Habitaciones incluidas en una reserva

Una reserva es un contrato para una o más habitaciones. La pestaña « Rooms » es donde se enumeran dichas habitaciones, una por fila, y es el único lugar en el que puede modificar la habitación física a la que se dirige un huésped sin tener que volver a crear la reserva.

El recuento que aparece en la pestaña corresponde al número de filas. Una reserva familiar de dos habitaciones aparece como «Rooms 2» y sigue siendo una única reserva, con un folio y un saldo.

La pestaña

1. Lo que se ha reservado. Tipo de habitación, plan de tarifas y régimen de alojamiento.
2. En qué habitación se alojan realmente. Se puede editar aquí mismo.
3. A nombre de quién está la habitación. También se puede modificar directamente aquí.
4. Las fechas correspondientes a esta habitación. No tienen por qué coincidir con las fechas de la reserva.
5. Cuántas personas se alojan en ella. Adultos y niños.
6. Cuánto cuesta esta habitación. Para toda la estancia y por noche.

Observe que las dos filas de la captura de pantalla tienen fechas diferentes. Una reserva puede incluir habitaciones con días de llegada y salida distintos; una familia en la que los abuelos llegan un día más tarde constituye una sola reserva, no dos. Las fechas que aparecen en el encabezado de la página de reservas son los límites generales de todas las habitaciones; estas son las fechas reales.

Las columnas

La segunda línea es más importante de lo que parece. Dos habitaciones de la misma reserva pueden tener diferentes planes de tarifas y diferentes regímenes de pensión, lo cual es habitual en una reserva a través de un canal, donde cada habitación se vende por separado, y es por ello que el huésped que pregunta «¿está incluido el desayuno?» pueda recibir una respuesta diferente para cada habitación en la que se aloje.

Asignación de una habitación

Reservar un tipo de habitación y asignar un número de habitación son dos operaciones distintas. Un huésped reserva una «Deluxe King»; la habitación concreta de ese tipo que le asignarán se decide más tarde, a veces incluso cuando ya se encuentra en el mostrador. El menú desplegable « ASSIGNMENT(s) » es donde se registra esa decisión.

Hay dos aspectos que se cumplen para todas las habitaciones de esa lista, y son la razón por la que puede elegir de entre ellas sin necesidad de comprobar nada más:

• Es del tipo que se reservó. La lista nunca le ofrece una habitación «Twin» cuando se ha vendido una «Deluxe King». Alojarse en un tipo de habitación diferente se considera un cambio de habitación, no una asignación, y se tramita a través de «Estancia dividida / Cambio de habitación », de modo que la tarifa se adapta al cambio.
• Está disponible para estas fechas. Las habitaciones ya reservadas para cualquier noche de esta estancia no se ofrecen.

La línea gris debajo de cada número indica el estado del Servicio de limpieza: «Clean», «Inspected», « Dirty», «Pick-up». Se trata de información en tiempo real, no de una instantánea de esta mañana. En el caso de una llegada el mismo día, supone la diferencia entre una habitación a la que el huésped puede acceder directamente y una habitación que alguien tiene que limpiar primero, por lo que merece la pena consultarlo antes de elegir el número más bajo de la lista.

Elija una habitación y se guardará inmediatamente. No hay ningún botón «Guardar» en esta pestaña; el cambio se registra cuando se cierra el menú desplegable y la página se recarga automáticamente. Si falla, el menú desplegable vuelve a la habitación que tenía antes y aparece un error; la asignación nunca queda en un estado en el que la pantalla y la base de datos no coincidan.

Cambiar el huésped principal

El huésped principal es la persona a cuyo nombre se ha reservado la habitación: el nombre que figura en la tarjeta de acceso, el nombre que el Servicio de limpieza y la recepción ven asociado a esa habitación, y el nombre que aparece cuando alguien llama desde ella. Se trata de una designación por habitación, no por reserva, y esa es la clave: en una reserva familiar de dos habitaciones, cada habitación puede estar a nombre del adulto que realmente duerme en ella.

La lista incluye a todos los huéspedes de la reserva. Si la persona que busca no aparece en ella, añádala primero en la pestaña «Huéspedes» ; este menú desplegable no creará ningún registro nuevo.

Al igual que la asignación, se guarda en cuanto seleccione una opción. Modificarla no traslada ningún cargo; una línea ya contabilizada a nombre de un huésped permanece asociada a ese huésped hasta que alguien la reasigne en el folio.

Fechas, ocupación e importe

1. Las fechas de esta habitación. Las noches se cuentan entre las dos fechas, por lo que del 16 al 19 de agosto son tres noches, no cuatro. Para modificarlas debe hacerlo desde «Edit » en el encabezado de la reserva, no aquí.
2. Adultos y niños. A qué tarifa se ha aplicado el precio de la habitación. Un niño cuenta a efectos de los límites de ocupación y, a menudo, a efectos de la tarifa, por lo que se registra por separado en lugar de como un número de personas.
3. El total correspondiente a la propia habitación. Todo lo que aparece debajo en la barra, impuestos, conceptos adicionales, el importe final, corresponde a la reserva completa; esta cifra se refiere a esta habitación.

El menú de la fila

Los tres puntos al final de cada fila contienen todo lo que modifica la estructura de la reserva, más que un valor concreto de la misma. El contenido del menú depende del origen de la reserva.

No se trata de un problema de permisos ni de un error. Una reserva que haya llegado desde Booking.com, Expedia o un GDS es propiedad de ese canal: su configuración reside allí, y cualquier cambio realizado aquí no se sincronizaría con el canal. Prostay oculta las acciones de reestructuración en lugar de permitirle realizar un cambio que entraría en conflicto de forma silenciosa con el canal. Para trasladar a un huésped del canal a un tipo de habitación diferente, modifíquelo en el canal o cancele la reserva y vuelva a realizarla directamente.

Eliminación de una habitación

Al eliminar una habitación, se elimina la fila, se libera la habitación en el Calendario y se retiran los cargos de dicha habitación del folio. El total y el saldo de la reserva se reducen en consecuencia. El cuadro de diálogo indica que la acción es irreversible y lo dice en serio: no hay forma de recuperarla, y volver a añadir la habitación supone crear una nueva habitación en la reserva a la tarifa vigente en ese momento.

Hay dos aspectos que conviene conocer antes de hacer clic en «Confirm» (Eliminar habitación):

• Los pagos no se eliminan. Solo se eliminan los cargos de la habitación. Si el huésped ya había pagado la habitación que acaba de eliminar, la reserva queda ahora con saldo a favor, y esto se muestra como un saldo negativo hasta que alguien lo reembolse.
• Eliminar la última habitación no cancela la reserva. Se queda con una reserva que no incluye ninguna habitación. Si el huésped no va a acudir, cancele la reserva desde el encabezado; de este modo, se registra un motivo y se deja un rastro auditable. En el caso de una reserva procedente de un canal, cancélela en la extranet del canal en lugar de hacerlo aquí: la cancelación en Prostay no se transmite al canal, por lo que el huésped conserva una confirmación activa y la comisión sigue vigente.

Aspectos que suelen pasar desapercibidos