El Panel de Control responde a una pregunta: ¿qué necesita esta Propiedad de usted en las próximas horas? No se trata de una pantalla de Informes. Todas las cifras que aparecen en ella se refieren a hoy, mañana o las próximas dos semanas, y cualquier dato que desee consultar a más largo plazo se encuentra en Reports .
También es la pantalla que la gente malinterpreta con más frecuencia, ya que dos de sus fichas parecen casi idénticas y recogen datos completamente diferentes. Esa distinción se encuentra en «Aspectos que confunden a los usuarios» , en la parte inferior, y es la parte que merece la pena leer aunque se salte todo lo demás.
La parte superior de la pantalla
El saludo cambia según la hora del reloj del ordenador en el que se encuentre, no según la zona horaria de la Propiedad: Good morning antes del mediodía, Good afternoon hasta las 18:00 h, y Good evening a partir de entonces. El nombre que aparece junto a él es el nombre de pila de su cuenta de usuario.
Sign in as a different user Debajo hay un botón para cerrar sesión, formulado con delicadeza. Le pide que confirme y, a continuación, le devuelve a la pantalla de inicio de sesión, por lo que cualquier cosa que haya empezado a escribir en otro lugar se habrá perdido. En un ordenador compartido de recepción, este es el botón que debe utilizar al cambiar de turno, pero no haga clic en él para consultar algo en nombre de un compañero.
Las tres fichas de resumen
- Today at a glance: qué está sucediendo hoy.
- Room status today: cuál es la situación actual de sus habitaciones.
- Occupancy rate summary: cuál es su grado de ocupación, expresado en porcentaje.
Resumen de hoy
- Arrivals . Todas las reservas con entrada prevista para hoy, contadas independientemente de si el huésped ha llegado ya o no. Esta cifra no disminuye a medida que se realiza el registro de entrada de los huéspedes.
- Departures . Todas las reservas con salida prevista hoy, según el mismo criterio.
- New bookings . Reservas creadas hoy, para cualquier fecha futura. Una reserva realizada esta mañana para Navidad se incluye en esta cifra y en ninguna de las demás.
- Revenue . El valor total de esas nuevas reservas, no el dinero que el hotel cobra hoy.
La palabra «Revenue» (ingresos) se ha abreviado para ajustarse al espacio del título, por lo que 13 795 dólares se muestra como « $13.8K ». Pase el cursor por encima para ver la cifra exacta en una información emergente. Las monedas de alta denominación se adaptan de la misma manera, utilizando «M» y «B» cuando es necesario.
Estado de las habitaciones hoy
- Occupied . Hay un huésped en la habitación en este momento.
- Assigned . La habitación está reservada para un huésped que aún no se ha registrado. El Servicio de limpieza necesita que estas habitaciones estén listas primero.
- Vacant . Ni está ocupada ni reservada para ningún huésped que llegue hoy, por lo que está disponible para la venta.
La ficha no imprime el número total de habitaciones, pero la suma de las tres cifras siempre da ese resultado. En la captura de pantalla anterior son 75 más 9 más 36, para una propiedad con 120 habitaciones. Si en su propiedad no cuadran, la causa suele ser casi siempre que se han creado o eliminado unidades de alojamiento sin que el resto de la configuración haya seguido el mismo proceso, y conviene solucionarlo antes de confiar en cualquier cifra de ocupación.
Resumen de la tasa de ocupación
TODAY Es el porcentaje de sus habitaciones vendidas para esta noche. Incluye tanto las habitaciones ocupadas como las asignadas a huéspedes que aún no se han registrado, razón por la cual aparece por encima de la cifra de «Occupied » que figura en la tarjeta a su izquierda: 75 más 9 de 120 habitaciones es el 70,00 por ciento. «THIS MONTH (MTD) » es el mismo cálculo promediado a lo largo de todos los días del mes hasta hoy, por lo que varía lentamente y la cifra de hoy puede situarse bastante por encima o por debajo de ella sin que haya ningún error.
Ambas cifras se muestran con dos decimales. Considere el segundo decimal como ruido: en una propiedad de 120 habitaciones, una habitación equivale a 0,83 puntos porcentuales, por lo que nada en esta ficha puede variar de forma significativa en una cantidad inferior a esa.
Cambios de habitación de hoy
Este panel es una cola de trabajo para los huéspedes que cambian de habitación a mitad de su estancia. Es la única parte del Panel de Control que desaparece por completo cuando no hay nada que hacer, por lo que, si nunca lo ha visto, ningún huésped de su Propiedad ha tenido programado un cambio de habitación en el día en que usted lo consultó.
- La ruta: la habitación que el huésped abandona y, a continuación, la habitación a la que se traslada.
