Este informe convierte dos semanas de hojas de tareas en una fila por empleado. Es la única pantalla de Prostay que repasa el trabajo del Servicio de limpieza ya realizado, en lugar del que queda por hacer, y es a la que se recurre antes de una revisión, un cambio en los turnos o una discusión sobre si una planta cuenta con personal insuficiente.
Lo que contabiliza el informe
Todo lo que aparece en esta pantalla procede de hojas de tareas guardadas, y nada más. Un día sin hoja no aporta nada, independientemente de si alguien ha limpiado algo o no, por lo que el informe mide el trabajo que se ha registrado en una hoja y que luego se ha marcado como completado en My Tasks . Las filas se ordenan por créditos completados, de modo que la persona con la mayor carga de trabajo completada aparece en primer lugar.
El día de hoy tampoco suele aportar nada, y eso confunde a la gente. Una hoja generada esta mañana está llena de tareas que nadie ha terminado aún, por lo que incluir el día de hoy hace que bajen todas las tasas de finalización. El informe es honesto al respecto, en lugar de ingenioso: contabiliza lo que indican las hojas en el momento en que se ejecuta.
Selección del periodo
Hay un único control: el intervalo de fechas, que se abre con los últimos siete días que finalizan hoy. Si selecciona nuevas fechas, la tabla se actualiza. No hay barra de filtrado, ni menú de exportación, ni función de búsqueda, por lo que, a diferencia de los demás informes de este módulo, aquí no hay nada que guardar ni descargar.
Las nueve columnas
| Columna | Qué contabiliza |
|---|---|
| Tasks done | Tareas marcadas como realizadas durante el periodo. Una tarea, no una habitación: la limpieza de salida y el servicio de noche en la misma habitación cuentan como dos. |
| Assigned | Todas las tareas que figuraban en sus hojas, se hayan realizado o no, |
| Completion | Tasks done Por encima de las tareas asignadas. La insignia es verde a partir del 90 %, naranja entre el 60 % y el 89 %, y gris por debajo de ese porcentaje. |
| Credits done | Los créditos de limpieza de las tareas completadas. Esta es la columna de carga de trabajo, y por la que se ordena la tabla. |
| Avg min / task | Minutos reales transcurridos entre pulsar «Inicio» y pulsar «Hecho», promediados entre las tareas completadas que cuentan con ambos registros. Un guion significa que ninguna de ellas lo hizo. |
| Rooms / day | Tasks done Dividido por los días activos, redondeado a un decimal. A pesar del nombre, cuenta las tareas, por lo que el servicio de preparación de camas cuenta como una habitación, al igual que el vestíbulo. |
| Skipped | Tareas marcadas explícitamente como omitidas. Una tarea que simplemente se deja sin tocar no se considera omitida: permanece pendiente y solo aparece en el intervalo entre «Hecho» y «Asignado». |
| Active days | Días del intervalo en los que se les entregó una hoja con al menos una tarea. El divisor para las habitaciones por día. |
Vale la pena explicar dos de estos puntos con detalle, ya que no son lo que sugiere el encabezado . «Rooms / day» (habitaciones por día) se refiere a cada día activo, no a cada día del intervalo, por lo que alguien que haya trabajado dos días y haya limpiado dieciséis habitaciones aparecerá con un 8,0, igual que alguien que haya trabajado cinco días y haya limpiado cuarenta. Y «Avg min / task» solo tiene en cuenta las tareas para las que se ha registrado realmente el tiempo. Un empleado que va completando la hoja y marca todo como hecho al final del turno obtendrá un guion o una media sin sentido, no una media rápida.
Interpretar una fila sin ser injusto
La tentación es ordenar por una columna y llamarlo clasificación. Las columnas discrepan entre sí a propósito, y es precisamente en esas discrepancias donde se encuentra la información útil.
En la imagen anterior, tanto Rosa Delgado como Sofía Kallio realizaron 42 tareas. Rosa tardó una media de 29 minutos por tarea y Sofía, 37, lo que parece condenatorio hasta que se observa que las tareas completadas son 88 frente a 86 y que ambas están realizando prácticamente el mismo volumen de trabajo: la diferencia radica en lo que figuraba en las hojas, y las suites llevan más tiempo que las habitaciones Standard Double. Los 42 minutos de Bilal Karim, con cuatro tareas omitidas, representan un patrón numérico diferente y merecen una reflexión, aunque «cuatro habitaciones tenían el cartel en la puerta» es una explicación tan plausible como cualquier otra en el caso de Bilal.
Un bajo índice de finalización en un empleado suele deberse a cómo le ha ido a esa persona ese día. Un bajo índice de finalización en todo el personal en las mismas fechas se debe a las hojas de tareas: hay demasiadas habitaciones para el personal asignado. La pantalla « Housekeeping forecast » es la que le habría advertido de ello, y se trata en el artículo sobre las hojas de tareas.
Cuando el informe está vacío
Un estado vacío en la lectura de «No productivity data» significa que no hay ninguna hoja de tareas guardada que se encuentre dentro del intervalo. Las causas habituales, en el orden en que merece la pena comprobarlas:
- El intervalo abarca días anteriores a la fecha en que comenzó a generar las hojas.
- El intervalo abarca únicamente el día de hoy, y la hoja de hoy aún no se ha generado.
- Existen hojas, pero todas las tareas siguen pendientes, lo que se traduce en una tabla de ceros en lugar de un estado vacío.
Si, por el contrario, la pantalla muestra «No access to this report », a su rol le falta el permiso «Housekeeping task sheets ». Se trata del mismo permiso que rige la propia pantalla de hojas de tareas, por lo que cualquier persona que pueda generar hojas puede leer este informe.
Lo que este informe no hará
- No export and no print. No hay barra de herramientas. Para introducir estos números en una hoja de cálculo, tendrá que copiarlos de la pantalla.
- No drill-down. Las filas no se abren. Para ver qué habitaciones constituyeron la quincena de una persona, debe revisar las hojas de tareas día por día.
- No totals row. Nada en la pantalla suma las tareas ni los créditos correspondientes a la Propiedad en su conjunto.
- No inspections. Solo cuentan las marcas de «hecho» y «omitido» del propio empleado. El hecho de que la limpieza haya superado la revisión de un supervisor no forma parte de ninguna columna aquí.
- No trend. Un periodo cada vez, y sin gráficos. Comparar esta semana con la anterior implica ejecutar el proceso dos veces y anotar los números.