Suddivisione di un soggiorno e cambio di camera

Che cos’è un soggiorno frazionato

Un ospite ha prenotato cinque notti. La terza mattina la doccia non funziona, oppure si libera una suite, oppure gli ospiti della stanza accanto non vanno a dormire. È necessario trasferire l’ospite in un’altra camera per il resto del soggiorno, e è necessario che la prenotazione rimanga un’unica prenotazione: un unico numero di conferma, un unico folio, un unico saldo.

Questo è un soggiorno frazionato. Prostay suddivide la riga della camera in parti, assegna a ciascuna parte una propria camera, una propria tipologia di camera se lo si desidera, e un proprio prezzo. L’ospite mantiene il proprio numero di prenotazione e non vede mai una seconda prenotazione. Il Servizio di pulizia vede entrambe le camere. Il conto addebita le notti in base al valore di ciascuna parte.

Apertura della finestra di dialogo

Apra la prenotazione, passi alla scheda “Rooms” (Camere) e selezioni “Split Stay / Room Move” (Modifica camera) dal menu con i tre puntini alla fine della riga della camera. La stessa voce si trova nel menu “Actions” (Dettagli) della prenotazione, sotto “Update” (Modifica camera); la differenza è che il menu della riga la porta direttamente su quella riga, mentre “ Actions” (Modifica camera) le fa selezionare prima una camera.

Se la voce non è presente, si verifica una delle quattro seguenti eventualità:

• La prenotazione proviene da un canale. Le prenotazioni provenienti da un’OTA o da un GDS non possono essere suddivise. Il canale gestisce la struttura di tale soggiorno e una modifica apportata qui non verrebbe sincronizzata con esso.
• Il soggiorno è di una sola notte. Non vi è alcun punto intermedio a cui passare.
• La riga fa già parte di una suddivisione. Tali righe offrono invece la funzione "Undo Split Stay " (Modifica soggiorno).
• La Sua struttura ha disattivato la funzione di suddivisione dei soggiorni. Un amministratore gestisce questa impostazione inSystem Settings › Reservation Settings › Allow split stays (room moves) .

La finestra di dialogo

1. Quale camera della prenotazione si intende suddividere. Solo per le prenotazioni con più di una camera.
2. Come si presenta oggi quella camera. Tipo, numero, date, notti e importo, prima di apportare qualsiasi modifica.
3. I dettagli finanziari. Il totale della prenotazione, quanto è stato pagato e quanto è ancora da pagare.
4. Una carta per ogni parte del soggiorno. Due, per cominciare.
5. Il confine tra le due parti. La mattina in cui l’ospite cambia camera.
6. Il motivo del trasferimento. Facoltativo nella maggior parte delle strutture, obbligatorio in alcune.
7. Il totale di tutto ciò. Ricalcolato man mano che digitate.

Nessun dato in questa finestra di dialogo viene salvato finché non si preme « Apply split stay ». È possibile aprirla, modificarne i contenuti e chiuderla nuovamente senza modificare la prenotazione.

Quale camera si sta suddividendo

Una prenotazione con una sola camera salta completamente questo passaggio e la finestra di dialogo inizia dall’itinerario. Una prenotazione con più camere richiede prima questa selezione, poiché tutto ciò che segue riguarda una singola riga di camera.

Ciascuna opzione indica la tipologia di camera, il numero della camera se assegnato, e le date relative a quella specifica camera. Le camere che non possono essere suddivise vengono elencate ma sono disattivate, con la motivazione indicata dopo le date, already split o too short, in modo che non rimaniate a chiedervi perché manchi la camera che stavate cercando.

Cambiare camera in questa schermata comporta l’annullamento di qualsiasi itinerario già creato e si ricomincia dalle date della nuova camera.

Qual è il valore attuale della camera

1. La camera così com’è. Tipo e numero, le date, il numero di notti e l’importo totale addebitato per tali notti.
2. I dati della prenotazione. Totale, importo pagato e importo da pagare per l’intera prenotazione, comprese le altre camere, le imposte e qualsiasi altro elemento del catalogo.
3. La quota di questa camera su tale importo. La cifra che la suddivisione può modificare. Tutto il resto sulla striscia si modifica solo perché questa cifra è cambiata.

Questa striscia è presente per consentirLe di vedere le conseguenze prima di provocarle. Un ospite che ha già pagato l’intero importo e viene trasferito in una camera più costosa dovrà versare la differenza in seguito, ed è preferibile esserne a conoscenza mentre la finestra di dialogo è aperta piuttosto che scoprirlo al momento del check-out.

Creazione dell’itinerario

La finestra di dialogo si apre con il soggiorno già diviso a metà: due parti, entrambe nella categoria di camera corrente, suddivise a metà del soggiorno, ciascuna con un prezzo corrispondente alla propria quota del costo attuale del soggiorno. Un soggiorno di cinque notti si apre come due notti e tre. Si tratta di un punto di partenza, non di un suggerimento; modificate qualsiasi parte di esso.