- « Mark done », que debe pulsar una vez que el huésped y su equipaje se encuentren efectivamente en la nueva habitación. Una fila completada se convierte en una insignia « Done » con un botón «Reopen » junto a ella, por lo que un clic prematuro se puede revertir.
Entre ambos se encuentra el nombre del huésped, un enlace a la reserva y el motivo del traslado, si se ha registrado alguno. Las dos horas que aparecen a la derecha constituyen un intervalo de tiempo más que una cita concreta: la primera es la hora en la que el huésped debería haber abandonado la habitación anterior, y la segunda es la hora en la que la nueva habitación debería estar lista. Al pasar el cursor por cualquiera de ellas, aparecerá una etiqueta que indica cuál es cuál.
Las insignias del encabezado del panel indican el día. Aparece « N pending » en color ámbar mientras quede trabajo pendiente, además de un «N done » en gris una vez que se hayan completado algunas filas, y ambos se sustituyen por un único «All done » en verde cuando se cierre la última fila .
Actividad de los huéspedes de hoy
Esto es lo más parecido que tiene el Panel de Control a una lista de tareas: los nombres reales que corresponden a las cifras de llegadas y salidas indicadas anteriormente.
- Arrivals ,Departures y Stayovers . Las «permanencias» son huéspedes que ya se alojan en el establecimiento y que ni llegan ni se marchan; esta es la lista con la que trabaja el Servicio de limpieza.
- Today yTomorrow . Este botón se aplica a cualquiera de las tres pestañas anteriores en las que se encuentre, por lo que hay seis listas aquí en lugar de tres.
- Búsqueda por nombre de huésped. No se filtra a medida que escribe; pulse Intro o haga clic en «Search ».
Las columnas son las mismas en las seis combinaciones.
| Columna | Lo que muestra |
|---|---|
| Nombre del huésped | El huésped principal de la reserva, o el primer huésped de la lista si no se ha marcado a nadie como principal. Se puede ordenar. |
| N.º de huéspedes | Suma de adultos y niños de todas las habitaciones de la reserva; así, una reserva familiar de dos habitaciones muestra una cifra combinada en lugar de una por habitación. |
| Confirmation Number | La referencia de la reserva. Se puede ordenar, lo que constituye la forma más rápida de localizar una reserva cuando un huésped le facilita un número por teléfono. |
| Habitación | El número de habitación asignado a la primera habitación de la reserva, por ejemplo, 209. En el caso de una llegada a la que aún no se le haya asignado habitación, se indica el tipo de alojamiento en su lugar. En una reserva de varias habitaciones, esta columna no describe las demás habitaciones. |
| Estado | Etapa del ciclo de vida en la que se encuentra la reserva: Reservada, Confirmada, Llegada, Registrada, Próxima salida, Salida, Prórroga, Provisional, Cancelada, No se ha presentado o Omitida. El color se corresponde con el significado, por lo que las cancelaciones y las ausencias se muestran en rojo, y todo lo relacionado con la estancia en el establecimiento, en verde. |
| Acciones | View abre la reserva completa. |
Las listas comienzan con cinco filas. «Load more...» añade cinco cada vez y se convierte en «Show less» una vez que se llega al final, lo que vuelve a contraer la lista a las primeras cinco. Ninguno de los botones aparece en absoluto cuando la lista tiene cinco filas o menos.
Actividad de reservas de hoy
Mientras que la actividad de los huéspedes se refiere a las personas que se encuentran en el edificio, esta ficha se centra en las ventas. Todo lo que contiene se ha creado hoy, y casi nada de ello corresponde a hoy.
- Las tres cifras corresponden a la pestaña en la que se encuentre. Las «noches de habitación» son la suma de las noches de todas esas reservas, por lo que once reservas con una media de menos de cuatro noches cada una dan un total de 41.
- Sales ,Cancellations y Overbookings . Al cambiar de pestaña, se intercambian tanto la tabla como las cifras que aparecen encima de ella, y el primer recuadro cambia de nombre para adaptarse, de modo que en la pestaña central se lee «# CANCELLATIONS ».
En «Cancellations » y «Overbookings », las pernoctaciones y los ingresos se calculan a partir de las filas realmente cargadas. Si la lista es lo suficientemente larga como para que siga apareciendo debajo el botón «Load more... », esos dos mosaicos muestran un guion en lugar de un número, ya que un total que excluyera silenciosamente las filas que aún no ha abierto sería peor que no tener ningún total. Cargue el resto y aparecerán las cifras.
