando cinco. Esto es correcto y no supone un fallo: el estado de una habitación en una noche que aún no ha tenido lugar es imposible de conocer, y mostrar el estado de limpieza de hoy en relación con las llegadas del próximo martes sería peor que no mostrar nada. Las otras cinco tarjetas permanecen, y en una fecha futura se interpretan como una previsión basada en las Reservas registradas, que cambia cada vez que alguien reserva o cancela.
Comprobarlo con las dem��s pantallas
House Status es la pantalla que se utiliza para verificar la coherencia de las demás, por lo que merece la pena saber qué cifras deben coincidir con qué.
| La cifra que aquí | Debería coincidir con |
|---|---|
| Occupied Tonight y Occupancy Rate % | La ficha de estado de las habitaciones del Panel de Control, que recoge el mismo número de habitaciones ocupadas y asignadas. |
| Expected Arrivals y Expected Departures | Las pestañas de llegadas y salidas de los informes diarios de reservas, en las que se muestran las habitaciones en lugar de las reservas. |
| Housekeeping Status | El panel de Servicio de limpieza filtrado según la misma condición. Las diez celdas que aparecen aquí corresponden al recuento de dicho panel. |
| Total Rooms y Total Rooms to Sell | Las habitaciones que figuran en «Tipos de alojamiento» y «Habitaciones», descontando aquellas que están fuera de servicio o fuera de uso. |
| RevPAR | La misma noche en ocupación, ADR y RevPAR, lo que muestra la tarifa y los ingresos de los que procede la cifra. |
En la propia pantalla caben tres sumas, y son la forma más rápida de saber si está interpretando mal una ficha. Las pernoctaciones más las llegadas previstas corresponden a la ocupación de esta noche, en las tres columnas. El total de habitaciones menos las que están fuera de servicio o fuera de uso son las habitaciones disponibles para la venta, que es también el resultado de la suma de las diez celdas de Servicio de limpieza. Las habitaciones y personas de la tabla de países son las habitaciones y personas de la proyección, desglosadas por pasaporte.
Lo que esta pantalla no hace
- No export, no print. A diferencia del resto de Informes, «House Status » no dispone de menú de exportación ni de botón de impresión. Las cifras que aparecen en ella proceden de Informes que sí permiten la exportación.
- No past dates. Solo a partir de hoy.
- No room type filter. Todo abarca la totalidad de la Propiedad. Para un único tipo de alojamiento, utilice las pantallas de ocupación o de disponibilidad.
- Nothing drills down. Ninguna fila abre una lista, por lo que, si desea conocer los nombres que hay detrás de un recuento, deberá consultarlo en los Informes diarios.
- No VIP list. La columna «VIP» muestra el recuento, pero no los nombres. La identidad de los huéspedes figura en el informe de llegadas y en los perfiles de los huéspedes.