Un cajón de efectivo es una caja registradora física: la caja de la recepción, la que se encuentra detrás del bar de la piscina, la que utiliza el auditor nocturno. Esta pantalla muestra el registro de lo que debería haber en cada una de ellas y quién lo ha depositado allí.
Existe porque el efectivo es el único tipo de dinero en Prostay que puede desaparecer sin dejar rastro en ningún otro lugar. Un pago con tarjeta se concilia automáticamente con la pasarela de pago. Los billetes y las monedas se concilian con la persona que los cuenta, y el valor de esta pantalla radica exclusivamente en la honestidad con la que se realiza ese recuento.
- Los cajones de los que dispone. Al seleccionar uno, cambia todo lo que hay a la derecha.
- El resumen de la sesión abierta en ese cajón.
- Donde se contabiliza una corrección.
Qué son una caja y una sesión
La distinción es importante y la pantalla da por hecho que ya la conoce.
Un cajón es la caja registradora física. Es un elemento permanente con un nombre, una ubicación y un fondo de caja predeterminado, y existe independientemente de si alguien lo está utilizando hoy o no.
Una sesión es el uso de ese cajón durante un turno. Se abre cuando alguien cuenta el fondo de caja al inicio, registra todos los movimientos de efectivo mientras está abierta y se cierra cuando alguien cuenta lo que realmente hay en la caja. Un cajón puede tener como máximo una sesión abierta a la vez, lo que da sentido al registro: en todo momento hay exactamente una persona responsable del contenido de cada caja registradora.
Selección de una caja registradora
Cada cajón muestra su nombre, su ubicación y si tiene una sesión abierta. Esa indicación determina lo que puede hacer: un cajón sin sesión abierta ofrece Open session, uno con una sesión abierta ofrece Close session, y ningún cajón ofrece ambas opciones a la vez.
Abrir una sesión
- Seleccione el cajón en la barra.
- Cuente físicamente el dinero de la caja registradora antes de tocar la pantalla.
- Pulse Open session e introduzca esa cifra como saldo inicial. El campo aparece rellenado con el valor predeterminado del cajón, que es el saldo inicial previsto. Si la cantidad que ha contado difiere, introduzca la cifra que haya contado.
El saldo previsto y cómo comprobarlo
El saldo esperado es lo que debería haber en la caja en este momento si nada ha salido mal. No se trata de una estimación, y puede comprobarlo usted mismo:
saldo inicial, más el efectivo ingresado, menos el efectivo retirado, más los ajustes.
La tabla de actividades es la expresión aritmética detallada, y la columna de importes está verificada para que los totales cuadren. Si se analiza desde la parte inferior de la figura anterior: 300,00 de fondo de caja, más 240,00, más 85,50, menos 65,00 por el tratamiento de spa cancelado, más 420,00, menos 20,00 por el ajuste, más 130,00. El resultado es 1.090,50, que es lo que indica la ficha.
Las otras tres casillas indican lo que dicen. «Opened at» es la cantidad con la que se inició el turno, «Opening float» es lo que se ha recaudado, y «Activity entries» suma todas las filas de la tabla, incluido el saldo inicial.
Publicación de un ajuste
Un ajuste registra el efectivo que se ha movido por un motivo que el sistema no habría detectado de otro modo: un repuesto de caja procedente de la caja fuerte, un taxi pagado para un cliente, un déficit detectado a mitad del turno y registrado en lugar de ocultarse. El valor positivo corresponde a dinero que entra, y el negativo, a dinero que sale.
Anote una nota cada vez. El importe indica a la siguiente persona cuánto se ha movido y la marca de tiempo le indica cuándo, pero solo la nota le explica el motivo, y un ajuste sin explicar es indistinguible de un déficit cubierto cuando alguien revise el turno una semana más tarde.
Cierre y recuento
- Cuente el contenido de la caja registradora. Todo, físicamente, antes de abrir el cuadro de diálogo.
- Pulse «Close session» e introduzca lo que haya contado en «Counted balance».
- Si no coincide con el saldo esperado que se muestra encima del campo, explique el motivo en la nota de cierre con el mayor detalle posible. «Contado dos veces, aún faltan 5,50» resulta más útil para el responsable de turno que un recuadro en blanco.
- Guarde los datos. La sesión se cerrará y pasará a formar parte de las sesiones anteriores.
Diferencias en las sesiones anteriores
La diferencia es lo que se ha contado menos lo que se esperaba, por lo que una cifra negativa indica que la caja registradora presenta un déficit y una positiva, que hay más dinero del que debería haber. Vale la pena examinar ambos casos. Un excedente no es una buena noticia; suele significar que se ha ingresado un pago en la caja sin registrarlo, o que se ha registrado un reembolso que nunca se ha entregado físicamente.
| Desviación | Qué significa | Causa habitual |
|---|---|---|
| Cero | El recuento y el cálculo coinciden. | No hay nada que hacer. Aparece en verde en la tabla. |
| Negativo, déficit | Hay menos efectivo del que debería haber. | Se ha dado cambio incorrecto, se ha cobrado un pago pero no se ha contabilizado, o se trata de una pérdida real. |
| Positivo, exceso | Hay más efectivo del que debería haber. | Un pago contabilizado en la caja equivocada, o un reembolso registrado pero no abonado. |
Una sesión cuyo cajón está configurado para «aparcarse» a la espera de recuentos se cierra en « Awaiting manager verification » en lugar de directamente en «Closed». Se trata de una cola: significa que el turno ha finalizado, pero que nadie con la autoridad para aceptar la variación lo ha revisado aún.
Apertura y cierre según un horario
Una caja registradora puede abrirse y cerrarse automáticamente a horas fijas, lo que resulta adecuado para una caja que funciona según un horario de turnos, como un bar de billar que abre a las siete y cierra a las once. Configure las horas y la zona horaria en los ajustes de la caja registradora.
La casilla que conviene tener en cuenta es «Park pending manager count instead of auto-closing» (Cerrar la sesión al final del horario). Si está marcada, el cierre programado finaliza la sesión, pero no registra ningún recuento, y la sesión queda a la espera de una persona. Si no está marcada, el horario cierra la sesión por sí solo, lo que implica un recuento que nadie ha realizado. Márquela para cualquier cajón que contenga dinero real.
Quién puede realizar esta acción
Cash drawers no forma parte de los derechos de acceso que se otorgan al iniciar sesión. Los derechos de la caja registradora se encuentran en la lista de permisos, y un administrador los concede en «Usuarios», «User Roles ».
| Correcto | Qué permite |
|---|---|
| Ver | Abrir la pantalla y consultar las sesiones y las variaciones. |
| Crear | Añadir un cajón y abrir una sesión en uno de ellos. |
| Editar | Modifique un cajón, registre un ajuste y cierre una sesión. |
Sin el permiso «Ver», aparecerá una página en la que se indicará el permiso que le falta, en lugar de una pantalla vacía. Si dispone de dicho permiso y la página sigue mostrándose incorrectamente, cierre sesión y vuelva a iniciarla; los permisos se almacenan en la caché del navegador.
El destino del efectivo una vez que sale de esta pantalla se trata en los apartados de contabilización de cargos, pagos y reembolsos , y las cuentas desde las que se puede abonar un reembolso en efectivo se configuran en «créditos y reembolsos ». Para conciliar la recaudación diaria con lo que han contado los cajeros, utilice el informe de transacciones en los Informes financieros .