La tabla contiene un conjunto de columnas diferente al de la que se encuentra encima.
| Columna | Lo que muestra |
|---|---|
| Nombre del huésped | Huésped principal, como en el ejemplo anterior. Se puede ordenar. |
| N.º de huéspedes | Adultos y niños de toda la reserva. |
| Ingresos | El total general de la reserva, correspondiente a toda la estancia y no solo a una noche. Se puede ordenar, lo que le permite identificar la reserva más cuantiosa del día. |
| Fecha de llegada | Fecha de llegada del huésped, en el formato de fecha de su Propiedad. En un día normal, estas fechas se reparten a lo largo de las próximas semanas. |
| N.º de noches | Duración de la estancia, contada en noches naturales entre la fecha de llegada y la de salida. |
| Acciones | View abre la reserva. |
Overbookings Es la pestaña que debe consultar a diario. En ella se enumeran las reservas realizadas para fechas en las que ya se encuentra completo, que suelen llegar a través de un canal durante un intervalo sin sincronización. Resolverlas con un mes de antelación resulta económico, mientras que hacerlo a las 18:00 horas de la misma noche resulta costoso.
Ingresos de 14 días
El gráfico muestra los ingresos de cada uno de los últimos catorce días. Pase el cursor por cualquier punto para ver la cifra exacta de esa fecha.
Las dos cifras situadas encima, resaltadas en la captura de pantalla, constituyen el resumen. « AVG DAILY INCOME » (Ingresos de 14 días) es la media de esos catorce días. «14 Day Outlook » (Reservas confirmadas) es la ocupación que tiene reservada actualmente para la quincena siguiente, por lo que se trata de una previsión más que de un dato histórico.
Debajo de cada una aparece una comparación con la semana anterior, con una flecha que apunta hacia abajo y cambia de color cuando la cifra es negativa. En la captura de pantalla, los ingresos han aumentado un 12,4 por ciento, mientras que las perspectivas han descendido un 3,1 por ciento, lo que refleja una semana reciente sólida seguida de un ligero repunte, y es la combinación que más merece la pena aprovechar.
El botón «Crear nuevo»
Create New se encuentra en la parte superior derecha del Panel de Control y es la vía más rápida para gestionar cualquier reserva de habitación.
| Opción | Qué crea |
|---|---|
| New Reservation | Una reserva normal, que se abre en el formulario de reserva. |
| New Tentative | Una reserva en espera que no se ha confirmado. Ocupa la habitación en el Calendario para que nadie la venda dos veces, y es la opción adecuada para una consulta de grupo que espera que se concrete. |
| Blocked Dates | Fechas retiradas de la venta, sin huésped asociado. |
| Reserva de cortesía | Una reserva provisional de corta duración de una habitación para alguien que aún está decidiendo. |
| Out of Service | Una habitación que no se puede vender, pero que físicamente está en buen estado, por ejemplo, mientras se está sometiendo a una limpieza a fondo. |
| Out of Order | Una habitación que es realmente inutilizable, por ejemplo, un baño averiado. Las habitaciones «Out of order» son aquellas que distorsionan silenciosamente la ocupación si se olvida volver a ponerlas a la venta. |
| Uso interno | Una habitación ocupada por el propio hotel en lugar de por un huésped que paga. |
| Reserva gratuita | Una estancia real de un huésped sin coste alguno. |
Aspectos que suelen generar confusión
La actividad de los huéspedes y la actividad de Reservas no son la misma lista
Aparecen una encima de la otra, tienen títulos similares y ambas indican «Hoy». Todays guest activity se refiere a las personas que llegan, se marchan o se quedan físicamente. Todays reservation activity se refiere a las reservas realizadas hoy, para fechas que, en su mayoría, son futuras. Un huésped puede aparecer en ambas, pero solo por coincidencia: ha reservado hoy y, además, llega hoy.
Merece la pena tenerlo muy en cuenta cuando se facilite una cifra a alguien. «Hoy hemos tenido once reservas» y «hoy tenemos once llegadas » describen dos días totalmente distintos.
Los ingresos que aparecen en las dos fichas tienen dos significados distintos
Revenue enToday at a glance es el valor de las reservas realizadas hoy, y se mantiene en esa cifra independientemente de la pestaña que muestre la ficha de actividad de reservas que aparece a continuación. # REVENUE en esa ficha inferior varía según la pestaña. En Sales ambas cifras coinciden, ya que se trata de las mismas reservas. En las otras dos pestañas no coincidirán, y ambas son correctas.
Los recuentos no disminuyen a medida que trabaja
Arrivals se trata de un recuento de las reservas con vencimiento hoy, no de un recuento de personas que aún deben registrarse. El valor será el mismo a las 23:00 horas que a las 7:00 horas. Para ver quiénes siguen pendientes, abra la lista de llegadas y consulte la columna «Status », donde cualquier persona que ya se encuentre en el edificio aparece como «CheckedIn».
El Panel de Control es un resumen y no se puede modificar nada de lo que aparece en él. Cuando una cifra aquí suscita alguna duda, la respuesta suele encontrarse en el Calendario , habitación por habitación.