Due schermate, entrambe nella sezione Impostazioni, entrambe relative alla tipologia di una prenotazione piuttosto che al suo prezzo. I tipi di prenotazione rispondono alla domanda «di che tipo di prenotazione si tratta e quali dati siamo tenuti a raccogliere». I campi personalizzati rispondono a «cos’altro dobbiamo chiedere». Vale la pena leggerli insieme perché sono le due impostazioni che modificano il modulo di prenotazione stesso e perché ciascuna presenta un’opzione che sembra fare qualcosa ma in realtà non lo fa.
Cosa determina effettivamente un tipo di prenotazione
Ogni prenotazione in Prostay ha un tipo, e il tipo viene scelto prima di ogni altra cosa, in una schermata a sé stante. Pertanto, questa impostazione non è un’etichetta archiviata in un rapporto. È la prima decisione che la reception prende, e modifica il modulo che vedranno successivamente.
- Inventario. Se questa prenotazione sottrae una camera dall’offerta disponibile. Un unico interruttore, ma con conseguenze che vanno oltre questa schermata.
- Requisiti. Un indicatore per ogni requisito attivato. Tre dei quattro indicatori bloccano il lavoro della reception. Uno no.
La “Description” non è un elemento decorativo. Viene mostrata per esteso nel selettore dei tipi, sotto il nome, nel momento in cui qualcuno sta effettuando la scelta. È l’unico luogo in cui può spiegare al Suo personale cosa significa “Corporate” nella Sua Struttura, quindi scrivetela per loro piuttosto che per un database. Le descrizioni della struttura dimostrativa rappresentano un modello ragionevole: a cosa serve la tipologia, quindi come si comporta in merito all’inventario e ai depositi.
Order controlla la sequenza nel selettore, nient’altro. Metta in cima il tipo che utilizza quaranta volte al giorno.
L’opzione relativa all’inventario è quella più importante
Deduct from room inventory è l’impostazione descritta in questo articolo con la portata più ampia. Un tipo che deduce si comporta come una normale prenotazione: la camera viene rimossa dalla disponibilità, e la Matrice di disponibilità e tutto ciò che ne consegue, compreso ciò che viene comunicato ai Suoi Canali in merito a ciò che possono vendere, la considerano occupata.
Un tipo che non sottrae è una prenotazione che esiste solo sulla carta e lascia la camera vendibile. Nella struttura di dimostrazione si tratta di un Group Block o, che rappresenta il motivo standard per cui si desidera questa opzione: le camere sono già riservate dall’Assegnazione, quindi una prenotazione prelevata dal blocco non deve riservarle una seconda volta.
Quali regole impediscono che una prenotazione
Edit su qualsiasi riga si apre un riquadro con il nome, la descrizione e cinque interruttori sotto un’intestazione che promette molto di più di quanto non offra effettivamente.
Tre dei cinque vengono applicati dove conta, al momento del salvataggio di una prenotazione:
- Phone number required e Guest address required contrassegnano con un asterisco quei campi nel pannello dell’ospite e impediscono il salvataggio dei dati finché non vengono compilati, indicando cosa manca.
- Deposit payment required blocca una prenotazione che non presenta alcun importo di caparra, con eccezioni per le prenotazioni provvisorie, l’uso interno e i soggiorni gratuiti, il che è ragionevole: in nessuno di questi casi vi è alcun elemento a fronte del quale richiedere una caparra.
Credit card required è l’eccezione. Appare come un indicatore di requisito nell’elenco e nel selettore di tipologia, quindi il Suo personale lo vede e agirà di conseguenza, ma il modulo di prenotazione non verifica la presenza di una carta prima del salvataggio. Consideratelo come un’istruzione scritta per il personale della reception piuttosto che come un controllo e, se la garanzia è davvero importante, utilizzate l’opzione «Deposit payment required », che blocca effettivamente il salvataggio.
Deduct from room inventory È il quinto interruttore e non costituisce affatto una misura coercitiva, nonostante figuri sotto quella voce. Non impedisce nulla a nessuno; modifica semplicemente i calcoli.
Dove vengono visualizzate le impostazioni
Tutto si riunisce in un’unica schermata, quella che la reception vede prima che venga creata qualsiasi prenotazione.
Il pannello a destra è composto interamente da impostazioni effettuate altrove. La descrizione e le due righe di badge provengono dal tipo di prenotazione. La politica di cancellazione e i termini provengono dalla schermata «Politiche ». Questo è il vantaggio derivante dal compilare correttamente quelle schermate, ed è anche il modo più rapido per verificare la propria configurazione: selezionate ciascun tipo a turno e legge il pannello di destra. Se riporta qualcosa che non aveva intenzione di specificare, ora sa in quale schermata recarvi per correggere l’errore.
Collegamento di una politica di cancellazione a un tipo
Nello screenshot sopra, “Cancellation policy” (Politica di cancellazione per “Struttura per gli ospiti”) riporta “None” (Politica di cancellazione per “Struttura per gli ospiti”), anche se la struttura dimostrativa ha due politiche di cancellazione configurate. Non si tratta di un bug e vale la pena comprenderne il funzionamento, poiché può creare confusione.
Una politica di cancellazione viene visualizzata in relazione a un tipo di prenotazione solo quando è stata associata a tale tipo, utilizzando la selezione multipla “ Link to Reservation Type ” nel pannello delle Politiche nella schermata “Politiche”. Una politica a cui non è stato associato nulla non è collegata a nulla, pertanto ogni tipo riporta la dicitura “None ”. Entrambe le politiche demo si trovano in tale stato.