1. Di quale parte si tratta e in quale periodo. Le date e le notti, calcolate in base alle date di arrivo e di partenza che la precedono e la seguono.
2. Tipo di camera e camera specifica. Qual è la sistemazione dell’ospite per questa parte. Il codice “(current) ” indica il tipo di camera con cui è stata effettuata la prenotazione.
3. Un riferimento al prezzo. Un'icona per ogni tariffa che Prostay può calcolare per queste date e questa tipologia.
4. Il costo di questa parte. Per l’intera durata, con la media per notte indicata in basso.

Add another move divide la parte rimanente più lunga in due, fornendo una terza parte e una seconda data di trasferimento. Non vi è alcun limite massimo al di là di quello aritmetico: ogni parte richiede almeno una notte, pertanto un soggiorno di cinque notti può avere al massimo cinque parti. Quando nessuna delle parti è più lunga di una notte, il pulsante diventa piatto e lo indica.

L’×e accanto a una data di trasferimento elimina tale trasferimento e unisce nuovamente in un’unica parte le due parti che la circondano. Prevalgono la camera e la tipologia della parte precedente.

La data di spostamento

Guest moves on corrisponde alla mattina in cui l’ospite cambia camera: l’ultima notte nella vecchia camera è la notte precedente a tale data, mentre la prima notte nella nuova camera coincide con tale data. Spostandola in avanti si allunga la prima parte e si accorcia la seconda, notte per notte.

L’elenco è delimitato dalle due parti che lo circondano, pertanto non è possibile ridurre una parte fino a azzerarla, né è possibile spostare un trasloco oltre quello successivo ad esso. Per un soggiorno di cinque notti con un unico trasloco, vi sono quattro possibili date. Aggiungendo un secondo spostamento, l’elenco del primo si riduce, poiché anche il secondo spostamento necessita ora di spazio.

Scelta delle camere

Ogni parte presenta un «Room type» e un «Room». L’elenco dei tipi contiene tutti i tipi disponibili per quelle date, oltre al tipo con cui è stata venduta la prenotazione, che viene sempre proposto anche quando non vi sono disponibilità di quel tipo; in tal caso, potreste spostare l’ ospite fuori da essa.

Ogni camera della tipologia scelta è elencata con il proprio stato attuale, in modo da potere distinguere una camera libera e pulita da una che necessita dell’intervento del Servizio di pulizia prima che l’ospite possa accedervi:

Le camere fuori uso o fuori servizio non vengono affatto elencate. Anche la camera associata alla prenotazione precedente a questa è nascosta, poiché spostare un ospite da una camera alla stessa camera non costituisce uno spostamento e, se si associa la stessa camera su entrambi i lati in altro modo, la finestra di dialogo visualizza il messaggio « Same room on both sides » e rifiuta l’applicazione.

Prezzi

Ogni prenotazione prevede un prezzo "Total" specifico per quella prenotazione, non una tariffa giornaliera. La cifra giornaliera riportata sotto è il totale diviso per il numero di notti, indicata per consentirvi di verificare la correttezza di quanto digitato.

I simboli sopra di esso inseriscono automaticamente l’importo totale:

Oppure ignorate entrambi e digitate una cifra. Il valore che digitate rimane invariato: modificando successivamente le date o le tipologie, non verrà sovrascritto.

Il motivo

L’elenco proviene dalle impostazioni delle prenotazioni della Sua struttura, pertanto ciò che vede potrebbe differire dalla schermata. Chiunque gestisca tale elenco può anche rendere obbligatorio l’inserimento di un motivo; in tal caso, il segnaposto riporterà la dicitura « Select a reason (required) ». Non è presente l’opzione “ No reason ” e l’opzione “Apply split stay ” rimane disattivata finché non ne selezionate uno. Se la Sua struttura non ha configurato alcun motivo, questo passaggio non viene visualizzato affatto.

Vale la pena compilarlo anche quando è facoltativo. Il motivo viene riportato nel registro delle attività delle prenotazioni accanto al trasferimento e alimenta il dato relativo ai trasferimenti di camera sul Cruscotto, che è l’unico modo in cui chiunque potrà scoprire in seguito che undici ospiti hanno cambiato camera il mese scorso e nove di essi a causa dello stesso guasto all’impianto di climatizzazione.

Verificare prima di confermare

1. L’itinerario in un’unica riga. Ogni parte indicata come tipo di camera, camera e notti, in ordine.
2. A quanto ammonta il costo della camera. La cifra precedente barrata, quella nuova accanto e la differenza. L’assenza di un segno indica che la ripartizione non comporta alcun costo per l’ospite.
3. Come si presenta la prenotazione. Il totale della prenotazione con il nuovo costo della camera al posto di quello precedente.