L’eccezione è rappresentata dal testo personalizzato. Se ha impostato la scheda «Politica di cancellazione» su «Enter my own custom text», tale testo viene visualizzato accanto a ogni tipo indipendentemente dal collegamento, poiché non vi è nulla a cui collegarlo. Si veda la sezione «Politiche» per le due modalità.
Campi personalizzati: le Sue domande
I campi personalizzati sono domande aggiuntive inserite nel modulo di prenotazione. Esistono due elenchi, uno per le prenotazioni e uno per gli ospiti, in voci di menu separate . Si comportano in modo identico e l’unica differenza sta nel modulo in cui viene inserita la domanda: un campo relativo alla prenotazione viene richiesto una volta per prenotazione, mentre un campo relativo all’ospite una volta per persona. Il numero del volo è un campo relativo alla prenotazione. Il numero di passaporto è un campo relativo all’ospite.
Custom Field Name è l’etichetta che il Suo personale e, a seconda di dove la visualizzate, i Suoi ospiti leggeranno. Scrivetela come una domanda o un sostantivo, non come un’abbreviazione.
Internal Field Shortcode è il nome tecnico. È quello che verrà utilizzato in un’esportazione o in un’integrazione, pertanto lo si mantenga in minuscolo con trattini bassi e lo si mantenga invariato. Rinominare uno shortcode in un secondo momento è il tipo di modifica che, in modo impercettibile, compromette il funzionamento del foglio di calcolo di qualcuno.
Max Characters limita la lunghezza. Esistono solo due tipi di campo:Input per una riga e Text Area per più righe; pertanto, il limite di caratteri serve a segnalare la differenza tra "numero di volo" e "ci indichi i dettagli del Suo arrivo". La struttura demo consente 20 caratteri per la targa di un veicolo e 200 per le informazioni sull'arrivo.
Dove desidera che venga visualizzato questo campo?
Questa opzione a selezione multipla è l’impostazione che determina se il campo venga mai visualizzato e offre quattro destinazioni. Due di esse funzionano.
- Direct Reservations posiziona il campo nel modulo di prenotazione utilizzato dal proprio personale. Questa è l’opzione preferita dalla maggior parte dei campi .
- Internet Booking Engine lo inserisce nella schermata visibile all’ ospite durante la prenotazione online. I campi relativi alle Prenotazioni compaiono nella fase di pagamento , mentre quelli relativi all’ospite compaiono al momento del checkout.
- Registration Card e le opzioni «Invoice » (Non visualizzare) e «Salva» sono disponibili, ma nessuna di esse ne consente la lettura. Un campo con una sola di queste opzioni selezionata viene memorizzato correttamente e non viene visualizzato da nessuna parte.
Non selezionare alcuna opzione ha lo stesso effetto ed è più facile farlo per errore, poiché il campo a selezione multipla non segnala alcun errore quando lo si salva vuoto.
"Obbligatorio" significa che il salvataggio viene bloccato
Is this field required? viene applicato su entrambi i fronti. Alla reception, un campo di prenotazione “richiesto” privo di valore impedisce la creazione della prenotazione. Nel Motore di prenotazione, l’ospite non può superare quella fase e l’etichetta riporta un asterisco.
È opportuno prestare particolare attenzione a questo aspetto proprio nel Motore di prenotazione. Un campo obbligatorio rappresenta un ulteriore ostacolo tra l’ospite e una prenotazione completata e, a differenza del Suo personale, l’ospite non può chiedervi cosa intendeste con tale impostazione. Rendete breve e chiaro qualsiasi campo contrassegnato come obbligatorio. Nella struttura di dimostrazione, il campo “Purpose of Stay” è obbligatorio e viene visualizzato in entrambi i punti, il che rappresenta il limite massimo di ciò che è ragionevole pretendere.
La domanda che chiede se il campo contenga l’indirizzo personally identifiable information è un indicatore di classificazione. Non modifica la posizione in cui il campo appare né chi può vederlo. Risponda comunque in modo sincero: si tratta della documentazione di ciò che raccoglie, e la domanda a cui risponde è quella che le verrà posta qualora un ospite dovesse mai presentare una richiesta di accesso ai dati.
Errori comuni
- Un nuovo tipo che, in modo impercettibile, non effettua alcuna detrazione. L’opzione è impostata di default su «off» quando si crea un tipo, quindi un tipo creato in fretta lascia ogni camera prenotata in vendita. Controlli la colonna «Inventory » dopo averne aggiunto uno.
- Considerare l’opzione “Carta di credito richiesta” come una garanzia. Viene visualizzata come un requisito e non impedisce a nessuno di procedere. Utilizzi l’opzione “Deposit payment required ” se la prenotazione non deve procedere senza pagamento.
- Vi state chiedendo perché un tipo non mostri alcuna politica di cancellazione? Il collegamento viene creato dalla politica, non dal tipo. Aprite la politica nella schermata "Politiche " e utilizzate "Link to Reservation Type ".
- Creazione di un campo personalizzato per la Scheda di registrazione. Esso non apparirà in quella schermata. Spunti la casella "Direct Reservations " affinché il valore venga almeno raccolto, e si prepari ad aggiungerlo alla Scheda autonomamente.
- Aggiunta di un campo all’elenco sbagliato. I campi relativi alle prenotazioni e quelli relativi agli ospiti appaiono identici, ma si trovano in voci di menu diverse. Un campo richiesto una volta per prenotazione che si desiderava fosse richiesto una volta per persona è un nuovo campo, non una modifica.
- Rendere obbligatori i campi del Motore di prenotazione. Ogni domanda obbligatoria rappresenta un’occasione in cui l’ospite potrebbe rinunciare. L’obbligo alla reception non Le costa nulla; l’obbligo online Le costa le prenotazioni.