Apply split stay rimane disattivato finché l’ itinerario non risulta coerente. È in attesa di una delle seguenti condizioni:

• ogni parte abbia una tipologia di camera;
• ogni parte ha un totale che è un numero e non è negativo;
• non vi sono due parti consecutive associate alla stessa camera;
• un motivo, se la Sua struttura lo richiede.

Quando una camera non è disponibile

L’assegnazione di una camera non comporta la verifica del calendario di quella camera; tale verifica avviene al momento dell’invio della richiesta. Se la camera è occupata in una qualsiasi notte del periodo da Lei specificato, non viene salvato nulla e la finestra di dialogo Le indica quale sia l’ostacolo.

Il messaggio indica il nome della camera e della prenotazione che ne impedisce la disponibilità, in modo che possiate decidere se scegliere una camera diversa, modificare i limiti del periodo o contattare il titolare dell’altra prenotazione. Anche i blocchi contano al pari delle prenotazioni: una camera fuori servizio, riservata per manutenzione o soggetta a una prenotazione di cortesia in quelle notti viene rifiutata allo stesso modo, e il messaggio specifica di quale delle tre si tratti.

Il Suo itinerario è ancora visualizzato sullo schermo, esattamente come lo ha lasciato. Modifichi la singola parte e applichi nuovamente le modifiche.

Ecco come appare in seguito

L’applicazione chiude la finestra di dialogo, ricarica la prenotazione e conferma con un messaggio del tipo « Split stay applied ». La prenotazione presenta ora una riga per ciascuna parte.

1. Un contrassegno che numera la parte. Nell’ordine in cui l’ospite le occupa .
2. Da dove l’ospite proviene o dove si recherà successivamente. Pertanto , una riga letta singolarmente ha comunque senso.
3. Le date specifiche di ciascuna parte. Esse coincidono alla data di trasferimento: la partenza della prima parte corrisponde all’arrivo della seconda parte.

Il conteggio della scheda «Rooms» aumenta, poiché vi sono più righe. Il conteggio degli ospiti non cambia: soggiornano le stesse persone e la scheda «Guest» rimane invariata.

Sul folio, il soggiorno viene rifatturato in base al nuovo itinerario: ogni parte viene addebitata al prezzo a cui è stata venduta, a fronte della camera in cui si trova. La modalità di visualizzazione dipende dalla ripartizione dei ricavi per camera impostata sul folio a cui viene addebitata la prenotazione, che determina se il pernottamento appaia come una riga per notte o come una cifra unica per l’intero soggiorno.

I pagamenti, i servizi aggiuntivi e qualsiasi voce inserita manualmente rimangono invariati. Le imposte di soggiorno no: vengono calcolate in base al costo delle camere, quindi una parte di cui ha modificato il prezzo le modifica di conseguenza. Una suddivisione che mantiene lo stesso importo non modifica nulla, il che costituisce l’altro motivo per utilizzare “ Current stay rate ” quando si intende spostare solo un ospite.

Sul calendario, l’ospite appare due volte: una volta in ciascuna camera, per le notti in cui vi soggiorna, con un indicatore che segnala che la casella fa parte di uno spostamento. Il Servizio di pulizia vede che la prima camera deve essere pulita per la partenza nella data del trasferimento, e la seconda camera che deve essere pronta per un arrivo la stessa mattina.

Annullamento di una suddivisione

La funzione “ Undo Split Stay ”, accessibile dal menu della riga di qualsiasi parte o dal menu “Actions ” della Prenotazione, ricompone il soggiorno in un unico blocco. Viene prima richiesto il conferma e la finestra di dialogo offre la possibilità di procedere o di mantenere la suddivisione. Le parti tornano a costituire un’unica riga che copre l’intero periodo, nella camera della prima parte e con la tipologia di camera della prima parte. L’importo da addebitare diventa la somma delle parti e la sistemazione sul folio viene ricostruita per la camera singola.

Due aspetti da chiarire prima di utilizzarla:

• Non si tratta di un’annullamento. Il soggiorno unificato è la somma di ciò che le parti erano diventate, non di come appariva la prenotazione prima della suddivisione. Se ha suddiviso un soggiorno e ha modificato il prezzo di una parte, l’annullamento mantiene il nuovo importo.
• Prevale la camera della prima parte. Se l’ospite si è già trasferito e si esegue l’annullamento, la prenotazione indicherà che ha soggiornato nella prima camera per tutto il tempo. L’annullamento è destinato a correggere un trasferimento registrato per errore, non a un trasferimento effettivamente avvenuto e che viene ora annullato. In tal caso, suddivida nuovamente il soggiorno e reinserisca l’ospite.

Aspetti che spesso creano confusione